A. Fogalomtár
1. Pénzügyi menedzsment és dokumentálás
1.4. A projektmegvalósítás dokumentumai
A projektmegvalósítás dokumentumai közé a projekt szakmai dokumentációja, a szakmai koordinációhoz tartozó kimutatások, a projekt előrehaladási jelentés tartoznak, amelyekre a dokumentumőrzés szabályai vonatkoznak.
A projekt szakmai dokumentációja, a projektdosszié elemei
megvalósítása
A projektben keletkezett dokumentumokat elkülönítetten kell gyűjteni, tárolni. (a támogatási szerződésben ez úgy szerepel, hogy „kedvezményezett elkülönítési kötelezettsége”) Ennek célja a projekt átláthatósága. A megvalósítás dokumentumait olyan formában kell őrizni, hogy a projekt időszakban esedékes szakmai és pénzügyi ellenőrzések esetén könnyen elérhetők legyenek.
A szakmai teljesítést oly módon kell dokumentálni, hogy az alátámassza a projektcélok és tevékenységek (melynek megvalósítására a támogatást igénybe vesszük) megvalósultak és az megfelel a támogatási szerződésben foglalt feltételeknek. Rendkívül fontos a dokumentálás és az adminisztratív követelmények betartása, mivel a pályázat abban az esetben sem támogatható, ha a céljai nem valósulnak meg, és abban az esetben sem, ha az elszámolandó számlákat nem látjuk el záradékkal. Látható tehát, hogy egyes feltételek teljesítésének hiánya olyan súlyú jogkövetkezménnyel jár, mint a célok elmaradása.
Nem minden esetben áll a támogatónak módjában minden kétséget kizáróan ellenőrizni, hogy egy projekt elem teljesítése szakmailag megfelelő volt-e. Annak megítélése például, hogy egy rendezvény, képzés – tartalmilag – milyen minőségű, és annak társadalmi hasznossága megfelel-e a támogatónak, objektív módon a legtöbb esetben nem ítélhető meg. Ezzel szemben a támogató által támasztott adminisztratív, pénzügyi, formai stb. feltételek általában objektív módon vizsgálhatók.
A szakmai teljesítés – tekintettel az utólagos ellenőrzésekre – sok esetben csak a pályázatok, projektek formai elemein keresztül ítélhető meg. Természetesen nem ez a helyzet a beruházás típusú projekteknél. Annak eldöntése, hogy például egy gázmotoros, vagy egy szélerőmű beruházás, vagy egy épület hőszigetelés megtörtént-e, a projekt helyszíni ellenőrzését végző műszaki szakembereknek nem okozhat gondot. Ugyanakkor az ilyen jellegű projekteknek is vannak olyan elemei, amelyeknek a teljesülése utólag csak nehezebben ellenőrizhető (pl. ha az új berendezés kezelőinek oktatása is része a projektnek stb.).
A projekt indításakor ki kell dolgozni az iratmintákat a projekt tevékenységeinek dokumentálására. Az iratminták tartalma a projekt típusa szerint változóak.
A projekt szakmai dokumentációjában megjelenő iratminták, tartalmi elemek:
• teljesítésigazolás,
• jelenléti ív,
• szerződések,
• kivitelezés megvalósulását alátámasztó dokumentumok,
• fotódokumentáció (elektronikus),
• szakmai összefoglalók,
• képzési dokumentáció,
• keletkezett tanulmányok, tananyagok, szakértői dokumentumok
• emlékeztetők,
• jegyzőkönyvek.
A projekt levelezését külön dossziéban kell gyűjteni, érkezési sorrendben. Ide az eredeti dokumentumok kerülnek befűzésre és iktatásra. Rendkívül fontos a e-mail-ek kinyomtatása, hiszen a kapcsolattartás és munkavégzés jelentős része ily módon realizálódik. A levelezés dossziéba kerül minden hivatalos levelezés. (pl.
a közreműködő szervezettel, a projekt partnerekkel stb.)
Képzési, oktatási témájú projekt tevékenységek dokumentálása (közreműködő szervezet elvárásai, iratmintái)
Az energiahatékonysági projektek egy része oktatási, képzési céllal jön létre: az energiahatékonysággal vagy a megújuló energia hasznosítással kapcsolatos ismeretek oktatása, társadalmi tudatformálás, ismeretterjesztés stb.) A közreműködő szervezet a képzések dokumentálására vonatkozóan az alábbi dokumentumok keletkeztetését
megvalósítása
• toborzási napló,
• képzési szerződés,
• kilépési, lemorzsolódási jegyzőkönyv,
• képzési - haladási napló,
• jelenléti ív,
• elégedettségi kérdőív.
Mentorálás dokumentálása (közreműködő szervezet elvárásai, iratmintái)
Amennyiben a projektben mentorálási tevékenység is folyik, a közreműködő szervezet a mentorálás dokumentálására vonatkozóan az alábbi dokumentumok keletkeztetését várja el:
• kapcsolatfelvételi adatlap,
• mentori kapcsolattartás naplója,
• mentor kérdőív,
• összegző nyilvántartás nyomon követéshez,
• elégedettségi kérdőív,
• szociális-mentális adatlap,
• tanácsadók negyedéves értékelése.
