II. Számviteli munka feltételei
II.3. A számvitel szervezeti és információtechnológiai környezete
II.3.5. A bizonylatok szabályozása a számviteli törvényben
Számviteli bizonylatnak minősül minden olyan okmány, melyet a gazdálkodó, illetve a gazdálkodóval kapcsolatban álló természetes személy, vagy más vállalkozás állít ki, a gazdasági esemény számviteli nyilvántartásba vétele céljából, és rendelkezik a számvi-teli törvényben meghatározott alaki és tartalmi kellékekkel. Az előző pontban részlete-sen ismertetett számlán kívül – a teljesség igénye nélkül – ide tartoznak az írásban kö-tött szerződések, megállapodások, a különböző kimutatások, például adatösszesítő táb-lázatok, a hitelintézeti bizonylatok, melyeket a pénz-, és tőkepiacon működő szerveze-tek (pl. brókercégek) állítanak ki, a jogszabályi rendelkezések akkor lesznek számviteli bizonylatok, ha hatással vannak a vállalat vagyonára (p. adójogszabályok, pénzeszköz átadását elrendelő jogszabályok). A számviteli bizonylaton rögzített adatoknak hitele-seknek, (a résztvevő feleknek igazolniuk kell a gazdasági esemény megtörténtét), meg-bízhatónak (a gazdasági eseményeket teljeskörűen, és a reális értéken kell bemutatniuk), és helytállónak (időbeli-, térbeli- és értékbeli megfelelőség, rendezettség) kell lenniük.
Az időbeli megfelelőség például a kiállítás és a feldolgozás határidejében jelenik meg.
A kiállításra vonatkozóan a számviteli szabályozás szigorú elméleti követelményt fogal-maz meg. A számviteli bizonylatot a gazdasági eseménnyel egyidejűleg kell kiállítani.
A gyakorlatban kialakult szokásjog ezt a lehető legrövidebb időre enyhítette, melyben a törvényi szabályozás közvetlenül csak néhány területen (pl. számlázás), közvetetten pe-dig az adóbevallási határidőkkel szól bele. A számviteli törvény szerinti határidők
sze-52
rint a pénzeszközöket érintő gazdasági események bizonylatait késedelem nélkül, az egyéb gazdasági események bizonylatait legalább negyedévente kell a számviteli nyil-vántartásokban rögzíteni. A gyakorlatban a vállalkozások többsége a számviteli feldol-gozások ütemezésével a vállalat adóbevallási határidejéhez igazodik.
A számviteli törvényben rögzített bizonylat elv szerint a számviteli nyilvántartásokban csak szabályszerűen kiállított bizonylatok alapján lehet a gazdasági eseményeket rögzí-teni. Szabályszerű a bizonylat, ha a gazdasági eseményekre vonatkozó, a könyvviteli nyilvántartásokban rögzítendő, és a jogszabályban előírt adatokat a valóságnak megfele-lően, hiánytalanul tartalmazza, megfelel a bizonylat általános alaki és tartalmi feltételei-nek, és hiba esetén a törvényi előírások betartásával javították. Az általános alaki felté-telek szerint a bizonylatot magyar nyelven kell kiállítani. A szerződő felek megállapod-hatnak abban, hogy az adatok egésze, vagy egy része más nyelven is feltüntethető. A számviteli bizonylatot akkor lehet más nyelven is kiállítani, ha a gazdasági esemény jel-lemzői indokolják (pl. import-, exportszámlák). Az idegen nyelven kibocsátott, befoga-dott bizonylatokon azokat az adatokat, megjelöléseket, amelyek a bizonylat hitelességé-hez, a megbízható, valóságnak megfelelő adatrögzítéshez szükségesek – a könyvviteli nyilvántartásokba rögzítést megelőzően – a vállalkozás belső szabályzatában meghatá-rozott módon magyarul is fel kell tüntetni.
A számviteli bizonylat általános alaki és tartalmi kellékei a következők:
• Bizonylat megnevezése és sorszáma, vagy egyéb más azonosítója.
• A bizonylatot kiállító azonosító adatai (név, székhely (cím), adóazonosító szám.
• A bizonylatot kiállító szervezeti egység neve, székhelye (címe).
• A megrendelő, vevő, átvevő, címzett neve, székhelye (címe).
