1. RÉSZ: KUTATÁSI ELŐZMÉNYEK
1.3. M UNKAKÖRI LEÍRÁSOK A LOGISZTIKA TERÜLETÉN
Ebben a fejezetben a munkaköri leírások szakirodalmának áttekintésére kerül sor. Az adott témához kapcsolódó szakirodalomból csupán felvillantásszerű ízelítőt kívánunk adni, mi-vel a munkaköri leírások az empirikus elemzéseink adatbázisául szolgáló dokumentumok, így azok szervesen az empirikus elemzésekhez kapcsolódnak, ám az elméleti alapok tisztá-zását szükségszerűnek tartjuk. Az irodalmi feldolgozás fókuszába a munkaköri leírások feladat és kompetencia definiáló szerepét helyezzük.
Amennyiben a logisztikai gondolkodásmódunkat kiterjesztjük a humán tőkére és a logisz-tika 7M definíciójának (Kovács, 2004) analógiájára, a humán tőkére vonatkoztatott megfo-galmazást alkotunk, az embert állítva a középpontba, akkor állíthatjuk, hogy a megfelelő munkavállaló, a megfelelő kompetenciákkal, a megfelelő állapotban, a megfelelő helyen, a megfelelő időben, a megfelelő költségen, a megfelelő munkáltatónál rendelkezésre állva, versenyképességet jelenthet a vállalt számára. Ezeket a megfelelőségeket fontos és „érde-kes” a munkaköri dokumentumokban - a munkaköri leírásokban - rögzíteni.
Nemcsak Magyarországon és nemcsak a logisztika területén foglalkoznak a munkaköri le-írások vizsgálatával, tökéletesítésével, jelentőségével, hanem más szakterületeken is.69 Ebben a fejezetben a munkaköri leírások témakörét a következő struktúrában tárgyaljuk:
• A munkakör meghatározása - munkakör specifikáció.
• Munkakörelemzés módszertana.
• Munkaköri leírások követelményei, célja, forrása, tipológiája.
• Munkakör-értékelés, módszertan.
• A munkakör-értékelés és a munkaköri leírás kapcsolata.
• Képesség és kompetencia alapú munkakör-értékelés.
• A kompetenciák és a munkaköri leírások kapcsolata, avagy a kompetencia alapú szervezetek.
1.3.1. A munkakör meghatározása - munkakör specifikáció
Ahhoz, hogy a munkaköri leírásokat meg tudjuk határozni először a munkakör fogalmát kell tisztáznunk.
A munkakör a szervezet legkisebb egysége. Alapja a teljesítményértékelési70 rendszernek.
A munkakörök közötti mind horizontális, mind vertikális átjárhatóságot a karrierutak írják le. Az USA-ban a munkakör fogalmát a kongresszusi jegyzőkönyv így definiálja (Hingyi - Juhász - Orbán, 1995; REFA, 1987): „a munkakör olyan speciális tisztség, hivatal, vagy állás (legyen akár betöltve, akár üresedésben), amely feladatok elvégzését az egyén által és bizonyos kötelezettségek ellátását teszi szükségessé.”
69Pl. a lengyelországi könyvtárosok munkaköri leírásainak kidolgozása brit, kanadai és amerikai munkaköri leírások ta-nulmányozása során készült el, a helyi lengyel sajátosságokat is fegyelembe véve, középpontba helyezve a feladatok és kompetenciák meghatározását. (Futala, 2001)
70Baruch, (1997) arról számol be, nemcsak az egyének és általuk a vállalt teljesítményértékelése fontos, hanem az embe-ri erőforrás menedzsment minőségének és hírnevének értékelése is.
A német REFA a munkakört a következő módon definiálja (Hingyi - Juhász - Orbán, 1995, REFA 1987): „a munkakör fogalma alatt az alsó szintű feladatok egy kötege értendő, me-lyet bármely, erre megfelelő személy minden különösebb gond nélkül el tud látni. A mun-kaköröket általában célszerű úgy kialakítani, hogy a munkakört betöltő egyéntől elvonat-koztatjuk”.
Tóthné (2000) szerint a munkakör „a szervezeten belül egy-egy folyamat, tevékenység alapegysége, amely a munkamegosztás alapján elkülönül és meghatározza a munkavállaló elvégzendő feladatait”, vagyis a munkakör nem egyénre szabott feladat, hatáskör, vagy jogkör.