Szakmai koordinációhoz kapcsolódó kimutatások (részletes feladatterv és időterv)
A szakmai feladatok abban az esetben koordinálhatóak a projekt idő- és feladat ütemezésének megfelelően, ha kidolgozzuk annak részletes feladat- és időtervét, továbbá annak nyomon követési analitikáit.
Az indikátorok eléréséhez, teljesítéséhez vezető tevékenységcsoportok részfeladatai nyilvántartására ki kell dolgozni egy táblázatot, amelyben nyomon követjük, azaz rögzítjük az időbeliséget, a feladatra szerződött partnereket, a vállalt feladataikat és a teljesülést.
Egy nagy- vagy kiemelt projekt esetében az indikátorok és résztevékenységek teljesítésének nyomon követése és teljesülésének átláthatósága nem biztosítható a különböző táblázatokban való rögzítéssel. Ekkor célszerű (gyakran kötelező) az erre a célra kifejlesztett szoftverrel történő projektirányítás.
Projekt Előrehaladási Jelentés (PEJ) elkészítése, a benyújtandó dokumentumok
A projektekkel kapcsolatos információszolgáltatási kötelezettség lényege, hogy a kedvezményezett a támogatási szerződésben meghatározottak szerint köteles beszámolni a projekt előrehaladásáról, a támogatás felhasználásáról, emellett magába foglalja azon kötelezettséget is, hogy a kedvezményezettek a támogató képviseletében eljáró szervezetek kérésére kötelesek a megfelelő tájékoztatást megadni a projektek vonatkozásában. A támogatási szerződés megkötésétől számított meghatározott időszakonként, általában fél, vagy egy évente legalább egy alkalommal kötelező elektronikusan előrehaladási jelentést benyújtani a Közreműködő Szervezet részére. Időütemezését a projekt nagysága szokta meghatározni.
A projekt előrehaladási jelentés formanyomtatványát általában a támogató bocsátja a pályázó rendelkezésére elektronikus formában. Az előrehaladási jelentést a formanyomtatvány által megszabott meghatározott formátumban, elektronikusan kell benyújtani. A támogatási szerződésben a támogató előírhatja, hogy az előrehaladási jelentést papír alapon is kötelesek vagyunk benyújtani. Amennyiben a projekt megvalósításának időtartama nem éri el az egy évet, egyetlen előrehaladási jelentést (záró projekt előrehaladási jelentést) kell benyújtani a Közreműködő Szervezethez.
A projekt előrehaladási jelentés (PEJ) szokásos tartalma:
megvalósítása
• a jelentés sorszáma
• a jelentés azonosító adatai: jelentés időszaka, kitöltésért felelős személy
• rövid közzétehető összefoglaló a projekt szakmai előrehaladásáról
• a projekt pénzügyi ütemezése
• a projekt megvalósulásának lépései
• az ütemtervtől való esetleges eltérés,
• a projekt számszerűsíthető eredményei,
• a közbeszerzési kötelezettségek
• szerződésmódosítás, amennyiben szükség volt rá
• tájékoztatás, nyilvánosság
• esélyegyenlőség érvényesülésének bemutatása
• környezeti fenntarthatóság
• a helyszíni ellenőrzések alapján megtett intézkedések
• az előrehaladást igazoló dokumentumok
• aláírás
A PEJ-jel együtt benyújtandó dokumentumok:
• a tájékoztatás, nyilvánosság teljesülését alátámasztó dokumentumok,
• az aláírt és EMIR rendszerből kinyomtatott PEJ
• elektronikusan: EMIR-ből kimentett PEJ, tájékoztatás-nyilvánossághoz kapcsolódó elektronikus dokumentumok.
Elektronikus nyilvántartás és dokumentum megőrzési szabályok
A gyorsabb elérhetőség és áttekinthetőség érdekében érdemes a projekt szakmai- és pénzügyi dokumentumait elektronikusan is nyilvántartani. A szakmai dokumentumok elektronikus nyilvántartásának mapparendszerét célszerű projekt eseményenként, projekt feladatonként létrehozni. A mappákba minden fontos, az eredményeket alátámasztó dokumentum bekerül (amelyek eredetileg csak papíron keletkeztek, azok szkennelést követően).
A teljesülések alátámasztását bizonyító fényképeket egy külön „fotódokumentáció” elnevezésű mappában kell gyűjteni tevékenységenként, eseményenként.
A pénzügyi nyilvántartásra költségtípusonként és tevékenységenként célszerű létrehozni a mappastruktúrát. A szerződéseket, számlákat, kifizetéseket alátámasztó bizonylatokat, teljesítési igazolásokat a projekt céljára történő záradékolását és a projektmenedzser aláírását követően kell beszkennelni és szétválogatni a mappákba.
A dokumentum-megőrzési kötelezettség a projekt keretében keletkezett valamennyi dokumentáció támogatási szerződésben meghatározott időpontig történő megőrzését jelenti, mely a folyamatba épített ellenőrzés mellett az utólagos ellenőrzések elvégzéséhez is elengedhetetlen.