A projekt az Európai Unió támogatásával, az Európai Szociális Alap
társfinanszírozásával valósul meg.
Pannon Egyetem
Georgikon Kar
Szegedi Tudományegyetem
Mérnöki Kar
Debreceni Egyetem
Gazdálkodástudományi és Vidékfejlesztési Kar
„Gyakorlatorientált képzési programok kidolgozása a turisztikai desztináció menedzsment és a kapcsolódó ismeretanyagok oktatására”
TÁMOP-4.1.2-08/1/A-2009-0034 projekt
Regionális turisztikai menedzsment /BSc/
/Differenciált szakmai ismeretek modul/
Információs irodák menedzsmentje
/A tantárgy neve/
2. Előadás témakörei
Az iroda fogalma és feladatai;
Az irodai szervezet modelljei;
Irodai folyamatok és tevékenységek: dokumentumalapú és kommunikációalapú tevékenységek;
Az információs irodák típusai, működtetése, fenntartása, finanszírozása;
Irodai környezet és ergonómia;
2. ELŐADÁS ANYAGA
Az iroda fogalma és feladatai;
Fogalom meghatározások:
1./ Az iroda személyekből álló csoportosulás,
a) amely meghatározott cél érdekében jött létre,
b) a célt szolgáló feladatok ellátásához eszközökkel rendelkezik és
c) alaptevékenysége az információk feldolgozása, vagyis a szöveges, numerikus, képi vagy hangdokumentumok fogadása tárolása és
továbbítása; (Adamcsik)
2./ Az iroda emberekből, technikai felszerelésekből és folyamatokból álló rendszer, amelynek célja a befoglaló szervezet folyamataival kapcsolatos információk megfelelő kezelése;
Az iroda célja, funkciói:
A szervezeti célok elérésének elősegítése:
- magasabb termelékenység;
- szervezet stabilitása;
- növekedés szolgálata;
- alkalmazottak elégedettsége.
2. ELŐADÁS ANYAGA
Az iroda feladatai általánosságban az, hogy a gazdasági, üzleti élet
folyamatait, változásait dokumentumokkal nyomon kövesse, és a gazdasági szervezetek közötti kommunikációt megteremtse. Ez a feladat nagyon
sokrétű és szerteágazó, ezért nagyon sok tevékenységet és folyamatot tartalmazhat;
Az iroda feladata két szempont szerint csoportosítható:
1./ A hierachiában elfoglalt hely szerint;
2./ Az információ-feldolgozás minősége szerint;
1./ A hierachiában elfoglalt hely szerint:
- vezetői,
- ügyintézői,
- műszaki,
- adminisztrátori,
- titkárnői iroda,
- gépterem, postázó;
2. ELŐADÁS ANYAGA
2./ Az információ-feldolgozás minősége szerint;
- rutin in formáció-feldolgozás, („papírtermelő üzem”)
- szakértői adatfeldolgozás;
Az irodai szervezet modelljei;
Rendszer, mert
- vannak határai,
- elemei és eljárásai definiálhatók, elkülöníthetők,
- folyamatait saját maga irányítja visszacsatolással,
- a környezetből kapott információk hatására átalakítja magát;
Az irodai rendszer helye a vállalati-intézményi szervezetben:
Modellek:
- kívülálló,
- mellérendelő,
- alárendelő,
- osztott;
2. ELŐADÁS ANYAGA
Kívülálló modell:
- nincs irodai szervezet,
- csak termelés, értékesítés, kutatás,
- kiszervezik az irodai munkát;
Mellérendelő modell:
-iroda elkülönítve,
- saját küldetés;
Példák: ügyfélfogadási , tervezési -szervezési osztály, számlázás, stb.
Alárendelő modell:
- vállalati részrendszerekben mindenütt megjelenik,
- szervezetileg nincs elkülönítve,
- az irodai munka alacsony szintű;
Osztott modell:
- automatizált irodai rendszerek,
2. ELŐADÁS ANYAGA
- nagyteljesítményű irodai informatikai eszközrendszer,
- pontosan definiált munkakörök, felelősségek;
Pl. ügynöki rendszerek, tervező, fejlesztő irodák, TDM információs irodák;
Irodai folyamatok és tevékenységek: dokumentumalapú és kommunikációalapú tevékenységek;
Az iroda tevékenysége két fő csoportba osztható, aszerint, hogy
dokumentáción vagy
kommunikáción alapulnak;
Az irodai folyamatok tevékenységekből tevődnek össze.
