A fizetési kötelezettség vállalásáról szóló dokumentum – azaz a kötelezettségvállalás – meg-történtét követően megkezdődik annak végrehajtása: az adásvételi szerződést az eladó teljesíti az adásvétel tárgyának átadásával, az építési szerződés alapján megindul az épít-kezés, majd az elvégzett munkák átadása-átvétele, a kinevezési okmány alapján a foglal-koztatott munkát végez, az ellátásról szóló határozat alapján az ellátottat pénz illeti meg stb. Ezek az események már konkrét pénzmozgással, kiadás teljesítésével járnak, amelyek végrehajtásának feltételei az államháztartásban szigorúan szabályozottak. A címben ezeket a szabályokat tekintjük át, előre jelezve, hogy könyvünkben csak a kiadások teljesítésével foglalkozunk, azonban az itt elmondottak egy részét – elsősorban az utalványozást – a be-vételek esetén is alkalmazni kell.
Az államháztartásban a kifizetések – legyen szó akár átutalásos, akár készpénzes fizetésről, vagy pénzforgalommal nem járó speciális (például beszámításon alapuló) kiadásról – elrendelésének előfeltétele, hogy a kiadás alapjául szolgáló kötelezettség-vállalásban meghatározott feltételeket a másik fél már teljesítette. Ennek megtörténtét a kifizetést teljesítő szervnél igazolni kell, amit a teljesítés igazolásának nevez az Áht.
és az Ávr.
Az Ávr. alapján a teljesítés igazolásának elvégzése során ellenőrizni és igazolni kell a kiadások teljesítésének jogosságát és összegszerűségét. Ezenfelül, ha a kötelezettségvál-lalás ellenszolgáltatást is magában foglal (például az előbb említett adásvételi szerződés esetén), és a kifizetés vagy annak egy része ezen ellenszolgáltatás teljesítését követően ese-dékes – azaz nem előlegről van szó –, úgy a teljesítésigazolónak nyilatkoznia kell az ellen-szolgáltatás teljesítéséről is.
A jogosság és összegszerűség tehát olyan minimumkövetelmény, amelyet a teljesítésigazolónak mindig igazolnia kell, az ellenszolgáltatás elvégzését viszont már nem.
Például egy havonta folyósítandó ellátás esetén a teljesítésigazoló nem nyilatkozik az ellenszol-gáltatás elvégzéséről, mivel arra az ellátott részéről a dolog természete okán nem kerülhet sor.
Nyilatkozik azonban arról, hogy:
– az ellátás megilleti az adott magánszemélyt, mert azt számára megállapították, jogosultsági kö-rülményeiben nem következett be változás, nem járt le az az idő, ameddig az ellátás szól stb.
– a kiutalni tervezett összegben illeti meg az ellátottat, nem került sor korábban visszatartásra, emelésre stb.
Egy szolgáltatás (például internet) igénybevétele esetén ezzel szemben már nemcsak a jogos-ságról (például, hogy létezik szerződés a felek között) és az összegről (valóban annyit szám-láztak ki, amennyit az alkalmazott díjak indokolnak), hanem a teljesítésről is nyilatkozni kell (például az internetszolgáltatást megfelelően, az egész időszakban biztosították, nem volt le-állás stb.)
A fentiekből talán látszik, hogy a teljesítés igazolása alapjában véve nem pénzügyi típusú szak-értelmet igényel, így az ezt ellátó személyekre az Ávr. nem is állapít meg képesítési követel-ményeket.
29. szövegdoboz Teljesítésigazolás
Forrás: a szerző saját szerkesztése
A jogszabály alapján a teljesítést az igazolás dátumának és a teljesítés tényére történő uta-lásnak a megjelölésével, az arra jogosult személy aláírásával kell igazolni. E személyeket a kötelezettségvállaló személy jelöli ki írásban. A kijelölés történhet az adott kötelezettség-vállaláshoz kapcsolódóan is, ebben az esetben az tipikusan a kötelezettségvállalás dokumen-tumában – például egy támogatási szerződésben – történik oly módon, hogy a szerződés rögzíti e személyt, például „A szerződés teljesítésének igazolására X. Y. jogosult” fordulat alkalmazásával. Lehetőség van ugyanakkor a kötelezettségvállalások előre meghatározott csoportjaihoz kapcsolódóan is a kijelölésre, ilyen esetben erre általában a szerv belső sza-bályzataiban kerül sor, például a közüzemi számlák vagy a személyi juttatások igazolása esetében.
