A projekt az Európai Unió támogatásával, az Európai Szociális Alap
társfinanszírozásával valósul meg.
Pannon Egyetem
Georgikon Kar
Szegedi Tudományegyetem
Mérnöki Kar
Debreceni Egyetem
Gazdálkodástudományi és Vidékfejlesztési Kar
„Gyakorlatorientált képzési programok kidolgozása a turisztikai desztináció menedzsment és a kapcsolódó ismeretanyagok oktatására”
TÁMOP-4.1.2-08/1/A-2009-0034 projekt
Regionális turisztikai menedzsment /BSc/
/Differenciált szakmai ismeretek modul/
Információs irodák menedzsmentje
/A tantárgy neve/
12. Előadás témakörei
Az információs irodák rendezvényszervező tevékenysége I.
A rendezvény fogalma;
A rendezvényszervezés fogalma;
A rendezvényszervező intézmények és intézményrendszerek;
Rendezvényszervező cégek;
Rendezvények résztvevői, közreműködői;
A rendezvényszervezés folyamata;
12. ELŐADÁS ANYAGA
Az információs irodák rendezvényszervező tevékenysége
Az információs irodák, mint a TDM szervezetek munkacsoportja fontos szerepet vállalhatnak a terület, térség rendezvényeinek szervezésében.
- A turizmus ágazatban jelentős szerepet tölt be a rendezvényszervezés;
- A rendezvények a térség kiemelt turisztikai vonzerejét képezik;
- A terület természeti adottságai, építetett öröksége után a rendezvények jelentik a legnagyobb motivációt a turista választásában;
- A hagyományos, a visszatérő rendezvények a turista programjának kiindulópontjai lehetnek;
Az információs irodák turisztikai rendezvényei a desztináció szakmai programjai, amelyek a desztináció értékesítésének eszközei;
Az információs irodák rendezvényszervezői tevékenysége többszintű: helyi, mikró-térségi szórakoztatórendezvények szervezése, régiós rendezvények koordinálása, marketingtevékenysége, valamint helyi, régiós turisztikai
rendezvények szervezése, és más térségek rendezvényein való részvétel;
12. ELŐADÁS ANYAGA
A rendezvény és a rendezvényszervezés alapfogalmai
Alapfogalmak
1. Rendezvény
sokféle jelleg, ezért sok definíció
„olyan összejövetel, melyet előre ismert célból vagy alkalomból tartanak meghatározott helyen és időben”
„alkalmi, széles körű, időszakos összejövetel, előre szervezett formában”
„rendezvénynek tekinthetünk minden olyan összejövetelt, amelyen legalább 5 személy vesz részt és legalább egy napig tart, tartalma pedig a napi
rutintól eltérő témákkal foglalkozik”
„a rendezvény olyan termék, amelyet egymással koordináltan
együttműködő partnerek egy bizonyos időpontban, meghatározott időtartamra, egy meghatározott csoport részére hoznak létre”
„előre meghatározott célból, adott helyen és időben tartott összejövetel”
12. ELŐADÁS ANYAGA
2./ Rendezvényszervezés
szervezési-logisztikai tevékenység
„mindenki tud”
szakmaiság
Definíció: a rendezvénnyel kapcsolatos teljes körű szervező és
összehangoló munka, mely magában foglalja az infrastruktúra biztosítását és a résztvevőkről való gondoskodást is
A jó rendezvény ismérvei:
ha (a meghívottak számához képest) sokan jönnek el,
ha a meghívottak jól érzik magukat,
és sokáig maradnak,
ha érezhető a meghívó jellege,
ha egyedi esemény,
ha a résztvevőkre mély benyomást tesz.
12. ELŐADÁS ANYAGA
Rendezvényszervező intézmények
kultúra szerveződése, („alulról”, „felülről”)
jogi alap, (Alkotmány, kulturális tv.)
állami intézmények,
civil szektor,
vállalkozási szféra.
Az állami intézményrendszer
állami szervek, önkormányzatok hozzák létre,
közfeladatok ellátására,
alapító okiratban,
az anyagi, tárgyi és személyi feltételeket az adott szerv biztosítja,
felügyelik és ellenőrzik.
