A projekt az Európai Unió támogatásával, az Európai Szociális Alap
társfinanszírozásával valósul meg.
Pannon Egyetem
Georgikon Kar
Szegedi Tudományegyetem
Mérnöki Kar
Debreceni Egyetem
Gazdálkodástudományi és Vidékfejlesztési Kar
Regionális turisztikai menedzsment /BSc/
/Differenciált szakmai ismeretek modul/
Információs irodák menedzsmentje
/A tantárgy neve/
Az információs irodák rendezvényszervező tevékenysége IV.
Speciális rendezvény: a study-tour;
Az irodák szerepe a konferenciák szervezésében;
A rendezvényszervezés beszállítói köre;
A rendezvényszervezés dokumentumai: tervek, ajánlatkérések, szerződések;
Együttműködés más rendezvényszervezőkkel;
A study-tour, mint speciális turisztikai rendezvény
A study-tourok- (PR rendezvények)
1./szakmai tanulmányutak a média, az utazásszervezők, utazásközvetítők, és más partnerek számára, a cégek, a település, a térség, a desztináció turisztikai termékeinek, szolgáltatásainak helyszínen történő bemutatása, azok minőségéről, tapasztalati úton történő meggyőzése értékesítés
céljából.
2./ szakmai tanulmányút szakemberek részére ismeretek megszerzése céljából (pl. külföldi desztinációk látogatása)
A költségviselés szerint:
1./ Szakmai tanulmányút a leendő, potenciális üzletfeleknek, vagy a média képviselői részére szervezett rendezvény, amelynek költségeit a meghívó fizeti.
2./ Szakmai tanulmányút, amelyet a résztvevők fizetnek, bizonyos szakmai ismeretek megszerzése céljából.
Időtartama szerint: Egy vagy több napos;
A bemutatott turisztikai termékek szerint:
Turisztikai cégek (szálláshelyek, gasztronómia, épített örökségek, műemlékek, szórakozató létesítmények, stb.)
Földrajzi egységek vonzerői és szolgáltatásai (Balaton, főváros, puszta, Tisza- tó, Nemzeti parkok)
Települések, (falu, város,) térség, desztináció, ország komplex turisztikai termékei, szolgáltatásai;
A study tour a meghívottak szerint lehet:
Helyi, regionális, országos és nemzetközi;
1./ Az értékesítés céljából szervezett study tourokat a leggyakrabban az értékesítési csatorna tagjai (utazási irodák, utazásközvetítők,
utazásszervezők) és a sajtó képviselői számára szervezik.
Az értékesítési csatorna részére szervezett study tourok:
A szervezés előkészítő feladatai:
A study tour céljának meghatározása: bemutató jellegű, üzletkötési célú;
A bemutatandó termékek meghatározása: Pl. Balatoni desztináció – szálláshelyek
A tanulmányút időpontjának és időtartamának meghatározása;
A tanulmányút útvonalának, állomásainak meghatározása, egyeztetés a fogadóhelyekkel, a programok kialakítása;
A study tour költségvetésének megtervezése (szállás, utazás, étkezés, programok)
A meghívottak körének meghatározása: területi meghatározás (honnan- ország, térség), szervezeti szintek, (vezetés, specialisták), egységek (pl.
utazási irodák, utazásközvetítők, stb.) alapján;
Meghívók elkészítése és elküldése, visszaigazolás kérése;
A study tour személyi feltételeinek biztosítása (a fogadóhelyeken érintettek, a tanulmányút vezetője, moderátorai, tolmácsok;
A létszámarányos szolgáltatások megrendelése, szerződések;
A fogadóhelyek programjainak egyeztetése; (időpont, helyszín, szolgáltatások, ajándékok)
A háttéranyagok( tájékoztatók, prospektusok, térképek, programajánlók) összeállítása, csomagok elkészítése;
A tanulmányút forgatókönyvének elkészítése, egyeztetése az érintettekkel;
A tanulmányút lebonyolítása;
- forgatókönyv szerint;
Utómunkálatok:
A tanulmányút értékelése - szervezők, fogadóhelyek (vélemények begyűjtése, a résztvevők megkérdezése – kérdőív, üzleti ajánlatok, üzletkötések)
A tanulmányút költségeinek elszámolása, (számlák kifizetése, bizonylatok összegyűjtése)
2./ A média számára szervezett study tour esetén a cél nem közvetlenül az értékesítés, hanem a kommunikáció;
A meghívottak köre a szakmai sajtó képviselőinek területi; ( regionális, országos , nemzetközi) és a konkrét sajtóorgánumok (utazási magazinok, turisztikai szaklapok) szerint meghatározott;
A további teendők azonosak a fentiekkel és plusz:
A sajtó számára szervezett study tourok esetében a megjelent tudósítások, cikkek jelentik a rendezvény sikerét, amelyeket a szervezők gyűjtenek;- sajtófigyelés
Az információs irodák feladatai a konferenciák szervezésében
Az információs irodák közvetve és közvetlenül (saját szervezésű) is lehetnek érintettek a konferenciák szervezésében;
A desztinációban zajló turisztikai, területfejlesztési tanácskozások konferenciák előkészítő, szervező és lebonyolító tevékenységében;
