Információs irodák menedzsmentje Regionális turisztikai menedzsment /BSc/ TÁMOP -4.1.2-08/1/A-2009-0034 projekt

(1)

A projekt az Európai Unió támogatásával, az Európai Szociális Alap

társfinanszírozásával valósul meg.

Pannon Egyetem

Georgikon Kar

Szegedi Tudományegyetem

Mérnöki Kar

Debreceni Egyetem

Gazdálkodástudományi és Vidékfejlesztési Kar

„Gyakorlatorientált képzési programok kidolgozása a turisztikai desztináció menedzsment és a kapcsolódó ismeretanyagok oktatására”

TÁMOP-4.1.2-08/1/A-2009-0034 projekt

Regionális turisztikai menedzsment /BSc/

/Differenciált szakmai ismeretek modul/

Információs irodák menedzsmentje

/A tantárgy neve/

(2)

14. Előadás témakörei

 Az információs irodák rendezvényszervező tevékenysége III.

 Szakmai vásárok szervezése rendezése;

 A turisztikai vásár , mint komplex eseménymarketing;

 A vásári részvétele feladatai és szabályai;

 A résztvevők köre, a részvételi feltételek;

 A vásárszervező feladatai;

 A vásári résztvevő feladatai;

 A szakmai vásárok kiegészítő rendezvényei;

 A vásárok follow up tevékenysége;

(3)

14. ELŐADÁS ANYAGA

 Szakmai kiállítás (és vásár):

 a kiállítás és a vásár fogalma

 erődemonstráció

 potenciális vevőknek

 figyelemfelkeltő és meggyőző legyen

 azonos helyszín és időszak

 szakmai és látványos elemek

 stand és személyzet

 vásárvárosok

 presztízsérték

 kettős befogadói szituáció

 a kiállítás megszervezése: tervezés, előkészítés, lebonyolítás, utómunkák

 a szakmai szervezet, a szervező és a megrendelő feladatai

 a vásár:

 története: középkor, Európa és Magyarország

 fajtái: általános vásár; szakvásár: többszakos, vertikális, horizontális

(4)

 Szakvásárok, szakmai kiállítások:

 különlegesen fontos, speciális rendezvénytípus;

 Definíció: az a kiállításfajta, amelyen egy adott árucsoport gyártói,

forgalmazói koncentráltan jelennek meg a számukra fontos érdeklődők, potenciális vevők előtt.

 A kiállításon való részvétel, nemcsak a a termék milyensége, a prezentáció módja. Az ötletek sokasága a szakmai közönség figyelemfelkeltésén kívül

„erődemonstrációt. Flottatüntetést” is jelent, a potenciális vevők meggyőzése, a konkurencia elrettentése érdekében;

 Mikor érdemes részt venni egy kiállításon?

 1./ Ha van mit megmutatni;

 2./ Ha be akarunk lépni a piacra;

(5)

 3./ Ha új terméket kívánunk bevezetni;

 4./ A meglévő termék tesztelése;

 5./ Vásárlói vélemények begyűjtése;

 6./ Ha az értékesítési csatornákat szeretnénk bővíteni;

 7./ Partnerkeresés;

 8./ Viszonteladói hálózat megerősítése;

 A kiállítás végső célja kettős:

 1./ a forgalom növelése;

 2./ az imázs erősítése;

 A szakmai kiállítások jellegzetessége, hogy azt szakmai szervezetek, ilyen kiállítások rendezésére szakosodott állami, regionális hatalmi vagy igen jelentős magánszervezetek képesek megrendezni;

(6)

 Kis történelem:

 -első kiállítás- Ptolemaiosz Pfilométer fáraó (i.e. 181-146) Kleopátrával való házasságkötése alkalmából (thébai és memphisi művészek állítottak ki;

 - római birodalom – fórum;

 - német vásárok – Messe- a Missa szóból, (mise) ered- XV-XVI. században híres vásárok: lipcsei, lyoni és novgorodi vásár;

 - 1535 – frankfurti könyvvásár- Luther biblia első példánya;

 - 1564 Ausburg – első kiállítási katalógus;

 - 1851 London – első világkiállítás;

 Célja a mai napig érvényes: a fejlődés bemutatása, a kulturális és gazdasági haladás irányának megjelölése.

