A vállalati tervezés, tervek csoportosítása

A vállalati tervezést mint folyamatot és a vállalati terveket, mint dokumentumokat azonos csoportosító ismérvek alapján lehet rendszerezni.

Ezért a csoportosítás bemutatása során a tervezés kifejezést fogom használni, amely a tervek csoportosítását is magában foglalja.

A csoportosítás kiindulásaként tisztázni kell azt az alapvető kérdést, hogy a tervkészítésnek milyen céljai lehetnek. Természetesen sokféle célból, megfontolásból készülhetnek tervek, de itt az alapkérdés a vállalati működés egyes fázisaihoz kapcsolódik. Ennek megfelelően a terv előkészítő jelleggel készülhet a vállalkozás létrehozása (alapítása) előtt a vállalkozás működésével kapcsolatos előzetes kalkulációs céllal, a folyamatos működés során számtalan célból és megszűnés esetén is például a hitelezői követelések kiegyenlítését biztosító vagyoni fedezet megtervezésére. A továbbiakban a tervezés fajtáinak rendszerezése a folyamatosan működő vállalkozások tervalkotási folyamatára irányul.

77

A vállalati tervezés és a tervek többféle szempont alapján csoportosíthatók.

A csoportosítás fontosabb ismérvei az alábbiak:

 a tervezés írásba foglaltsága

 a tervezés jellege

 a tervezés időhorizontja

 a tervezett változtatás mértéke

 a tervezés tárgya

 a tervezésben résztvevők bevonása (Nábrádi – Pupos (szerk.) 2010;

Kresalek, 2003; Horváth, 2009).

A tervezés írásba foglaltsága alapján megkülönböztethető az informális és a formális tervezés. Az informális tervezés során a terv kizárólag a vezető gondolatában jelenik meg, nem foglalják írásba és nem működik kialakított, szabályozott tervezési rendszer. Az informális tervezés több veszélyt is rejt magában, például minél bonyolultabb és változékonyabb környezetben működik a szervezet, annál alaposabb és összetettebb tervezési feladatot jelent a tervezés, a másik fő kockázatot a vállalat komplexitása jelentheti, hiszen minél komplexebb szervezeti struktúrával, minél nagyobb mérettel rendelkezik a társaság és minél sokrétűbb tevékenységet végez a vállalkozás, annál inkább követhetetlenek a folyamatok kizárólag fejben. A formális tervezés során a tervezési folyamat lépéseit írásban is szabályozzák a feladatok – felelősök - határidők pontos körülhatárolása mellett.

A tervezés jellege szerint a metatervezést és a tényleges tervezést különíti el egymástól a szakirodalom. A metatervezés során a tervezési munka folyamatának meghatározása, a tervezési munka előkészítése, szervezési kérdéseinek kialakítása történik. A metatervezés konkrét megnyilvánulási formái a tervezési naptár és a tervezési kézikönyv. A tényleges tervezés a konkrét megvalósuló tervezési folyamatot jelenti.

78

A tervezés időhorizontja az egyik leggyakrabban alkalmazott csoportosítási ismérv.

A tervezés idődimenziója alatt a terv által felölelt időszakot értjük. Ennek megfelelően megkülönböztethető rövid, közép és hosszú távú tervezés. A tervezéssel foglalkozó szakirodalmak a rövidtávra történő tervezést operatív tervezésnek, a hosszabb időtávot felölelő terveket stratégiai terveknek, illetve tervezésnek nevezik. A középtávú tervezés azonosítható az üzleti tervezés illetve taktikai tervezés fogalmával.

Az operatív, középtávú és stratégiai tervdokumentum által felölelt időszakok értelmezése nem egyöntetű³³. Faragó tervre vonatkozó időhorizontjai a hosszú távú tervek esetén 8-15 évre, a középtáv esetén 3-7 évre és a rövid távú tervek vonatkozásában pár hónap és 3 év közötti időszakra esnek (Faragó, 1997a). Kresalek csoportosításában a rövid távú tervezés maximum egy év vagy rövidebb időszakot ölel fel, a középtávú tervezés 2-4 éves időszakot érint és az 5 év vagy annál hosszabb idődimenziót felölelő tervek számítanak hosszú távú terveknek (Kresalek, 2003). A szakirodalommal egyetértve véleményem szerint nem létezik általános „szabály” a tervek időhorizontjának kijelölésére, a tervek időhorizontját érintő tervezéskor célszerű abból az alapelvből kiindulni, hogy mindig a hosszú távú tervek jelentik a közép és rövid távú tervek kiindulópontját, ezért a hosszú távú tervek időhorizontjához igazítva kell kialakítani a közép és rövid távú tervek által felölelt időszakot, ezáltal biztosítva a tervek közötti konzisztenciát. Tekintettel az alapelvre a hosszú távú tervek időtávja számít meghatározónak. A tervek által lefedett időszak hosszát befolyásolja a tervet megrendelő igénye (például az állam, a tulajdonos, leendő befektető igényei stb), a tervkészítés célja, a tervezés

33 A korábbi szocialista országokban a tervutasításon alapuló gazdasági rendszerben a hároméves és az ötéves tervezési periódus volt a jellemző, a vállalati stratégiai tervek is ezekhez a tervezési periódusokhoz igazodtak.

