A központosított illetményszámfejtés biztosítja az állami, valamint az önkormányzati költségvetési szerveknél foglalkoztatott kormánytisztviselők, köztisztviselők, közalkalma-zottak, igazságügyi alkalmaközalkalma-zottak, munkaviszonyban, hivatásos szolgálati jogviszonyban, hivatásos nevelőszülői jogviszonyban, munkavégzésre irányuló egyéb jogviszonyban állók személyi juttatásainak (illetmények és a jogviszony alapján járó egyéb juttatások), egész-ségbiztosítási ellátásainak (táppénz, gyed, terhességi gyermekágyi segély, baleseti táppénz), illetve a munkáltatókat terhelő közterheknek az elszámolását. Ez azt jelenti, hogy a sze-mélyi juttatások kiemelt előirányzaton elszámolandó kiadásokkal kapcsolatos számfejtési és az ehhez kapcsolódó kifizetőhelyi feladatok ellátása, az ezekkel kapcsolatos, az állami adóhatóság felé teljesítendő bevallási kötelezettségek teljesítése – ideértve a szakképzési hozzájárulás bevallási kötelezettségét is –, továbbá – a nemzetiségi önkormányzatok és az általuk irányított költségvetési szervek kivételével – a bevallásokon alapuló befizetési kö-telezettségek teljesítése központosítottan, kizárólag a Kincstár által működtetett központo-sított illetményszámfejtés útján, illetve az abból történő adatszolgáltatás alapján történik.
1. A központosított illetményszámfejtés célja
Egyik kiemelt célja, hogy – a közszolgálatban dolgozó munkavállalók illetményeinek egy-séges információs rendszerrel történő számfejtésének köszönhetően – az államháztartás legjelentősebb kiadási tételeként megjelenő személyi juttatásokról és a közterhekről, illetve a létszámról megbízható információk álljanak rendelkezésre a tervezéshez, gazdálkodáshoz és beszámoláshoz. Azaz a központosított illetményszámfejtés
− a közszolgálat munkavállalói, illetve a munkáltatók magas színvonalú kiszolgálása mellett pontos, megbízható információkat biztosít a munkajogi döntésekhez, a sze-mélyi juttatások előirányzatának tervezéséhez, a bérgazdálkodáshoz,
− a közszolgálatlétszám bér- és járulékkifizetéseinek alakulásáról átfogó, megbízható, rendszeres információkat biztosít a fejezet felügyeletéért felelős szervek és a Kor-mány számára,
− a feladatellátás koncentrálásával növeli a munkavégzés hatékonyságát, szakszerű-ségét, csökkenti az adminisztrációs kiadásokat.
2. A központosított illetményszámfejtésre kötelezettek köre
Az egységes illetményszámfejtésnek és elszámolásnak az alapvető feltétele, hogy az ál-lamháztartás szinte teljes egészére kiterjedjen. Tehát központosított illetményszámfejtésre kötelezettek
− az államháztartás központi és önkormányzati alrendszerébe tartozó költségvetési szervek,
− a Nemzeti Média- és Hírközlési Hatóság.
Ezen túlmenően megállapodás alapján a központosított illetményszámfejtéshez az állam-háztartásba nem tartozó szerv, szervezet is csatlakozhat, azonban esetükben a központo-sított illetményszámfejtés nem terjed ki az állami adóhatóság felé teljesítendő bevallási és befizetési kötelezettségek központosított teljesítésére.
6.4.2. A központosított illetményszámfejtés feladatai, a KIRA-rendszer 1. Feladatok
A központosított illetményszámfejtés keretében történik
− a személyi juttatások (illetmények és a jogviszonyhoz kapcsolódó egyéb juttatások) számfejtése,
− a személyi jövedelemadózással összefüggő foglalkoztatói, kifizetői feladatok el-látása, valamint az adózás rendjéről szóló törvény szerint teljesített biztosítotti bejelentések és bevallások elkészítése,
− a személyi juttatásokat terhelő levonások, letiltások, közvetlen bírósági felhívások érvényesítése, az önkéntes kölcsönös biztosítópénztári számlákat érintő fizetési kötelezettségek megállapítása,
− a társadalombiztosítási kifizetőhelyi feladatok ellátása, az ezzel kapcsolatos nyilván-tartások vezetése,
− a nettó finanszírozáshoz szükséges adatszolgáltatások teljesítése és
− a foglalkoztatót terhelő munkaügyi statisztikai és más adatszolgáltatások teljesítése, amely a Kincstár által biztosított, fejlesztett és működtetett számítógépes programon (KIRA-rendszer) keresztül valósul meg.
