Az esettanulmányok elemzése

A kvantitatív módon nem vizsgálható és igazolható területek feltérképezése, valamint a kvantitatív kutatás eredményeinek alátámasztása érdekében került alkalmazásra a szervezői mélyinterjúkon és dokumentumelemzéseken alapuló esettanulmányi vizsgálat a kutatás során. Az esettanulmányok elemzését, a vizsgált rendezvények szervezési gyakorlatából levonható következtetések megfogalmazását mutatom be ebben a fejezetben.

Az előző fejezetben ismertetett esettanulmányok egyértelműen igazolják, hogy a nemzetközi sportrendezvények szervezőinek munkájában a technikai jellegű eszközök és módszerek alkalmazása mellett, a humán területek, a kommunikáció, a kapcsolatok legalább ugyanannyira meghatározóak a rendezvény sikerességében, eredményeinek elérésében.

A feladatorientált szervezési módszerek tekintetében, három fő területre koncentrálnak a sportrendezvények szervezői, amelyek a rendezvény céljainak és tevékenységeinek kidolgozása, a szükséges erőforrások biztosítása, valamint a szervezés során alkalmazott szervezési eszközök, technikák. A rendezvény célkitűzéseit tekintve a célok részletes kidolgozása, megfogalmazása és számszerűsítése hatékony segítség a szervezők számára, a célok teljesítésében, illetve az elért eredmények megítélésében. A rendezvény koncepciójának kialakításakor az érintettek igényeinek megismerése, folyamatos szem előtt tartása, nagymértékben hozzájárul az érintettek pozitív véleményéhez, elégedettségéhez. Például a sportolók igényeinek, elvárásainak előzetes feltérképezése (utazás, szállás, étkezés, pihenés, edzési lehetőség, időpontok és

helyszínek pontos ismerete, stb.), az igények kielégítésére való tudatos felkészülés nélkülözhetetlen ahhoz, hogy maximális mértékben támogassák a versenyzőket, a lehető legjobb teljesítmény elérése érdekében. Az előkészületekre vonatkozó részletesen kidolgozott ütemterv, a határidők, részhatáridők és mérföldkövek alkalmazása, valamint a lebonyolítás vázát képező forgatókönyv összeállítása és alkalmazása, több szempontból is nélkülözhetetlen a sportrendezvények szervezése során. Ezen tervek és dokumentumok adják egyrészt, a projektcsapat munkavégzésének, a tevékenységek ellenőrzésének és számonkérésének alapját. Másrészt, az elkészített ütemterv és forgatókönyv biztosítja a projektcsapat, a vezetők és a közreműködő partnerek munkájának összehangolását, a számukra szükséges információk összefoglalását. A rendezvény megvalósításához szükséges erőforrások biztosításában az együttműködő partnerek, beszállítók és támogatók játszanak fontos szerepet. Az együttműködések során a biztosítékokat tartalmazó megállapodások kidolgozása, valamint a beszállítók munkájának folyamatos ellenőrzése szükséges ahhoz, hogy a határidőcsúszások, félreértések, és nem megfelelő teljesítések elkerülhetőek legyenek. Ez a terület több rendezvénynél is problémát okozott, hol a helyi beszállítók hallgatólagos megállapodásai által generált horribilis árak, hol a folyamatos ellenőrzés és egyeztetés elmaradásából következő hibák, félreértések miatt. A szervezők által alkalmazott szervezési eszközök és menedzsment technikák közül, elsősorban a forgatókönyv és az ahhoz kacsolódó ellenőrző listák használata elengedhetetlen a sportrendezvény megszervezése során, de hatékony eszköz lehet még a kockázatmenedzsment, a tevékenység-, idő- és költségtervezés, valamint az eszközök használatát támogató szoftverek alkalmazása is.

A humán területekre és kommunikációra összpontosító kapcsolatorientált szervezési tényezők vonatkozásában, a projektcsapat és projektirányítás, az együttműködések, kooperációk, és a kommunikáció területek töltenek be fontos szerepet a rendezvény céljainak teljesítésében, és főként az érintettek elégedettségének elérésében. A projektcsapatot figyelembe véve, rendkívül fontos a saját területén belül tapasztalt, rátermett és elkötelezett résztvevők kiválasztása, bevonása, akik egy hatékony projektcsapatot alkotva jól tudnak együtt dolgozni, és maximálisan támogatni tudják a sportrendezvény sikeres megvalósítását. A projektirányítás feladata a felelősségek és hatáskörök pontos meghatározása és elfogadtatása, annak érdekében, hogy ne legyenek átfedések a szervezők munkájában, illetve ne maradhassanak gazdátlanul bizonyos feladatok. A projektvezetésnek továbbá elő kell segítenie a résztvevők elkötelezettségének és motivációjának kialakítását, amelyhez rendkívül sokat tesz hozzá a közös cél, a sikeres rendezvény megvalósítása, a résztvevők tenni és bizonyítani akarása is. A szervezőbizottságon belüli nyílt, közvetlen kommunikáció, a vezetők elérhetősége, megszólíthatósága, és a csapatmunka ösztönzése elősegíti a szervezőbizottságon belüli információáramlást, hatékony együttműködést, a tagok elkötelezettségét, aktív részvételét. Az együttműködések és kooperációk tekintetében fontos tényező az illetékes nemzetközi szövetséggel való jó kapcsolat kialakítása, a szövetség támogatásának elnyerése, valamint az állami, illetve városi szerepvállalás, amely pozitív hozzáállás és anyagi támogatás esetén nagyban hozzájárulhat a rendezvény sikeréhez, azonban kevésbé támogató viszony esetén, jelentős nehézségeket gördíthet a rendezvény megvalósítása, például a létesítmények felépítése, felújítása elé.

