2.4.2.1 A tudásmenedzsment céljai
A tudás értékét egyéni, szervezeti vagy társadalmi vonatkozásban egy bizonyos szint felett nem a tudáselemek megléte vagy nem léte határozza meg, hanem azok szervezettségének módja és minősége.174 A tudásmenedzsment célja ennek a szervezettségnek a megteremtése, és rendszer és a tudás minőségének folyamatos karbantartása. A tudásmenedzsment céljait az alábbi tevékenységekkel és eszközökkel érheti el:
(1) A tudás előállítása – legfőbb eszközei: az ötletbörze; a forgatókönyv tervezés (scenario planning); a gyakorlat-közösségek/szakmai közösségek (communities of practice), a mentor program, a networking, az adatbányászat, a javasolási rendszer; a jó gyakorlat leírások; az indítványozási (javaslattevési) rendszer
(2) A tudás kodifikálása – eszközei: az adattárak, szakértői jegyzékek, tudástérképek, tudástárak elkészítése, döntéstámogató rendszerek alkalmazása
(3) A tudás átadása – eszközei: tudás workshopok; a jó gyakorlat leírások, a benchmarking; learning by doing gyakorlata, mentor program, történetmesélés.
Fehér Péter szerint a tudásmenedzsmentnek három irányzata van a céljait tekintve, mindegyiket egy-egy nagy hatású kutató és szakember neve fémjelezi.
1. A tudásmenedzsment célja az innováció biztosítása a szervezeti tudás megragadásán és a szervezeti folyamatokon keresztül – Nonaka – Takuechi; von Krogh – Grand.
2. A tudásmenedzsment feladat a szervezeti tudás áramoltatása a szervezeten kívül és belül, illetve a szervezeten belüli tudás felhasználása a teljesítmény növelése érdekében – Rubinstein – Montano; Davenport – Prusak.
3. A szervezeti tudástőke értékelését hangsúlyozva, a tudásmenedzsment célja a szervezet megfoghatatlan (intangible) vagyonából érték teremtése – Sveiby.175
Davenport és Prusak szerint a tudásmenedzsmentnek három lényegi célja:
(1) a tudás láthatóvá tétele,
(2) a tudás infrastruktúrájának kiépítése, (3) a tudás kultúrájának fejlesztése.176
174 Fischerné Dárdai Ágnes: A tudás értelmezése könyvtári környezetben In: Könyv, könyvtár, könyvtáros, 2011.
1. sz. 13. p.
175Fehér Péter: A technológia szerepe a tudásmenedzsmentfolyamatok támogatásában. In:
Vezetéstudomány.2005.4. sz. 11.p.
176 Davenport, Thomas H. – Prusak, Laurence: Tudásmenedzsment. 157. p.
60 A tudásmenedzsment feladata Robert M. Grant szerint nemcsak a tudás áramlásának irányítása, hanem annak a fejlesztése is „az áthelyezett tudás és a befogadó meglévő tudásának összekapcsolásával.”177 Ezt nevezi ő tudásépítésnek (knowledge building)178, amely egyértelműen a fejlődés és az innováció alapja.
A tudásmenedzsment alapvető újdonsága az átgondolt és eltökélt tudásmegosztás gyakorlata, amely kiterjed a szervezet minden tagjára, illetve a szervezet partnereitől megszerezhető tudás feltárására és hasznosítására. A tudásmenedzsment alkalmazásával a szervezet intellektuális eszközeit/vagyonát szisztematikusan és szervezetten használja fel a nagyobb termelékenység, jobb szolgáltatások, új értékek létrehozása és a versenyképesség növelésének érdekében.
2.4.2.2 A tudásmenedzsment funkciói – Dave Snowden
A tudásmenedzsment funkcióit Dave Snowden egy újabb tanulmányában, érdekes szemlélettel, az alábbiak szerint vázolja fel:
(1) a hatékony döntési folyamat támogatása, amely a „történelmileg” a megfelelő információ megfelelő időben való megfelelő személyhez való eljuttatását jelenti. Ezzel szál vitába Snowden, mikor azt mondja, hogy ez sajnos önmagában nem elég, mivel nem biztos, hogy figyelmet szentelünk annak a bizonyos információnak, amelyet kapunk. Itt lép be a bizalom; az információ közlőjébe, és az információs rendszerbe vetett bizalom, amely igazán alapja lehet a hatékony megosztásnak.