Az állami intézményrendszer felépítése
12. ELŐADÁS ANYAGA
Művelődési otthon, könyvtár, teleház, múzeum, művészeti intézmények, filmipar, könyvpiac, tömegkommunikáció, iskola
Az átmenet
közalapítvány, köztestület,
közhasznú társaság. (nonprofit gt.)
A civil szektor
a társadalom önkéntes szerveződése,
közgyűlés, alapszabály,
egyesülési jog törvénye,
az állam: törvényességi felügyelet,
a szervezet önálló, gazdálkodhat is.
Fő jellemzők: formalizáltság, intézményesültség, profitelosztás tilalma,
önkéntesség, öntevékenység, önkormányzatiság, függetlenség;
12. ELŐADÁS ANYAGA
Fő területek: kultúra és rekreáció, oktatás, kutatás, egészségügy, szociális szolgáltatás, környezetvédelem, érdekvédelem;
A vállalkozási szféra
célja a haszonszerzés,
alaptőkével indul, a cégbíróság jegyzi be,
lehet egyéni és társas.
Teljes körű szolgáltatást nyújtó cégek:
jól képzett és jól fizetett szakemberek, kevés rendezvény, de nagy értékűek, sok alvállalkozó és kevés ügyfél, teljes rendezvény megszervezése;
Általános rendezvényszervezők; a rendezvényügynökségek; a klasszikus reklámügynökségek; a PR-cégek; a konferencia- és kongresszusszervezők;
az inszentív irodák és utazási irodák
12. ELŐADÁS ANYAGA
Teljes körű szolgáltatást nyújtó, de saját kapacitással is rendelkező cégek
Jellemzők: saját kapacitást kihasználják, jól képzett és jól fizetett
szakemberek, több dolgozó; alvállalkozók, több rendezvény, nagyobb ügyfélkör, ügyfélkapcsolataik lazábbak;
party-service, helyszínnel rendelkező cégek, technikai szolgáltatással rendelkezők;
A speciális szolgáltatók
Jellemzők: valamilyen részterületre specializálódtak, kevés szakember, sok dolgozó, mindig saját terméket, szolgáltatást szállítanak, sok megrendelés, ügyfélkör nagy
hangtechnikai szolgáltatók; területek bérbeadásával foglalkozók; nyomdák;
dizájnerek; pirotechnikusok; dekoratőrök; műsorirodák;
12. ELŐADÁS ANYAGA
A rendezvényszervezés folyamata
tervezés
előkészítés (szervezés)
lebonyolítás
utómunkák
Tervezés – megrendelő: célmeghatározás, célcsoport, téma, helyszín, időpont, programok, védnökök, részvételi díj;
Tervezés - szervező
Információgyűjtés: információk a megrendelőről, költségkeret, cél, korábbi rendezvények tanulságai, célközönség, konkurens cégek, rendezvényei, szakmai információk, információk a helyszínről, reklám és propaganda információk, rendezvény körüli más események
kapcsolattartás
információk feldolgozása (briefing)
koncepció kidolgozása
12. ELŐADÁS ANYAGA
költségterv (kiadások/bevételek)
ütemterv (feladatok és felelősök)
végleges ajánlat
Előkészítés (szervezés)
helyszínen, dokumentálva
ellenőrző lista, forgatókönyv
események
személyek
reklám- és sajtóterv
meghívó
látványterv, dekoráció
anyagok, eszközök, technika
infrastruktúra
költségvetés
további feladatok
12. ELŐADÁS ANYAGA
Forgatókönyv a rendezvény lebonyolításának részletes logisztikai ütemterve. A jó forgatókönyv:
könnyen áttekinthető,
jól érthető,
szerződésekkel garantált,
minden fontos eseményre kitér,
az ezekhez tartozó személyekre is,
megvalósítható .
kötelező elemek:
dátum (év, hónap, nap),
pontos időpont (óra, perc),
feladat részletes leírása,
feladat elvégzéséért felelős személy,
feladat végrehajtásában résztvevők,
közreműködők érkezése, ott-tartózkodása és távozása (óra, perc),
ELŐADÁS ANYAGA
Lebonyolítás
helyszín, technika ellenőrzése,
előadók fogadása,
vendégek fogadása,
időpont és időtartam,
vendégek búcsúztatása (ajándékozás),
bontási munkálatok,
Utómunkálatok
értékelés (több szempontból),
számlák rendezése, iktatása,
tudósítások, archiválás,
gazdasági értékelés.
