Költségtervezés

A projekt költségei a projekttevékenységek elvégzése során történő erőforrás felhasználások, tehát a munkaerő és az anyagi erőforrás ráfordítások pénzben kifejezett értékét jelentik. A projektek költségvetésének tervezése tehát csak a tevékenységek és az erőforrások részletes tervezése után történhet, mivel ezek hiányában költségterv nem készíthető.

A költségek tervezéséhez a következőkre van szükség:

• részletes tevékenységi tervre és ütemtervre (időterv), ami ahhoz kell, hogy lássuk, melyik költség mikor merül fel,

• pontos erőforrás tervre, melyből kiderül, hogy az egyes tevékenység megvalósításához milyen erőforrásokra van szükség, mivel ezek pénzben kifejezett értéke adja meg a költségeket, és ebből áll össze a költségvetés.

A költségtervezés a projekt pénzügyi vezetőjének feladata, amelyet a projekt vezetőjével szorosan együttműködve végez.

előkészítése A jó projekt költségvetés legfontosabb alapelvei a következők:

• Költségtételek indokoltsága: a költségvetés csak olyan tételeket tartalmaz, amelyek feltétlenül szükségesek a projekt megvalósításához.

• Költségszerkezet: a költségvetés a projektet megvalósító szervezetnél elfogadott szerkezetben tartalmazza a költségeket. Pályázati forrásból finanszírozott projektek estében a pályázat kiírója meghatározhatja a költségszerkezetet.

• Finanszírozási forrásszerkezet: a költségterv tartalmazza a finanszírozáshoz szükséges források szerkezetét, és időbeli rendelkezésre állásának tervét is (cash flow)

• Források és költségek összhangja, egyenlősége: A rendelkezésre álló források elegendőek legyenek a projekt költségeinek finanszírozására.

• Források rendelkezésre állásával kapcsolatos kockázatok: kockázatelemzés elvégzése annak vizsgálatára, hogy a források rendelkezésre állása mennyiben biztosított, vannak-e előre látható kockázatok, és ezeket hogyan lehet kezelni, a projekt biztonságának szem előtt tartásával.

• Érzékenység vizsgálat: az elemzés célja, hogy egyes, a költségeket befolyásoló tényezőknek a tervben figyelembe vett értékektől való jelentősebb eltérése (pl. devizaárfolyam jelentősebb mozgása) milyen mértékben veszélyezteti a projekt megvalósítását, és ezek a hatások hogyan kezelhetők a projekt időszakban.

A költségvetés felépítése, részei

Alapvetően minden költségvetés, és így a projektek költségvetése is két oldalból, bevételi és kiadási oldalból áll.

A projektek jellegzetessége, hogy a bevételi és a kiadási oldal közötti különbség nulla, tehát a projekt költségvetésében a kiadás értéke és a bevétel értéke egyenlő.

A projekt költségvetés elemei általában a következők:

• Közvetlen (direkt) költségek: azok a költségek, amelyek a projekt tevékenységeinek megvalósításához közvetlen módon kötődnek.

• Közvetett (általános) költségek: azok az általános működési költségek, amelyek nem kapcsolódnak közvetlenül a projekttevékenységekhez, de azt közvetve segítik, tehát e költségek felmerülése nélkül a projekt nem lenne megvalósítható (ebbe a kategóriába tartoznak a rezsiköltségek és esetenként az adminisztratív személyzet bérköltségei is).

Pályázati támogatással megvalósuló projektek esetében a következő költségvetési kategóriákkal is számolni kell:

• A projekt elszámolható költségei: a közvetett és közvetlen költségek együttese, amely csak a pályázati program keretében elszámolható költségeket tartalmazza.

• A pályázatban nem elszámolható költségek: minden olyan költség, amely a projekttel kapcsolatban felmerül, de nem szerepel az elszámolható költségek listáján, szerepel a nem elszámolható költségek listáján, vagy nem felel meg a költségekre vonatkozó támogatási feltételek valamelyikének.

• Igényelt támogatás: az elszámolható költségek azon része (az elszámolható költségek egy bizonyos százaléka), amelyet a támogatótól igénylünk a projekt finanszírozására.

• Saját hozzájárulás (önrész): az az összeg, amellyel a projektet megvalósító szervezetnek hozzá kell járulnia saját projekt költségvetésének teljes elszámolható költségéhez.

• A projekt teljes értéke: a projekt elszámolható és nem elszámolható költségeinek összértéke.

A pályázati projektek költségvetési kategóriáinak rendszerét az alábbi ábra szemlélteti:

előkészítése

2.1.5.1. ábra

Az önrésznek nevezett saját hozzájárulás minden körülmények között az elszámolható költségek része, tehát az el nem számolható költségek az önrészen felüli többletköltséget jelentenek a projekt megvalósítójánál. Pályázati támogatású projekt költségvetésének tervezése esetén lényeges információ a költségtervezéshez, hogy a pályázati kiírásokban általában megszabják a projekt elszámolható értékének, illetve az adható támogatás értékének és/vagy arányának az alsó és felső határértékét. Ezek az értékek sem lefelé, sem felfelé nem léphetők túl, ellenkező esetben a projekt nem jut támogatáshoz.

