A. Fogalomtár
1. Pénzügyi menedzsment és dokumentálás
1.1. Költségelszámolás
A költségelszámolás alapfogalmai
A projektek költségelszámolása két módon történhet. A nem pályázati forrásból finanszírozott projektek esetében az általános számviteli szabályok és a projektet megvalósító szervezet számviteli belső szabályozása az irányadó. Pályázati forrást is felhasználó projektek esetében a pályázati kiírás tartalmazza azokat a speciális költség-elszámolási szabályokat, amelyeket a projekt költségek tervezésénél, nyilvántartásánál, elszámolásánál alapul kell venni. Gyakori, hogy a projekt költségekre vonatkozóan a projekt megvalósító szervezet költségelszámolásán belül elkülönített elszámolást kell alkalmazni, a pályázati előírások értelmében.
A projekt költségekkel kapcsolatos legfontosabb fogalmak a következők:
Közvetlen (direkt) költségek: azok a költségek, amelyek a projekt tevékenységeinek megvalósításához közvetlen módon kötődnek.
Közvetett, általános költségek: azok az általános működési, adminisztratívnak is nevezett költségek, amelyek nem kapcsolódnak közvetlenül a projekttevékenységekhez (ebbe a kategóriába tartoznak a rezsiköltségek és esetenként az adminisztratív személyzet bérköltségei is).
A projekt elszámolható értéke: a közvetett és közvetlen költségek együttese, amely csak a pályázati program keretében elszámolható költségeket tartalmazza.
Nem elszámolható költségek: minden olyan költség, amely a projekttel kapcsolatban felmerül, de nem szerepel az elszámolható költségek listáján, szerepel a nem elszámolható költségek listáján, vagy nem felel meg a költségekre vonatkozó támogatási feltételek valamelyikének.
Igényelt támogatás: az elszámolható költségek azon része (az elszámolható költségek egy bizonyos százaléka), amelyet a Támogatótól igénylünk a projekt finanszírozására.
megvalósítása
Saját hozzájárulás (önrész): az az összeg, amellyel a projektet megvalósító szervezetnek hozzá kell járulnia saját projekt költségvetésének teljes elszámolható költségéhez.
A projekt teljes értéke: a projekt elszámolható és nem elszámolható költségeinek összértéke.
A közvetlen és közvetett költségek főbb alkotóelemei Közvetlen költségek:
Beszerzési költségek:
• Építés
• Eszközbeszerzés
• Szolgáltatás
HR (Emberi erőforrás) költségek:
• Projektmenedzsment költségek
• Szakértői díjak Általános költségek:
• kommunikációs költségek (telefon, fax, posta, futárszolgálat),
• közüzemi díjak (fűtés, elektromosság, egyebek),
• irodabérlet
• az adminisztratív személyzet személyi költségének arányosított része (bizonyos programok keretében)
• az irodai fogyóeszközök, azaz a papír, írószer, toner és hasonlók (bizonyos programok keretében) Költségtípusok
Az elszámolható és el nem számolható költségekre vonatkozó szabályok eltérnek az egyes támogatási programok esetében, erre vonatozóan nincs általános érvényű szabály.
Elszámolható költségek
A pályázati projektek esetében felmerülő költségtípusok tekintetében általában az elszámolható költségek közé az alábbiak tartoznak:
• Személyi költségek
• Utazási és szállásköltségek
• Külső szolgáltatások költségei
• Eszközbeszerzésekhez kapcsolódó költségek
• Beruházási költségek
• Rezsiköltség
Személyi költségnek minősülnek a projekt keretében alkalmazott személyek bérköltségei, a fizetésekhez kapcsolódó összes járulékkal együtt, valamint a magánszemélyekkel kötött megbízási szerződések (civil szerződés) alapján kifizetendő munkadíjak. Nem a személyi költségekhez kell beterveznünk azonban azoknak a szakértőknek a díját, akik egy szolgáltató delegált szakértőiként vesznek részt a projektmegvalósításban. Így például ha egy képzési szolgáltatást teljes egészében kiszervezünk annak minden ügyes-bajos feladatával, akkor
megvalósítása
Ha egy pályázati támogatásban részesülő projekt költségvetésébe személyi költségeket tervezünk, akkor az elszámoláshoz olyan dokumentumokat kérhetnek, mint például a munkaszerződés és a munkaköri leírás, a kinevezési határozat, de kötelező igazolás lehet a bérkarton, a munkanyilvántartás és munkakimutatás, valamint a bérek és járulékok kifizetésének igazolása.
Az utazási és szállásköltségek kategóriájába tartozik az üzemanyag költség, tömegközlekedéssel járó költségek, az utazások alkalmával felmerülő szállásköltségek és a napidíj is. Ez utóbbi esetében érdemes arra figyelni, hogy napidíjat csak a szervezet alkalmazásában álló személyeknek adhatunk. A külső szakértők utazási és szállásköltsége általában a vállalkozói szerződés része, de vannak olyan esetek is, amikor ezek a tételek külön kifizethetők. Az utazási és szállásköltségek kifizetésére vonatkozóan országonként más és más szabályok érvényesek, így jobb, ha a költségvetést tervező projektvezető ennél a pontnál (is) a szervezet pénzügyeivel foglalkozó munkatársának, különösen a könyvelőnek a segítségét kéri.
Külső szolgáltatásnak minősülnek például a szakértői-tanácsadási szolgáltatások, a külső menedzsment-szolgáltatás, a technikai és pénzügyi szakértői szolgáltatások, a szállítási menedzsment-szolgáltatás, a rendezvényszervezés, az információs és tájékoztatási tevékenységekhez kapcsolódó szolgáltatások, és más szolgáltatástípusok is, így például a banki szolgáltatások (számlakezelés, átutalás).
