Időtervezés

Az időtervezés a tevékenységstruktúra elkészítését és a pontos feladatlebontás összeállítását követően kerül sorra. Ehhez meg kell határozni az előzőekben rögzített feladat végrehajtásának időszükségletét. Ezt az alábbi táblázat alapján lehet elvégezni:

2.1.3.1. ábra

Az egyszerűség kedvéért a táblázat háromszintű tevékenységstruktúrára mutat példát, amely a projektek többségénél elegendő. A táblázat utolsó oszlopának egyes celláiban kérdőjelek vannak, ezek azok a pontok, amelyek időtartamát tekintve a rendelkezésre álló erőforrások és egyéb szempontok mérlegelésével lehet meghatározni, feltételezve, hogy a feladatok között párhuzamos időbeliségre lehetőség van. A párhuzamossági lehetőségek kiaknázása ugyanis lehetővé teszi, hogy a projekt lebonyolításának időtartamát a lehető legrövidebbre lehessen szűkíteni. A fenti minta táblázatban például az 1.1 számú résztevékenység esetén amennyiben a hozzá tartozó két feladat részben vagy egészben párhuzamosan elvégezhető, akkor a táblázat 1.1 sorának időszükséglete nem 75 ember-nap lesz, hanem ennél kevesebb.

Időtervezési eszközök:

Gantt-diagram

Az időtervezés legelterjedtebben alkalmazott eszköze a tevékenységtervezés fejezetben már említett Gantt-diagram. Népszerűsége azzal magyarázható, hogy elkészítése egyszerű, ugyanakkor a gyakorlatban előforduló legtöbb projekt esetében kiválóan alkalmazható. Kivételt talán csak azok a projektek képeznek, amelyek esetében a nagyszámú, esetenként több százezer feladat végrehajtásának ütemezése és ábrázolása ennél alkalmasabb tervezési technikákat követel.

A Gantt-diagram a projekt tevékenységeit és teljesítésük idejét (kezdet és befejezés) jeleníti meg, valamint a mérföldköveket is jelzi. A diagram jól mutatja a tevékenységek közötti logikai összefüggéseket, egymással való logikai kapcsolatukat, és az időbeli párhuzamosságok is jól követhetők a diagram segítségével. Mivel a Gantt-diagram alkalmas arra, hogy segítségével az időterv, az erőforrás terv és a költségterv is megalapozható, egy erre alkalmas szoftver lehetőséget ad e tervezés komplex feladatainak hatékony elvégzésére.

A Gantt-diagram alkalmazásának számos előnye van, így például a sorok egymáshoz való viszonyításával lehetőséget nyújt arra, hogy megjelenítésük a projekt tevékenységeit az egymás közötti összefüggések tükrében, valamint alkalmas a párhuzamosan megvalósuló tevékenységek áttekinthető szemléltetésére, egyben az egyes időszakok leterheltségének elemzésére.

A Gantt-diagram készítésének fő lépései a következők:

• a tevékenységek meghatározása,

• a tevékenységek logikai sorrendjének meghatározása,

• a tevékenységek időigényének meghatározása,

• a diagram elkészítése.

A Gantt-diagram felépítése tekintetében változó, de kötelezően tartalmaznia kell a tevékenységek, feladatok sorszámát, a tevékenységek, feladatok megnevezését, valamint a projekt időszakait, a tervezett időszak

előkészítése

évet/éveket. Érdemes a projekt időszakait jelölő egységeket (év, félév, negyedév) az esetleges jelentéstételi, elszámolási kötelezettségek ütemezéséhez igazítani.

A szokásos Gantt-diagram forma az alapinformációk mellett kiegészíthető a mérföldkövek megjelölésével, illetve további oszlopok beszúrásával például a tevékenységek felelőseinek, vagy a határidő pontos dátumának feltüntetésével. Ha a projektmenedzsment tagok felelősség-megosztását kívánjuk jelölni, a menedzsment tagok számának megfelelően további oszlopok beszúrásával megtehetjük, a cellákba F, M és E jelölésekkel azt is jelölhetjük, hogy egy-egy feladat kapcsán ki a felelős (F), ki a munkavégző (M) és ki az együttműködő (E).

Egy szoftverfejlesztési projekt egyszerűsített Gantt-diagramját mutatja be a következő ábra:

2.1.3.2. ábra

Az ábra egy olyan diagramot szemléltet, ahol a kiegészítő információk nem újabb oszlopok beiktatásával jelennek meg, hanem a Gantt-diagram alatti külön mezőkben: a feladat kezdésének és befejezésének (határidő) naptári időpontja, a feladat költségei, a függőségek a konzorciumi tagok illetve az alkalmazottak részvétele a feladatban.

