A tudásmenedzsment technológiák

Annak ellenére, hogy a tudásmenedzsment „új” tudományág, már meglehetősen régen megjelentek olyan programok és szoftverek, amelyek a tudás rögzítését és kezelését próbálták megoldani. Ezek jellemzően egy szűk területre koncentráltak, és a mesterséges intelligencia segítségével próbálták megoldani a problémákat. A ’70-es és ’80-as évek folyamán nagy reményeket fűztek a mesterséges intelligencia alkalmazásához. A mesterséges intelligencia azonban nem váltotta be a hozzá fűzött reményeket, ám a hozzá kapcsolódó kutatások által több olyan alkalmazás fejlődött ki, amelyeket ma sikerrel alkalmaznak a tudásmenedzsment témakörében is.

Az emberek és a kutatók többsége, az információtechnológiában látta a tudásmenedzsmenttel kapcsolatos problémák megoldását. Hosszú ideig abban bíztak, hogy a tudományok fejlődésének eredményei a tudásmenedzsment területén is hatékonynak bizonyulnak. Fontos szerepet szántak az informatikai infrastruktúra kiépülésének, az eredményes menedzsment módszerek és gyakorlatok megtalálásához (Nolan/Croson, 1995). 1999-ben végeztek egy nagyszabású tudásmenedzsment felmérést, amelyben tizennégyezer vállalatot kerestek meg. A hatezer kitöltött kérdőívből csupán száznegyven szervezet válaszai voltak értékelhetők. A többi esetben, tudásmenedzsmentnek nevezett információtechnológiai projektről volt szó (Maitland, 1999).

Az információtechnológiának elsősorban az a szerepe a tudásmenedzsmentben, hogy bárki számára könnyen elérhetővé tegye a rögzített ismereteket és a tudást. Infrastruktúrát és keretet biztosít, amelyet az embereknek kell értékes tartalommal megtölteniük. Az információtechnológia szervezeti tudás kezelésében betöltött szerepével kapcsolatban több tényezőt is vizsgálni kell. Az információtechnológia lehetőséget nyújt az információk összegyűjtésére, továbbítására és megosztására.

Obermayer-Kovács Nóra Tudatos tudásmenedzselés a tudásgazdaságban A tudásmenedzsment alapjai

Az Internet, Intranet, Extranet, a döntéstámogató- és a szakértői rendszerek, adattárházak felhasználása lehetőséget teremt a különböző elemzések lefolytatására, a nagy mennyiségű információ feldolgozására és felhasználására, többek között a döntéshozatalban és a statisztikai elemzésekben. A szervezeti tudás összegyűjtését, tárolását és elosztását támogatják a csoportmunkát elősegítő megoldások és a különféle dokumentum menedzsment rendszerek (pl. Xerox DocuShare, Lotus Notes).

A tudásmenedzsment technológiák a platformokra építkezve három szinten léteznek:

információkereső technológia, kapcsolatteremtő technológia és információkezelő technológia szintjein (Bair, 2004).

Kapcsolatteremtő

technológiák Groupware Expert-ware

Inter-personalisation E-mail Információkereső

technológiák Szövegkeresés Dokumentum

menedzsment Üzleti intelligencia Indexálás és kategorizálás Meta adat

Információkezelő

technológiák Dokumentum és web oldalak Adatbázisok

Web böngésző Internet/Extranet/Intranet Platformok

Szerverek és operációs rendszerek 7. táblázat A tudásmenedzsment technológiák Forrás: Bair, 2004:66

A három technológiai szintet egy negyedik, a platformok szintje alapozza meg, amely a Web böngészőkből, Internet/Extranet/Intranetből és az operációs rendszerekből áll.

Az Internet, a vállalati Intranet és az Extranet egyre elterjedtebb és fontosabb az üzleti életben. Népszerűségük alapja, hogy alkalmasak az adatok és az információk továbbítására. Az Internet végtelen felhasználószámmal rendelkezik, és meghatározhatatlan, hogy éppen ki használja. Az interaktív, könnyű használat, a grafikus orientáció, a hypertext kapcsolatok, a kliens/szerver architektúra lehetőséget nyújt az elektronikus üzletágak kifejlődésére. A tudásmenedzsment szempontjából a levelezési funkció használható a leghatékonyabban. A megfelelő tudás és információ felkutatására kevésbé alkalmas, mivel hatalmas ismeretanyag található meg a világhálón, viszont nehezen szűrhető, nehezen azonosítható a releváns információ. Az intranet esetében a felhasználók száma véges (pl. egy szervezet munkatársai), és pontosan meghatározható, hogy ki az, aki éppen használja a hálózatot. Az intranet, jellemzően vállalati hálózat, amelyen belül a munkatársak kommunikálnak, információkat gyűjtenek és osztanak meg egymással. A tudásmenedzsment szempontjából egy vállalati intranet jó lehetőséget teremt a tudás felkutatásának, rögzítésének és továbbításának a területén. Az Extranet, a vállalati intranet és az Internet közötti átmenetet képviseli, a két rendszert ötvözi. Kapcsolatot teremt több, fizikailag elkülönített környezetben működő, megosztott szervezet között, Web-alapú technológiákra alapozva. A tudásmenedzsment szempontjából a vállalatok csökkenthetik az információkeresésre fordított költségeiket, együtt tudnak működni például a beszállítókkal és ügyfeleikkel (Bair, 2004).

