2.2. Projekt siker
2.2.1 A projekt siker dimenzióinak különböző értelmezései
Mivel egy-egy projekt soha nem egyetlen személyt érint, számos célcsoportról, érintettről beszélhetünk a projektek kapcsán. Így az is megállapítható, hogy minden érintett mást és mást tekint projekt sikernek. Ahogy Freeman és Beale fogalmazott, egy építész az esztétikai megjelenésben, egy mérnök a technikai szaktudásban, egy könyvelő a költségvetés keretein belül elkötött összeg nagyságában, egy emberi erőforrás menedzser a dolgozói elégedettségben, míg egy vezérigazgató a tőzsdei értékben látja a sikert (Freeman-Beale, 1992:8-17).
Davis különböző projekt érintettek elvárásait vizsgáló kutatásában például találunk több olyan érdekcsoportot, amelyeknek egészen eltérőek a sikerkoncepciói, s elvárásaik egyáltalán nem fedik egymást (Davis, 2014:199).
Thomas és Fernandez (2008) egyetért abban, hogy a sikert és a bukást mérni egy-egy projekt esetében azért is komplex feladat, mert a különböző érintettek számára mást és mást jelent. Kutatásaikra alapozva a sikert három kategóriába sorolták: projekt menedzsment siker, technikai siker, üzleti siker. Az ő értelmezésükben így például előfordulhat projekt menedzsment siker üzleti siker nélkül és fordítva. Kutatásuk lényegi megállapítása szerint a siker szempontjából fontos, hogy minden projekt esetében definiáljuk, mit értünk siker alatt, állapodjunk meg annak mérési módszereiben, továbbá alkalmazzuk a projekt eredményeit, végtermékeit (Thomas-Fernandez, 2008:733-742).
A projektek sikerességének megítélése tehát nem egzakt tudomány, s nincs egyetlen jó megoldás vagy kizárólagos megközelítés.
A kapcsolódó szakirodalom rendkívül szerteágazó, számos kutató igyekezett számszerűsíteni, objektív mutatókat meghatározni a siker mérésére. A következőkben áttekintést nyújtok a projekt siker különböző definícióiról, s arra teszek kísérletet, hogy ezen megközelítéseken keresztül leírjam a pályázati projektek sikerét.
Görög hierarchikus modellje szerint a projekt sikerhez tartoznak az olyan elsődleges projektcélok, mint az időbeli, költségbeli és minőségbeli célok, projekt egybeesése a stratégiai célokkal valamint az érintett érdekcsoportok elégedettsége (Görög, 1996:15-21).
Kerzner véleménye szerint a projekt siker három csoport együttműködési képességéből, tevékenységéből fakad, melyek a projektmenedzser és a projekt csapat; az anyaintézet és a fogyasztói szervezetek (Kerzner, 2006:7).
Verzuh ezzel szemben sokkal inkább a folyamatokra helyezte hangsúlyt, s pl. a kommunikációt, a szabályozott hatókört, a menedzsment támogatását vagy épp a megfelelő monitoring rendszert helyezte előtérbe, ha sikerről van szó (Verzuh, 2005:22-24).
Kendra és Taplin megállapításai szerint a projekt siker szempontjából figyelembe kell vennünk az egyéni tényezőket, úgy mint a projektmenedzser kompetenciái és a teljesítményértékelő rendszer; valamint a szervezeti tényezőket, mint az üzleti folyamatok és a projektszervezeti struktúrák (Kendra-Taplin, 2004:30-45).
Shenhar et al. megítélésében más kevésbe a projektet megvalósító szervezet, sokkal inkább a fogyasztó és az ő megítélése kerül előtérbe (Shenhar et al., 2001:699-725).
Mivel kutatásom fókuszában a pályázati projektek és azok sikere áll, fontosnak tartottam megvizsgálni e sikerértelmezések pályázati vonatkozásait.
A 2. táblázat a fenti dimenziók pályázati projektekre adaptált leírását mutatja be, melyeket saját megközelítésem szerint ismertetek.