Hálótervezés

A hálótervezési technikák alkalmazása a hosszú időtávú, sok feladatból álló nagyprojektek esetén szükséges, amikor a Gantt-diagramok önmagukban való használata nem elegendő a tervezés áttekinthetőségéhez. A hálótervek előnye, hogy kiemelik a tevékenységek közötti függőségi viszonyt, és rávilágítanak a projekt határidőre történő megvalósítása szempontjából fontos, kritikus tevékenységekre.

A számítógéppel megvalósítható hálótervezési módszerek közül a legismertebb három a Kritikus Út Módszere (CPM), a Programellenőrző és Kiértékelő Eljárás (PERT) és a Potenciálok Módszere (MPM). E fejezet a következőkben csak a legalapvetőbb hálótervezési tudnivalókat foglalja össze, mivel e módszerek alkalmazásának részletes ismertetése e tantárgy keretein túllép.

Kritikus Út Módszere (CPM)

A Kritikus Út Módszere (Critical Path Method, CPM) egy olyan tervezési módszer, mely azonosítja a szükséges kapcsolatokat a tevékenységek között, ábrázolja minden egyes tevékenység becsült időtartamát, és ezek alapján kiszámolja a tevékenységek együttes megvalósításának lehető legrövidebb időtartamát.

A Kritikus Út Módszere tevékenységközpontú módszer, legfontosabb eleme tehát a tevékenység, melynek kezdete és vége, időtartama és erőforrásigénye van (kivételt képeznek ez alól a technológiai szünetek). A tevékenységek kezdési és befejezési időpontjának meghatározása időelemzéssel történik.

előkészítése

A Kritikus Út Módszerének lényege, hogy a kezdő eseménytől a befejező eseményig több úton is eljuthatunk a tevékenységeken keresztül, azonban létezik egy minden másik útnál hosszabb út, a kritikus út. A kritikus út a hálón lévő leghosszabb út, és egyben a munka megvalósításának legrövidebb időtartama, azaz a kritikus út a nulla csúszási időtartammal rendelkező tevékenységek sorozata.

Potenciálok Módszere (MPM)

A potenciálok módszerével (Metra Potential Method, MPM) készülő hálók két alapeleme a tevékenység tábla, és a tevékenységeket összekötő, azok kapcsolatát jelölő nyíl, a kapcsolat típusának feltüntetésével. A tevékenységek közötti kapcsolattípusok lehetnek vég-kezdet VK(t), kezdet-vég KV(t) jellegűek, amely utóbbit a hálótervezésben nem alkalmazzák. Ezeket egészíti ki a kezdet-kezdet kapcsolat KK(t) jelzéssel, mely azt jelenti, hogy az első (megelőző) tevékenység kezdete a második (követő) tevékenység kezdetéhez viszonyul, ahol az idő a kezdőpontok közötti minimális követési távolságot jelöli, valamint a vég-vég, VV(t) kapcsolat, amely a két tevékenység befejezése közötti minimális időtartamot határozza meg. Létezik egy kettős megközelítésen alapuló, „kritikus közelítésnek” nevezett kapcsolati mód is, amely minimális követési időt határoz meg a tevékenységek kezdete és befejezése számára egyaránt. Az így keletkező kezdet-kezdet és vég-vég kapcsolat jele: CR(t).

A tevékenységek kezdési és befejezési időpontjának meghatározása ennél a módszernél is időelemzéssel történik.

Az alábbi példán a tevékenységeket összekapcsoló nyíl jelzi a kapcsolat típusát, ez esetben a vég-kezdet (VK) kapcsolatot, valamint azt az időt (t), amelynek az első tevékenység vége és a második tevékenység kezdete között el kell telnie. Ha a tartalékidő értékét jelölő szám pozitív, a második tevékenység annak értelmében később is elkezdhető.

2.1.3.3. ábra PERT-módszer

A másik két módszertől eltérő módon a Programellenőrző és Kiértékelő Eljárás (PERT) háló legfontosabb elemei az időtartammal rendelkező események, az időtervezés ezek legkorábbi és legkésőbbi bekövetkezési időpontjának meghatározásán alapul.

Az alábbi ábra egy egyszerűsített PERT-diagramot szemléltet:

előkészítése

2.1.3.4. ábra