Kővári (1991) szerint a munkakör „meghatározott munkafeladatok és felelősségek alapján az azonos munkaposztok csoportjai”.71
A munkaköri feladatokat úgy érdemes meghatározni, hogy azok ellátására alkalmas egyé-neket tudjunk találni.
Bakacsi és tsai (1999) az alábbi alapfogalmakat különítik el egymástól:
Alapfogalmak Értelmezések
Munkafeladat „A munkavégzés során egyes tevékenységek egymás utáni koordinált folyamata, mely-nek eredményeként azonosítható output jön létre.” (Bakacsi - Bokor - Császár - Gelei - Kováts - Takács, 1999)
Pozíció „A munkafeladatok és felelősségek együttese, melyeket egyének látnak el.” (Bakacsi - Bokor - Császár - Gelei - Kováts - Takács, 1999)
Munkakör „A szervezetben egymáshoz hasonló feladatokkal és felelősséggel jellemezhető pozíciók csoportja” (Bakacsi - Bokor - Császár - Gelei - Kováts - Takács, 1999).
Munkavégzési rendszer A munkakörön és a feladatokon alapul, ám figyelembe veszi a munkáltató és munkavál-laló készségeit, kompetenciáit, stílusát és a munkavégzés technológiáját is.
1.17. táblázat: Alapfogalmak tisztázása. (Bakacsi és tsai, 1999)
A munkaköröket akkor alakítunk ki, ha olyan feladat együtteseket alkotunk, amelyeket egy új munkavállalóra bízunk. Természetesen a feladatok megalkotásával együtt a szükséges hatáskört és felelősségi kört is definiálni kell. A munkakör 3 egymástól el nem különíthető egysége
• a munkafeladat,
• a felelősség,
• a hatáskör,
amelyek egymásnak meg kell, hogy feleljenek, tehát egy egységet kell, hogy képezzenek.
71 A tevékenységek Tóthné (2000) szerint a következők szerint csoportosíthatók:
• Munkaművelet: a munkakör elemi részecskéje.
• Munkafeladat: munkaműveletek összessége.
• Munkaposzt: munkafeladatok összessége, amelyet a munkavállalónak el kell látnia.
• Munkakör: „meghatározott munkafeladatok és felelősség alapján az azonos munkaposztok csoportja.” (Kővári 1991)
• Foglalkozás: munkakörök meghatározott csoportja.
1.24. ábra: A munkakör felépítése. (REFA, 1988)
Prasad (1999) a folyamatot, a képességek, feladatok, csoportok, technikák, technológia, idő, eszközök viszonyaként határozza meg. A csoportokat és a feladatokat több különböző módszerek segítségével is ki lehet alakítani, a végrehajtásnak több „folyamat lehetőség”
állhat a rendelkezésünkre a vizsgáló sorozatából.
1.25. ábra A folyamatok viszony meghatározása. (Prasad, 1999)
Személyi /személyzeti/munkakör specifikáció
A személy specifikáció határozza meg a munkakör betöltéséhez szükséges képzettséget, gyakorlatot, egyéni tulajdonságokat, sajátos körülményeket, feltételeket, engedélyt, speciá-lis végzettséget. A munkakör, vagy személyi specifikáció határozza meg azt a minimáspeciá-lis
Logisztikai Munkakör
Feladat Hatáskör Felelősség
FELADAT
TECHNIKAI
TECHNOLÓGIA Milyen információ szükséges?
Ki biztosítja a testületi célokhoz
ezt információt?
Hol vannak a megfelelő helyek a használatához?
Ki igényli az in-formációt?
Miért szükséges ez az információ?
Mennyi az optimá-lis idő ehhez a
fel-adathoz?
IDŐ CSAPATMUNKA
ÉS KÉPESSÉGEK
(TÁLENTUMOK)
ESZKÖZÖK
Miért
Hol Hogyan
Mikor Mit
Ki
képzettséget, ami szükséges a munkakör betöltésére. A képzettséget 3 elemre bonthatjuk72 (Artise, 1995 interpretálva Elber - Karoliny - Farkas - Poór 1999)73:
• tudás (ability): információt jelent, amely egy adott terület munkájának kielégítő szinten történő elvégzéséhez szükséges, képes elvégezni, ellátni a feladatot,
• készség (skill): a gyakorlatban is használt ismereteket jelenti, amelyek munkavég-zéskor megfigyelhetők,
• képesség (knowlegde): fiziológiai és pszichológiai jellemzőket értünk alatta, amely az elvárt szellemi és/vagy fizikai tevékenység elvégzéséhez nélkülözhetetlen.74 A személyi specifikáció elkészítésének Bittner (2002) alapján három technikája létezik:
• analitikus,
• munkapszichológiai, illetve kompetencia alapú,
• globális csekklista.