Az üzleti folyamatokhoz azokat kiszolgáló irodai tevékenységek és irodai folyamatok tartoznak;
Dokumentumalapú tevékenységek:
- létrehozás,
2. ELŐADÁS ANYAGA
- módosítás,
- sokszorosítás,
- tárolás,
- megsemmisítés,
- iktatás,
- archiválás;
Kommunikációalapú tevékenységek:
- diktálás,
- levelezés,
- telefonálás,
- gépi adattovábbítás, (fax, e-mail),
- megbeszélések,
- audió-videó konferencia;
2. ELŐADÁS ANYAGA
Az információs irodák típusai, működtetése, fenntartása, finanszírozása;
Irodatípusok:
- hagyományos, papíralapú, kézi;
- elektronikus, automatizált;
- integrált;
- otthoni (távmunka);
- mozgó (mobil);
Az irodák fenntartása lehet: vállalati, céges (profitorientált), kormányzati, önkormányzati (non-profit );
Az irodák finanszírozása:
- központi, állami, intézményi költségvetésű,
- vállalati, gazdasági társasági finanszírozású
- szervezeti (egyesület, alapítvány)
- önfenntartó (magánvállalkozás)
- vegyes finanszírozású
2. ELŐADÁS ANYAGA
Irodai környezet és ergonómia;
Az ergonómia görög eredetű szó, jelentése a munka gazdaságos megszervezésének elmélete és gyakorlata;
Az irodai ergonómia a dolgozó és a munkakörnyezete kapcsolatával foglalkozik („emberszabású munkahely”)
Legfontosabb alapelve: A munkakörnyzetet az ott dolgozó igényei alapján kell megtervezni.
Ergonómia az irodában
Az irodai munka jelenkori hátrányai:
- a képernyő előtti munka általánossá vált
- szünet nélküli munka (szem)
- zajhatások,
- 70-75 % -ban ülőmunka
- írást felváltó billentyűzés
2. ELŐADÁS ANYAGA
-légkondicionálás,
- nyílt irodai tér.
Emberi tényezők
- stressz,
- testtartás,
- sugárzások,
- szem;
Ergonómiai követelmények
Eu. Konvergencia 50/1999. miniszteri rendelet:
„ A képernyő előtti munkavégzés minimális egészségügyi és biztonsági körülményei”
- elegendő tér a munkavégzés során a testhelyzet változtatásához,
- számítógépasztal mérete, szék állíthatósága,
- fény, zaj erőssége
- dönthető és védett képernyő;
2. ELŐADÁS ANYAGA
Az irodabútorok térbeli elhelyezkedése
- optimális bútorelrendezés,
- méret, helyigény, fényviszonyok, dolgozói kívánságok;
Elrendezési formák:
L alakú (irodai íróasztalhoz – gépasztal)
Párhuzamos (hagyományos irodák)
U alakú (irányítás, döntés dominál)
T alakú (íróasztal, tárgyalóasztal)
AZ ELŐADÁS ISMERETANYAGÁNAK ÖSSZEFOGLALÁSA
Az irodák fogalmi körbejárása során ismerkedés az irodával, mint térrel, szervezettel és rendszerrel. A különböző irodai rendszerek modelljei alapján az információs irodák elemzése;
Az iroda feladatai és tevékenysége a szervezeti célok szintjén.
Az irodák csoportosítása két módon: a hierachiában elfoglalt hely szerint és az információ feldolgozása minősége szerint. A két mód részletes
elemzése;
Az irodatípusok ismertetése, fenntartásuk és finanszírozásuk;
Az iroda kialakításának követelményei, az ergonómia fogalma és az irodai munkakörülmények szabályai;
Előadás tananyagához kapcsolódó kérdések
Vizsgakérdések:
1./Mit nevezünk irodának?
2./ Milyen szempontok szerint csoportosíthatók az irodák?
3./ Sorolja fel az irodai modelleket ! 4./ Mit nevezünk ergonómiának?
Gyakorlatorientált, kompetenciát fejlesztő kérdés /ek:
1./ Milyen következményei vannak a számítógép helytelen használatának az irodai munkában?
KÖSZÖNÖM A FIGYELMÜKET!
A KÖVETKEZŐ ELŐADÁS TÉMAKÖRE:
Vezetés-szervezés elméleti alapok
Az előadás anyagát készítette:
Kálmánné Bodó Edit