A projekt költségvetés készítésének néhány fontosabb szempontja

A projektek költségvetése táblázatos formában számítógéppel (táblázatkezelő szoftver alkalmazásával) készül, olyan szerkezetben, amelyik alkalmas a költségtervezéssel kapcsolatos különféle számítások elvégzésére. A projekt megvalósítást megelőző költségtervezés és a projekt közbeni és a lezárást követő költségelszámolás szerkezete célszerűen azonos, mivel csak ebben az esetben lehet minden kétséget kizáróan elvégezni a tényleges és a tervezett költségek összevetését. A projekt költségtervet minden esetben ki kell egészíteni a pénzáramlási tervvel (cash flow) is, hogy a projekt folyamatos finanszírozása biztosítva legyen. Ha a projektköltségvetés pályázati projekthez készül, a költségvetés szerkezetét a pályázati kiírás általában meghatározza, leggyakrabban tevékenységek szerinti és/vagy költségkategóriák szerinti bontásban, melyet összesítő táblázat és pénzáramlási terv is kiegészít. Hosszabb projektek esetében a költségtervnek az egyes projekt szakaszokra külön-külön el kell készülnie.

A tartalmi szempontból megfelelő költségvetésnek tartalmaznia kell a következő adatokat:

• elvégzendő tevékenységek: a Gantt-diagramban és a többi projektdokumentumban használt egységes megnevezés szerint,

• költségtípus (költségkategória): amennyiben a besorolást erre vonatkozó jogszabály vagy bármilyen más dokumentum szabályozza (pl. pályázati útmutató), kizárólag az abban megnevezett kategóriák szerint,

• költségtétel megnevezése: konkrét, számszerűsíthető költség, amelynek esetében az egységár és a költségjellemző megadható,

• költségjellemző: az a mértékegység, amelyhez az illető költség egységára hozzárendelhető, tehát darab, köbméter, négyzetméter, munkaóra stb.

• egységár: az „erőforrás” egységnyi értékére vonatkozó ár (Ft/darab, Ft/munkaóra stb.)

• darabszám: azt jelöli, hogy az adott erőforrásra (eszközre, szolgáltatásra, munkára stb.) mekkora mennyiségben (hány mértékegységnyire) van szükségünk,

• összeérték: egységár * darabszám,

előkészítése

• partnerszervezet: ha a projekt partneri együttműködés keretében valósul meg, és a partnerek is részesülhetnek pénzügyi támogatásban, akkor a költségtervezés szakaszában valamennyi partnernek egyedi, valamint egymással és a projekt egészével összehangolt költségvetést kell készítenie.

Költségbecslés

A költségek terv és tény adatai természetes módon többé vagy kevésbé eltérőek, hiszen a tervezés szakaszában soha nem áll rendelkezésre olyan részletes és pontos információ, amely lehetővé teszi a „hajszálpontos”

tervadatok meghatározását. A projekttervezés és a megvalósítás közötti időszakban számos tényező megváltozhat, ezért a projekt során felmerülő költségeket csak megbecsülni tudjuk, de pontosan kiszámolni általában nem lehet. Nem mindegy azonban, hogy a költségbecsléshez milyen módszert használunk.

Az elérhető legnagyobb biztonsággal a projekt tevékenységterve, és az ennek alapján összeállított erőforrásterv alapján lehet a költségvetést kialakítani. E módszer a lentről felfelé történő részletes számítás és egyes tételek esetén becslés alkalmazásával kielégítő pontosságot eredményez, amely a projekt tevékenységeiből és a szükséges erőforrásokból indul ki, azok költségigényét felmérve a lehető legpontosabban. A megbízható költségszámítás feltétele a piaci árak ismerete és az egyes alvállalkozói szolgáltatásokra vonatkozó árajánlatkérések elvégzése is.

Egy másik módszer az analógiák megfigyelésével történő költségbecslés, azaz a fentről lefelé történő becslés, melynek során a költségek meghatározása korábbi hasonló projektek költségei alapján történik, ehhez azonban az szükséges, hogy a korábbi projektek valóban a tervezetthez hasonlók legyenek a lehető legtöbb tekintetben.

Erre általában azonban kevés az esély, ezért e módszer pontossága az előzőhöz képest lényegesen rosszabb.

Számítások hiányában a hasra ütéssel történő költségbecslés lehetősége marad csak, azonban ez igen nagy bizonytalanságokat eredményez, ezért ezt a projekttervezés során el kell kerülni.