2. táblázat: A siker értelmezésének dimenziói és azok értelmezése a pályázati projektek esetében
Szerző általános projekt siker megközelítések
pályázati projekt siker megközelítések (saját megközelítés)
Görög
általános célok és karakterisztikák
elérése (idő, költség, minőség) pályázat lezárása a megadott határidőn és költségkereten belül
stratégiai célokkal való egybeesés olyan pályázati projekt indítása, mely a szervezet stratégiai céljaival összhangban
van, megvannak a szükséges kompetenciák a feladathoz érintett érdekcsoportok
elégedettsége pályázó szervezet, közreműködő szervezet és a projekt célcsoportjainak elégedettsége
Kerzner
projektmenedzser és a projekt csapat
a projektmenedzser koordinálja a projektet és készíti a kifizetési kérelmeket,
így az ő munkája közvetlenül járul hozzá a sikerhez; míg a projekt csapat többi
tagja jellemzően magukat a vállalt tevékenységeket kivitelezik anyaintézet a pályázatot megvalósító szervezet
munkatársai és az ő kompetenciáik révén járul hozzá a sikerhez
fogyasztói szervezetek a pályázati projekt célcsoportjainak visszajelzései és elégedettsége további
projekteket generálhatnak
Verzuh
egyetértés a projekt csapat, a megrendelők és a menedzsment
között a projekt céljait illetően
a pályázó szervezet és a közreműködő szervezet közötti összhang megléte a
tervezés és lebonyolítás során az előrehaladás olyan tervvel
mérhető, amely megmutatja a teljes utat és egyértelműen megjelöli a
felelősöket
előrehaladási jelentések összeállítása, melyek tartalmazzák az elvégzett feladatokat, s azok végrehajtóinak neveit állandó, eredményes kommunikáció
a projektben érintett emberek között
a célcsoportok elérése előírás a pályázati projektekben, melyet számos módon
bizonyítani is kell
szabályozott hatókör a pályázati projekt lehatárolt földrajzi kereteken belül és meghatározott feladatok elvégzésére kap támogatást menedzsment támogatása a vezetőség támogatása és bizonyos
reprezentációs eseményeken való megjelenése növeli a pályázati projekt presztízsét, ismertségét, ezáltal sikerét
Kendra - Taplin projektmenedzser kompetenciái a pályázati projektet koordináló és irányító személy, mint a kifizetési kérelmek készítője fontos szerepet játszik
a sikerben
teljesítményértékelő rendszer a projektmenedzser és a projektben dolgozók teljesítményértékelésének
módját a pályázatot felügyelő közreműködő szervezetek is elvárják
üzleti folyamatok a pályázati projektekben az üzleti folyamatok átláthatóságát a pályázatot felügyelő közreműködő szervezetek is
elvárják
projektszervezeti struktúrák a pályázati projektek ideiglenes mivolta az általános projektekhez hasonlóan
problémákat okozhat a szervezeti struktúrában, így ezek megfelelő beépülése is jelentősen hozzájárulhat a
sikerhez
Shenhar et al.
projekt hatásfoka (időbeli és költségbeli megfelelőség)
a pályázat lezárása a megadott határidőn és költségkereten belül
vevőre gyakorolt hatása (fogyasztói elégedettség)
a pályázó szervezet, közreműködő szervezet és a projekt célcsoportjainak
elégedettsége
üzleti siker a pályázati projektek nem minden esetben generálnak bevételt, ugyanakkor jelentős a gazdasági hasznuk a szervezeti működés
fenntarthatóságában felkészülés a jövőre a pályázati projektek sok esetben
hozzájárulhatnak a szervezet jövőbeli fejlesztéséhez, mivel a pályázati keretek
és az anyagi támogatás révén
„próbaüzem” kerülhet kidolgozásra, amelynek önerőből való fenntartása könnyebb, mint az önerőből történő
elindítása
Forrás: Görög, 1996:15-21; Verzuh, 2005:22-24; Kerzner, 2006:7; Kendra-Taplin, 2004:30-45; Shenhar et al., 2001:699-725 alapján saját összeállítás
A szervezeti siker dimenziókhoz hasonlóan Shenar és Dvir is elkészítették a projekt sikerének dimenziós táblázatát. A szerzők eredeti elképzeléseiket felülvizsgálva a projekt siker megközelítésére olyan öt dimenzióból álló modellt készítettek, mely véleményük szerint leginkább tükrözi a siker megítélésében szerepet játszó érintettek prioritásait. Az általuk kidolgozott öt dimenziót a 3. táblázat foglalja össze.
3. táblázat: A projektek sikerének öt dimenziója Shenar és Dvir szerint Siker dimenzió Mérési lehetőségek Megítélési időtáv Projekt hatékonysága ütemtervnek való megfelelés
költségtervnek való megfelelés
projekt zárásakor
Csapat elégedettsége
a projekt csapat hangulata
készségfejlesztés
technikai specifikációknak való megfelelés
fogyasztói igény kielégítése
fogyasztói probléma megoldása
projekt zárását követő hónapokban
a fogyasztó használja a terméket
fogyasztói elégedettség Üzleti siker kereskedelmi siker
jelentős piaci részesedés
projekt zárását követő években Felkészülés a jövőre
új piac létrehozása
új termékcsalád létrehozása
új technológia fejlesztése
projekt zárását követő években Forrás: Shenar-Dvir, 2007:21-36