- meghívandók címlistájának összeállítása;
- szállásközvetítés;
- programajánlatok készítése;
- a kiegészítő programok szervezésben való közreműködés, (hölgyprogramok, városnéző séta);
- konferenciacsomag anyagának összeállítása (prospektusok, térképek, menetrendek, stb.);
- helyszínen (információs szolgáltatás)
Saját szervezésű konferenciák, tanácskozások
Általában a szakma részére, a TDM szervezet által szervezett konferenciák teljes körű lebonyolítása;
A TDM vezetése a szakmai bizottság, az információs irodai alkalmazottak a lebonyolító szervezet a konferencia szervezésben;
A TDM vezetése határozza meg a konferencia célját, témáját, a meghívott előadók minőségét, számát, a konferencia szakmai programját, helyszínét, időpontját, időtartamát és a meghívottak körét;
Az információs iroda feladatai:
A helyszín bejárása, technikai, tárgyi feltételek egyeztetése, esetleg megrendelése;
A meghívottak címlistájának összeállítása, meghívók elkészítése, elküldése, részvételi szándékok begyűjtése;
A résztvevői létszám ismeretében szállás, étkezés, fakultatív programokkal kapcsolatos ajánlatkérések, megrendelők, szerződések;
- a konferencia költségvetésének elkészítése ( szállás, étkezés, egyéb költségek ismeretében részvételi díjak kialakítása)
- a résztvevők számára a teljes program és részvételi feltételek megküldése (díjak befizetésének módja, határideje)
- egyeztetés a konferencia előadóival ( előadások témája, bekérése, technikai feltételek egyeztetése, tiszteletdíj, költségtérítések )
- a konferencia személyi feltételeinek biztosítása( hostessek, információsok)
- a konferencia sajtónyilvánosságának biztosítása (sajtótájékoztató szervezése)
- amennyiben saját fotó-vagy dokumentum kiállítás kíséri a konferenciát – kiállítás anyagának begyűjtése, kiállításra való alkalmassá tétele;
- ha más kiállítók (utazási irodák, szolgáltatók, stb) részére biztosít kiállítási lehetőséget (bérleti díjak megállapítása, kiállítási terület kialakítása,
standok, katalógus, stb)
- a konferenciacsomag összeállítása;
- a konferencia vendéglátásának megszervezése ( kávészünetek, catering, fogadás, stb.)
- a konferencia technikai forgatókönyvének elkészítése, eligazító munkaértekezleten az érintettekkel történő megbeszélése;
Az információs iroda a konferencia lebonyolításában koordinátor, irányító, ellenőrző szerepet tölt be és felel a rendezvény sikeréért;
Az utómunkálatok során teljes körű elszámolással tartozik a szakmai szervező bizottságnak (szakmai, pénzügyi):
- értékelés;
- pénzügyi elszámolás,;
- dokumentálás, archiválás;
- beszámoló készítése a szakmai szervező bizottság felé (TDM)
- köszönetnyilvánítások;
A rendezvényszervezés beszállítói:
A rendezvények beszállítói azok a cégek, szervezetek, amelyek külsősként, szerződéssel biztosítják a tárgyi, technikai, személyi feltételeket ;
Minden rendezvény más-más beszállítói körrel dolgozik.
Mindig a rendezvény műfaja, tartalma, nagysága határozza meg a beszállítói kört;
A beszállítói kör általában: szállodák, éttermek, party szervizek, utazási irodák, helyszínek, kereskedelmi egységek, közlekedési vállalatok, cégek, konferenciatechnikai vállalkozások, (tolmácsberendezés, hang, fény),
dekorációs műhelyek, nyomdák, hostess ügynökségek, tolmácsok, stb.
Az információs irodák a beszállítókkal szerződéses jogviszonyt létesítve adnak megbízást a szolgáltatások;
A megfelelő beszállító kiválasztása ajánlatkéréssel, majd megrendelő és szerződés biztosítja a szabályos ügyletek lebonyolítását ;
A szabályos szerződés biztosítja a rendezvény kockázatának minimalizálását;
A szakszerű pénzügyi tranzakciók lebonyolításához elengedhetetlen a pénzügyi szakember- (belső vagy külső )
A rendezvények alapdokumentumai:
Feladatterv- a feladatok időrend és fontosság szerinti felsorolása, felelősökkel, határidővel;
Időterv – a feladatok egymáshoz viszonyított időbeli tervezése, határidővel kritikus időpontokkal;
Költségterv- előzetes ajánlatok alapján a költségek (kiadások, bevételek)+
becslése;
Program – A rendezvény programjai időrendben, kezdési időpontokkal, helyszínnel, közreműködőkkel, a program részleteivel
Forgatókönyv- A rendezvény programja a fentiek szerint, kiegészítve a technikai, tárgyi, személyi feltételekkel, határidővel, felelősökkel
Technikai forgatókönyv – mint a forgatókönyv azzal a különbséggel, hogy a technikai szakemberek (helyszín berendezők, hang- fénytechnikusok
számára készül és a technikai feltételek kiemeltek.