Obermayer-Kovács Nóra Tudatos tudásmenedzselés a tudásgazdaságban A tudásmenedzsment alapjai

Az információkereső technológiák a strukturálatlan, leginkább szöveg-alapú tartalommal töltött dokumentumok visszakeresésére irányul. A vezető gyártók az Oracle, IBM, Microsoft, Verity, stb. Különféle lehetőségeket kínálnak a szervezetek számára, mint pl. szövegkeresés, dokumentum menedzsment, és üzleti intelligencia. A szövegkereső alkalmazás megnöveli a felhasználó számára releváns dokumentumok visszakeresését. A dokumentum menedzsment rendszer magába foglalja a vállalat azon funkcióit, amelyek a dokumentumok elkészítésével, megosztásával, elosztásával és megsemmisítésével kapcsolatosak. Az üzleti intelligencia rendszer elsődlegesen egy adatbányászati eszköz, mint például az adatbányászati eszközök, OLAP rendszerek. Az üzleti intelligencia rendszerek azzal foglalkoznak, hogyan lehet az adatokat használható információvá, valóságos tudássá alakítani. Az adatbányászati eszközök segítségével meg lehet állapítani, miként néznek ki egy tipikus hitelét nagy valószínűséggel törleszteni nem tudó ügyfél adatai (Bair, 2004).

A kapcsolatteremtő technológiák négy funkcionális komponensből állnak. A groupware az emberek közötti kommunikációt és kollaborációt (együttműködést és feladatmegosztást) lehetővé tevő, csoportos használatra szánt szoftver. Jellemzően valamilyen hálózati megoldáson keresztül biztosítja az információk elérését és megosztását a felhasználók között. A legismertebb csoportszoftverek a Lotus Notes és a Novell GroupWise. Az expert-ware az egyéni szakértelem felderítését szolgáló, szakértői hálózatokat jelent. Az „Inter-personalization” egy csoportos információszűrés, amely lehetővé teszi pl. a vevők vásárlási szokásainak megfigyelését, a vevők múltbeli magatartásának elemzése alapján pedig következtetni lehet a vevők preferenciáira. Az e-mail egy számítógépes hálózatokon keresztül továbbított levél vagy üzenet, amelyhez csatolt állományok is fűzhetőek, így szöveges információ mellett grafika, hang, vagy bármilyen dokumentum továbbítására is lehetőséget adnak (Bair, 2004).

Az információkezelő technológiák a dokumentumok teljes életciklusát kezelik a létrehozástól a módosításon és elosztáson át a tárolásig. A dokumentumokhoz különböző indexmezők csatolhatók, amelyek segítségével a dokumentumok visszakereshetők, azonosíthatók. A metaadat az adatra vonatkozó adat, amely más adatot jellemez, dokumentál, illetve arra készült, hogy annak helyes és hatékony felhasználását elősegítse.

A metaadat az adatbázisban lévő adatok közötti válogatást teszi egyszerűvé. Az adatbázisba kerüléshez a papír alapú dokumentumok egy digitalizálási folyamaton mennek keresztül (szkennelés). A fax dokumentumok szkenneléssel, vagy közvetlenül elektronikus formában fax-szerveren keresztül, az e-mail-ek és egyéb elektronikus dokumentumok pedig interfészeken keresztül kerülhetnek a rendszerbe. A vállalatokon belüli és a vállalathoz kapcsolódó adatok begyűjtésére egyre nagyobb igény jelentkezett, amelynek hatására kialakultak az adattárházak. Minden nagyobb adatbázis-kezelő szoftvereket gyártó vállalatnak van adattárház alkalmazása is. Az adattárházak mellé kifejlesztenek olyan szoftvereket is, amely segítik az adatbázis feltöltését (Bair, 2004).

Az elmúlt években az informatika fejlődése túlszárnyalta a kutatók legmerészebb elképzeléseit is, a tudás menedzselésének problémáira azonban nem született hatékony megoldás. Mint ahogy azt egy korábbi fejezetben már érintettem, a technológia alkalmazása önmagában nem elégséges a tudás-intenzív környezet kialakításához. Fontos szerepe van a tudásmenedzsment folyamatokban, de egy szervezet sikeres tudásmenedzsment-gyakorlata elsősorban nem a technológián múlik.

Obermayer-Kovács Nóra Tudatos tudásmenedzselés a tudásgazdaságban A tudásmenedzsment alapjai