A programok és projektek kommunikációs feladatai

megvalósítása

A kommunikáció a projekt életciklusának összes szakaszát végigköveti a projektötlet megszületésének pillanatától egészen a projektzárásig, és még azután is. A projektvezető munkájának egyik legfontosabb eleme a kommunikáció, hiszen bármilyen feladatot is lát el, azt információközlés nélkül nem tehetné. A projektvezető a projekt során információt közöl munkatársaival, a projekt megvalósításában részt vevő szereplőkkel, támogatókkal, partnerekkel és együttműködőkkel, a célcsoporttal, és még a széles nyilvánossággal is.

Az információáramoltatással kapcsolatos feladatok gyakorisága és sokrétűsége megkövetelik, hogy ne hagyjuk a véletlenre, hanem részletekbe menően tervezzük meg a projekten belüli és a projekt külvilága felé irányuló projektkommunikációt.

A projektkommunikáció kettős irányú. A belső kommunikáció a projektszervezeten belüli kommunikációt jelenti, míg a külső kommunikáció tágabb fogalom, magában foglalja a projektszervezeten kívüli, de a projektbe valamilyen módon bevont, a megvalósításban valamilyen módon részt vevő szereplők irányába történő kommunikációt.

Belső kommunikáció

A belső kommunikáció hatékonyságát az határozza meg, hogy sikerül-e a megfelelő információt mindig a megfelelő szakértőkhöz, munkatársakhoz eljuttatni vagy nem. A belső projektkommunikáció két gyakori hibája a kommunikáció hiánya, amikor senki nem tudja, mit kell tenni, mi változott, mi történt, valamint a túlzó kommunikáció, és annak eredményeképpen létrejött információdömping, amikor a projekttel kapcsolatos összes információ mindenkit válogatás nélkül utolér. A belső kommunikáció tervezése éppen ezért ennek a két szélsőséges állapotnak a megelőzését szolgája, azt, hogy a kommunikáció célirányos legyen.

A belső kommunikáció szabályai mindig a projekt és a projektszervezet jellegétől, sajátosságaitól függnek. A belső kommunikációs szabályrendszer tervezése során a következő szempontokat szükséges mérlegelni:

• A projektmegvalósítás során milyen célból kell kommunikálnunk?

• Az írásbeli (pl. feljegyzések, tájékoztatások, jelentések, levelezés) és szóbeli (pl. egyeztetések, megbeszélések, értekezletek) kommunikációs eszközöket milyen célra és milyen időközönként használjuk a projektmegvalósítás során?

• Az írásbeli kommunikáció egyes eszközeihez szükséges-e mintadokumentumokat használnunk?

• A projekten belüli információáramlás követi-e a projektszervezet szervezeti ábráját (fölérendelt és alárendelt közötti, valamint mellérendelt munkatársak közötti információáramlás), ha nem, milyen új szabályok érvényesek?

• A projekt minden belső szereplőjére vonatkozó, általános információk megosztása hogyan, milyen eszközök segítségével történik? Milyen esetben elegendő a levélben történő tájékoztatás, és mikor kötelező a személyes egyeztetés?

• A projektvezető kikkel közöl, és kiktől kap közvetlen módon információt? A kommunikációs feladatai ellátásában milyen segítségre van szüksége?

• A partnerszervezetekkel történő kommunikáció milyen eszközöket igényel? Ki legyen a felelős a partnerszervezetekkel való kapcsolattartásért, illetve az egyes partnerek esetében kivel kell tartani a kapcsolatot?

Hatékonnyá teszi a szakmai tartalmú információáramoltatást, ha a projekttel kapcsolatos szakmai információk mindig a projektvezető vagy a szakmai vezető és az adott feladat, szakterület illetékes munkatársai, szakértői között zajlik. Ha több szakértő is együtt dolgozik egy munkacsoportban, célszerű az egyeztetést a projektvezető/szakmai vezető és a munkacsoport vezetője között lebonyolítani. A szakértői kérdések a munkacsoport vezetőjéhez érkezzenek, aki szükség esetén felsőbb szintről segítséget kér.

A szakmai munkacsoportok egymás közötti kommunikációjában lehetőség szerint használjunk back-office típusú webes felületet, olyan funkciókkal, melyek lehetővé teszik többek között a projekt elektronikus dokumentálást, a munkafolyamatok követését, a projektesemények ütemezését, a kapcsolattartást és tájékoztatást (levelezés, chat, fórum, hírlevél), a projektmunkatársak munkaterveinek, határidőinek on-line

megvalósítása

A személyes egyeztetéseknek teret adó projektértekezlet számos céllal és többféle résztvevői körrel valósulhat meg, érdemes az elején leszögezni ezek rendszerességét, célcsoportját, alapvető szabályait.

A projekttel kapcsolatos általános kérdésekben alkalmazzuk az írásbeli kommunikációt (például hírlevelek, körlevelek), de ezzel párhuzamosan, vagy kiegészítő jelleggel a projekt weboldalán is alakítsunk ki egy olyan felületet, amely a projektben részt vevő minden szereplő számára elérhető, így egy-egy tájékoztató levélben csupán arról kell hírt adnunk, hogy milyen tartalommal frissült a webes felület.