Költségvetés- a szerződések és számlák, a kifizetési és bevételi bizonylatok szerinti végleges kiadás-bevétel;
Ajánlatkérés- A szervező által a beszállítók felé megfogalmazott
ajánlatkérés, amely a rendezvény minden adatát az az igényelt szolgáltatás paramétereit (idő, szolgáltatás tartalma, ár, fizetés módja, opció, stb.)
tartalmazza
Megrendelő – az ajánlat alapján elkészített megrendelés, konkrét
feltételekkel, - két oldalú aláírás (visszaigazolás esetén) szerződéséként is felfogható;
Szerződés- két oldalú megállapodás a teljes szolgáltatásról, a feltételekről (mindkét fél részéről) az árról a fizetés módjáról és a szankciókról. Általában jogi szakember készíti;
Együttműködési formák a rendezvények szervezése során:
Teljes körű rendezvényszervező cégekkel: konferenciaszervező irodákkal, amennyiben az iroda alvállalkozásként működik közre más konferenciák szervezésében (utazási irodák és kongresszus szervező irodák)
- az információs iroda megbízással, helyi lebonyolítóként részfeladatok elvégzésére vállalkozik( jutalék, fix összeg) – szállásközvetítés, foglalás, helyszín, konferenciacsomag, stb.
- szálláshelyek, party szervizek, vendéglátó egységek, konferenciatechnika, közlekedési cégek, vállalkozások, turisztikai helyek (múzeumok, fürdők, nemzeti parkok, stb.) - mint beszállítók- ajánlatkérés, megrendelés, stb (jutalék, fix
költség)
- a lebonyolításban megbízással a feladatok függvényében (regisztrálás, információszolgálat, hostess, idegenvezetés, stb.)
Együttműködés vásári jelenlét, vagy vásárszervezés során:
Vásári jelenlét esetén a vásárt szervező céggel: helyfoglalás,( stand elemeinek tisztázása, stand méret, technikai elemek, ár, fizetési feltételek, stb)
A desztináció által szervezett vásáron résztvevő desztináció tagok és más desztinációk szervezése (személyes jelenlét, képviselet, feltételek, stb.)
- a vásár feltételeinek megteremtéséhez szükséges kapcsolatok beszállítói szinten: helyszín, standépítők, kiadványszerkesztők, nyomdák, szállítók, szálláshelyek a vásár helyén, bemutatózó cégek (gasztronómia,
kézművesek, művészeti csoportok, stb.);
- a vásár nyilvánosságának megteremtéséhez: médiakapcsolatok, a sajtórendezvények;
Az információs iroda együttműködése study tourok esetén:
A tanulmányúthoz kapcsolódó fogadóhelyekkel érdekazonosság alapú együttműködés;
Sajtóval, ha a study tour célcsoportja, mint résztvevőkkel, a tanulmányút sikere érdekében megkülönböztetett kapcsolat;
Beszállítókkal szerződés, megbízás ( szállás, étkezés, utazás, stb.)
A desztinációban zajló fesztiválok egyedi kulturális, sport események esetén:
Saját szervezés esetén: A rendezvényszervezés teljes folyamatának
(tervezés, előkészítés, lebonyolítás, utómunkálatok) ügyleteiben felmerülő valamennyi kapcsolatrendszer (korábban már tanult módon)
Más szervezet, intézmény, stb. által szervezett rendezvény esetén:
- laza együttműködés, leggyakrabban a közönségszervezés feladatainak ellátására,( reklám, jegyértékesítés) jutalék ellenében;
Az előadás az információs irodák rendezvényszervezői tevékenysége közül kiemelten tárgyalja a speciális turisztikai rendezvényt: a study tour-t,
(szakmai tanulmányút) a rendezvény célját, célcsoportját, a rendezvény szervezésének folyamatát.
A konferenciák szervezésének teljeskörű vagy részleges szervezésének ismeretei, az irodák lehetőségei a konferenciák szervezésébe való
bekapcsolódásra. Saját szervezésű konferenciák szervezésének ismeretei;
A rendezvényszervezési tevékenység általános beszállítói körének ismertetése;
A rendezvényszervezés dokumentum típusai;
Az irodák kapcsolatrendszerei a rendezvényszervező, cégekkel, szervezetekkel;
Vizsgakérdések:
1./ Milyen céljai lehetnek az iroda által szervezett study tourok- nak?
2./ Sorolja fel a konferenciaszervezés folyamatát!
3./ Milyen feladatai vannak a szakmai bizottságnak (TDM szervezet vezetése!)
4./ Soroljon fel a konferenciaszervezés dokumentumai közül legalább hármat!
Gyakorlatorientált, kompetenciát fejlesztő kérdés/ek:
Indokolja meg az információs iroda
rendezvényszervezői tevékenységének jelentőségét!
A KÖVETKEZŐ ELŐADÁS TÉMAKÖRE:
Szponzorálás, szponzorkeresés, pályázati lehetőségek az információs irodákban
Az előadás anyagát készítette:
Kálmánné Bodó Edit