 - 1842. Első magyar kiállítás. (Kossuth Lajos kezdeményezte és rendezte)

(7)

 - 213 kiállító, 218 kiállítási objektum, 14425 fizető látogató;

 - II. világháború után – Tavaszi és Őszi BNV- tavasz: beruházási javak, ősz:

fogyasztási cikkek;

 - az általános vásárok mellett megjelentek a szakvásárok, szakkiállítások;

 - jelentős szerephez jutottak a regionális vásárok;

 „ A vásárok piac jellegű rendezvények, amelyek egy vagy több gazdasági ágazat átfogó árukínálatát nyújtják” AUMA (Austellungs-und Messe-

Ausschun der Deutschen Wirtschaft- német vásárokat felügyelő szervezet)

 - Jellemzőik:

 - legalább 20 %-os külföldi részvétel;

 - rendszeres időközökbe rendezik;

 - ugyanazon a helyen,

(8)

 A kiállítások:

 - lehetnek hagyományteremtők;

 - azonos helyen, azonos időszakban;

 némileg változó témakörben;

 A megjelenés erősíti az imázst, a távolmaradás kérdéseket vet fel a céggel kapcsolatosan;

 A szervezés:

 - A szervezés ideje több hónap, nagyon gyakran egy év; (az előző kiállítás lezárása után kezdődik);

 -a résztvevők általában visszatérők;

 - a közönsége nagysága indokolja a több napos időtartamot;- átlag három- hat nap, de van tíz napos is;

 - az időtartamot a várható látogatók száma határozza meg;

(9)

 - kapcsolódó rendezvények;

 A kiállítások költségesek:

 - a részvételi díjak eltérőek: függnek a stand elkészítési költségeitől, nagyságától, a prospektusok minőségétől, mennyiségétől;

 A kiállítások szervezésének szereplői:

 Szakmai szervezet:

 Feladatai:

 - meghatározza a rendezvény célját;

 - meghatározza rendezvény címét, nevét, mottóját;

 - meghatározza a témaköröket, amelyek a kiállításon végigvonulnak;

 - megteremti a szakmai védnökséget; (presztízs személyek, megnyitó személye)

(10)

 - műszaki berendezések biztosítása;

 - közüzemi feltételek biztosítása

 - kiegészítő szolgáltatások biztosítása; (büfé, étkezés, pihenés, illemhelyek)

 - nyomdai munkálatok biztosítása (meghívók (egy évvel előbb- adatszolgáltató lapok), katalógus, pótfüzet;

 - számítógépes rendszer biztosítása (adatok, regisztráció, naprakészség);

 - a folyamatos és pontos adategyeztetés, regisztráció, postázás;

 - szállásbiztosítás; (kiállítók, vendégek), maximum 15-50 kilométeres távolságon belül;- folyamatos kiállítók már az előző kiállítás végén megrendelik;

 - kapcsolódó rendezvények megszervezése;

 - dekoráció, kiállítási elemek megtervezése és kivitelezése;

 - költségvetés elkészítése, szolgáltatások árainak pontos megállapítása (nem túlzott), folyamatos számlázás;

 - helyi regisztráció, információs szolgálat biztosítása;

 -a kiállítási árúk be- és kiszállításának megszervezése;

(11)

 - raktárak biztosítása, vámolás, belső szállítás megszervezése;

 - megfelelő számú személyzet biztosítása, irányítása, koordinálása (beléptetés, hostessek, őrzés)

 - utómunkálatok elvégzése (bontás, visszavételezés,)

 A megrendelő feladatai ( kiállító):

 - termék kiválasztása, megjelentetésének meghatározása;

 - A megjelenés struktúrájának meghatározása;

(stand nagysága, felépítése, kivitelezése, jellege)

 - partnerlista előkészítése, tárgyalások tervezése, előkészítése;

 - a kiállításon résztvevő munkatársak kiválasztása, felkészítése;

 - információs anyagok meghatározása, összeállítása, legyártása;

 - a személyzet megjelenésének feladatai (egyenruha, utazás, szállás, belépő, parkolójegy, napidíj)

 - standon történő vendéglátás megszervezése (kávé, üdítő, aprósütemény, stb.)

