A lecke célja a programokkal és projektekkel kapcsolatos általános fogalmak bemutatása, a programok és projektek fajtáinak ismertetése, az energiahatékonysági programok típusainak és főbb jellemzőinek összefoglalása, továbbá a program- és projektmenedzsment fogalmának tárgyalása.
1.1. A program, a projekt és a pályázat fogalma
A köznyelvben, számos esetben a program és a projekt fogalmát szinonimaként használják, amely zavarokat okozhat a kommunikációban. Hasonlóképpen gyakori, hogy a projekt és a pályázat fogalma között nem tesznek különbséget. Mivel eltérő fogalmakról van szó, és a tananyag későbbi részeiben is számos területen különböznek a programra, a projektre és a pályázatra vonatkozó ismeretek, megkülönböztetésük alapvető fontosságú. Ennek megfelelően e fogalmak az alábbiak szerint értelmezhetők.
Program
A görög eredetű program szó elsősorban tervet, tervezetet, műsort jelent, a műszaki-gazdasági tevékenységek között jelentése azonban ettől eltérő. Egy adott szervezet (pl. állam, önkormányzat, Európai Közösség stb.) által egy általános célkitűzésen belül (pl. az energiahatékonyság javítása egy adott településen), jól körülhatárolt módon meghatározott célrendszerhez tartozó eszközrendszer biztosítása (pl.: „X” város önkormányzata vissza nem térítendő támogatást nyújt a távfűtött rendszerbe kapcsolt lakóépületekben a fogyasztóoldali hőellátó rendszer korszerűsítéséhez, meghatározott feltételekkel). A program lebonyolítása projektek megvalósításával történik, tehát a program projektek jól meghatározott csoportját foglalja magába. A gyakorlatban a programok alatt többnyire támogatási programokat értenek, de léteznek olyan programok is, amelyekhez támogatás nem kapcsolódik. A leggyakrabban az Európai Unió által kezdeményezett programokkal, vagy a hazai országos programokkal (pl. nemzeti fejlesztési tervhez kapcsolódó operatív program) lehet találkozni.
Projekt
Az angol „project” kifejezés latin eredetű (projectum), amely valaminek az előre vetítését jelenti. A gyakorlatban a projekt előre megtervezett, határozott célokkal rendelkező tevékenységet jelent, amelynek lebonyolítási feltételrendszerét a tervekben rögzítik. Jellemzője, hogy egyszeri tevékenység, amelynek határozott kezdési és befejezési időpontja van, egyedi, tehát a projekt során létrejövő termék, szolgáltatás eltér a szokásostól (nem egy gyártási folyamat periodikus ismételgetése), valamint hogy végrehajtás előre megtervezett lépésekben, fázisokban, munkacsomagok keretében történik, egy erre a célra létrejött projekt munkacsoport részvételével. A projektek általában (de nem kizárólagosan) valamely program keretében megvalósítandó egyedi célkitűzést szolgálják (pl.: az említett önkormányzati energiahatékonyság-növelési program keretében egy adott épületben megvalósuló beruházási projekt).
Projektnek tekintjük mindazokat a tevékenységsorozatokat, amelyek az alábbi követelmények mindegyikének
• előre kitűzött célok megvalósítását és pontosan rögzített minőségi elvárásoknak megfelelő eredmények létrehozását irányozzák elő,
• pontosan megtervezett emberi, anyagi és egyéb erőforrások felhasználásával, előre meghatározott időkorlátok között valósulnak meg,
• a célnak megfelelő szervezeti formában, a projektrendszerben történő munkavégzés szereplőinek hatóköreit, egymáshoz való viszonyulását, a projektmunka szabályait, mechanizmusait meghatározó és tiszteletben tartó projektszervezet keretében működnek.
Pályázat
A program és projekt fogalma mellett meg kell említeni a pályázat fogalmát is, mivel gyakori hiba, hogy nem tesznek különbséget projekt és pályázat között, pedig a két fogalom nem ugyanazt jelenti. A fogalmi zavar abból adódik, hogy nem létezik pályázat projekt nélkül, azaz bármilyen pályázat alapja egy projekt. Ezzel szemben számos olyan projekt jön létre és valósul meg, amelyekhez nem kapcsolódik pályázat.
A pályázat a projektterv alapján összeállított kérelem, amelyet azért készítenek, hogy a projekt megvalósításához egy pályázati konstrukció (amelynek alapja általában egy program) keretében pénzügyi támogatást szerezzenek. A nemzetközi gyakorlatban az angol „project proposal” kifejezés a pályázati projektek esetében a projekt javaslatot jelenti, vagyis azt a projektet írja le, amelyet a pályázati támogatás segítségével kívánnak megvalósítani.