12. ELŐADÁS ANYAGA
A rendezvény résztvevői
rendezvény = csoportos tevékenység;
vendégek (látogatók, nézők v. közönség);
VIP- résztvevők (vendégek v. előadók);
szereplők (művészek, tudósok, előadók);
megrendelő cég;
közreműködők és szervezők;
Média.
A vendégek
marketing-szóhasználattal: vevő;
a rendezvény minden esetben vendégcentrikus, kiemelten kezelendők a VIP- vendégek;
12. ELŐADÁS ANYAGA
VIP- résztvevők: lehetnek vendégek v. egyes meghívott művészek, előadók is (fontos a protokoll!);
egyeztetési feladatok (érkezés, távozás, igények stb.);
meghívott/önként jön;
Szereplők: fontos személyiségek;
akadálymentes felkészülésükről és fellépésükről gondoskodni kell (öltöző, ellátás, biztonság);
előadók elégedettsége döntő jelentőségű;
A megrendelő: ötlet és hozzájárulás
feladata a szakmai szervezőbizottság létrehozása, melynek tevékenységei:
ülésfajta meghatározása, fő mondanivaló megjelölése, időbeosztás, elkészítése, szponzorkeresés, pénzügyi ellenőrzés
12. ELŐADÁS ANYAGA
Közreműködők és szervezők
feladatuk: a szervezés és a lebonyolítás.
rendezvényszervező („láthatatlan ember”): protokoll, koordináció, tulajdonságok;
tolmácsok: nemzetközi rendezvények, előnyök/hátrányok, tolmácsolás fajtái;
hostessek: informátor, vendéggel foglalkozik ;
egyéb szolgáltatók: közlekedési cégek, a szállodák és az éttermek, a nyomdák, a virágkötők, a dekoratőrök, az építészek, a mérnökök, a berendezők, a technikusok stb.
A média
innen értesülhetnek az érdeklődők a rendezvényről;
itt jelenik meg annak visszhangja is;
a rendezvényeknek gyakran kiegészítője valamiféle sajtórendezvény
reklámozás, médiatervezés;
12. ELŐADÁS ANYAGA
Rendezvénytípusok
Tudományos rendezvények
Társadalmi rendezvények
Állami rendezvények
Üzleti rendezvények
Kulturális rendezvények
Egyéni/ családi rendezvények
Kiegészítő tevékenység
AZ ELŐADÁS ISMERETANYAGÁNAK ÖSSZEFOGLALÁSA
A rendezvények jelentős szerepet játszanak a térség turisztikai imázsának kialakításában, a turista választásában.
Az információs irodák többszintű rendezvényszervezést folytatnak;
A rendezvény és rendezvényszervezés fogalmának körbejárása;
A rendezvényszervezés folyamata, a szakaszok feladatai;
A rendezvények közreműködői, résztvevői;
A rendezvények típusai
Előadás tananyagához kapcsolódó kérdések
Vizsgakérdések:
1./ Mit nevezünk rendezvénynek?
2./ A rendezvényszervezés fogalma.
3./ Milyen rendezvényszervező szervezetek vannak?
4./ Sorolja fel a rendezvényszervezés folyamatának szakaszait!
Gyakorlatorientált, kompetenciát fejlesztő kérdés/ek:
Mutasson be egy az irodája által szervezett rendezvényt!
KÖSZÖNÖM A FIGYELMÜKET!
A KÖVETKEZŐ ELŐADÁS TÉMAKÖRE:
Az információs irodák
rendezvényszervező tevékenysége II.
Az előadás anyagát készítette:
Kálmánné Bodó Edit