A belső információáramlás rendszerezését segíti, ha létrehozunk egy belső kommunikációs adatbázist, melyben a projekt belső munkatársainak, szakértőinek kapcsolattartási adatait rögzítjük, és a feladatmegosztás, munkacsoportokban való részvétel függvényében szabályozzuk, hogy ki milyen típusú, tartalmú információ esetében célszemély.

A projekttel kapcsolatos belső kommunikáció esetében legyen örökérvényű szabály a szóban elhangzott információk írásban történő rögzítése, tehát például egy szóbeli megállapodást, egyeztetést kövessen feljegyzés, emlékeztető, e-mail.

A belső kommunikáció szabályai minden projektmunkatárs számára legyenek elérhetők, ennek érdekében készíthetünk belső kommunikációs szabályzatot, amelyben részletesen leírjuk az egyes kommunikációs eszközök belső alkalmazásának szabályait, az információáramlás módját, mellékletként csatoljuk adott esetben a webes felület felhasználói útmutatóját, a kommunikációs adatbázist, az írásbeli kommunikációhoz kötelezően alkalmazandó egységes mintadokumentumokat.

A belső kommunikációs folyamat rendszerezésében, áttekintésében, összegzésében az alábbi táblázat segíthet:

3.3.1.1. ábra

Kommunikáció a projekt partnerek között

A belső kommunikációs egyik sajátos eleme a partnerek közötti kommunikáció. A partneri együttműködések során elengedhetetlen a partnerszervezetek közötti bizalom, de ettől függetlenül az elővigyázatosság sem árt. A partnerek közötti kommunikációnak is vannak szabályai, nézzük a legfontosabbakat:

• A partneri szerződés, megállapodás a partnerek közötti kommunikáció alapszabálya, amely az általános és speciális felelősség- és feladatmegosztást rögzíti. Ha szükséges, kiegészítésként készítsünk belső partneri megállapodást is, amely ugyanolyan jogi értékű dokumentum.

• Úgy alakítsunk ki a belső jelentési rendszert, hogy az a partnerek tevékenységének és pénzfelhasználásának követését is lehetővé tegye. Készítsünk havi tevékenységi és pénzügyi beszámoló mintát, természetesen összhangban a támogató által kért partneri jelentések formanyomtatványával, hiszen célunk a folyamatos követés és ellenőrzés, nem a dokumentálás bonyolítása.

• A partnerekkel való kommunikációt írásban is rögzítsük, kérjünk mindenről hivatalos levelet, amit a válaszleveleinkkel együtt iktatunk a projekt iktatási rendje szerint.

• A Projekt Irányító Bizottság a partnerek közötti kommunikáció és döntéshozás közös fóruma, de ez nem elegendő kapcsolattartáshoz. A projektcsapatba bevont személyeken kívül, vagy azok közül kérjük minden partner esetében egy projektfelelős (kapcsolattartó) megnevezését, akitől a képviselt partnerrel kapcsolatos összes kérdésünkre választ kaphatunk.

Külső kommunikáció

megvalósítása

A projekt külső kommunikációja egymással szorosan összefüggő kommunikációs és marketing tevékenységeken keresztül valósul meg. Jó esetben a kommunikációs tevékenységcsomag terve már a projekttervezési szakaszban elkészül, arra is tekintettel, hogy ezek a tevékenységek sokszor nem kis erőforrásigénnyel és költséggel járnak, amelyeket be kell építeni a projekt erőforrástervébe és költségvetésébe.

A kommunikációs terv elkészítéséért és végrehajtásáért általában a projektvezető felel, akit ebben a munkában kommunikációs asszisztens is segíthet.

A kommunikációs tervnek figyelembe kell vennie a projektben részt vevők szervezeti kultúráját, a projektmunkatársak igényeit, a pénzügyi lehetőségeket és a hatékonysági követelményeket is.

A projekt kommunikációs terve

A projekt kommunikációs tervének legalább a következő tartalmi elemeket kell tartalmaznia: a kommunikáció célcsoportjai, a kommunikáció céljai, kommunikációs eszközök, tevékenységek, ütemezés, teljesítménymutatók, erőforrásigény és költségvetés.

Az Európai Unió által támogatott projektek esetében kötelező elem az információ és a nyilvánosság megvalósítása, és külön elvárás a kommunikáció gyakoriságának, egyben hatékonyságának, ellenőrizhetőségének növelése is.

A projekt kommunikációs tevékenységcsomagja úgy is elképzelhető, mint egy projekten belüli projekt, amelyet az összes többi projektkomponenssel összhangban, és egyben azok szolgálatára alaposan meg kell tervezni.

