A számvitel és az információtechnológia viszonya

A számviteli tevékenység lényege információk gyűjtése, rendszerezése és feldolgozása a vállalkozás gazdasági tevékenységéről. Az információ elfogadott fogalma szerint bi-zonytalanságot megszüntető ismeret, melyet a döntéshozatal alátámasztására, kommuni-kációra és gazdasági folyamatok lebonyolítására, irányítására, vezérlésére lehet felhasz-nálni. A döntés pedig nem más, mint a vállalat környezetéből, korábbi működéséből származó információk alapján a működést biztosító, az erőforrásokat mozgásba hozó újabb információk létrehozása. A gazdasági szervezeten belüli koordinációs mechaniz-musok eredményességének is elengedhetetlen feltétele a gyakorlatilag folyamatos, ugyanakkor a szervezet céljainak és a konkrét tevékenységek jellegének megfelelően

43

rendezett, a reálfolyamatok alatt is folyamatosan működtetett információcsere. A szám-vitel szempontjából az információ általános meghatározását szűkíteni kell a gazdasági információra, azaz olyan, bizonytalanságot megszüntető ismeretre, mely az adott gazda-sági esemény jellemzőit tartalmazza a vállalkozás számára.

A vállalatok többségénél a számvitel egy nagyobb információs rendszer részeként mű-ködik, mely megszólíthat vezetőket, beosztottakat, a vállalat határain kívül található pia-ci szereplőket (címzett). Az informápia-ciós rendszerek elsősorban formalizált csatornákat használnak, melyek mellett, ezeket kiegészítve, vagy gátolva informális, nem szervezett csatornák is léteznek. A számvitel az első rendszerbe tartozik, de csak akkor tud hatéko-nyan működni, ha kialakításánál figyelembe veszik a másodlagos, kiegészítő csatornák hatását is.

Szervezetelméleti szempontból a számviteli információs rendszer funkciói három cso-portba sorolhatók. Először is a számviteli általános feladatának (megfigyelés, mérés, rendszerezett feljegyzés) teljesítése elképzelhetetlen a gazdasági események követése nélkül. A számviteli funkcióknak az értékteremtő folyamat minden ciklusához – input (kiadás), transzformáció, birtoklás (együtt belső ciklus), output (bevétel) – kapcsolódni-uk, igazodniuk kell. A kiadási ciklushoz a termékek, szolgáltatások, erőforrások feletti ellenőrzés megszerzése tartozik. Térideje az erőforrások beszerzésétől a fizetési kötele-zettségek teljesítéséig terjedő folyamatokat fogja át. Főbb elemei: rendelésfeladás, szállító, és rendelésnyilvántartás, erőforrások beérkeztetése, számlafogadás, kiegyenlítés, -elszámolás, -kifizetés, illetve a tőkebevonás, adósság és tartozások elismerésétől, a meg-fizetéséig terjed. A belső ciklus az erőforrások vállalaton belüli kezelését, tárolását, fel-használását, a humán erőforrás gazdálkodást fedi le. A ciklusra jellemzőek a pénzmoz-gás nélküli folyamatok. Az output ciklus tartalma a vállalat társadalmi küldetésének tel-jesítése. Ez erőforrások eladását, szolgáltatások nyújtását jelenti. Legfontosabb, a szám-vitelt is érintő elemei a rendelésfogadás és -nyilvántartás, erőforrás átadás, vevő-, általá-nosabban adós nyilvántartás. követelések behajtása kezelése. Másodszor a nem nyilvá-nos kommunikáció legfontosabb eleme az adatszolgáltatás a vezetői döntésekhez. A ve-zetői döntések egyrészt az operatív gazdasági tevékenység irányításáról, másrészt a vál-lalkozás stratégiájáról szólnak. Mindkettő akkor lehet sikeres, ha figyelembe veszi a cég múltja által is meghatározott adottságait, erősségeit, gyengeségeit, a mikroökonómia fo-galomrendszerében az elveszett, elsüllyedt költségeket. A legtöbb adatot ezekről a cso-mópontokról szintén a számviteli rendszer gyűjti. Harmadszor, de nem utolsó sorban a számvitel fontos szervezetelméleti kapcsolódási pontja a nyilvános kommunikáció. Ide tartozik a pénzügyi beszámolók, kimutatások, jelentések készítése, közzététele a gazda-sági folyamatokról. A számviteli információs rendszer a tranzakciók, események

köve-44

tésén kívül többféle, rendszeres, vagy eseti feldolgozást is végez, a vállalat tulajdonosai, menedzsmentje, és a piaci szereplők részére.