Ennek megfelelően már az előkészítés során jelentős kapcsolatépítő és promóciós tevékenységre van szükség, amelyet a szervezés során mindvégig fenn kell tartani és ápolni kell, a rendezvény által érintett felek, személyek kiemelt kezelése révén. Az együttműködések keretein belül jelentős feladat még, a különböző partnerek, beszállítók

és támogatók körének kialakítása, vagyis a megfelelő partnerek kiválasztása, a velük történő folyamatos kommunikáció, kapcsolattartás, hatékony együttműködés és hosszú távú kapcsolatok kiépítése. A kommunikáció különféle eszközei: a média tájékoztatása, a nézők széleskörű informálása, a lakosság célzott kampánnyal történő bevonása, és a folyamatos érdeklődés fenntartása ma már nélkülözhetetlen része egy sportrendezvény megszervezésének. A folyamatos kommunikáció és promóció nem csak a nézők és média elégedettségében, hanem a szövetség, a szponzorok és támogatók pozitív értékelésében, valamint a hosszabb távú sport- és országimázs célok támogatásában is nélkülözhetetlen.

Érdekes tapasztalatokat mutat a véletlen hatások vizsgálata is, ahol a vizsgált rendezvények esetében mindenhol készültek esőforgatókönyvvel, illetve áramkimaradás esetére a folyamatos áramellátás biztosítására, azonban részletes kockázatfelmérést, elemzést és szimulációt csak egyetlen rendezvénynél alkalmaztak. Ugyanakkor, ahogy a margitszigeti úszó Európa-bajnokság példája is mutatja, igen jelentős hatása lehet egy-egy ilyen váratlan eseménynek a rendezvény megvalósítására és eredményességére. E rendezvény esetében az előkészületek során, több alkalommal társadalmi és politikai problémák merültek fel az állami támogatás és a helyszín kapcsán, amely tényezők következtében jelentős csúszásokkal, az utolsó pillanatban tudták csak befejezni a helyszíni munkálatokat. A lebonyolítás során, pedig az időjárás lépett közbe, monszunszerű vihar szakította félbe a programot és áztatta el a közvetítők, az időmérők technikai felszereléseit, jelentős anyagi és eszközbeli károkat okozva. Végső soron sikerült megoldani a felmerült problémákat, azonban az előzetes kockázatelemzés, a váratlan helyzetekre való felkészülés nagyban segítheti a hasonló vészhelyzetek elkerülését.

A Magyarországon és Németországban szervezett rendezvények összehasonlításában, leginkább a szükséges erőforrások biztosításában, illetve a kommunikáció és a hosszú távú célok elérésében látható különbség, a szervezők tapasztalatai alapján. Az itthon szervezett rendezvények tekintetében, jelentős feladat a szervezők számára a szükséges anyagi források megteremtése, az állami támogatás elnyerése és a tényleges kifizetés biztosítása, míg a németországi sportrendezvényeknél a szükséges anyagi támogatáson túl, jelentős infrastrukturális beruházásokat vállal magára a város és az állam, valamint a szervezési munkákból is kiveszi a részét. A szükséges eszközök, létesítmények tekintetében továbbá, a megfelelő és megbízható beszállítók megtalálása, a hatékony együttműködés kialakítása is jelentős erőfeszítéseket igényel a hazai szervezőktől, míg Németországban ez nem jelent problémát a szervezők számára. Míg az itthoni sportrendezvények propagálása még leginkább a médián keresztül sajtótájékoztatók, reklámok és hirdetések segítségével történik, addig a német rendezvényeknél már sokkal inkább jellemző széleskörű PR tevékenység, a helyszíni promóció, a közönség bevonása, a kísérőrendezvények alkalmazása. A fent említett két terület is jelentős szerepet játszik abban, hogy az elért célok tekintetében, itthon még kevésbé jelentős a rendezvény hosszabb távú hatásainak – a sportág népszerűsítése, a turizmus és gazdaság élénkítése, az országimázs javítása, vagy egyéb nemes célok (pl.: környezetvédelem, harmadik világ országainak megsegítése) – támogatása, mint a németországi sportrendezvények esetében, ahol a médiakampány és a rendezvény szerves részét képezik e területek.