A szervezeti kultúra jellemzői a könyvtárakban

A tudásmenedzsment alapjainak felvázolásakor, a 2.4.10 fejezetben már utaltam arra, hogy a megfelelő szervezeti kultúra elengedhetetlen tényezője a tudásmenedzsment projektek sikerének, nagyban meghatározza a szervezet versenyképességét, és hatással van a szolgáltatások színvonalára, ezért ebben a fejezetben rávilágítok a könyvtárak szervezeti kultúrájának sajátosságaira.

A szervezeti kultúra a könyvtárak fejlődésében és a változásokhoz való alkalmazkodásában betöltött meghatározó szerepét már korábban felismerték⁴⁰⁴, de hatásait az intézményi információátadásra, kommunikációra és a tudásgazdálkodásra a 2000-es évek közepén kezdték el vizsgálni.

403 Meghívó 2012. szeptember 26-28-án 9. alkalommal kerül megrendezésre az INFORMATIO SCIENTIFICA – INFORMATIO MEDICATA konferenciára. Semmelweis Egyetem Központi Könyvtár.

<http://www.lib.sote.hu/nav/isim2012>

404 Shaughnessy, Thomas W.:Organizational culture in libraries: Some managment perspectives. In:Journal in library administration. 1988 Vol 9, No. 3, 5-10. p.; Burd, Barbara:Work values of academic librarians: Exploring the relationships between values, job satisfaction, commitment, and intent to leave. Paper presented at the Association of College and Research Libraries Eleventh National Conference, April 10–13, 2003, Charlotte, North Carolina. <http://www.ala.org/acrl/sites/ala.org.acrl/files/content/conferences/pdf/burd.PDF> ; Kaarst-Brown, M. L. – Robey, D.: More on myth, magic and metaphor: Cultural insights into the management of information technology in organizations. In:Information, technology and people, 1999. Vol. 1, No- 2, 192–217 p.

141 M. Natarajan a könyvtárak szervezeti kultúrájának három fajtáját azonosítja⁴⁰⁵:

Kultúra típusa Megjelenési formái

1 Anyagi kultúra” (material culture)

könyvtári feliratok, épület, dekorációk, kiegészítők, polcok és a könyvek elrendezése

2 Intézményi kultúra (institutional culture)

vezetési rendszer, a célok kidolgozása, szabályok és szabályzatok

3 Szellemi kultúra (spiritual culture)

alap értékek, vezetési módszerek, munkastílus, etika.

16. táblázat Szervezeti kultúra típusai M. Natarajan szerint

Mindezek a tényezőknek milyensége és minősége befolyásolja a mindennapok tevékenységeit, de a tudásátadás, megosztás és létrehozás kultúráját is. Az anyagi kultúra vizuálisan is érzékelhető megjelenési formáit nagyban meghatározza mind az intézményi, mind a szellemi kultúra. Ez a két típus a mindennapi viselkedésformákban, a könyvtárosok egymáshoz, a munkához és az olvasókhoz való viszonyában jelentkezik. A különféle könyvtártípusokban azonban igen eltérő szervezeti kultúrát találhatunk.

Egy 2004-es tanulmányban igen részletesen mutatják be a szerzők az egyes könyvtártípusok szervezeti kultúrájának jellemzőit, ezek azonban nem általánosíthatók minden intézményre. A szerzők szerint a felsőoktatási könyvtárakat nagyban meghatározza az anyaintézmény szervezeti kultúrája és igen hierarchikus felépítése, ezért hagyományosan a legformálisabb és strukturáltabb a szervezeti felépítésük. A tanszékek felől jövő ellenállás miatt az innováció néha lassabb és nem tudja követni azt az ütemet, amelyet a technológia fejlődése megkívánna és a könyvtárosok maguk is szeretnének. A költségvetési elvonások, a technológia nagymértékű fejlődése, az információs piaci verseny, a mérhető szolgáltatási kimenetek igénye olyan új szervezeti és kultúra modell kívánt meg, amely bátorítja a kezdeményezőkészséget, a rugalmas hozzáállást, és segít lépést tartani a fejlődéssel ezekben a bizonytalan időkben. A közkönyvtárak már sokkal rugalmasabbak, vezetési stílus inkább csapatorientált és a döntési folyamatokba jobban bevonja a dolgozókat. Kisebb intézményi könyvtárak (vállalati könyvtár, iskolai könyvtárak) működése közvetlenül az anyaintézmény céljainak van alárendelve, és a legtöbb esetben kis személyzettel (1-3) fővel dolgoznak.

Működésükre jellemző a rugalmasság, nyitottság és a kifelé figyelés.⁴⁰⁶

405 Natarajan, M : Exploring knowledge innovation culture: role of libraries and information centres.

<http://www.iatul.org/doclibrary/public/Conf_Proceedings/2009/Natarajan-ppt.pdf>

406.Kaarst-Brown, M. L. – Robey, D.: More on myth, magic and metaphor: Cultural insights into the

management of information technology in organizations. In:Information, technology and people, 1999. Vol. 1, No. 2, 192–217 p. A cikket részletesebben bemutatja Mikulás Gábor: Szervezeti kultúra az információs és könyvtári szolgáltatásban – keretrendszer és tapasztalatok. In:Könyvtári Figyelő, 2005. 3. sz. 559-575 p.