(12)

 - felméri a kiállításhoz szükséges helyszínt és technikát;

 ( csak akkor derül ki, amikor a kiállítók megküldték hely és technika igényüket- kiállítási programjukat a katalógus elkészítéséhez- villamos

energia igény – standnagyságok meghatározása, ésszerű standmennyiség meghatározása (se túlzsúfolt -se üres helyek);

 Szakmai programok összeállítása;- termek, szükséges technikai eszközök biztosítása;

 A rendezvényszervező feladatai: az a szervezet, amely a kiállítás egészét szervezi meg és biztosítja a működését, lefolyását;

 - helyes időpont kiválasztása; (más kiállításokhoz, ünnepekhez viszonyítva)

 - a rendezvény jellegének, imázsának kialakítása;( a változó igények tükrében megújítani)

 - a helyszín biztosítása; (ha állandó helyen van nem gond, új vagy vándorkiállítás esetén)

(13)

 - ugyanazon időpontban;

 - a kiállítók termelők, vagy viszonteladók;

 - a vásár olyan rendezvény, amely bemutatja a vállalat már a piacon lévő termékválasztékát, célja a kereskedők és viszonteladók tájékoztatása, alapvető cél a konkrét üzletkötés vagy az üzletkötés elősegítése;

 - a látogatók jelentős része fogyasztó;

 - bemutatja a vállalat:

 műszaki fejlettségének színvonalát;

 a művész teljesítőképességét;

 A szakvásárnak két fajtája van:

 Horizontális:

 - az árukínálatot rokon vagy gyakran egymástól nagyon távol eső iparágak termékei alkotják;

(14)

 Vertikális:- egy-egy ágazat kínálatát nyújtják, jellegénél fogva szakemberek szűk csoportját érinti;

 Különbségek:

Vásárok Kiállítások

Termék Fogyasztási cikk Termelési, beruházási

fogyasztási cikk

Eladók, kiállítók-kínálat Kereskedők Termelők, importőrök Vevők, látogatók-kereslet Fogyasztók- nagyközönség Üzletemberek,

szakemberek,

viszontfelhasználók

Adás-vétel jellege Árusítás Üzletkötés

Termékek fajtái Sokféle árucsoport Kevés árucsoport

Termékek minősége Közepes vagy alacsony színvonal

Magas színvonal

(15)

 A részvétel főbb céljai:

 - az ágazat műszaki-fejlesztési irányának megismerése;

 - új technológiák;

 - Know-how;

 - a fejlesztési célkitűzések megfeleltetése az általános irányvonalnak;

 - Új cégek, potenciális versenytársak feltérképezése;

 - a termék versenyképessége a konkurencia kínálata mellett;

 - a hagyományos ügyfelekkel történő kapcsolattartás;

 - információszerzés;

 - az adott ország, régió helyzetének megismerése;

 - a termék, a vállalat imázsának mérése;

 - a piaci részesedés növelési lehetőségének felmérése;

 - a kiállítás résztvevőinek felmérése;

(16)

 A kiállítási terv elemei:

 - A vásár, kiállítás megnevezése, helye, időpontja;

 - Árulista;

 - Terület-igény (fedett-nyitott);

 - A kiállítási idő alatt tervezett rendezvények;

 - A költségek;

 - Előző vásárok tapasztalatai;

 Standtípusok:

 A méretet befolyásoló tényezők:

 - mekkora helyet igényelnek a terméke?

 - hogyan történik a kommunikáció, milyen rendezvényeket tervezünk?

 - funkcionális igények;

(17)

 A kiállítások tervezésének néhány fontos elve:

 - a közönségvezetés: szabadáramlású, pszichikai elemek irányította, fizikai elemek irányítottak; - függ a kiállítás jellegétől, terület nagyságától, fedett és zárt terület egymáshoz való kapcsolatától;

 - pihenőhelyek kialakítása;

 - zárt terület: mennyezet szerepe – más szín;

 - szabad terület: általában nagy teret igénylő termékek számára;

 - tárgy: kiállításra alkalmas formában, a környezethez is alkalmazkodva, egyedi vagy sorozattermék

 - kép: ha a termék nem alkalmas kiállításra-fotó

 - felirat: minél kevesebb, annál jobb a hatásfok; azonos grafikai megoldások a kiállításéval;

 - fény: fontos tényező a figyelemkeltéshez (megvilágítás)

 - szín: jelkép. szimbólum, védjegy;

(18)

14. ELŐADÁS ANYAGA Vásári látogatók

Tájékoztatást igénylők Általános szakmai

érdeklődők

Lappangó vevők Vételi szándék nélküliek

Stand megtekintés

Döntés a vételi szándékról Információt elraktározó Pozitív negatív Follow-up munka

mindkét csoportban

(19)

