Leltározási szabályzat

A leltározási szabályzatban biztosítani kell, hogy a vállalkozás a tulajdonában, használa-tában lévő eszközeiről a létezésüket, értéküket igazoló okiratot készítsen. A leltározás eredményeként elkészített leltár mindig időponthoz kötődik. Alapesetben valamilyen zárlathoz (éves, évközi), mérleg készítéséhez. Nem mindig teljes-körű. Lehet, hogy csak a felelős személyében bekövetkező változás miatti vagyon-megállapítás (pl. új vezetőt neveznek ki a terület irányítására), vagy kiemelten veszélyeztetett vagyonelemnél (pl.

pénztár) a biztonság növelésének céljából végzik el a leltározást. A leltárak funkciója függ az analitikus nyilvántartások vezetésének módjától. Mennyiségben és értékben ve-zetett nyilvántartás mellett feladata elsősorban az ellenőrzés. A ténylegesen fellelhető vagyon mennyisége és értéke megegyezik-e a nyilvántartások adataival? Folyamatosan vezetett analitika hiányában a mérleg alátámasztására (a kimutatott vagyonérték bizo-nyítására) csak a leltár áll rendelkezésre. A leltározási szabályzatba a több éven keresz-tül érvényes szabályokat kell összegyűjteni. A szakirodalom, a jogalkotó, és alkalmazó hatóságok iránymutatása alapján a vállalkozások gyakorlatában a szabályzat általában két fő részre bonthatók. A leltárra vonatkozó szabályokhoz tartozik a leltárkészítés oká-nak, gyakoriságáoká-nak, tartalmának (érintett vagyoncsoportok), követelményeinek (fő-könyvi számlánként, eszköz-, illetve forrás tételenként) rögzítése. Az utóbbi területen minimumkövetelménynek lehet tekinteni az eszközök, források megnevezésének, az azonosításukhoz szükséges adatok, az eszközök és források mennyiségi egységének, mennyiségének, az eszközök és források könyv szerinti, piaci értékének, az értékcsök-kenés, és az értékvesztés, az értékhelyesbítés összegének rögzítési szabályainak, a leltár fordulónapjának, a leltár előkészítés módjának kidolgozását. A leltár bizonyító erejét a leltárkészítők, és az ellenőrzést végzők nevének (szervezeti helyének), a leltár valódisá-gára, teljességére vonatkozó nyilatkozattételi kötelezettség módjának rögzítése szavatol-ja.

A leltározásra vonatkozó szabályok hat csoportra bonthatók. Az elsőben (leltározás elő-készítése) elvégzendő feladatok közül ki kell emelni a leltározási egységek (körzetek) kijelölését, melynél figyelembe kell venni a vállalat szervezeti felépítését, területi elhe-lyezkedését, hatásköri, felelősségi rendszerét. A másodikban (az eszközök, források lel-tározásra való előkészítése) rögzíteni kell a tárolási, raktározási rend biztosításának sza-bályait. Ki kell alakítani a számviteli nyilvántartáshoz igazodó csoportosítás módszerét

158

(pl. használhatatlan, selejtezésre kijelölt, csökkent értékű, máshol tárolt, idegen stb. esz-közök). Szabályozni kell a leltárértekezlet megtartásának idejét (mennyi nappal előzze meg a leltározást), kötelező témáit (leltározók, leltárellenőrök felkészítése, a szükséges segítők számának meghatározása, megbízása és felkészítése). Nevesíteni kell a leltáro-záshoz szükséges technikai eszközöket (mérőeszközök, súlytáblázatok, leltárfelvétel megtörténtét jelölő eszközök), a biztosításukért felelős személyeket, munkaköröket.

Rögzíteni kell a raktári, munkahelyi mennyiségi nyilvántartások előkészítési szabályait (határidők, tartalmi és formai követelmények). A harmadik feladat a leltározás bizonyla-ti rendjének szabályozása. Ide tartozik a leltározás bizonylatainak (leltárfelvételi jegyek, ívek, nyitó, folyamatot kísérő, záró jegyzőkönyvek, felelősségvállalási nyilatkozat) ki-választása, a bizonylatok beszerzésének szabályozása (határidő, módszer), a leltározás bizonylataival szembeni tartalmi, alaki követelmények rögzítése. A leltározás bizonylata csak szigorú számadási kötelezettség alá vont bizonylat lehet. Ezért a bizonylaton feltét-lenül szerepelnie kell a bizonylat számának, a bizonylat megnevezésének, a leltárfelvé-tel helyének, a leltárfelvéleltárfelvé-tel időpontjának, a leltározott eszköz pontos azonosító adatai-nak (cikk-, azonosítószám, megnevezés, mennyisége egység), egy utalásadatai-nak az eszköz számviteli nyilvántartás szerinti csoportosítására, a hitelesítéshez szükséges aláírások-nak (leltározó, leltárellenőr, készletkezelő, raktáros), a bizonylat példányszámáaláírások-nak. A leltározás szabályozásának negyedik eleme a leltározás módjának meghatározása. A két lehetséges módszer közül ez egyik a mennyiségi felvétel, ami történhet tényleges meg-számlálással, méréssel, de számítással is. A mennyiségi felvétel független a nyilvántar-tásoktól, ha a leltárfelvétel bizonylatára nem vezetik fel előzetesen a nyilvántartás sze-rinti adatokat. Nyilvántartások alapján végzett leltárnál az analitika szesze-rinti mennyisége-ket előre rögzítik a leltárfelvételi bizonylatokon. Az utóbbi egyrészt feltételezi a folya-matosan vezetett nyilvántartásokat, másrészt arra ösztönzi a leltározókat, hogy a feltün-tetett teljes mennyiséget megkeressék, akár több helyen is. A veszélye is ebből fakad.