A személy-specifikáció (munkakör-specifikáció, személyzeti specifikáció) bemutatja a szükséges tapasztalatot a munkavégzéshez, végzettséget, képesítést, engedélyt, vagy speci-ális végzettséget, gyakorlati időt. A személy specifikáció Bittner (2002) szerint a követke-ző pontokra vonatkozóan tartalmaz kívánalmakat:
• fizikum, egészség, megjelenés (pl.: megjelenés, fizikai egészségügyi elvárások),
• szellemi képességek (pl. iskolázottság, gyakorlat),
• általános intelligencia (pl. szellemi képességek),
• különleges adottságok (pl. kézügyesség, kifejezőkészség, számolási készség),
• érdeklődés (pl. a hobby fontos-e a munkához),
• személyiség (pl. vezetői képességek, fontos-e a magabiztosság),
• körülmények (pl. családi kötelezettség, közlekedés, kötetlen munkaidő vállalása).
A munkaköri-specifikációt ma már többen kibővítik kompetencia kívánalmakkal, amit,
„munkaköri személyiség jegyei specifikálásnak” neveznek Raymark (2001) alapján.
A munkakör jellemzőit az alábbi ábrával szemléltetjük:
72 ASK betűszóval szokás rövidíteni, amely a következő tartalmat takarja:– Ability (tudás,) – Skill (készség) – Knowledge (képesség,).
73 Kutatásunk során mi másként értelmeztük az egyes angol kifejezéseket Ability (képesnek lenni, képes megcsinálni), Knowledge (ismeretek, szó szerinti tudás).
74 Kutatásunk során –a fogalmi tisztázásainknak megfelelően – mi kissé eltérő értelmezésben használjuk a készség, ké-pesség fogalmát.
1.26. ábra: A munkakör jellemzői. (Elbert - Karoliny - Farkas - Poór, 1999)
1.3.2. Munkakörelemzés módszertana
A munkakör-elemzésnek stratégiai szerepe lehet az emberi erőforrás-gazdálkodás területén a logisztikai munkaterületeken is. Az emberi erőforrás menedzseléséhez kapcsolódóan fon-tos munkakör-elemzést és kompetencia-elemzést végrehajtani.
A munkakör elemzés lényege a munkakörök tartalmának feltárása, amely által „a munka-kört betöltőre ható terhelések” (Tóthné, 2000) és követelmények azonosíthatók.
A munkakör-elemzés meghatározott forgatókönyv alapján történhet. A munkakör-elemzés során derül fény arra, hogy melyek azok a tevékenységek, amelyek az adott munkakörhöz tartoznak, és így összehasonlíthatóvá válik adott szervezeten belüli hasonló munkakörök-kel is (Milkovich - Newman, 1990).
A munkakör-elemzéssel tudjuk azonosítani a munkavégzéshez szükséges képzettségeket.
A kompetencia-elemzés esetében a munkakör ellátásához szükséges kompetenciákat, vagy képességeket kell meghatároznunk.
A munkakör-elemzés módszerét nagymértékben befolyásolja, a vizsgálandó szervezet nagysága, célja és a vizsgálatra rendelkezésre álló idő, és az elemzésre fordítható összeg. A munkakör-elemzés módszerei (Elbert - Karoliny - Farkas - Poór, 1999):
• szakértői bizottság létrehozása,
• adatgyűjtés, háttérvizsgálattal, más szervezetekkel való kapcsolatfelvétel,
• megfigyelés,
o mintavételes munkanapfelvétel,
o személyes megfigyelés, akár videó felvétel készítésével,
• elbeszélgetés a munkavállalókkal,
• munkakör-elemző kérdőív.