A helytelen szóhasználaton túl a fogalmi zavar negatívan befolyásolja a projekttervezés és a pályázatírás közötti viszony értelmezését is. Ideális esetben a projekttervezés megelőzi a pályázatírást, a gyakorlatban azonban a két folyamat sok esetben egyidejűleg, párhuzamosan történik. Ez többnyire azzal jár, hogy a projekttervezés során nem a teljes projekt, hanem csak a pályázat követelményeire koncentrálnak, amelynek eredményeként a projekt előkészítése nem lesz megfelelő szintű. A projekttervezés és a pályázatírás logikai sorrendje nem sérülhet, tehát a pályázatírás csak a projektterv körvonalazódása után kezdődhet el.
A projekttel és a pályázattal kapcsolatos tevékenységek is teljes mértékben különböznek: projektet tervezik, ütemezik, megvalósítják, menedzselik, megindítják, lezárják, értékelik, utóellenőrzik stb. A pályázatot kiírják, megírják, összeállítják, benyújtják, elbírálják, elutasítják, befogadják, támogatják stb.
1.2. A projektek típusai és jellemzői
A projektek típus szerinti besorolása alapvetően elméleti jelentőségű, a gyakorlatban a elsősorban azért van jelentősége, mert egy-egy projekt tapasztalatai, jó gyakorlatai, a felhalmozott szakértői háttér és tudástár hatékonyabban adaptálható hasonló típusú projektek esetében. A projektek típusok szerinti besorolását számos szempont szerint lehet végezni, ennek néhány lehetséges módja az alábbi:
• A projekt tartalmi besorolása alapján (gazdasági ágazat vagy témakör szerint): oktatási, képzési, foglalkoztatási, infrastrukturális, termékfejlesztési, gazdaságfejlesztési, turisztikai, mezőgazdasági, vidékfejlesztési, kulturális, kutatás-fejlesztési stb. projektek.
• Területi illetékesség szerint lehetnek vállalati, települési, kistérségi, megyei, regionális, régiók közötti, nemzeti, nemzetközi stb. projektek.
• A stratégiai célokhoz való illeszkedés szerint a szervezet, intézmény, vállalat, hálózat hosszú távú elképzelésének meghatározó irányvonalait követő, vagy egy adott program célkitűzéseihez illeszkedő stb.
• Beruházási, ún. „hard” típusú, illetve tartalmi fejlesztéseket célzó, ún. „szoft” típusú projektek, amely két fő kategória projektjei sok szempontból eltérnek egymástól, pl. a tervezés, a megvalósítás, a projektirányítás, az értékelés tekintetében.
Egy adott szervezet, intézmény vagy hálózat életében több projekt megvalósítása is futhat egy időben, egymással szorosabb vagy lazább kapcsolatban, jó esetben azonos stratégiai keretben, összefüggő, egymásra épülő vagy egymást kiegészítő célok megvalósítása érdekében. A gyakorlatban a projektek típusok szerinti besorolásának elsősorban azért van jelentősége, mert egy-egy projekt tapasztalatai, jó gyakorlatai, a felhalmozott szakértői bázis és tudástár hatékonyabban adaptálható azonos vagy hasonló típusú projektek esetében.
1.3. Az energiahatékonysági programok típusai és jellemzői
Az energiahatékonyság-növelési programok a közvetlen céljaik alapján csoportosíthatók. A leggyakrabban előforduló programok a következő öt csoportba sorolhatók:
• pénzügyi támogatási programok,
• piacátalakítási programok,
• tudatosságnövelési és információs programok,
• tanácsadó és auditprogramok,
• kapacitásnövelő programok.
E csoportok fő jellemzői a következők.
Pénzügyi támogatási programok
E programok keretében az energiafogyasztók energiahatékonysági beruházásaikhoz vissza nem térítendő pénzügyi támogatást, kedvezményes kamatozású kölcsönt, kamattámogatást, árengedményt vagy egyéb pénzügyi mechanizmus keretében valamilyen kedvezményt kapnak. A program célja, hogy az energiatakarékos technológiák alkalmazásával történő beruházások megvalósításával közvetlenül energiamegtakarításokat érjenek el.