 A szakvásár a kereslet és kínálat koncentrálásának és /vagy a kínálat bemutatásának eszköze;

 - Marketingkutatási funkciók:

 - üzleti lehetőségek felmérése;

 - versenyhelyzet felmérése;

 - Kapcsolatápolás:

 - új kapcsolatok, potenciális vevők;

 - régi kapcsolatok ápolása;

 - Termékmarketing:

 - szakmai trendek felmérése;

 - terméklemutatás;

 - teméktesztelés;

 - új termékek bevezetése;

(20)

14.ELŐADÁSANYAGA

Kiállítás reklám

céget cég terméket látják

Public Realitons

Személyes eladás Az összbenyomás

erősíti az imázst Sales Promotion

módszerek alkalmazása

(21)

 A vásárok kommunikációs terve:

 1./ helyzetelemzés: (előző kiállítás)

 - milyen médiumokat vettünk igénybe és milyen eredménnyel?

 - milyen volt a sajtórendezvények visszhangja?

 - van- e további kapcsolat az újságírókkal?

 - milyen cikke jelentek meg a cégről?

 - hogyan használták fel sajtóanyagot az újságírók?

 - keresték-e két kiállítás között a céget az újságírók?

 2./ Cél meghatározás

 3./ A cél megvalósításához szükséges kommunikációs eszközök:

 - sajtórendezvények;

 - PR cikkek;

 - sajtóreggeli;

(22)

 - egyéb rendezvények;

 - vevőtalálkozó;

 - termékbemutató;

 - céges tájékoztató kereskedelmi cégek, viszonteladók részére;

 4./ Időpontok meghatározása;

 5./ Médiatervezés:

 - kiállítás előtti üzeneteket megjelenítése; -figyelemfelkeltés (napilapok, szaklapok, TV, Rádió, Internet,)

 - kiállítás ideje alatti:- megjelenés a napi vásári sajtóban /híradóban;

különszámban, egyéb a kiállításra megjelent anyagban (katalógus)

 - kiállítás után: cikkek archiválása, köszönőlevelek az újságíróknak, médiumoknak, a kommunikációs munka értékelése;

(23)

 Informátor szabályzat:

 Általános szabályok:

 képviseli a Magyar Köztársaságot,

 a saját cégét;

 a saját egyéniségét;

 Viselkedése nem lehet ellentétes a fentiek érdekével (nyilatkozatok, vélemények, bírálatok)

 - ugyanez vonatkozik a fogadó országgal kapcsolatosan is;

 Viselkedési szabályok:

 Tiszteletadás- amely az udvariasságban nyilvánul meg;

 Határozottság;

 Mértéktartás;

 Jó ízlés;

(24)

 Egyéb szabályok:

 A kiállítás ideje alatt a kiállítás vezetőjének tartoznak felelősséggel;

 Magas szintű szakmai és nyelvtudás;

 A vállalat teljes tevékenységét érintő üzlet- és árpolitikai kérdésekről nem nyilatkozhat;

 A sajtó, rádió, televízió részére interjút szóban és írásban csak felhatalmazás birtokában tehet;

 Felelős a rábízott információs anyag minőségéért, mennyiségéért;

 A kiállítás befejezése után értékeli a lebonyolítást;

(25)

 A látogatói részvétel oka:

Információszerzés Új ötletek gyűjtése

Új piaci szereplők megismerése Image építés

“Laboratóriumi körülmények”

Kommunikáció (Felmérések szerint a szakmai vásárok látogatóinak 80%-a döntéshozó!)

 Melyik kiállításon vegyünk részt?

 A döntést befolyásoló tényezők:

- Helyi vagy nemzetközi piacot célozza: pl.: SHI&E a skandináv piac vására vagy EIBTM nemzetközi vásár?

 - Kiállításról szerzett információk alapján:

- Tavalyi évek statisztikái, látogatottság, preferenciák, kiadványok, szponzorok… stb.

(26)

 Kiállítás költségei = részvétel + utazás + szállás + reklám + DM

 Korábbi kiállítók / látogatók véleménye?

 Kiállítási szándék előtt célszerű először, mint látogató megnézni a kiállítást.

 Döntés előtt: összes információ és alternatíva mérlegelése!

 A lebonyolítást tervezzük meg!

 Jelöljünk ki egy felelőst, aki utazik és összefogja a teendőket!

 Határozzuk meg a kommunikáció irányát!