A teljesítés igazolásának kötelezettsége alól az Ávr. megenged egy kivételt abban az esetben, ha ezzel a lehetőséggel egy adott szerv élni kíván, és e döntését belső szabály-zatában előre rögzíti. E kivétel az előzetes írásbeli kötelezettségvállalást nem igénylő fi-zetési kötelezettségek teljesítése (kifizetése), ezek esetén lehetőség van a teljesítésigazolás mellőzésére, ha ezt belső szabályzat lehetővé teszi.
A teljesítés igazolását követően sor kerülhet a teljesítendő kifizetések felőli rendelke-zésekről szóló nyilatkozatok, utasítások előállítására. Az Áht. és az Ávr. ezeket az utasítá-sokat összefoglaló néven utalványnak (az arról szóló dokumentumokat utalványrendeletnek) nevezi, a folyamatot pedig utalványozásnak. Az utalványozás esetében a pénzügyi ellen-jegyzéshez hasonló kontroll az úgynevezett érvényesítés, amely az utalványozás szabályos-ságát igazolja. A kiadások folyósítását, kifizetését elrendelő utalványozás előfeltétele tehát a teljesítés igazolása és az érvényesítés.
Az érvényesítés az utalványrendelet kiadása, azaz az utalványozás előtt történik oly módon, hogy az utalványrendeletet az érvényesítő az érvényesítésre utaló záradékkal el-látja, keltezi és aláírja. Ez történhet elektronikus dokumentumban is, legalább fokozott biz-tonságú elektronikus aláírással.
Az érvényesítés során az érvényesítő – akire a pénzügyi ellenjegyzőkre előírt képesí-tési követelményeket kell alkalmazni, és kijelölésük is hasonló módon történik – feladata a következők ellenőrzése:
– az összegszerűség, azonos módon a teljesítés igazolásánál elmondottakkal (ez azt is jelenti, hogy az összegszerűséget kétszer ellenőrzik),
– a likvid fedezet megléte, azaz rendelkezik-e a kifizetéshez szükséges összeggel az adott szervezet a bankszámláin, esetleg a házipénztárában,
– megtartották-e a megelőző ügymenetben az Áht., az Ávr. és az Áhsz. előírásait, továbbá a belső szabályzatokban foglaltakat, különös tekintettel arra, hogy a kö-telezettségvállalás szabályszerűen történt-e, azt az előírt módon nyilvántartásba vették-e stb.
Ha az érvényesítő ezen utolsó szempont – azaz a jogszabályokban és a belső szabály-zatokban rögzített előírások – megsértését tapasztalja, köteles jelezni az utalványozónak.
A pénzügyi ellenjegyzéshez hasonlóan ugyanakkor az érvényesítő sem tagadhatja meg az utalványrendelet aláírását, ha a jelzés ellenére az utalványozó írásban utasítja őt az ér-vényesítésre. Ilyen esetben az érvényesítőnek a pénzügyi ellenjegyzéshez hasonló feladatai keletkeznek.
A teljesítés igazolását és az érvényesítést követően kerülhet sor az utalványozásra, azaz az érvényesített (érvényesítő által érvényesítési záradékkal ellátott) utalványrendelet aláírására. Erre az utalványozó jogosult, akinek személyét, illetve kijelölése alapvető sza-bályait, korlátjait az Ávr. a kötelezettségvállalásra jogosult személyekkel azonos módon szabályozza. Az utalványrendelet kétféle dokumentum lehet:
1. Készpénzes fizetési mód esetén lehetséges a nyomtatványboltokban is kapható kész-pénzes fizetési pénztárbizonylatra rávezetett rendelkezés az utalványozásról (kifizetésről), ha a pénztárbizonylatot az érvényesítő előzetesen ellátta az érvényesítésre utaló záradékkal.
A szakmai köznyelvben ezt néha egyszerűsített utalványrendeletnek is nevezik.
2. Külön dokumentum, ezt nevezik általában – jelző nélkül – utalványrendeletnek.
Ennek formája nem kötött – bár az egyes pénzügyi-számviteli programok saját sablonokat használnak –, tartalma azonban igen, mivel az Ávr. tételesen felsorolja, hogy milyen tar-talmi elemekkel kell rendelkeznie. Ezek a következők:
– az „utalvány” szó, – a költségvetési év,
– a befizető, valamint a kedvezményezett megnevezése, címe, – a fizetés időpontja, módja, összege, devizaneme,
– a bevétel, valamint a kiadás egységes rovatrend és kormányzati funkció szerinti száma, a terheléssel, jóváírással (kifizetéssel, bevételezéssel) érintett pénzeszköz Áhsz. szerinti könyvviteli számlájának száma,
– a kötelezettségvállalás nyilvántartási száma,
– az utalványozó keltezéssel ellátott aláírása (elektronikus utalványrendelet esetén a legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírása),
– az érvényesítésre utaló záradék és az érvényesítő keltezéssel ellátott aláírása (elekt-ronikus utalványrendelet esetén a legalább fokozott biztonságú elekt(elekt-ronikus alá-írása).