Logisztikai Munkakör
Munkaköri jellemzők
Munkakör neve
Felettes
Cél
Feladatok
Szükséges képességek
Iskolai végzett-ség
Szakmai, vezetői, kívánalmak és tapasztalatok
Elvárható kompetenciák, jellemzők
Magatartás jellemzők
Kompetencia
• jellemzők és
• szintek
A munkakörelemzés helyett azonban Elbert - Karoliny - Farkas - Poór, (1999) alapján al-kalmazhatók általános munkaköri leírások75. Kutatásunk során mi a munkaköri leírások dokumentumait fogjuk elemzésünk alapjának tekintetni.
1.3.3. Munkaköri leírások, definíciója, célja, követelményei forrása, tipológiá-ja, tagozódása
A munkaköri leírások megléte és megfelelő szintű definiáltsága egyaránt fontos az egyén és a vállalat (szervezet) számára is.76
A munkaköri leírások többnyire a munkakör-elemzés eredményeként jönnek létre.
Kővári (1991) szerint a munkaköri leírás a” munkakörök tartalmi meghatározásának - a feladatok és kötelezettségek, az alkalmazandó eljárások és módszerek, valamint a dolgozó és felettesei, illetőleg a munkatársai közötti viszonyok rögzítésének - folyamata.”
Jago (1996) szerint munkaköri leírás egy állás elvárásait írja körül és nem a személyét, aki elvégzi.
A munkaköri leírás a „tény-állapot” szisztematikus, világos és lehetőleg objektív leírása”
(Groschedl - Trinkl, 2001). A munkaköri leírás rámutat, hogy mit végez a munkakör tulaj-donosa, hogyan csinálja, miért létezik a munkakör. (Groschedl - Trinkl, 2001)
A munkaköri leírásnak Csernyánszky (1997) szerint tartalmaznia kell a vizsgált munkakör
„technológiai pontosságú folyamatait”.
A munkaköri leírások az emberi erőforrás alkalmazás alapja.77 Munkaköri leírás a munka-köri elemzés információit használja fel, vagyis a munkakör elemzése során tájékozódunk az elvégzendő feladatokról78, a minimális szakismeretről, - amely a megfelelő teljesítmény eléréséhez szükséges - és az iskolai végzettségről.
Beszélhetünk McKenna (1998) alapján
• hagyományos munkaköri leírásról, és
• rugalmas munkaköri leírásról.
A rugalmas munkaköri leírás meghatározza a feladatok természetét, az elvárt kompetenci-ákat és szaktudást, de nem határozza meg a felelősségeket és, hogy mely egységhez fog tartozni a munkavégző, ellentétben a hagyományos munkaköri leírásokkal. A felelősség nem definiálása a szervezeti rugalmasság biztosításával magyarázható.
Farmer- Thomson, (1997) alapján elkülöníthetünk egymástól:
75 Az angol nyelvű szakirodalom „generie job description” elnevezéssel említi.
76 Ám nagy mértékben függ, az adott térség kultúrájától is, hogy a vállalatok használnak-e munkaköri leírást, és, ha igen milyen kidolgozottságut, pl. Észak-Amerikában, Nagy- Britanniában, Franciaországban, Németországban, Közép és Ke-let – Európában készítenek részKe-letes munkaköri leírásokat. A latin, az arab, az ázsiai és az afrikai országok kevés figyel-met áldoznak ezekre a dokumentumokra. A japánok sem a munkaköri specifikációt, sem a felelősségeket egyértelműen nem definiálják, valamint a feladatokat is lazábban értelmezik. Kovács és társai (Tuczai A-né-Bittner –Kovács, 1991) szerint a munkaköri leírások nem csupán bürokratikus dokumentumok.
Min-Kleiner (2001) szerint a jól kidolgozott munkaköri leírás a hatékony munkaerő alkalmazás egyik alapja.
Wilkinson-Zwanenberg, (1994) kidolgoztak egy személyspecifikácós rendszert vezetői állások pályáztatásához.
77 Bár a szakirodalomban Roehling M. V. (1997) jelentőséget tulajdonít a pszichológiai szerződésnek (kötelezettség vál-lalásnak) amelynek felépítését, eredetét és kezdeti fejlődését taglalja.
78 Laufer (2003) kifejti, hogy a munkaköri leírásokból gyakran részben, vagy egészben hiányozik a tevékenységek bemu-tatása, amely a beosztások, besorolások helytelen megítéléséhez vezethet.
