A kötelezettségvállalás formai feltétele a legtöbb esetben az írásos forma alkalmazása, vagyis hogy a fizetési kötelezettségről az arra jogosult személy – akit az Ávr. általános sza-bályait alapul véve az adott szervezet belső szabályzataiban kell kijelölni – írásban, az adott kötelezettségre irányadó jogszabály (tipikusan ilyen a Ptk., az Ákr., a foglalkoztatási törvé-nyek, de lehet természetesen más jogszabály is) szerinti tartalommal nyilatkozzon.
Ugyanakkor a kötelezettségvállalás megtételének, azaz az írásos dokumentum aláírá-sának feltétele az, hogy azt előzetesen az adott költségvetési szervnél, önkormányzatnál vagy más szervezetnél a kijelölt pénzügyi ellenjegyző ellenjegyezze.
A dokumentum előkészítése
A pénzügyi ellenjegyző aláírása
A kötelezettségvállaló aláírása 17. ábra
A kötelezettségvállalás folyamata
Forrás: a szerző saját szerkesztése
Az Ávr. konkrét szabályokat tartalmaz arra nézve, hogy milyen végzettségű személy és mi-lyen módon jelölhető ki pénzügyi ellenjegyzőnek, ezek ismertetésétől azonban eltekintünk.
Lényegesebb inkább a pénzügyi ellenjegyző azon feladatainak áttekintése, amelyek a köte-lezettségvállalás dokumentumának tervezetével kapcsolatban merülnek fel. Ennek vizsgá-lata során ugyanis a pénzügyi ellenjegyzőnek a következőkről kell meggyőződnie:
– A kizárólag a tárgyévi előirányzatokat, továbbá a több év kiadási előirányzatait érintő kötelezettségekből a tárgyévi előirányzatokat terhelő összegek – a felülről nyitott előirányzatok kivételével – nem haladhatják meg a szabad előirányzatok
összegét a kötelezettségvállalás megtörténtét követően. Ezt úgy szokták a gyakor-latban mondani, hogy a kötelezettségvállaláshoz a szabad előirányzat, azaz az elő-irányzati fedezet biztosított. Ha a kötelezettségvállalás több évet is érint, akkor minden egyes évben biztosítottnak kell lennie az Áht. szerinti %-os vagy a Kormány határozata szerinti kereteknek történő megfelelésnek, ezt már a felülről nyitott elő-irányzatok esetén is vizsgálni kell.
– A tervezett kifizetési időpontokban a likvid pénzügyi fedezet biztosított, azaz a terve-zett kifizetési időpontokban megfelelő mennyiségű likvid pénzeszköz áll a kifizetést vállaló szerv rendelkezésére. Nem terheli e kötelezettség ugyanakkor a pénzügyi ellenjegyzőt a Kormány egyedi határozatán alapuló, több év előirányzatait ter-helő kötelezettségvállalás esetén, ha a többéves kötelezettségvállalás egyéb felté-telei – azaz az Áht. vagy a Kormány által megállapított megfelelő összegű keretek túl nem lépése – teljesülnek.
Felmerülhet a kérdés, hogy pontosan mi is a különbség az első és a második eset között, miért kell külön az előirányzati fedezetet és a likvid fedezetet vizsgálni. Ennek megértéséhez gon-doljuk át először, hogy mit is jelentenek pontosan az éves költségvetésben megjelenő bevételi és kiadási előirányzatok: az adott évben várhatóan teljesülő bevételeket és kiadásokat. Nem tar-talmaznak azonban információt arra nézve, hogy az adott éven belül ezek mikor, milyen üte-mezésben teljesülnek, noha ez ugyanolyan lényeges szempont, ha minden kiadást határidőben akar az adott szervezet teljesíteni.
Tegyük fel például, hogy egy önkormányzat a helyi iparűzési adó bevételeiből egy beruhá-zást kíván végrehajtani. Az adóbevételek zömében az előlegfizetési időszakokban, márciusban és szeptemberben érkeznek (plusz év végén a feltöltési időszakban). Ha a beruházást úgy üte-mezik, hogy annak első üteme júliusban elkészül, és azt a vállalkozó ki is számlázza, elképzel-hető, hogy az önkormányzat számláján nem lesz elegendő pénz, hiszen jelentősebb adóbevételei csak két hónap múlva érkeznek. Ez fizetési késedelemhez, pluszkiadáshoz (késedelmi kamat) vezet, ráadásul a vállalkozót is sújtja. A pénzügyi ellenjegyzőnek tehát nemcsak azt kell vizs-gálnia, hogy a kiadási előirányzat rendelkezésre áll-e a beruházási szerződéshez, de jeleznie kell azt is, hogy egy ilyen ütemezést nem tud majd az önkormányzat teljesíteni.