Az utalványrendelet – mint korábban említettük – előállítható az érvényesítő és az utal-ványozó legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírásával ellátott elektronikus doku-mentummal is.
17. táblázat
A kiadások teljesítésének egyes folyamatai
Munkaszakasz Feladat Személy
A fizetési kötelezettség vállalása (szerződéskötés, kinevezés, hatá-rozat kiállítása stb.)
Pénzügyi ellenjegyzés:
az Áht.-ban és Ávr.-ben megálla-pított feltételek igazolása
Jogszabályban megállapított ké-pesítésű pénzügyi ellenjegyző Kötelezettségvállalás: a
pénzü-gyileg már ellenjegyzett kötele-zettségvállalás dokumentumá-nak aláírása
Általában a szerv vezetője vagy az általa kijelölt személy, nincs pénzügyi képesítés előírva
A vállalt kötelezettség kifizetése
Teljesítésigazolás: az Ávr.-ben megállapított feltételek igazolása
A kötelezettségvállaló által kije-lölt személy, nincs pénzügyi ké-pesítés előírva
Érvényesítés: az Áht.-ban és Ávr.-ben megállapított feltéte-lek igazolása
Jogszabályban megállapított ké-pesítésű pénzügyi ellenjegyző Utalványozás: a
teljesítésigazo-lás után kiállított és érvényesített utalványrendelet aláírása
Általában a kötelezettségvállaló vagy az általa kijelölt személy, nincs pénzügyi képesítés előírva
Forrás: a szerző saját szerkesztése
A fenti feladatokhoz, személyekhez az Ávr. összeférhetetlenségi szabályokat is megállapít.
Ezek egy része egy-egy konkrét ügy kapcsán érvényesül, míg másik része abszolút, mindig érvényesülő korlát.
– Egyrészt a kötelezettségvállaló és a pénzügyi ellenjegyző ugyanazon gazdasági esemény tekintetében azonos személy nem lehet, ahogyan az érvényesítő a köte-lezettségvállalásra, utalványozásra jogosult és a teljesítést igazoló személlyel nem lehet azonos. Ugyanakkor a teljesítést igazoló és az utalványozó személynek már nem kell elkülönülnie.
18. táblázat
A teljesítést igazoló és az utalványozó személye
Munkaszakasz Személyek
A fizetési kötelezettség vállalása (szerződéskötés,
kinevezés, határozatkiállítás stb.) Egy pénzügyi ellenjegyző és egy kötelezettség-vállaló (összesen 2 személy)
A vállalt kötelezettség kifizetése
Választás szerint:
– Egy érvényesítő és egy teljesítést igazoló + utal-ványozó személy (összesen 2 személy) VAGY – Egy érvényesítő és egy teljesítést igazoló és egy
utalványozó személy (összesen 3 személy) (Természetesen a választást befolyásolják a helyi viszonyok is. Egy kistelepülésen, ahol az önkor-mányzati hivatalban összesen 4–5 személy dol-gozik, valószínűbb, hogy az első megoldást vá-lasztják, míg egy több ezer fős nagy költségvetési szervnél a munkafolyamatok elkülönülése miatt a második megoldás lehet célszerűbb.)
Forrás: a szerző saját szerkesztése
– Abszolút korlát, hogy egyetlen esetben sem lehetséges kötelezettségvállalási, pénz-ügyi ellenjegyzési, érvényesítési, utalványozási és teljesítésigazoló feladatot ellátni abban az esetben, ha azt valaki saját maga vagy a Ptk. szerinti közeli hozzátartozója javára látná el.
A kötelezettségvállalások, azok pénzügyi ellenjegyzése, a teljesítés igazolása, valamint az érvényesítés és utalványozás jogosságának folyamatba épített és utólagos ellenőrizhe-tőségének biztosítása céljából az Ávr. előírja, hogy ezen műveletek elvégzésére jogosult személyekről és aláírásmintájukról – elektronikus aláírás alkalmazása esetén a használt tanúsítványokról és az elektronikus aláíráshoz kapcsolódó tanúsítvány nyilvános adata-iról – naprakész nyilvántartást kell vezetni. A kötelezettségvállalás, pénzügyi ellenjegyzés, teljesítésigazolás, utalványozás, érvényesítés jogosságának vizsgálatakor így alapvető szem-pont a dokumentumokon szereplő aláírások egyeztetése a kötelezettségvállaló szervnél őr-zött aláírásmintákkal.