Az információszolgáltatással szembeni követelmények teljesítése érdekében az 1950-es években a számvitel, a tervezés és az érdekeltségi rendszerek egyes területeiből új funk-ció, a kontrolling alakult ki. Funkciója: folyamatos részvétel a menedzsment döntési mechanizmusaiban, az információk célzott csoportosításával, feldolgozásával. Kapcso-lata a számvitellel nagyon szoros, hiszen a vállalkozások vagyoni, pénzügyi és jövedel-mi helyzetének felméréséhez szükséges adatbázis kezelése továbbra is elsősorban a számvitel feladata. Természetesen ez azt is jelenti, hogy a számvitel szervezésénél a kontrolling igényeit is figyelembe kell venni.

A számviteli információs rendszer funkcióiból is következik, hogy jellemzőit csak ak-kor lehet megismerni, ha tágabb összefüggésbe, a teljes vezetői információs rendszerbe helyezzük:

Forrás: Chikán Attila (2003)

1. ábra

Vezetői információs rendszer szerkezete

A vezetői információs rendszerek is folyamatosan változnak, fejlődnek, melyet az előző évszázad közepétől két összetevő határoz meg. Egyik a számítástechnika (hardver-, és szoftverkörnyezet, az on-line hálózatok, az inter- és intranet) folyamatos innovációja.

Másik a döntésekkel kapcsolatos multidiszciplináris kutatások (pszichológia, szocioló-gia, matematika, stb.) következtében kialakított összetettebb, több nézőpontot hasznosí-tó rendszerek megjelenése. Az elektronikus adatfeldolgozó (EAF) rendszerek a vállalat gazdálkodási műveleteiből származó adatokat fogadják, tárolják és egyszerű összesíté-sekkel előkészítik a további feldolgozásra. Szerepük a végrehajtási szinten folyó tranz-akciók követésére koncentrálódik, ugyanakkor a magasabb szintű rendszerek csak erre épülve tudnak működni. Az EAF rendszerek fejlődésében döntő szerepet játszott az új adatbázis-koncepció kialakulása: az adatok rögzítését, tárolását függetleníteni kellett a felhasználó programoktól, jelentősen egyszerűsítve az adatelérést, és lehetővé téve az adatbázis használatát egyszerre több felhasználó számára. A vállalatirányítási

informá-45

ciós rendszer (VIR) olyan integrált ember-gép rendszer, amely a vállalkozási tevékeny-ségeket, és a vezetést látja el adatokkal, beszámolókkal, összefoglalókkal, és a rendszer-be épített elemzési és döntési modellekkel. A funkcionális vezetők rutinszerű (pl. terme-lésprogramozás, termékszerkezet optimalizálás) döntéseinek előkészítésére alkalmas, de alacsony hatékonysággal használható a rosszul strukturált döntési helyzetekben. Az utóbbiak megoldását a döntéstámogató rendszerek (DTR) segítik, a döntéshozó rákény-szerítésével problémáinak, céljainak döntési szempontjainak megfogalmazására, struk-turálására. Vannak közös területei az EAF-al és a VIR-el is, de több ezek egyszerű egyesítésénél, mert kiegészül egy, a döntések támogatására alkalmas modelleket is tar-talmazó, valamint egy dialóguskezelő részrendszerrel. Az utóbbi feladata: interaktív kapcsolat létrehozása és működtetése a döntéshozók, illetve az adat- és modellbázis kö-zött. A DTR-ek továbbfejlesztésével alakultak ki a szakértői rendszerek (SZR), amelyek a logikai érvelés módszertanát alkalmazzák az emberi tudást és tapasztalatot igénylő sa-játos feladatok megoldására. Fontos sasa-játosságuk a tanulóképesség. A felhasználó ta-pasztalatait felhasználva a rendszer javítására alkalmas következtetéseket vonnak le.

Például az ismétlődő, egymással összehasonlítható döntések kimeneti információinak statisztikai feldolgozásával reálisabbá, használhatóbbá alakíthatják a DTR-t. A döntéstá-mogató rendszerek sajátos csoportját alkotják a felső vezetést tádöntéstá-mogató rendszerek (FVTR). A felső vezetők speciális igényeit kielégítő információkkal, egyedi technológi-ával, és felhasználóbarát elemzési eszközökkel jellemezhetők. Létükre, használatukra lehet következtetni, ha az időszaki jelentésekben fellelhetők a vállalkozás pénzügyi helyzetét összefoglaló táblázatok, a beavatkozások szükségességét jelző feladatok felso-rolás, a veszélyhelyzetet jelző kritikus értékek, a cég legaktuálisabb problémáinak rend-szerezett bemutatása, az értéklánc elemzése, a felelősökhöz, szervezeti egységekhez kö-tött főbb vállalati teljesítménymutatók, a piaci pozíció megítélésére alkalmas informáci-ók.