• „tevékenységen” alapuló munkaköri leírást (mit kell tennie a munkavállalónak),
• „eredmény-orientált” munkaköri leírást (mit kell elérnie a munkavállalónak).
A létrehozott munkakörnek megfelelően kell kidolgozni a munkaköri leírást.79 Tehát a munkaköri leírás független a feladatot végző egyéntől, vagyis a munkaköri leírást a felada-tokra és nem személyre definiálják.
A munkaköri leírás meghatározza a munkakörben elvégzendő feladatokat, annak általános célját, ám a munkaköri leírás szerkezeti felépítésére és tartalmi motívumaira vonatkozóan a szakirodalomban is (Kristóf, 2004; Bittner, 2002; Farkas - Karoliny - Poór, 1997; Elber - Karoliny - Farkas - Poór, 1999; Tóthné, 2000; Kővári, 1991; Dolmány - Hajós, 1998;
Berey - Dobos, 1979; Boone - Kurtz, 1992; Bóta, 1985; Gyökér, 1999; Lukas - Kemperle, 2000; Szemes - Világi, 2001), és a törvényben is. (Breznay, 2003), különböző ajánlások fogalmazódnak meg.
A Munkatörvénykönyve a versenyszférára vonatkozóan pusztán a munkaköri leírás szük-séges és esetleges létét definiálja80, de annak sem szerkezeti, sem tartalmi jellemzőire rész-letesen nem tér ki.81
A munkaköri leírások alapvetően az alábbiakra adnak választ: „Mit kell csinálni?”, „Mi-kor?”, „Miért?”, „Hol?”, „Hogyan?”.
A munkaköri leírásoknak tartalmaznia kell 82 Bittner (2002) szerint:
• a munkakör azonosítására alkalmas általános részt,
• cél meghatározást,
• kulcsfeladatokat,
• felelősséget.
• kapcsolatokat,
• követelmény megfogalmazást,
• munkavállaló és munkaadó aláírását.
Csernyánszky (1997) szerint a munkaköri leírásban feltüntetendő személyes tulajdonság- jegyek három csoportba különíthetők el az igénymegjelenítésüket tekintve:
• nélkülözhetetlen tulajdonságok,
• fontos, elvárható tulajdonságok,
• ajánlott tulajdonságok.
79 A munkakörök minősítésére értékelésére adhat segítséget a „munkaköri tükör” , amely a „vizsgált munka legfontosabb jellemzőinek, körülményeinek leírását, a terhelési tényezők meghatározásához szükséges adatokat, majd azok minősítését is tartalmazza”. (Bittner – Tuczai – Gaál – Kovács – Bencsik - Bakonyi –Tóth, 1990)
80A munkakör, illetve a munkaköri leírás definiáltságának „fejlődés története”a Munkatörvénykönyve 1951,1967, 1992 éveiben követhető nyomon. (A Munkatörvénykönyve, 1951, 1967, 1992).
81 A Munkatörvénykönyve csupán a köztisztviselőkre (1992. évi XXIII. Törvény – A köztisztviselők jogállásáról) vonat-kozóan definiálja a munkaköri leírás tartalmi elemeit, amelyek a következők: a közigazgatási szerv megnevezése, a mun-kakör megnevezése, a munmun-kakör kódszáma, a munmun-kakör FEOR száma, a munmun-kakörhöz tartozó álláshely (státusz) száma, a szervezeti egység megnevezése, a munkáltatói jogkör gyakorlója, közvetlen felettes, a munkakör célja, a munkakörhöz tartozó feladatok, hatáskörök, felelősségi kör meghatározása, a kapcsolattartás terjedelme és módja, a munkakörhöz tar-tozó álláshely, státusz leírása, munkakör-specifikáció, záradék. A munkavégzés szabályairól - a munkafeladatok elvégzé-séről, vagy megtagadásáról - a Munkatörvénykönyvének 1992. évi XXII. törvénye rendelkezik. (Cséffán, 2003)
82 Kutatásunk egy másik iránya a munkaköri leírások szerkezeti felépítésének vizsgálata, ezért ennek részletes bemutatá-sára most nem térünk ki.