Célcsoportok

A külső kommunikáció célcsoportjai azok az intézmények, szervezetek, csoportok, amelyek nem részei a projektszervezetnek, de a projekt megvalósításában részt vesznek, illetve a projektnek valamilyen módon érintettjei. Ebbe a kategóriába tartoknak a projekt kedvezményezettjei, támogatói, valamint a széles nyilvánosság és természetesen a sajtó képviselői is.

A kommunikáció célcsoportjainak pontosítása azért fontos lépés a kommunikációs terv készítésének legelején, mert a célok és eszközök a különböző célcsoportok esetében, és néha célcsoporton belül is az igényeknek és sajátosságoknak megfelelően részben vagy akár teljes mértékben eltérnek.

Éppen ezért a kommunikáció hatékonysága érdekében érdemes célcsoport elemzést végezni, melynek célja, hogy felmérjük, kit milyen üzenettel, milyen csatornán keresztül lehet legjobban elérni, a projekt céljainak megnyerni.

A külső kommunikáció céljai

A célcsoportok függvényében a külső kommunikáció több célt is követ. Így például:

• a külvilág, a széles nyilvánosság értesítése a projekt céljairól, tartalmáról, eredményeiről,

• a támogatók értesítése a projekt előrehaladásáról, a megvalósítás során felmerült problémákról, változásokról,

• a célcsoport, a kedvezményezettek, felhasználók értesítése a projektről, a projekt eredményeiről a projektben való részvétel módjáról és feltételeiről, a projekt eredményeképpen létrejött szolgáltatások, termékek igénybe vételéről.

A kommunikációs célok megfogalmazása azért fontos, mert meghatározza a kommunikáció tartalmát, befolyásolja a kommunikáció eszközeit, és kirajzolja a célcsoportok közötti esetleges átfedéseket (több célcsoportot vonatkozásában is érvényes lehet egy-egy projektkommunikációs cél).

A külső kommunikációs eszközök

A külső kommunikációra vonatkozó terv valójában a projekt reklámstratégiája, amelynek a projektet megvalósítók lehetőségeitől és kreativitásától, a projekt jellegétől, valamint a megcélzott csoportoktól függően számtalan eszköze lehet.

megvalósítása

eredményeit vagy a projekt egyes elemeit bemutató konferenciák, kiállítások, prezentációk, tájékoztató körutak, de ide tartozik a célcsoportokkal való személyes kapcsolatfelvétel és kapcsolattartás is. A tájékoztatási eszközök kiválasztásának elsődleges szempontja, hogy a célcsoport számára elérhetők legyenek. Erre különösen akkor vigyázzunk, ha a projekt egyes termékei változatos közönséget céloznak.

A külső kommunikáció során alkalmazandó eszközök tervezése során különös figyelmet kell fordítani a projekt célcsoportjával, kedvezményezettjeivel való kommunikációra, a folyamatos kapcsolattartásra. Ne feledkezzünk meg a kötelezően alkalmazandó kommunikációs eszközökről sem (pl. információs tábla), melyek pályázati programok esetében merülnek fel.

Külső kommunikációs tevékenységek

A kommunikációs terv része a kommunikációs tevékenységeket bemutató, részletesen leíró cselekvési- és ütemterv. A tevékenységek és az eszközök egymással szoros összefüggésben vannak, így a kommunikációs tervben való megjelenési sorrend nem tükrözi feltétlenül a tervezés sorrendjét is.

A kommunikációs tevékenységek tervezésére is érvényes az a szabály, amely a projekt tevékenységeire is, amely szerint a tevékenységeket úgy kell felépítenünk, hogy azok az előre megfogalmazott célokat szolgálják.

A külső kommunikáció klasszikus tevékenységei, tevékenységcsomagjai a következők:

• projektindítás, a projekt hivatalos megnyitása (pl. sajtótájékoztató, projektnyitó konferencia szervezése, sajtóközlemény kiküldése, együtt, vagy külön-külön),

• rendszeres tájékoztatási tevékenységek meghatározott időközönként (havonta, negyedévente különböző kommunikációs eszközök igénybevételével történő tájékoztatás a projekt állapotáról),

• a célcsoport tájékoztatása egy-egy projekteseményről, projekttermékről, ehhez kommunikációs eszközök létrehozása, információs események megszervezése,

• a projekt eredményeinek széles körben történő terjesztése, azaz disszemináció, ehhez kommunikációs eszközök létrehozása,

• projektzárás (pl. sajtótájékoztató, projektzáró konferencia, esemény szervezése, sajtóközlemény kiküldése, együtt, vagy külön-külön).

A kommunikációs tevékenységek esetében pontos tartalmi leírás is szükséges, melynek tartalmaznia kell a tevékenység során alkalmazni tervezett eszközök részletes leírását, tartalmi és formai szempontból egyaránt.

Azokat a tevékenységeket is külön meg kell tervezni, amelyek egy-egy kommunikációs eszköz (pl. weboldal, információs anyagok, promóciós anyagok) létrehozását célozzák, hiszen ezeket is ütemezni kell, illetve erőforrásigényük és költségvonzatuk is van.