A projekt az Európai Unió támogatásával, az Európai Szociális Alap
társfinanszírozásával valósul meg.
Pannon Egyetem
Georgikon Kar
Szegedi Tudományegyetem
Mérnöki Kar
Debreceni Egyetem
Gazdálkodástudományi és Vidékfejlesztési Kar
„Gyakorlatorientált képzési programok kidolgozása a turisztikai desztináció menedzsment és a kapcsolódó ismeretanyagok oktatására”
TÁMOP-4.1.2-08/1/A-2009-0034 projekt
Regionális turisztikai menedzsment /BSc/
/Differenciált szakmai ismeretek modul/
Információs irodák menedzsmentje
/A tantárgy neve/
6. Előadás témakörei
Az információs irodák kapcsolatrendszerei, formájuk, tartalmuk;
- kapcsolat a HTDM -kel RTDM -kel;
- a kormányzati szervekkel, önkormányzatokkal,
- a turisztikai szervezetekkel;
- a nemzetközi szervezetekkel,
- az intézményekkel, civil szervezetekkel;
- a médiumokkal;
- együttműködési megállapodások, szerződések;
- a kapcsolattartás nehézségei;
6. ELŐADÁS ANYAGA
Az információs irodák kapcsolatrendszere több szintű.
- A szervezetek jellegéből fakadóan lineáris kapcsolatok;
A szervezeten belül
A TDM szervezetek speciálisan, alulról építkeznek, ahol az egyesületi szabályoknak megfelelően a tagok azonos jogokat élveznek, ennek
megfelelően a belső kapcsolatrendszer a partnerség és közös érdekeltség alapján működik.
Jól kialakított szervezet, demokratikus légkör és döntéshozatal.
A menedzser elfogadottsága és szakszerű munkája, valamint a javuló forgalmi eredmények jelentik a legfontosabb tényezőt a belső kapcsolatok megfelelő alakítása és a jó együttműködés kialakítása szempontjából:
„Együtt megcsináljuk!”
Az információs iroda szervezete a vezetőn keresztül tartja a kapcsolatot a TDM választott vezetésével, és tagsággal;
6. ELŐADÁS ANYAGA
Az iroda dolgozóinak nincs közvetlen kapcsolata a szervezet tagjaival;
Az irodavezető, mint turisztikai szakember a kapcsolattartó, feladat közvetítő és a szervezettel szemben elszámoló személy;
Az iroda, mint szervezet szakmai és pénzügyi elszámolással tartozik az egyesület legmagasabb fórumának, a taggyűlésnek;
Az információs iroda külső kapcsolatrendszerei:
A TDM szervezet a céljának megfelelően tart fenn kapcsolatot azokkal a szervezetekkel, amelyek nem tagjai az egyesületnek;
A kulturális, természeti környezet - hasznosításával egybekötött - védelme kiemelt feladat.
A turizmus alapvető eleme a vonzerő (gyógyfürdő, nemzeti park, múzeum, tó, kulturális központ, műemlék, stb.) és fontos, hogy a vonzerő képviselője valamilyen formában jelen legyen; - ha nem tagként, akkor tiszteletbeli
tagként, vagy megfigyelőként.
Az információs iroda munkakapcsolata térségi vonzerő képviselőjével;
6. ELŐADÁS ANYAGA
Az információs iroda vonzáskörzetébe tartozó turisztikai vonzerők leltárbavétele, nyilvántartása, folyamatos karbantartása rendszeres
kétoldalú kommunikációt feltételez az iroda és a vonzerő képviselője között.
A kapcsolattartás formája: személyes, telefonos, e-mail;
Tartalma:
-alapadatok begyűjtése, feldolgozása, felhasználása
- változások figyelése, adatok karbantartása
Módszere:
(Elektronikus rendszeren keresztül)
- Adatlapok megküldése korrekció céljából;
- változások feltöltése az adatbázisba;
Az információs irodák kapcsolata a helyi önkormányzatokkal:
A kapcsolat alapja a a TDM szervezet és az önkormányzat közötti együttműködési megállapodás;
6. ELŐADÁS ANYAGA
Az iroda működtetési formája szerint:
- az önkormányzattól szervezetileg független (vállalkozási)- a kapcsolatrendszerre a tagi-belső kapcsolat jellemző;
- közös működtetési – önkormányzati, kormányzati (Tourinform) feladatok ellátására is kötelezett – a fenntartói kapcsolat (utasításos, számonkérő) a jellemző;
- a tisztán önkormányzati fenntartású irodák szerződés formában végezhetnek desztinációs információs irodai tevékenységet;
Az önkormányzat általában tagja a TDM -nek, de a tagi viszony mellett, mint döntéshozó hatalom felelős a turizmus helyzetéért a településen. Ennek érdekében szoros szakmai együttműködés keretében a szervezettel,
közösen készíti el a település fejlesztési tervét, kiemelten a turisztikai terület érintő fejlesztéseket. A területfejlesztési kapcsolat kooperatív, koordináló, együttműködő;
Az önkormányzatok és TDM szervezetek közös turisztikai pályázati tevékenysége napi munkakapcsolatokban realizálódik;
Az információs iroda a pályázatírás során a helyzetelemzésben
(információgyűjtés, adatszolgáltatás), valamint termékfejlesztésben vesz részt.