Ha a nyilvántartott mennyiséget megtalálták, akkor az esetleg fellelhető többletet nem veszik fel a leltárba. Ez csak az szigorú és zárt ellenőrzéssel előzhető meg. A másik lel-tározási mód az egyeztetés. Alkalmazására a nem anyagi eszközöknél, vagy a nem a vállalatnál tárolt anyagi eszközöknél van szükség. Egyeztető levéllel lehet leltározni a követeléseket és a kötelezettségeket. A lefolytatott egyeztetésekről mindig emlékeztetőt, vagy jegyzőkönyvet kell készíteni. Az adókötelezettségeket az adó folyószámlák alap-ján kell egyeztetni. Sajátos, egyedi egyeztetési módszert igényel például a saját tőke, a céltartalék, vagy az időbeli elhatárolások értékének megállapítása. A leltározás szabá-lyozásának ötödik területe a leltározás tényleges lebonyolítási rendjének kialakítása. Mi a szabályozás minimumkövetelménye ezen a felületen? Hogyan kell a leltárfelvétel alapbizonylatain rögzített adatok a leltár összesítőkbe? Melyek a leltárértékelés

szabá-159

lyai? Hogyan kell egyeztetni a leltár és a könyvviteli nyilvántartások adatait? Mit kell kezdeni az eltérésekkel (leltárhiány, leltártöbblet)? Milyen szabályok szerint kell minő-síteni a leltárhiányokat (normán belüli, normán felüli hiány, felelősség a normán felüli hiány)? Hogyan kell az analitikus és a főkönyvi könyvelésben elszámolni a leltáreltéré-seket? A leltározás szabályozásának hatodik eleme az ellenőrzés tartalmi és személyi kérdéseivel foglalkozik. Meg kell nevezni a leltározásért felelős vezetőt. Rögzíteni kell a leltározás előkészítése, végrehajtása, feldolgozása, értékelése közben elvégzendő el-lenőrzési feladatokat.

A szabályozás évente a leltározási utasításban nyeri el értelmét, konkrét formáját. A lel-tározási szabályzat a több éven át érvényes, általános előírásokat, követelményeket tar-talmazza. Nem várható el, hogy ezen a síkon a vállalkozásnál gyakran történő szerveze-ti, személyi, vagyoni változásoknak teljes mértékben megfeleljen. Ezt a funkciót az é-vente, a leltározás előtt elkészített és kiadott leltározási utasítás tudja betölteni. De csak akkor, ha legalább a leltározási egységek felsorolását, a leltárfelelősök és a leltározók neveit, leltározási egységenként, a leltár ellenőrzésére jogosultak nevét (a vállalkozás ügyvezetője, vagy a számvitelért felelős személy, vagy a felügyelőbizottság elnöke), a leltározás ütemtervét (naptári napokra, időpontokra leosztva, rögzítve a kezdés és a be-fejezés időpontját valamennyi feladatnál) tartalmazza.

A szabályokat összefoglalva a leltározás szervezésénél kialakítandó szervezet alapsémája:

Leltárfelelős

Szervezeti pozíció Felelősség

Ügyvezető, Számviteli vezető, FB elnök Teljes leltározási tev. szabályozása, ellenőrzése Leltározás vezetője

Szervezeti pozíció Felelősség

Számviteli vezető Teljes leltározási tevékenység irányítása, ellenőrzése. A mennyiségi adatok árazása (leltárkiértékelés)

1. Leltározási csoport

Funkció megnevezése Felelősség

Leltározási csoportvezető Teljes felelősség a csoport tevékenységéért

Leltározó(k) Menny. adatok helyessége, leltározási alapbizonylatok tart.

Leltárellenőr A csoport tevékenységének teljes ellenőrzése

Forrás: Saját szerkesztés

23.ábra

A leltározás szervezete

160