• A gazdasági eseményt elrendelő személy, vagy szervezet azonosító adatai.
• A végrehajtást igazoló személy aláírása.
• Az utalványozó (pénzmozgást engedélyező) személy aláírása.
• A készletmozgások és a pénzkezelés bizonylatain az átvevő, befizető aláírása.
• A gazdasági esemény megtörténtének, a bizonylat kiállításának és a számviteli feldol-gozásnak az időpontja. Ha a gazdasági esemény nem időpontra, hanem időszakra (pl.
bérszámfejtés, értékcsökkenés elszámolása) vonatkozik, akkor az időszak egyértelmű megjelölése (pl. 20XX. június, vagy 20XX. január 10-20XX. március 31)
• A gazdasági művelet tartalmának leírása, vagy jelölése (jellemzően mennyiségi ada-tok, minőségi jellemzők, értékadatok).
• Összesített adatokat tartalmazó bizonylaton az összesített bizonylatok azonosítására alkalmas adatok, és annak az időszaknak a jelölése, amelyre az adatok vonatkoznak.
• Hivatkozás a könyvviteli számlára (kontírozás).
• A könyvelő aláírása.
53
A technikai, optikai úton előállított bizonylatoknál biztosítani kell a késedelem nélküli nyomtatás feltételeit (az adatok vizuális megjelenítése érdekében) és az egyértelmű azo-nosításhoz, értelmezéshez, értékeléshez szükséges kódjegyzéket (pl. vevő törzslista, fő-könyvi törzslista).
A bizonylatok alaki, tartalmi előírásaihoz tartozik a szigorú számadási kötelezettség szabályozása. A szigorú számadási kötelezettség tartalma olyan nyilvántartás, amely biztosítja az ebbe a körbe sorolt bizonylatoknál a felhasználóhoz kötött elszámolást. A vállalkozások leggyakrabban a készpénz kezeléséhez kapcsolódó, a más jogszabályok (pl. Áfa törvény) alapján ebbe a körbe sorolt (pl. számla), a névértékének megfelelő (pl.
illetékbélyeg, kötvény), vagy annál magasabb összegbe (pl. közjegyzői okiratok) kerülő, és az illetéktelen felhasználása visszaélésre alkalmat adó (pl. menetlevél, csekkek) adat-hordózókat minősítik ilyen bizonylatnak. A szigorú számadási kötelezettség az is jelen-ti, hogy a nyilvántartásban a rontott bizonylatot is szerepeltetni kell.
A hibás adatok javításának módját is szabályozza a számviteli törvény. A hibát a bi-zonylat minden példányán ki kell javítani. A javítás után egyértelműen azonosíthatónak, olvashatónak kell lennie mind a javított (eredeti), mind az új adatnak. A javítást a javító aláírása hitelesíti. A bizonylaton fel kell tüntetni a javítás időpontját. A feltételeknek meg nem felelő adathordozók a számviteli feldolgozásra alkalmatlan, nem szabályszerű, hamis, vagy hamisított, nem hiteles bizonylatok. Hamis a bizonylat, ha a bizonylatot nem az állította ki, akit kiállítóként feltüntettek rajta. Hamisított bizonylatnál a bizony-laton a javítást nem az arra jogosult végezte. Nem hitelesnek minősül a bizonylat, ha a bizonylat a gazdasági esemény tartalmára vonatkozó adatot nem a valóságnak megfele-lően tartalmazza. A nem szabályszerű bizonylatok kezelése attól függ, hogy a rögzített adatok milyen viszonyban vannak a valós gazdasági eseménnyel. Ha a bizonylat színlelt ügyletet (történt valamilyen gazdasági esemény, de nem úgy, nem akkor, vagy nem olyan értékben, ahogyan azt a bizonylaton rögzítették) tartalmaz, akkor kísérletet kell tenni a tényleges (palástolt) ügylet felderítésére. Siker esetén a könyvelés köteles kiállí-tani egy – csak erre a célra használható – belső bizonylatot, és ezzel alátámasztva kell a valós gazdasági eseményt rögzíteni. Ha nem lehet a valós ügyletet minden kétséget ki-záróan felderíteni, vagy egyáltalán nem is történt gazdasági esemény, akkor fiktív az ügylet, és csak a miatta történt pénzmozgást szabad a számviteli nyilvántartásokba rög-zíteni.