Az illetmények számfejtése magában foglalja
− a jogviszony létesítésével, megszűnésével, változásával,
− besorolással, valamint az illetmény és egyéb járandóságok megállapításával,
− a nettó illetmény megállapításával,
− a munkavállalót terhelő levonásokkal, letiltásokkal,
− a hóközi kifizetésekkel, a változó bérekkel és a nem rendszeres kifizetésekkel,
− a távollétekkel és az egészségbiztosítás pénzbeli ellátásainak megállapításával, fo-lyósításával és
− a személyi jövedelemadó-elszámolással kapcsolatos ügyeket.
A központi illetményszámfejtés folyamatának vázlatos bemutatását a következő ábrán kö-vethetjük nyomon.
– szervezetek
Foglalkoztató Személyi juttatások
számfejtése
A központosított illetményszámfejtés folyamata vázlatosan
Forrás: a szerző saját szerkesztése
2. KIRA-rendszer
A KIRA-rendszer a Kincstár által fejlesztett és működtetett rendszer, amely a korábbi köz-pontosított illetményszámfejtő (a továbbiakban: KIR) rendszert váltotta fel teljeskörűen 2016. január 1-jével. A KIR-t kisebb komplexitású, döntően illetményszámfejtő rendszernek tervezték, amelyben a számfejtés és a könyvelés egymástól elválasztva működött, emiatt a számfejtési tevékenység aránytalanul sok utólagos korrekciót igényelt.
A KIRA-rendszer ezzel szemben egy korszerű, biztonságos program, amely teljes mér-tékben megfelel a mai elvárásoknak, támogatja az elektronikus kommunikációt, biztosítja a szükséges adatszolgáltatási és elemzési funkciókat.
3. A KIRA-rendszer jellemzői
a) Széles körű adat-és információszolgáltatás
A KIRA-rendszer széles körű és magas minőségű adat-, illetve információszolgáltatásokhoz való hozzáférést tesz lehetővé. Lekérdező funkciója által hozzájárul a létszámtervezéshez és a létszámgazdálkodással összefüggő vezetői döntések megalapozásához.
b) Széles körű elektronikus adatbevitel
Széles körben támogatja az elektronikus adatbevitelt és az elektronikus kommunikációt a KIRA-rendszer és egyes humánpolitikai és könyvelőprogramok között, ezáltal számos adat- és információszolgáltatást képes nyújtani, ennek eredményeként egyes ügyintézési folyamatok (például jogviszony-létesítés, -módosítás vagy -megszüntetés) átfutási ideje le-rövidül.
A rendszer a költségvetési szervek, a helyi önkormányzatok, a nemzetiségi önkormány-zatok, a társulások és a térségi fejlesztési tanácsok szervezeti adatait a Kincstár által vezetett törzskönyvi nyilvántartásból veszi át. Ez egyrészről biztosítja azt, hogy – a jogszabályoknak megfelelően – csak jogszerűen létrejött költségvetési szervek esetén valósulhasson meg az illetmények számfejtése és kifizetése, másrészt a különböző adatszolgáltatások egyező-sége mellett a törzskönyvi nyilvántartás közhitelességét is javítja, ugyanis a központosított illetményszámfejtési körbe tartozó törzskönyvi jogalanyok adatváltozásainak a törzskönyvi nyilvántartásban történő átvezetését követően a valóságnak megfelelő adatokkal végezhetik a számfejtést. A törzskönyvi bejegyzésig bérkifizetésre sem kerülhet tehát sor. Megjegy-zendő, hogy a törzskönyvi nyilvántartás közhitelességének javítására hasonló rendelke-zést tartalmaz az államháztartásról szóló törvény, amely kimondja, hogy a költségvetési szerv törzskönyvi nyilvántartásba való bejegyzését megelőzően, a költségvetési szerv ala-pító okirata módosításának törzskönyvi nyilvántartásba való bejegyzése hiányában, illetve a költségvetési szerv törzskönyvi nyilvántartásból való törlését követően a költségvetési szerv által megkötött valamennyi szerződés semmis. A felelősségi körök egyértelműen elválnak, ugyanis az illetményszámfejtéshez kapcsolódó feladatköröket az Ávr. jól