6. ELŐADÁS ANYAGA
A nemzetközi szervezetekkel (szövetségek, turisztikai vállalkozások) szakmai, partner-, és üzleti kapcsolatok formájában működik együtt az iroda; (szolgáltatások közvetítése, értékesítése) marketingtevékenység, tanácsadás, tapasztalatcsere)
Az információs iroda kapcsolatrendszere a mikrórégiós és régió TDM szervezetekkel
Az iroda a mikrórégiós szervezetekkel adatszolgáltatási, adategyeztetési és régiós marketingtevékenység előkészítő ( tervezés, kutatás, kommunikáció) kapcsolatban áll.
A kapcsolatrendszert - bár alulról felfelé építkező a TDM hierarchiája - nem az alá-fölé rendeltség jellemzi. A helyi és mikrórégió természetes
szövetsége révén jön létre a régiós TDM. A régiós TDM hatékony
működtetése és fenntartásának léte a helyi- és mikrórégiós TDM -ek által működtetett kapcsolatok függvénye.
6. ELŐADÁS ANYAGA
Az információs iroda kapcsolata a terület intézményeivel
Az iroda hatókörétől függően számos intézménnyel tart fenn együttműködő kapcsolatot.
- egy adott település intézményei,
- több település intézményei,
- nagyobb hatáskörű intézmények (térségi feladatokat ellátók)
Az intézmények lehetnek:
- önkormányzati, oktatási, kulturális, egészségügyi, hatósági, stb.
A kapcsolatok minősége: egyenrangú
A kapcsolatok tartalma:
- információ és adatszolgáltatás,
- marketingszolgáltatás,
- közös akciók, rendezvények
6. ELŐADÁS ANYAGA
Az információs irodák kapcsolata a gazdasági szereplőkkel: (a nem tagokkal)
Az egyesületen kívüli gazdasági szervezetekkel általában szerződéses, üzleti kapcsolatban áll az iroda.
1./ A gazdasági szervezet mint beszállító (pl. nyomda, reklámügynökség, informatikai vállalkozás, stb.) szerződéses viszonyban megrendeléseket teljesít.
2./ A gazdasági szervezet, mint szponzor, szerződéses
kapcsolatrendszerben nyújt ellenszolgáltatást a reklámszolgáltatásért.
3./ Alkalmi kapcsolatrendszer (érintettség esetén, pl. pályázati alvállalkozó)
4. / A gazdasági szervezet, mint információ, adatszolgáltató (közlekedés, hírközlés, energiaszolgáltató)
6. ELŐADÁS ANYAGA
Az információs irodák kapcsolata a médiával
Kitüntetett kapcsolatrendszer, amelynek kiépítése, fenntartása, ápolása a szervezet és az iroda valamennyi tagjának feladata. A szervezet
üzeneteinek folyamatos eljuttatása a helyi, és nagyobb régió lakosságához a helyi és regionális média közvetítésével valósítható meg.
Szoros, napi kapcsolat
Tartalma: folyamatos hírszolgáltatás az iroda szolgáltatásairól, a a terület turisztikai eseményeiről, rendezvényeiről, a várható fejlesztésekről.
Formája: lehetőség szerint PR jellegű (riportok, sajtótájékoztatók, interjúk), de alkalmanként fizetett reklám (hirdetések, közlemények) formájában.
Érdemes egy alkalmazott munkakörébe kiemelt feladatként beépíteni a sajtókapcsolat működtetését;
6. ELŐADÁS ANYAGA
Az információs iroda szerződéses viszonyai:
- szerződések a működtetéssel kapcsolatban (TDM szervezetek, önkormányzatok, gazdasági társaságok, kormányzati szervek, közszolgáltatók)
- szerződések az adatszolgáltatókkal, adatfelhasználókkal,
-szerződések a beszállítókkal; (informatika, nyomda)
- szerződések a turisztikai vállalkozásokkal (értékesítés, közvetítés, marketing)
- nemzetközi szerződések (beutaztatók, közös pályázatok, határon átnyúló szolgáltatások)
Együttműködési megállapodások:
- információs rendszerek működtetése,
- intézmények, civil szervezetek, önkormányzatok
6. ELŐADÁS ANYAGA
A kapcsolatfenntartás nehézségei
A kapcsolatrendszerek kialakításánál:
- kezdeményező szerep vállalása;
- tiszta feltételrendszer teremtése
- a partnerség elfogadtatása;
- közös érdekek felismerése és felismertetése;
A kapcsolatrendszer működtetésénél:
- folyamatos kontroll fenntartása,
- visszajelzés,
- korrekció és újítási készség
AZ ELŐADÁS ISMERETANYAGÁNAK ÖSSZEFOGLALÁSA
Az információs irodák szerteágazó kapcsolatrendszerei a TDM szervezetekkel való összefüggéseiben;
A több szintű kapcsolatok formája, tartalma.
Az információs szervezetek belső és külső kapcsolatai.
Az információs irodák kapcsolatai, a kapcsolattartás formái az intézményekkel, gazdasági társaságokkal.
A kapcsolattartás szükségessége és formái a médiával.
Az információs iroda szerződésformái
A kapcsolatépítés és fenntartás nehézségei
Előadás tananyagához kapcsolódó kérdések
Vizsgakérdések:
1./ Milyen szinten működnek az információs irodák kapcsolatrendszerei?
2./ Sorolja fel az információ irodák intézményi kapcsolatainak tartalmát!
3./ Miért kiemelt a médiával a kapcsolat?
Gyakorlatorientált, kompetenciát fejlesztő kérdés /ek:
Sorolja fel a médiakapcsolatok formáit!
KÖSZÖNÖM A FIGYELMÜKET!
A KÖVETKEZŐ ELŐADÁS TÉMAKÖRE:
Az információs irodák marketingtevékenysége
Az előadás anyagát készítette:
Kálmánné Bodó Edit