79

tárgya, az érintett szervezet tevékenységének illetve ágazatának sajátosságai.

Az önkormányzatok esetében ki kell emelni mint a tervezési időszakot meghatározó és befolyásoló tényező a kormányzati ciklusidő terjedelmét, az európai uniós támogatási periódusok hosszát és a költségvetés tervezési idődimenziót.

Csath álláspontja szerint a stratégiai tervezés időhorizontját leginkább a vállalkozás jövőképe és a fő célok elérésének időigényéhez célszerű igazítani és az időhorizontot nem korlátozhatja a környezeti változások előre jelezhetősége. A szerző kiemeli továbbá, hogy a stratégiai időtáv meghatározása sok tényező függvénye, ilyen tényezőnek számít például a termék életgörbe, a technológiai megújulási ciklus, az iparági jellemzők stb.

(Csath, 2004).

A tervezett változtatás mértéke alapján különbséget kell tenni stratégiai, akció (taktikai) és operatív tervezés között. A tervezés egyes fokozatai hierarchikusan épülnek egymásra, a tervezési hierarchia csúcsán a stratégiai tervezés helyezkedik el. A stratégiai tervezés során a vállalkozás hosszabb időszakra tervezi meg a vállalkozás egészét érintő változásokat. A stratégiai tervekben alapvető jelentőségűek a célok, a külső környezet és a belső adottságok elemzése, a következő lépcsőben a taktikai (akció) tervezés során a hosszú távú célokat megvalósító akciók, programok átfogó kidolgozása történik és a célokat megvalósító konkrét intézkedések részletes kidolgozása valósul meg az operatív tervezés során.

A tervezés tárgya szerint megkülönböztethető a funkcionális és a projekttervezés. Funkcionális tervezés során a szervezet egyes funkcionális területeire, illetve résztevékenységeire irányul a tervezés. A funkcionális tervezés a mindennapi működéssel párhuzamosan jelentkező, rendszeresen ismétlődő feladatként jelentkezik.

80

A projekttervezés nem a mindennapi működésbe illetve tervezési munkába ágyazott folyamatos munkát jelent, hanem egy konkrét, egyedi és eseti feladat (projekt) meghatározott időszakra vonatkozó tervezési feladatát jelenti, ilyen például egy beruházási, fejlesztési projektterv.

A tervezés a szereplők tervezési folyamatba történő bevonása, a tervezési utak alapján:

 top-down (felülről lefelé haladó)

 bottom-up (alulról felfelé haladó)

 ellenáramú tervezés formájában valósulhat meg.

A top-down tervezést nevezik retrográd tervezésnek is, ami azt jelenti, hogy a szervezet felsőbb szintjéről indul ki a tervezés és halad az egyre alacsonyabb szervezeti szintek felé.

A bottom-up tervkészítés során az alacsonyabb szinteken elkészült tervek jelentik a kiindulási alapot és azok összegzéséből alakul ki a felsőbb szintű, aggregált terv, ezt a tervezési formát progresszív tervezésnek is nevezik. A top-down tervezés előnye az, hogy egyszerűen, gyorsan elkészíthető a terv és jobban érvényesíthetőek a vállalati átfogó célok, hátránya, hogy az alacsonyabb szinten érintettek tervezésben történő részvétele hiányában kisebb a motiváció a terv sikeres végrehajtásában, így ez a tervkészítési folyamat nem tekinthető demokratikusnak. A bottom-up tervezésnél a szervezeti hierarchia alacsonyabb szintjeinek érdekei jobban érvényesülnek és az érintett szakterület gyakorlati ismeretei, tapasztalatai is jobban beépülnek a készülő tervbe. Az alacsonyabb szint aktív részvétele biztosítja a motivációt a terv eredményes végrehajtásához. Hátrányként az előző módszer előnye jelentkezik, vagyis ebben az esetben a tervkészítés jelentősen több időt vesz igénybe és a vállalati célok érvényesítése is nehézkesebben építhető be a tervbe. Az ellenáramú tervezés az előző két módszer előnyeit és hátrányait ötvözi. „A legjobb módszernek a top-down indítású ellenáramú eljárást tartják” (Horváth, 2009.156.o.).

81