körül-határolja, mivel rögzíti, hogy a foglalkoztató felelőssége a munkaügyi, statisztikai és más, a jogszabályokban meghatározott adatszolgáltatások teljesítésével kapcsolatos kötelezett-ségekre, valamint az illetményszámfejtéshez szükséges adatok elektronikus úton történő megküldésére terjed ki, oly módon, hogy az figyelembe vehető legyen az adott tárgyhónap számfejtése tekintetében. Ez azt jelenti, hogy az intézményeknek a jogszabályban meg-határozottaknak megfelelően szervezett és ütemezett, folyamatos adatfelvitellel kell biz-tosítani a számfejtéshez szükséges adatokat és információkat. A foglalkoztató intézmény nem köteles a fizetési jegyzéken szereplő adatok jogszerűségét ellenőrizni, hiszen a fize-tési jegyzésen szereplő adatok feltöltéséért ő maga felel. A Kincstár feladata pedig, hogy a foglalkoztató által megküldött adatok alapján a tárgyhónap utolsó napján megállapítsa a személyi juttatások bruttó összegét, az egészségbiztosítási pénzbeli ellátások, a baleseti táppénz és a megváltozott munkaképességű személyek ellátásának összegét, az apákat meg-illető távolléti díjat és az azokat terhelő adókat és járulékokat. A foglalkoztató intézmény felelőssége tehát a KIRA-rendszerben rögzített adatokra és az adatrögzítés helyességére terjed ki, míg a Kincstár a számfejtés helyességéért köteles felelősséget vállalni, továbbá biztosítania kell a KIRA-rendszer jogszabályoknak való megfelelő működését.
c) Tárgyidőszaki számfejtés
A tárgyidőszaki illetményszámfejtés azt jelenti, hogy az aktuális számfejtési időszak jelen-léteiről és távoljelen-léteiről szóló jelentések alapján, mindig a ténylegesen teljesített munkaidőre vonatkozóan számolják el a munkabért, valamint az illetményt. Ezzel együtt a számfejtést
befolyásoló tényezők, változások azonnal kezelhetők, azaz az illetmények változása esetén a módosításra szoruló tételek azonnal korrigálhatók, törölhetők, amennyiben ez szükséges.
A tárgyidőszaki számfejtéssel a számfejtés pillanatában megvalósul a juttatások könyve-lése és a finanszírozási táblákban való kimutatása is, ami a számfejtés pontosságát eredmé-nyezi. A valós idejű számfejtés megvalósításának azonban feltétele a foglalkoztató részéről a mozgóbérek5 és távollétek rendszeres, naprakész nyilvántartása, valamint az azokról szóló jelentések, adatok feltöltése a KIRA-rendszerbe. A valós idejű számfejtés bevezetésével va-lamennyi juttatás számfejtése a tárgyhónapban történik, az utólagos, tárgyhónapot követő térítményezéses eljárás helyett, az ilyen juttatások kifizetésére legkésőbb a tárgyhónapot követő hónapban kerül sor. Ez azzal a következménnyel jár, hogy keresőképtelenség esetén a távolmaradással érintett napokra a foglalkoztatott illetményben nem részesül, egészség-biztosítási pénzbeli ellátást pedig mindaddig nem kap, amíg az arra vonatkozó igényét a keresőképtelenség orvos általi igazolásával nem nyújtja be a foglalkoztatónak, és a foglal-koztató az igényt és a keresőképtelenség igazolását a Kincstárnak meg nem küldi. A valós idejű számfejtés a jogszabályoknak megfelelően biztosítja azt, hogy ha a keresőképtelenséget igazoló okirat benyújtására olyan időpontban kerül sor, amikor az a tárgyhavi fő számfejtés keretében már nem vehető figyelembe, az annak megfelelően járó egészségbiztosítási pénz-beli ellátás úgynevezett „hóközi” számfejtés keretében kifizethető legyen.
5 Mozgóbér: a helyettesítésre tekintettel biztosított és a rendes munkaidőt, szolgálatteljesítési időt meghaladóan végzett munka, szolgálat teljesítéséért jogszabály alapján járó külön ellenérték.
7.1. A kincstári finanszírozás fogalma, jelentősége, kapcsolata