A személyes tulajdonságok definiálása és a munkaköri leírásban való rögzítése fontos a munkát vállaló tisztánlátása érdekében és a munkáltató igényeinek kielégítése érdekében a munkatárs felvétele során. (Csernyánszky, 1997)
Felvetődik tehát a kérdés: mindenki sajátos struktúrájú és tartalmú munkaköri leírásokat alkalmaz? A válasz az „Empirikus elemzés” fejezetben kerül a tartalmi - feladatok, kompe-tenciák - vonatkozásban és a logisztikai munkaterületre fókuszálva kifejtésre.
A munkaköri leírás fogalmát a REFA a következőképpen definiálja (Hingyi - Juhász - Or-bán, 1995; REFA 1988): „A munkaköri leírás egy adott munkakör feladatait jeleníti meg, megadva a célkitűzéseket, a hatás- és felelősségi köröket is.” Általában azt is mondhatjuk, hogy a munkaköri leírás a munkafeladatok, valamint a teljesítmény elérését célzó követel-ményeit és feltételeit írja le.
A munkaköri leírás eszközként is szolgál a munkakörök kialakításánál és betöltésénél.
Azonban nemcsak mint szervezési segédeszköz állhat rendelkezésünkre, hanem vezetési eszközként is (Hingyi - Juhász - Orbán, 1995) alkalmazhatjuk. Ez azért állhat elő, mivel a munkaköri leírás nemcsak a feladat - hatáskör - felelősség kérdését definiálja, hanem stra-tégiai célokat is magába foglalhat.
A munkaköri leírásnak racionalizáló szerepe is lehet. A munkaköri leírásnak előnyei kü-lönböző vertikális szinteken fogalmazható meg (Hingyi - Juhász - Orbán, 1995):
• beosztottak oldalán,
• vezetők oldalán,
• szervezet egészét tekintve.
A munkaköri leírást úgy is megfogalmazhatjuk, amelyet egy adott vállalati környezetre al-kotunk meg, és meghatározott feladattípusokat tartalmaz (Baily - Farmer, 1994).
A munkaköri leírások a szervezet legmagasabb és legrészletesebb szabályozását jelenti (REFA, 1991 interpretálva Hingyi - Juhász - Orbán, 1995).
A munkaköri leírások jelentősége az alábbiakban foglalható össze (Berey - Dobos, 1979):
• jelentheti a vezető tehermentesítését,
• a vezetők és beosztottak közötti súrlódások, ellentétek elkerülhetők,
• a személyzeti munkát nagyban segítheti,
• munkateljesítmény ellenőrzését megalapozza és segíti, és
• racionalizáláshoz alapot teremthet.
A REFA (1988) szerint munkaköri leírásokat két részre tagolhatjuk:
Munkarendszer leírása: munkafeladatot, munkafolyamatot és az ezek teljesítéséhez szük-séges rendszerelemeket jelenti. A munkarendszer elemei a munkafeladat, bemenet, kime-net üzem-, munkaeszköz, környezeti és egyéb hatások, és a munkafolyamat. Maga a mun-karendszer a munkafeladatok ellátását szolgálják.
Munkaszituáció: a megvizsgált munkarendszer szervezéstechnikai összefüggéseivel írható le. Ez azt tartalmazza, hogy a munkarendszert (munkakört) egy összefüggésben vizsgáljuk, ami az alá, fölé és azonos szinten elhelyezkedő munkaköröket ábrázolja. A munkaszituáció tartalma: munkakör megjelölése, közvetlen felettes munkakör definiálása, szakmai útmuta-tást adó és kapó személy meghatározása, ellenőrző személy meghatározása, alárendelt
munkakörök definiálása, helyettesítés definiálása, különös hatáskörök és kötelezettség meghatározás (REFA, 1998).
Munkaköri leírás lesz a munkaleírásból, - a REFA (1998) szerint - ha a munkarendszer részletes ismertetése mellett (ami a munkaleírást foglalja magába), a munkaszituáció is ugyanolyan hangsúlyt kap.
A bemutatott munkaköri leírás meghatározások közül, mi a REFA meghatározást tudjuk sajátunkának tekinteni, azzal a kitétellel, hogy a személyi specifikáció is megjelenik a do-kumentumban.