Piacátalakítási programok
A program célja az új energiatakarékos termékek, technológiák és eljárások bevezetése a piacra illetve a pici részesedésük növelése. Az általános cél tehát hosszú távú piaci szerkezet-átalakítás elérése az energiatakarékosság szempontjainak megfelelően. Számos olyan energiatakarékossági program felfogható piaci átalakítási programként is, amelyek ugyan a közvetlen energiamegtakarítások elérését tűzik ki az energiatakarékos technológiák és termékek alkalmazásával, azonban hosszú távon a piac átalakulására is hatással vannak. Hasonlóképpen az eredményes tudatformálási és kapacitásépítési programoknak is van a piac átalakulására hatásuk.
Tudatosságnövelési és információs programok
Ezek a programok az energiahatékonysággal összefüggő attitűd megváltoztatására, az energiatudatos fogyasztói magatartás kialakítására összpontosítanak, és információt szolgáltatnak az energiafogyasztók meghatározott célcsoportja számára az energiamegtakarítási lehetőségekről. A programok egyidejűleg több energiatakarékos termék piaci forgalmának növekedését segítik. A programok lehetnek országos, regionális, települési szintűek, és ezen belül egy-egy meghatározott fogyasztói csoport számára kialakítva. A program tervezésekor a célcsoport gondos megválasztásának, és a tervezett eredmények meghatározásának meg kell történnie.
Tanácsadó és auditprogramok
A tanácsadó és auditprogramok alapvetően abban különböznek az előző pontban tárgyalt tudatosságnövelési és információs programoktól, hogy itt nem a teljes célcsoport számára adnak általános információt, hanem a tanácsadás testre szabottan történik az adott fogyasztói helyen, az ott meglévő specifikus körülményeknek megfelelően. Ebben az esetben tehát nem általános információszolgáltatást, hanem a program keretében kiválasztott energiafogyasztók (intézmények, vállalkozások, háztartások stb.) részére közvetlen és azonnali energiamegtakarítást lehetővé tevő gyakorlati tanácsadást végeznek.
Kapacitásnövelő programok
A kapacitásnövelő programok a kiválasztott célcsoport tagjait az energiahatékonysággal összefüggő képességek, tudás átadásával illetve kialakításával segítik. A programok támogatják a végső felhasználókat (pl. ipari cégek, intézmények stb.) valamint az energiatakarékossági terveket megvalósító önkormányzatokat annak érdekében, hogy saját maguk legyenek képesek javítani energiahatékonyságukat. E programok keretében általában oktatás, tréning, tapasztalatcsere, coaching, a legjobb gyakorlatok terjesztése stb. folyik.
A vonatkozó szakirodalomban a programmenedzsment és projektmenedzsment fogalmával, folyamataival, funkcióival és területeivel kapcsolatban számos meghatározás található. A projektmenedzsment legelfogadottabb meghatározásai közül kiemelhetjük a PRINCE2 projektmenedzsment módszertanának értelmezését, mely szerint „A projektmenedzsment a projekt valamennyi szempont szerinti megtervezése, követése és ellenőrzése, és mindazok motiválása, akik részt vesznek a projekt céljainak az előre meghatározott időben, költségkereteken belül és megfelelő minőségben történő megvalósításában”.
A projektmenedzsment tehát a projektfeladatok elvégzésére létrehozott projektszervezet megszervezésével és irányításával kapcsolatos folyamatok összességét jelenti, ugyanakkor a projekttevékenységek irányításához, koordinálásához, dokumentálásához, ellenőrzéséhez és értékeléséhez szükséges eszközök és technikák összességét is.
A projektmenedzsment kifejezést a projektet irányító csapat – a projektmenedzsment csapat – megnevezésére is szokták használni.
Az elmúlt évtizedek során számos projektmenedzsment modell került kidolgozásra, amelyek egytől-egyig a projekt különböző szakaszaihoz mérten, és az előkészítés-tervezés-megvalósítás-értékelés folyamata köré építették fel a projektirányításról szóló elképzeléseiket.
A programmenedzsment a program keretében indított projektek koordinációját jelenti. Hasonlóan a projektmenedzsmenthez, a programmenedzsment megvalósításához is alapvetően szükséges egy arra alkalmas szervezet létrehozása, és az ehhez kapcsolódó hatáskörök és felelősségi körök kiosztása. A programmenedzsment feladata a teljes program koordinálása, a program projektjeinek összehangolása, és a kapcsolódó másik programokkal való együttműködés létrehozása. A programmenedzsment keretében valósul meg a folyamatok szabályozása, azok összehangolt működésének biztosításával, valamint folyamatos változásmenedzsment és kockázatkezelés bevezetésével, a programtervet megvalósító projektek költség- és erőforrás-felhasználásának, a kívánt minőség elérésének, valamint a határidők betartásának összesített ellenőrzése.