142 A szervezeti kultúra fontosságának felismerése elméletben már megtörtént a magyar könyvtáros szakmában is. Jelentek meg cikkek e témakörben, illetve a külföldről behozott értékelési rendszerek hatására elterjedt a vizsgálata:

 A Könyvtári minőségfejlesztés 21 projekt leírásában szerepel, hogy a könyvtárakban szükség van a partnerközpontú szervezeti kultúra kialakítására, illetve el kell érni azt, hogy „a munkatársak minél jobban azonosuljanak az intézmény céljaival, kellően motiváltak legyenek, az egymás közötti kommunikáció nyílt legyen, kialakuljon az együttműködés, a team-munka.”

407 Az idézetben szereplő jellemzők jelenléte a szervezeti kultúrában egyértelműen alapul szolgálhatnak a tudásmenedzsment bevezetéséhez.

 A Közös Könyvtári Értékelési Keretrendszernek is része a szervezeti kultúra vizsgálata.⁴⁰⁸

 A témában megjelent Vidra Szabó Ferenc: Könyvtári partnerkapcsolatok, kommunikációs kérdések című könyve.⁴⁰⁹

 Tanfolyam indul a Könyvtári Intézet szervezésében – Könyvtári partnerkapcsolatok – a képzésen a szervezeti kultúra kérdése is szóba kerül.

A gyakorlat azonban egy kicsit más képet mutat, mert hiába hangoztatják, hogy az ember a legértékesebb erőforrás, mégsem gyarapítják a könyvtárosok tudását, látókörét és tudásukat a szervezet nem használja ki kellő mértékben. A könyvtárak költségvetése is tükrözi ezt az értékrendet, mivel a pályázaton elnyert tanfolyami részvételeken kívül a könyvtárak nem igazán tudnak/akarnak befektetni a tudásba, illetve a dolgozók szakmai fejlődését támogatni.

A korábban említett Hofstede-féle szervezeti kultúra vizsgálatra, tapasztalatokra és vezetői narratívákra alapozva Mikulás Gábor 2005-ben megjelent cikkében úgy véli, hogy a magyar könyvtárakban a hatalmi távolságok, a bizonytalanság kerülése, a hosszútávra figyelés nagy, viszont az individualizmus, a férfiasság (célvezéreltség) kicsi.⁴¹⁰

A cikk megírása óta eltelt időben azonban a pályázati források megszerzésének és a marketing és public relations eszközök alkalmazásának egyre nagyobb mértékű szükségessége, a közösségi média elterjedése véleményem szerint megváltoztatta ezeket a viszonyokat. Nem minden könyvtárban tapasztalható ez a változás, de úgy vélem csökkenőben van a hatalmi távolság, a könyvtárak egyre célorientáltabbak – többek között a minden könyvtár által kötelezően elkészített stratégiai tervek miatt. A könyvtárosok már egyre több esetben mernek kockáztatni, és olyan valóban felhasználóbarát szolgáltatásokat kínálni vagy dokumentumtípusokat beszerezni, amely néha a szakma rosszallását is

407 Könyvtári minőségfejlesztés 21 projekt Projektleírás, eredmények, javaslatok.

<http://old.lib.pte.hu/konyvtarrol/munkatarsaink/szellom/anyagok/21projekt/21projekt.htm>

408 Vidra Szabó Ferenc: Könyvtári Közös Értékelési Keretrendszer: A könyvtári önértékelés szakmai szempontjai. Bp.:Könyvtári Intézet, 2010. 70 p.

409Vidra Szabó Ferenc:Könyvtári partnerkapcsolatok, kommunikáció kérdések. Bp.:Könyvtári Intézet, 2008. 14 p.

410 Mikulás Gábor: Szervezeti kultúra az információs és könyvtári szolgáltatásban – keretrendszer és tapasztalatok.569. p.

143 kiváltja.⁴¹¹ A mai, valóban bizonytalan helyzet azonban nem kedvez a könyvtáraknak, természetesen a könyvtárosoknak és a szervezeti kultúrának sem. A bizonytalanság elkerülhetetlen, és ez sajnos magával hozta a frusztrációt, a munkahely féltését, alulmotiváltságot és a fásultságot.

A kívánt szervezeti kultúra jellemezőinek szavakba öntését találhatjuk meg a könyvtárak küldetésnyilatkozataiban, amelyben megfogalmazzák azokat az (alap) értékeket (core values), amelyek mentén a könyvtárosok a munkájukat szeretnék végezni. Több külföldi és hazai könyvtár küldetésnyilatkozatának vizsgálata után az alábbi legjellemzőbb, legtöbb helyen előforduló kifejezések:

 nyílt kommunikáció,

 tisztelet,

 kollegialitás,

 innováció

 csapatmunka,

 együttműködés,

 megosztás,

 tanulás,

 kezdeményezőkészség és kreativitás.

Ezek a szavak, illetve szókapcsolatok mind olyan vágyott szervezeti kultúrára utalnak, amelyek jelenléte alapfeltétele a tudásmenedzsment megvalósíthatóságának, de természetesen a minőségi szolgáltatások és a jó munkahelyi légkör biztosításának is.

A szervezeti kultúra felmérésére és fejlesztésére irányuló tevékenységeknek tehát meg kell előznie a tudásmenedzsment eszközök és rendszerek bevezetését, vagy azokkal párhuzamosan kell haladnia.

3.5 A könyvtárak tudásmenedzsment tevékenységének eszközei és