[Megjegyezzük, hogy az ilyen átmeneti likviditási zavarok kezelésére több megoldás is kínál-kozik, ezek közül a legegyszerűbb egy áthidaló kölcsön felvétele a számlavezető banktól, ennek azonban természetesen ugyanúgy (kamat)ára van.]
28. szövegdoboz
Előirányzati fedezetet és likvid fedezet
Forrás: a szerző saját szerkesztése
– A tervezett kötelezettségvállalás nem sérti a gazdálkodásra vonatkozó – akár jog-szabályban, akár a belső gazdálkodási szabályzatokban rögzített – szabályokat.
Ha a kötelezettségvállalás vizsgálata során a pénzügyi ellenjegyző úgy ítéli meg, hogy a ter-vezett kötelezettségvállalás nem felel meg e szempontoknak, erről írásban tájékoztatnia kell a kötelezettségvállalót, valamint a szerv első számú vezetőjét és gazdasági vezetőjét.
Ha a szerv vezetője ennek ellenére írásban utasítást ad a pénzügyi ellenjegyzésre, a pénz-ügyi ellenjegyző azt már nem tagadhatja meg, azonban erről az irányító szervet köteles haladéktalanul írásban értesíteni és a dokumentumon az utasításra történő ellenjegyzés té-nyét feltüntetni.
Az Áhsz. alapján az úgynevezett költségvetési számvitelben folyamatosan nyilván kell tartani többek között a kiadási előirányzatokat, az azokat terhelő kötelezettségvállalásokat, más fizetési kötelezettségeket és azok teljesítéseit. Az Ávr. ezért kimondja, hogy a kötele-zettségvállalást követően haladéktalanul gondoskodni kell annak a nyilvántartásba történő felvételéről. Ezáltal teljesül, hogy a kötelezettségvállalás értékével csökkennek a szabad előirányzatok, és – tekintettel arra, hogy a többéves kötelezettségvállalásoknál a részle-tező nyilvántartásokban rögzíteni kell azok évek szerinti megoszlását is – a költségvetési évet követő évek keretei. Így a továbbiakban a nyilvántartásokban, könyvelésben a szabad előirányzat aktuális, valós összege jelenik meg.
Ahogy arról korábban már szóltunk, a más fizetési kötelezettségek esetén nem szük-séges előzetes kötelezettségvállalás és pénzügyi ellenjegyzés, így fedezetvizsgálat sem.
Ugyanakkor a teljesített kifizetésekkel természetesen csökkenteni kell a tárgyévi szabad előirányzatokat, hogy a már felhasznált részre új kötelezettség ne legyen vállalható. Ezért az ilyen kifizetéseket legkésőbb a kifizetéssel együtt fel kell venni a kötelezettségvállalások nyilvántartásaiba, és ezáltal a szabad előirányzatokat csökkenteni. Természetesen a „leg-később” fordulat használata miatt a rendelkezés nem tiltja, hogy – amennyiben korábban ismert – a más fizetési kötelezettség összegét korábban, a kifizetést megelőzően is nyilván-tartásba vegyék.
A kötelezettségvállalások adatai, feltételei a szerződés aláírását, okirat kiállítását vagy a kötelezettség más módon történő vállalását követően módosulhatnak. Ezek egy része tech-nikai jellegű, például a szerződő fél adatait vagy az egyes részteljesítésekre előírt határidők kisebb módosításait érinthetik. Az ilyen vagy hasonló változások átvezetésére az Ávr. nem állapít meg külön feltételeket. Abban az esetben viszont, ha a módosulások a kötelezettség-vállalás korábban megállapított összegét növelik, vagy az évek közötti megoszlását módo-sítják – így az egyes éveket terhelő fizetési kötelezettségek összege változik – alkalmazni kell az Áht. és az Ávr. kötelezettségvállalásra és pénzügyi ellenjegyzésre vonatkozó szabá-lyait, azaz a módosítás csak írásban történhet meg, amit a kijelölt pénzügyi ellenjegyzőnek előzetesen ellen kell jegyeznie.
Természetesen a kötelezettségvállalások nyilvántartása is csak abban az esetben tudja a kontroll szerepét betölteni, ha a mindenkori aktuális adatokat tartalmazza. Ezért a kö-telezettségvállalások módosulása, meghiúsulása, megszűnése esetén haladéktalanul gon-doskodni kell azoknak a részletező, illetve – ha az összegük vagy évek közti megoszlásuk változik – a könyvviteli nyilvántartásokban szereplő adataik módosításáról.