Amennyiben lehetőségünk van külső menedzsment szolgáltatások igénybevételére is, tartsuk szem előtt azt a pályázati szabályt, mely szerint nem lehet átfedés a belső menedzsment és külső menedzsment tagjai és tevékenysége között, tehát ha a szervezet munkatársai közül valaki ellátja a projektvezetői feladatokat, ezek külső menedzsment szolgáltatásként már nem kerülhetnek kiszervezésre. Kiszervezhetjük viszont egy tanácsadó cégnek a többi menedzsment feladatot (pénzügyi vezetői, jogi tanácsadási, asszisztensi feladatokat), bár szervezeten kívüli személyek is bevonhatók a projekt idejére munkaszerződés alapján, ez esetben azonban ez a költség a személyi költségek kategóriájába kerül.
Az eszközbeszerzési költségek általában a projekt tartalmi tevékenységeinek megvalósításához szükséges eszközökhöz és az irodai eszközökhöz kapcsolódnak. Eszközbeszerzések esetén azonban számoljunk azzal, hogy egy bizonyos érték meghaladása esetén a beszerzett eszközre biztosítást kell kötni, ami külön kiadásként jelentkezik a projekt költségvetésében.
A beruházási költségek kategóriája rendszerint a földvásárlás, épületvásárlás, építkezés, épület-felújítás és épületbővítés költségeit foglalja magába.
A kommunikációs költségek (telefon, fax, posta, futárszolgálat), a közüzemi díjak (fűtés, elektromosság, egyebek), az irodabérlet rezsiköltségnek minősülnek, továbbá bizonyos programok keretében ugyanide sorolhatók az irodai fogyóeszközök is, azaz a papír, írószer, toner és hasonlók.
A fenti besorolásokat természetesen nem feltétlenül ebben a formában látjuk viszont a különböző támogatási programok keretében elszámolható költségek listáján, a felsorolás azonban akár a projekt erőforrásigényének felmérése során is jó segítség lehet.
Egy felmerülő költség tétel pályázatban való elszámolhatóságának csak az egyik feltétele, hogy a költség az elszámolható költségek kategóriájába tartozzon. A további feltételek a következők:
Alapvető feltétel, hogy a költség felmerülése bizonylatokkal igazolt legyen, azaz hogy hozzá kapcsolódóan a tényleges kifizetés megtörtént. Csak bizonylatoltan kifizetett költségek számolhatók el.
A költség a projekthez közvetlenül kapcsolódó és ahhoz nélkülözhetetlen legyen. A költségelszámolás ellenőrzésekor adott esetben bizonyítani kell, hogy e költség felmerülése miért volt fontos a projekt megvalósításához.
Fontos követelmény, nemcsak a pályázati, hanem minden projekt esetében a költséghatékonyság. A költségelszámolásba nem kerülhetnek bele irrális áron kalkulált költségek. A költségek realitása ellenőrizhető a legtöbb esetben, a piaci árak ismeretében.
Nem elszámolható költségek
A pályázati projektekben általában a nem elszámolható költségek közé általában a következők tartoznak:
• visszaigényelhető ÁFA,
megvalósítása
• hitelkamat,
• késedelmi díjak, büntetések, pénzbírságok,
• kölcsönök, lízing (ez utóbbi bizonyos programok keretében elszámolható),
• használt eszközök beszerzése,
• jutalékok, osztalék,
• árfolyamveszteség.
Összefoglalva az előzőeket a pályázati projekt költségvetés fontosabb részei a következők:
• Teljes költségvetés: Minden költséget tartalmaz.
• Szűkített költségvetés: Csak a támogatható költségeket tartalmazza (pályázat esetén).
• A projekt elszámolható értéke: a közvetett és közvetlen költségek együttese, amely csak a pályázati program keretében elszámolható költségeket tartalmazza.
• Nem elszámolható költségek: minden olyan költség, amely a projekttel kapcsolatban felmerül, de
• nem szerepel az elszámolható költségek listáján,
• szerepel a nem elszámolható költségek listáján,
• nem felel meg a költségekre vonatkozó támogatási feltételek valamelyikének.
Esettanulmány
Több projektből álló energiahatékonysági EU-program költségelszámolási rendszere
Az előzőekben ismertetett általános elveket az egyes konkrét pályázati konstrukciók esetében a programok és projektek költségelszámolására vonatkozóan speciális előírások szokták kiegészíteni. Erre mutat példát a következő ábra, amely egy több projektet magába foglaló energiahatékonysági program költség elszámolási struktúráját mutatja be, amelyet egy európai uniós szélesebb keretprogram részeként valósítottak meg. A költségstruktúrából látható, hogy a közvetlen költségeken belül meglehetősen részletes bontást kellett alkalmazni, amely azonban jól összevethető volt a projektekben folyó tevékenységekkel. A program valamennyi projektjére el kellett készíteni az ábrán látható táblázat szerinti költség elszámolást, majd ezeket a program egészére összesíteni a megfelelő számolótábla alkalmazásával. A projektenkénti költség táblákba minden egyes költség tételt külön-külön meg kellett jeleníteni, a hozzá tartozó bizonylat számával (pl. számlaszám), és fel kellett tüntetni a költség nettó értéke mellett a kapcsolódó általános forgalmi adó összegét is, jóllehet ezt a projekt költségek között nem lehetett elszámolni. Az éves program két félévét külön-külön kellett könyvelni, majd a program végén a teljes program összesítésére is sor került a záró elszámoláshoz.
megvalósítása
3.1.1.1. ábra