A nemzetközi sportrendezvények szervezési folyamata

A sportrendezvényeken résztvevő versenyzők, kísérők, nézők és minden további szereplő hangulatát, élményeit és tapasztalatait alapvetően meghatározza a szervezők alapos és körültekintő előkészítő és szervező munkája. (Kiss – Szabó, 2004) A sportversenyek szervezésével kapcsolatos feladatok megoszlásában a legnagyobb részt (60%) az előkészítéssel kapcsolatos teendők teszik ki, a verseny megrendezésével, kapcsolatos feladatok (30%), valamint a verseny utáni szervezési feladatok (10%) mellett. (Nyerges – Petróczi, 2007)

A rendezvényt megelőző szakasz feladatai között a legtöbb szakirodalomban az ötlet és a megvalósíthatóság vizsgálata, a pályázat folyamata, illetve a részletes tervezés és előkészítés jelenik meg. A rendezvény rendezési szakaszában a résztvevők közötti koordináció, az érintettekkel való hatékony kommunikáció, valamint a folyamatos ellenőrzés és információszolgáltatás játszik fontos szerepet. A rendezvényt követő értékelés fázisában pedig a rendezvény zárása, az elszámolások, az elvégzett munka értékelése, a résztvevők elismerése és a tapasztalatok megbeszélése, átadása történik meg. (Emery, 2003; Westerbeek et al., 2005)

A sportrendezvények szervezési folyamatát Wilkinson (1988) öt fázisra bontotta a rendezvény ötletének felmerülésétől egészen az utólagos zárás folyamatáig.

7. ábra: A rendezvények szervezési folyamata Forrás: Nyerges – Petróczi, 2007, 174

¾ A megvalósíthatóság fázisa során meg kell vizsgálnunk a rendezvény ötletének kivitelezhetőségét, a szükséges létesítmények, emberi, tárgyi és anyagi erőforrások meglétét, illetve előteremtésének lehetőségeit. A vizsgálat és előzetes tervezés eredményeként megismerjük a megvalósíthatóságra vonatkozó elemzéseket és tényeket, kidolgozzuk az elképzelésünket, valamint megfogalmazzuk a sikeres szervezés kritériumait.

¾ A második fázis, a támogatók körének kialakítása során létre kell hoznunk a rendezvény által érintett csoportok, valamint a támogató szervezetek és vállalatok képviselőinek (sportszervezetek, állami szervek, vendéglátás, szállás, közlekedés, biztonság, stb.) részvételével az esemény akciócsoportját. A szervezőknek az előre kidolgozott tárgyalási stratégiát követve meg kell állapodniuk az érintett szervezetekkel a támogatás területeiről és tevékenységéről.

¾ A készenléti állapot fázisa folyamán megtörténik a szervezésért és megvalósításért felelős csapat összeállítása, a felelősségek és hatáskörök meghatározása. Összeáll a teljes szervezési és ellenőrzési folyamat, a részletes munkatervekkel, beszámolási és ellenőrzési pontokkal. A szakasz eredményeként megtörténik minden előkészületi tevékenység és azok ellenőrzése, elkészül a rendezvény megvalósításának modellje a vészhelyzetekre kidolgozott tervekkel együtt.

¾ A rendezvény megvalósítási szakaszában a versenyek zavartalan lebonyolítása, a szükséges eszközök biztosítása a cél. A megvalósítás során a kommunikáció, koordináció és ellenőrzés hármasa (3C: communication, co-ordination, control) biztosítja, hogy minden a tervek szerint történjen; a folyamatos hibakeresés és megoldás pedig támogatja a menet közben felmerülő problémák gyors kezelését.

¾ A versenyek befejeztével a rendezvényszervezés folyamata még nem ér véget, szükség van ugyanis az elvégzett munka értékelésére. Meg kell vizsgálni és értékelni kell, hogy az érintett cégek, a résztvevő önkéntesek és maga a szervezőbizottság megfelelő munkát végzett-e, és összességében sikeres volt-e a sportrendezvény? El kell készíteni a rendezvény zárójelentését, pénzügyi elszámolását, valamint meg kell köszönni minden résztvevő, érintett és támogató partner munkáját és segítségét.

A sportrendezvények szervezésére vonatkozóan egy bővebb, több fázist tartalmazó modellt állított össze Masterman (2004). A kidolgozott szervezési folyamat tíz lépése egymásra épül, vagyis az egyik fázis teljesítése feltétele a következő lépés elindításának és a folyamat teljes életciklusát végigköveti a visszacsatolás és információszolgáltatás.

A folyamatot az alábbi ábrán követhetjük végig, ahol a téglalapok az egyes fázisokat, míg a háromszög, illetve a kör a döntési helyzeteket jelölik.

Célok Koncepció Megvalósíthatóság

Végrehajtás tervezése Megvalósítás

Átadás

Értékelés Visszajelzés

Pályázati folyamat Nem

Folytatás?