(2) az innováció feltételeinek megteremtése – véleménye szerint innováció soha sem történik formális és túlzottan hatékony (efficient) környezetben, szükség van egy kis
„rendetlenségre” és kisebb bürokráciára az új ötletek kifejlesztéséhez. Snowden Brian Arthur nyomán új kifejezést mutat be, az adaptáció, alkalmazkodás (adaption) 179 egy „válfaját”, az exaptáció (exaption), amelyet az evolúciós biológiából származik. Az exaption esetében valamit kidolgoznak egy bizonyos célra, de véletlenszerűen egy másik célra használják, és kiderül, hogy erre a célra sokkal alkalmasabb, és ezáltal sikeresebb lehet. Ehhez a típusú innovációhoz azonban szükség van egy bizonyos szintű „rendetlenségre”, szervezetlenségre.
Brian Arthur könyvében arra mutat rá, hogy az innováció jobban függ az exaption-tól, mint az adaptációtól.
(3) a mindkét irányba (fentről lefelé és lentről felfelé) történő kommunikációs hálózat kialakítása. Snowden különleges figyelmet szentel a manapság egyre inkább a tudásmenedzsment vizsgálatok fókuszába kerülő, történetmesélésnek, amely szerinte a mindennapokban megjelenő mikro narratíváktól kezdve a jó gyakorlat leírásokig jelentős tudás értékeket hordozhatnak azok számára, akik képesek azokat befogadni és megérteni.180
177 Grant, Robert M: Tudás ésTudás és stratégia: Siker dinamikus környezetben. 112.p.
178 U.o.
179 Ebben az esetben az adaptáció arra a tevékenységre utal, amelyben a fogyasztói, vásárlói igényeket követve végezzük az innovációt.
180 Snowden, Dave blog bejegyzése: Gurteen weboldala. http://www.gurteen.com/gurteen/gurteen.nsf/id/what-is-the-function-of-km
61 Ebben az új értelmezésben tehát – az eddigi elméletektől eltérően – szerepet kap a tervezett és kontrollált rendetlenség, és még nagyobb figyelem irányul a bizalomra és az emberi kommunikációra. Ezeket a gondolatokat talán az elmúlt 20 év alatt kifejlesztett és gyakran túlszabályozott menedzsment rendszereinek köszönhetjük, amelyek sokszor nem engednek szabadteret az igazi, kreatív innovációnak.
2.4.2.3 A tudásmenedzsment funkciói – K. M. Wiig
Géró Katalin tanulmányában181 a tudásmenedzsment szerteágazó feladatainak rendszerezésére Wiig felosztását alkalmazva az alábbi funkciókat különíti el:
irányítási funkció: a tudással kapcsolatos tevékenységek megfigyelése, nyomon követése, és az átadás lehetőségeinek elősegítése
személyzeti funkciók: a tudással (a tudás átadással, rögzítéssel, megszerzéssel, fejlesztéssel stb.) kapcsolatos személyi feltételek és infrastruktúra kialakítása, támogatása és naprakészen tartása
működtetési funkciók: a tudásvagyon létrehozása, megújítása, rendszerezése, építése és hatékony felhasználása
a tudásvagyonban rejlő lehetőségek kiaknázása: a tudásvagyon/tőke hatékony szétsugárzása és alkalmazása termékekben, szolgáltatásokban, technológiákban és folyamatokban. Ezeket a tevékenységeket Wiig közigazgatási munkából származó alábbi példákkal illusztrálja:
181 Géró Katalin: Tudásmenedzsment a közigazgatási munkában, In:Információs társadalom, 2004. 2.sz. 67.p.
62
Irányítási funkciók Személyzeti funkciók Működtetési funkciók Lehetőségek kihasználása
4. táblázat Példák a tudásmenedzsment tevékenységekre a négy tárgyalt funkcióban182
A közigazgatási szervezetek tudásmenedzsment feladatai között örömmel fedezhetjük fel a könyvtárak fejlesztését, illetve a lakosság magasszintű képzését, amelyben a könyvtárak egyre meghatározóbb szerepet játszanak.