A vállalatok értékeléséhez is, és a szabálykövető működés ellenőrzéséhez is több év adataira van szükség. A bizonylatok megőrzési idejének szabályozásával biztosítható az információk hozzáférhetősége. A költségvetés bevételeinek védelme érdekében az adó-zás rendjéről szóló törvény alapján az üzleti évről készített adóbevallás leadásától szá-mított öt évig kell minden bizonylatot megőrizni. A számviteli törvény
differenciáltab-54
ban szabályozza a bizonylatok, okmányok archiválását. A beszámoló letétbe helyezését követő nyolc évig kell megőrizni a főkönyvi elszámolást közvetlenül, vagy közvetetten alátámasztó bizonylatokat (alapbizonylatok), a főkönyvi számlákat, az analitikus részle-tező nyilvántartásokat. A letétbe helyezést követő tíz évig kötelező megőrizni az éves beszámolókat, az éves beszámolókat alátámasztó leltárakat, értékeléseket, a főkönyvi kivonatot, és minden olyan bizonylatot, melyre nem a nyolc éves élőírás vonatkozik. A bizonylatok elektronikus kezelésénél is ezek a határidők érvényesek. Az őrzési idő vé-géig biztosítani kell az információk késedelem nélküli, vizuálisan használható előállítá-sát, az adatok folyamatos leolvashatóságát, és az utólagos javítás kizárását. A követel-mények csak akkor teljesíthetők, ha a vállalkozás meg tudja oldani az adatok, progra-mok, a rendszerprogramok archiválását, és újbóli aktiválását.