8. ábra: A sportrendezvények szervezési folyamata Forrás: Masterman, 2004, 48

A folyamat a célok azonosításával indul, ahol meg kell határozni, hogy miért szeretné az adott szervezet megszervezni a rendezvényt, melyek a konkrét célkitűzések és kik támogatják a rendezvény megszervezését. Ezt követően a koncepció fázisában a rendezvény helyzetelemzését, valamint a versenytársak vizsgálatát kell elvégezni. Meg kell továbbá határozni a rendezvény főbb jellemzőit; így a rendezvény idejét, helyét, a szükséges létesítményeket, célpiacokat, és azonosítani kell a belső és külső döntéshozókat, érintetteket és szervezőket. A megvalósíthatóság fázis során meg kell határozni a felelősségeket, a szükséges erőforrásokat, a pályázati folyamathoz szükséges feladatokat, valamint gondoskodni kell a létesítmények hosszú távú hasznosításáról. Át

kell tekinteni a létrejött együttműködéseket, a szükséges feladatokat, valamint azok költségvonzatát és időszükségletét. A fázis lezárásaként a döntéshozóknak és a döntésbe bevont érintetteknek dönteniük kell a rendezvény megvalósíthatóságáról, a célok teljesíthetőségéről. Ha a válasz nemleges, akkor vissza kell térni a koncepcióhoz, ha pedig igen a döntés, akkor a pályázati folyamat során be kell nyújtani a pályázatot a rendezés jogának elnyerésére.

A rendezési jog odaítélését követően kerülhet sor a végrehajtás megtervezésére, vagyis az összes operatív terület (pénzügy, személyzet, kapcsolatok, marketing, stb.) létrehozására; feladataik, működési keretük és elvárásaik kidolgozására. A fázis során össze kell állítani a szervezés részletes forgatókönyvét és a tevékenységek kritikus útját, valamint meg kell határozni a teljesítmény méréséhez szükséges mutatókat. A rendezvény megvalósítása és átadása során a tervek szerinti lebonyolítás történik meg, melynek eredményeként létrejön a rendezvény. A rendezvény értékelésekor rövidtávon a költségek, bevételek és a rendezvény által kiváltott közvetlen hatások, míg hosszú távon a kitűzött célok teljesítése, valamint a hosszabb idő elteltével jelentkező közvetett hatások értékelése történik meg. A visszajelzés a rendezvény előtt és alatt folyamatosan információt szolgáltat a szervezés előrehaladásáról; a rendezvényt követően pedig az összegyűjtött tapasztalatokat és javaslatokat foglalja össze, amelyek hasznosak lehetnek egy-egy következő rendezvény szervezésekor.

A sportrendezvények szervezési folyamatában döntő szerepet játszik a pályázat fázisa, a rendezés jogának elnyeréséért benyújtott kandidáció előkészítése, összeállítása és beadása, amely speciális szakértelmet és tapasztalatokat igényel. Az Ingerson és Westerbeek (2000) által összeállított pályázati körfolyamatban az első lépés a pályázati bizottság létrehozása és a pályázat előkészítése, melyet a pályázati dokumentáció bemutatása és a szükséges lobbi tevékenység követ. A nyertes pályázat közzétételét követően a rendezvény előkészítése, lebonyolítása és utómunkálatai következnek.

9. ábra: Pályázati körfolyamat Forrás: Westerbeek et al., 2005, 140

A pályázat pozitív elbírálását illetően kulcsfontosságú tényező a pályázati anyag összeállítása, annak bemutatása, az érintettek meggyőzése, a politikai kockázatok ismerete és kezelése, az összegyűjtött tudás és tapasztalat, valamint a professzionális menedzsment tevékenység és hatékony kommunikáció. (Masterman, 2004)

Az elnyert rendezvény megvalósításában rendkívül fontos szerepet tölt be a szponzoráció, amely nélkülözhetetlen a rendezvény anyagi hátterének biztosításához. A szponzorálás tulajdonképpen két fél, szponzor és szponzorált közötti üzleti kapcsolat,

„amelynek során az egyik fél pénzt, szolgáltatást vagy más anyagi javakat bocsát rendelkezésre,” amiért cserébe a másik fél „bizonyos jogokat, együttműködést, társulási lehetőséget nyújt, amelyek a szponzort kereskedelmi előnyökhöz juttatják.” (Sleight, 1989, 4)

A támogató fél általában két fontos cél érdekében választja a sportszponzorálást kommunikációs eszközként, mégpedig a társadalmi jó szolgálat és az üzleti érdekek miatt, hiszen a reklámok tömegében a hagyományos eszközök intenzitása már nem növelhető. (Fazekas – Nagy, 2000) A sportágak és sportrendezvények támogatójaként történő megjelenés azonban a vállalati arculat formálásában és a jó hírnév közvetítetésében hatékony marketingkommunikációs eszköz lehet. A szponzorálás háromszereplős modelljében ugyanis a pénz segítségével termék, vagy szolgáltatás csere történik a szponzor és az elérni kívánt célcsoport között, melynek eredményeként a szponzorált által nyújtott bizalom a szponzor jó hírnevét közvetíti a célcsoport felé.

(Hoffmann, 2007)

10. ábra: A szponzor, a szponzorált és a célcsoport közötti cserekapcsolatok Forrás: Hoffmann, 2007, 203

A szponzorálás három alapvető területi szintje alapján lehet regionális szintű (pl.:

vendéglátás, szállás, közlekedés, stb. terén), nemzeti szintű (pl.: hivatalos szállítók, média, létesítmény berendezés, stb.), valamint nemzetközi szintű, ahol fő- és névadó szponzorként már multinacionális vállalatok, szolgáltatók jelennek meg. (Berkes et al., 2007) A támogatott szervezet vagy rendezvény részéről szükséges meghatározni a szponzorálás különböző szintjein nyújtott szolgáltatásokat, hiszen más lehetőségeket kell biztosítani egy fő-, vagy névszponzornak, egy hivatalos szponzornak, egy hivatalos szállítónak vagy éppen egy helyi szponzornak. (András, 2004)