2.4.2.4 Tudásmenedzsment stratégiák
A tudásmenedzsment céljait különféle tudásmenedzsment stratégiákat alkalmazva, többféle módon lehet elérni. Sveiby a tudásalkalmazás szempontjából információközpontú és tudásközpontú stratégiát különböztet meg, míg Hansen és társai kodifikációs és perszonalizációs stratégiákat azonosítottak, a legújabb kutatások alapján már egy újabb
182 Wiig, K.. M.: Application of knowledge management in public administration. Proceedings of International Symposium on Buiding Public Coherence, Taipei. Idézi Géró Katalin: Tudásmenedzsment a közigazgatási munkában. 68.p.
Tudásmenedzsment funkciói – a tudásvagyonban rejlő lehetőségek kihasználása
A tudásvagyon szétsugárzása és
alkalmazása A tudásvagyon
létrehozása, megújítása, építése
és rendszerezése Tudásinfrastruktúra
kialakítása és naprakészen tartása A tudással
kapcsolatos tevékenységek monitoringja és
elősegítése
a tudásvagyon elvesztésének, eltékozolódásának megelőzése
együttműködések és egyéb
tudásmegosztó lehetőségek támogatása
tudásalapú termékek és szolgáltatások exportálása
szakképzett munkaerő alkalmazása
magasan képzett munkaerő biztosítása a munkaerő piac igényeinek
magas színvonalú oktatás és képzés a lakosság számára
könyvtárak, automatikus tudástárak fejlesztése
felsőoktatási és ipari K+F együttműködés szorgalmazása, támogatása
alapvető ismeretek és tudás szintjének emelése, az ifjúság felkészítése a jövőre
az egyes iparágak közötti kutatások és fejlesztések támogatása
alap-, szakmai és felsőfokú oktatási intézmények biztosítása
tudáscserén alapuló hálózatok kiépítése
tanár- és oktatóképzés
ipari parkok létesítése
alap- és alkalmazott kutatási lehetőségek
biztosítása
• az érintett terület tudásvilágának fel- és letérképezése
• (nemzeti) tudásstratégia és szükséges szabványok elkészítése
• a tudással kapcsolatos tevékenységek finanszírozása és engedélyezése
• a tudás létrehozását, megosztását, használatát elősegítő környezet támogatása
• a tudással kapcsolatos tevékenysége
monitoringja.
63 tudásmegosztási stratégiát is kiemelnek, a környezeti (context-based) stratégiát.183 Rendszerező (kodifikációs) stratégiában a hangsúly az ismeretek dokumentálásán, visszakereshetőségén van. Ez a stratégia a már meglévő tapasztalatokra épít, és az egyéni tudást rögzíti adatbázisokban, ezért alkalmazásához nagyobb fokú IT beruházásokra is szükség van. Előnye, hogy a már kodifikált tudás adatbázisokban/tudástárakban rögzítve bármikor elővehető, felhasználható. A vállalati és intézményi könyvtárak szerepe egyértelműen ebben a stratégiában lehet a legnagyobb, hiszen ez a könyvtárak hagyományos funkciója. 184 Kapcsolati (perszonalizáció) stratégia a közvetlen átadást célozza meg, a személyes kapcsolatokra épít, és a gyors, személyes ismeretátadáson van a hangsúly.185 Az egyedi, kreatív problémamegoldást támogatja, és célja a nem, vagy csak nehezen kodifikálható tacit tudás megosztásán van. Az IT technológia szerepe ennél a stratégiánál a tudás „hordozójának” felkutatása és a kapcsolat létrehozásának kiépítése és segítése. 186 A könyvtárak szerepe egyelőre még elenyésző ebben a típusú stratégiában, bár a könyvtárosok katalizátorai és szervezői lehetnek a tudásátadás személyes formáinak is, lehetőséget és helyet biztosítva az ilyen típusú találkozásoknak, tudásmegosztásnak. Környezeti (context-based) – a reakció a jellemző, a kérdések feltevését ösztönzik, és mérik a válaszadás minőségét és gyorsaságát.187 Ez a stratégia az igények felől közelíti meg a tudást, és középpontjában a változási képességek fejlesztése áll.188 Elsősorban a szervezeti hierarchiában azonos szinten álló vezetők tudáscseréjét jelenti és a hozzáadott értékkel növelt tudást jutalmazza.189
Mind a három stratégia fő célja a tudás megosztása és a tacit tudás externalizációja.
Minden szerző leszögezi azonban, hogy nem lehetséges egyik vagy másik stratégiát tisztán alkalmazni, elsősorban inkább csak a szervezet fejlődési orientációit mutatja az alkalmazott stratégia. 190