A munkaköri leírásoknak előírt formátuma csak és nem minden esetben vállalat specifiku-san létezhet, azonban alapvetően 4 csoportba tartozó kulcselemeket kell, hogy tartalmaz-zon, az
• első csoport szolgál a munkakör azonosítására, például munkakör megnevezése, munkakör helye, közvetlen felettes, stb.,
• a második csoport tartalmazza a munkakör céljait, elérendő eredményeit stb.,
• a harmadik csoport a feladatokat,a kötelezettségeket és felelősségeket definiálja,
• a negyedik csoport a személyi specifikáció elemeit foglalja magába.
A munkaköri leírások elkészítésénél felmerülhet a kérdés, hogy a munkafeladatokra vonat-kozó „nehéz” és „kellemetlen” elemeket tartalmazzon-e a munkaköri leírás. A nehéz ele-meket így definiálhatjuk. (Mullins, 1989 interpretálva Farmer - Thomson, 1997) „Különö-sen megerőltetők, vagy nehéz őket tökélete„Különö-sen megoldani”. A kellemetlen elemek pedig (Mullins, 1989 interpretálva Farmer - Thomson, 1997) olyan körülmények, amelyek unal-massá, fárasztóvá, vagy ellenszenvessé teszik a munkát.
Álláspontunk szerint mind a „nehéz”, mind pedig a „kellemetlen” elemek definiálása szük-ségszerű, hiszen - amennyiben van ilyen feladat - a munkakörhöz tartozik és ellátandó fel-adat. Rejtett, vagy ki nem mondott elvárásként való kezelése ellentmondana a munkaköri leírások feltételeinek, jellemzőinek (egyértelműség, teljes körűség, részletesség, tárgyila-gosság).
A munkaköri leírásoknál a következő feltételeknek kell teljesülniük (Hingyi - Juhász - Or-bán, 1995):
• egyértelműség: az egyes munkakörök ne legyenek összetéveszthetőek, egyértelmű-en kell tartalmaznia a munkafeladatokat, célkitűzéseket és vezetési kapcsolatokat.
Érdemes az evidenciáknak tűnő tudnivalókat is feltüntetni,
• teljes körűség: a munkaköri leírás a munkarendszer minden lényeges elemét kell, hogy ismertesse,
• részletesség: a munkarendszer minden sajátosságát tartalmazza, de ne legyen ter-jengős,
• érthetőség: a nyelvi lehetőségeket kihasználva kell elkészíteni a munkaköri leírást,
• tárgyilagosság: a maga helyén minden munkahely fontos,
• egységesség: a munkaköri leírások egységessége formanyomtatvány használatával biztosítható. Az egységesség annál inkább elérhető, minél inkább tartalmilag jól összeállított egy munkaköri leírás.
A munkaköri leírásnak két célja lehet:
• a részletes és világos szervezeti szabályozás elérése: ebben az esetben a hangsúly a munkafeladatokon, a hatásköri viszonyokon, az alá és fölérendeltségi kérdéseken és a helyettesítési kérdésen van;
• a bér és fizetési viszonyok objektivizálása: ebben az esetben a hangsúly a munka-feladatokon, az azok ellátásához szükséges követelményeken van.
A munkaköri leírás, azonban a fentiekben említett nemcsak egyik, vagy másik célt szolgál-hatja, hanem egyszerre, jó elkészítés esetén mindkét célt is betöltheti.
A munkaköri leírás karbantartásáról is gondoskodni kell, hiszen a munkaköri leírás doku-mentuma statikus, vagyis a dinamikusan folyton változó igényeket elvárásokat a folyama-tos, vagy adott időközönkénti felülvizsgálattal lehet követni.
1.3.4. Munkakör-értékelés, módszertan
A munkakör-értékelést úgy határozhatjuk meg, hogy egy szervezeten belül mekkora az adott munkakör relatív súlya.
A munkakör-értékelés elemei (Elber - Karoliny - Farkas - Poór, 1999):
• alkalmazott módszer,
• információk a vizsgált munkakörre,
• a munkakör relatív súlyának meghatározása.
A munkakör-értékelés folyamata:
• mintamunkakörök elemzése: célja az értékelés alapelveinek meghatározása,
• értékelő bizottság felállítása,
• az értékelés eredményeinek elemzése.
A munkakör-értékelés módszerei
• egyszerű besorolási módszer: más munkakörökkel veti össze az értékelni kívánt munkakört és a teljes munkakört veszi vizsgálat alá.
• egyszerű besorolási módszer: más munkakörökkel veti össze az értékelni kívánt munkakört és a teljes munkakört veszi vizsgálat alá.