 Mérlegeljük a segítő és gátló körülményeket!

 Tervezzük meg a kiállítási naptárunkat!

 Kiállításonként lehetőség szerint feladat és ütemtervet is készítsünk!

 Állítsuk össze a költségvetést

(27)

 Kiállítási promóció

 Fontos! A célközönségünk tudjon róla, hogy vállalatunk részt vesz az adott kiállításon!

 Lehetőségek:

 Sajtókapcsolatok kihasználása

 DM

 Hirdetés

 Szponzorálási lehetőségek

 Szóró-ajándékok

 Kiállítási katalógus

 Stand személyzet

(28)

 A cég kiállításra küldött embereinek száma függ a kiállítástól, az adott piactól, de legfőképpen a stand méretétől.

 Aranyszabályok:

 Egy személy kb. 30 látogató színvonalas fogadására képes egy nap.

 Ha feltételezzük, hogy egy látogató kb. 5-10 percet tölt el a standon, akkor megbecsülhetjük, hogy egy kiállító maximum 12 látogatót tud fogadni egy óra alatt.

 1 kiállítónak fajlagosan min. 4-5 m2 stand alapterületre van szüksége.

 Lehetőleg 2 fő utazzon cégenként.

(29)

 A kiállító személyek legfontosabb erényei:

 taktikus, diplomatikus, barátságos, nyitott, jól informált a vállalatról

 “Staff training” lényeges a kiállítás sikeréhez!

 hogyan csalogassuk a látogatókat a standunkhoz?

 hogyan kezdeményezzünk tárgyalást?

 hogyan minősítsük a látogatókat és válasszuk ki az emberünket?

 a testbeszéd szerepe.

 Minden egyes kiállítás előtt, külön kell felkészíteni az informátorokat az adott piac jellegzetességeiről és az oda illő vállalati stratégiáról.

 A standot sose hagyjuk informátor nélkül!

 Ha egy potenciális partnert látunk és mással tárgyalunk, beszéljünk meg egy későbbi időpontra találkozót.

 Felmérések szerint a látogatók 60 %-a elhagyja a standot, ha egy percen belül nem szólítják meg!

(30)

 A tárgyalások, észrevételek dokumentálása, naprakészség;

 A konkurens standok megtekintése, tapasztalatok összegyűjtése;

 Utánkövetés

 a follow-up a kiállítás sikerének learatása.

 rendkívül fontos fázis.

 Budget kontroll - a kiállítás hatékonyságának mérése:

 Értékesítési eredmények

 Döntéshozókkal felvett kapcsolatok száma

 Szerződésekre jutó költség

 Szerződéskötések száma

 Látogatók, érdeklődések, névjegyek száma

 Szétosztott kiadványok száma

 Media cikkek generálása, sajtó visszhang

(31)

 Szerzett információk milyensége és mennyisége

 Minden egyéb tényező ami befolyással bír

 Utolsó lépés: úti jelentés (report) készítése, amely a kollégák számára is fontos!

(32)

AZ ELŐADÁS ISMERETANYAGÁNAK ÖSSZEFOGLALÁSA

 A desztinációs irodák kiemelt feladata a turisztikai vásárokon való részvétel és kisebb vásárok szervezése;

 A szakvásár definíciója, jellemzői;

 Vásártörténelem;

 A várási részvétel céljai, feladatai: szervezők, kiállítók;

 A vásár marketing jelentősége;

 A vásár tervezése (kommunikációs terv, költségvetés)

 Az informátorok feladatai és viselkedési szabályai;

 A vásárok follow up- ja;

(33)

Előadás tananyagához kapcsolódó kérdések

Vizsgakérdések:.

1./ Beszéljen a szakmai vásárok jelentőségéről és mutassa be a legfontosabb jellemzőket!

2./ Milyen feladatai vannak a vásár szervezőinek?

3./ Milyen elemeket tartalmaz a szakvásár marketingkommunikációs terve?

4./ Sorolja fel a a vásári informátorok szabályait!

Gyakorlatorientált, kompetenciát fejlesztő kérdés/ek:

Milyen feladata van a turisztikai vásárokkal kapcsolatban az információs irodának?

(34)

KÖSZÖNÖM A FIGYELMÜKET!

A KÖVETKEZŐ ELŐADÁS TÉMAKÖRE:

Az információs irodák

rendezvényszervezési tevékenysége IV.

Az előadás anyagát készítette:

Kálmánné Bodó Edit