55
Ellenőrző kérdések
1. Milyen szervezetek tartoznak a számviteli törvény hatálya alá?
2. Sorolja fel a PTK hatálya alá tartozó vállalkozási formákat.
3. Ismertesse a vállalkozások életciklusának szakaszait.
4. Ismertesse a személyegyesítő gazdasági társaságok jellemzőit.
5. Ismertesse a tőkeegyesítő gazdasági társaságok jellemzőit.
6. Melyek a vállalkozások alapításának jellemzői?
7. Mi a társaságok alapító okiratának szerepe a vállalkozások működésében?
8. Ismertesse az előtársasági időszakra vonatkozó fontosabb szabályokat.
9. Mi a társaságok legfőbb szervének szerepe a vállalkozások működésében?
10. Mi a felügyelő bizottság szerepe a vállalkozás működésében?
11. Milyen intézmények biztosítják a társaságok törvényes működését?
12. Melyek a társaságok megszűnésének legfontosabb formái?
13. A közkereseti társaságban a tagok milyen jellemző alapján gyakorolhatják tulajdono-si jogaikat?
14. Milyen szabályok vonatkoznak a közkereseti társaság alapítói vagyonára?
15. Mit jelent a korlátlan és egyetemleges felelősség?
16. Milyen okok következtében és hogyan szűnhet meg a közkereseti társaságban a ta-gok jogviszonya?
17. A betéti társaságban a tagok milyen jellemző alapján gyakorolhatják a tulajdonosi jo-gaikat?
18. Milyen szabályok vonatkoznak a betéti társaság alapítói vagyonára?
19. A betéti társaságnál a társaság képviseletére milyen szabályok vonatkoznak?
20. Milyen okok következtében és hogyan szűnhet meg a betéti társaság tagjának jogvi-szonya?
21. Kik lehetnek a korlátolt felelősségű társaság tagjai?
22. Mit kell kötelezően tartalmaznia a korlátolt felelősségű társaság alapító okiratának?
23. Milyen szabályok vonatkoznak a korlátolt felelősségű társaság alapítói vagyonára?
24. A korlátolt felelősségű társaságban a tagok milyen jellemző alapján gyakorolhatják a szavazati jogukat?
25. Melyek a korlátolt felelősségű társaságban a társaság és a tagok közötti vagyoni kap-csolat legfontosabb jellemzői?
26. Ismertesse a korlátolt felelősségű társaság szervezetének legfontosabb jellemzőit.
27. A korlátolt felelősségű társaságban milyen módon szűnhet meg a tagsági jogviszony?
28. Mi a részvénytársaságok két alapvető formája?
29. Mit kell tartalmaznia a részvénytársaság alapító okiratának?
30. A részvénytársaságnál az alapítói vagyonra milyen szabályok vonatkoznak?
56
31. Ismertesse a részvénytársaságok szervezetének legfontosabb jellemzőit.
32. Mit jelent a szövetkezetben a nyitott tagság elve?
33. Jellemezze szövetkezet és a szövetkezeti tag közti jogviszonyt.
34. Mit kell tudni a szövetkezet közösségi alapjáról?
35. Ismertesse a szövetkezet szervezeti felépítését.
36. Melyek a szövetkezeti tagság megszűnésének szabályai?
37. Melyek a számviteli törvény hatálya alá tartozó államháztartási szervek?
38. Melyek a számviteli törvény hatálya alá tartozó egyéb szervezetek?
39. A gazdaság mely szereplőire nem terjed ki a számviteli törvény hatálya?
40. Milyen, és melyik időszakra vonatkozó mutatókat kell használni a vállalkozások cso-portosításánál?
41. Milyen egyéb tényezőket kell figyelembe venni a vállalkozások besorolásánál?
42. Az éves beszámoló és formáinak tartalma.
43. Melyek a belső környezet elemei?
44. Ismertesse a tevékenység kihelyezés fontosabb okait.
45. Melyek a számviteli információs rendszer legfontosabb funkciói?
46. Ismertesse a vállalati értéklánc ciklusait, ezek jellemzőit.
47. Ismertesse a vezetői információs rendszer elemeit, jellemzőit.
48. Bizonylatok csoportosítása.
49. Külső bizonylatok legfontosabb jellemzői.
50. Értékesítést kísérő bizonylatok.
51. Számla fontosabb jellemzői.
52. Egyszerűsített adattartalmú számla fontosabb jellemzői.
53. Számlamódosítás módszerei.
54. Árbevétel elszámolásának módszerei.
55. Felvásárlási okmány jellemzői.
56. A bizonylatok csoportosítása az előállítás módja szerint.
57. Számviteli bizonylatok kezelésének szabályai.
58. Szigorú számadási kötelezettség szabályai.
59. A számviteli bizonylat általános alaki és tartalmi kellékei.
60. Hasonlítsa össze a szabályszerű és a nem szabályszerű bizonylatot.
61. A nem szabályszerű bizonylat kezelésének szabályai.
62. A bizonylatok megőrzésének szabályai.
57
Kulcsfogalmak 1. Alapvető érték
2. Általános forgalmi adó nélküli érték 3. Általános forgalmi adóval növelt érték 4. Befektetési érték
5. Bekerülési (bruttó) érték 6. Belső bizonylat
7. Belső érték 8. Belső környezet 9. Beszerzési érték 10. Betéti társaság 11. Bizonylat 12. Egyéni cég
13. Egyéni vállalkozás 14. Előállítási érték 15. Építőközösség 16. Építőközösség 17. Felszámolási érték 18. Gazdálkodó
19. Gazdasági információ 20. Ideiglenes részvény 21. Információ
22. Kisvállalkozás
23. Korlátolt felelősségű társaság
24. Könyv szerinti (nyilvántartási) érték 25. Középvállalkozás
26. Közkereseti társaság
27. Külföldi székhelyű vállalkozás magyarországi fióktelepe
28. Külföldi székhelyű vállalkozás magyarországi kereskedelmi képviselete 29. Külső bizonylat
30. Maradványérték 31. Méltányos érték 32. Mikrovállalkozás
33. Módosított könyv szerinti (nyilvántartási) érték 34. Nettó érték
35. Nyitott tagság elve 36. Piaci (üzleti) érték
58
37. Polgári jogi társaság
38. Pótlási (újrabeszerzési) érték 39. Pótlási (újraelőállítási) érték 40. Részvény
41. Részvénytársaság 42. Részvényutalvány 43. Saját részvény
44. Számviteli bizonylat 45. Személyegyesítő társaság 46. Szövetkezet
47. Tevékenység kihelyezés 48. Tőkeegyesítő társaság 49. Tőkeérték
50. Vállalati értéklánc 51. Vállalkozó
52. Valós érték
59