A KÖZVETETT (ÍRÁSBELI) KOMMUNIKÁCIÓS FORMÁK

12.1. Az írásbeli kommunikációs formák

Az írásbeli kommunikációs formáknak az alábbi csoportjait különítik el:

– a magánélet írásbelisége: levelek, üzenetek, feljegyzések;

– a hivatalos írásbeli formák;

– a szépirodalom, a tudományos és ismeretterjesztő irodalom;

– a sajtó (mint tömegkommunikációs eszköz), reklámirodalom.

A hivatalos (hivatali) írásbeli kommunikáció minden formájánál alapvető köve-telmény: a pontosság, a rövidség (helyes szerkesztés), a világosság (stílus, fogalom-használat), a helyesírás. Az írásbeli kommunikáció esetén mindig végig kell gondol-ni az írásmű célját, valamint azt, hogy ki fogja olvasgondol-ni.

12.1.1. A munkaterv

A munkaterv lehet egyéni vagy kisebb-nagyobb munkacsoport tevékenységére épülő, egy munkafolyamat részére vagy egészére irányuló, ezzel összefüggésben napi, heti, havi, féléves vagy éves időintervallumra kiterjedő.

A munkaterv bevezetője tartalmazza: a feladatokat végző személyek nevét, a munka tartalmi megjelölését, az időintervallum meghatározását.

A munkaterv tartalmi szerkezete (második része) a részfeladatokat, a határidőket, a felelősök nevét tartalmazza.

A munkaterv záró része tartalmazza: a tárgyi feltételek felsorolását, az értékelés mikéntjét.

A munkaterv készítésének csak akkor van értelme, ha ténylegesen segít a mun-kafolyamatok megszervezésében, áttekintésében és értékelésében.

12.1.2. A jelentés

A jelentések számtalan változata terjedt el a hivatali életben. A helyes típus megválasztása függ a jelentés céljától, a jelentés tartalma pedig a cég és a munkafo-lyamat milyenségétől. (A jelentések típusai: esszé, értekezés, kutatási jelentés, mű-szaki jelentés, vezetői jelentés.) A jelentésírás négy munkafázisa különböztethető meg:

119 H.VARGA GYULA: Kommunikációs ismeretek. Hungarovox Kiadó, Budapest, 2000.

1. Az előkészületek során a téma, a jelentés területének és céljának megállapítá-sa, az olvasó (olvasók) igényeinek számbavétele történik.

2. Az adatgyűjtés (írásban): olvasott anyagok, írásművek, tények, értékek, meg-figyelések, beszélgetések (konzultációk), kísérletek.

3. A jelentés összegyűjtött anyagának elrendezése: szakaszok, fejezetek kialakí-tása (jelzésük a decimálás); majd az anyag logikus sorrendbe állíkialakí-tása a szaka-szokon, fejezeteken belül.

Az illusztráció (vizuális megközelítés) elkészítése során: diagramok, grafiko-nok, tábláztok, fotók stb. kiválogatása, az illusztráció szerkesztése, az elren-dezett anyaghoz történő hozzárendelése, végül az illusztráció szöveges jelö-léseinek magyarázatának elkészítése történik.

4. A jelentés végleges, írásban történő megfogalmazása során a következők te-endők szükségesek:

– a tartalomjegyzék összeállítása (szerkesztésben az írás elejére vagy végére tör-ténő elhelyezése); a bevezetés tartalmazza az írásmű céljának kifejtését, a hi-vatkozásokat, a jelentés főbb területeinek (témaköreinek) megjelölését;

– a jelentés tartalmát képezi a kérdések kifejtése, értékelése, következtetések le-vonása, javaslatok tétele a témával kapcsolatban;

– az összefoglalás rövid tartalmi kivonatot és a jövőre vonatkozó tervek felsoro-lását tartalmazza;

– a függelékbe tényszerű részletek kerülnek; a táblázatok, illusztrációk jegyzéke kerül a jelentés végére.

A címlap vagy címoldal tartalmazza: az írásmű címét, a szerző (szerzők) nevét, azt, hogy kinek készült, a jelentés számát, illetve keltezését.

12.1.3. A jegyzőkönyv

A megbeszélés, a tárgyalás, az értekezlet hivatalos, verbális munkaformák lezá-rásaként készül jegyzőkönyv azokban az esetekben, amikor az elhangzottak és a megállapodás (döntés) pontos rögzítése féltételenül szükséges a jogi konzekvenciák miatt. A jegyzőkönyv tehát jogi értelemben vett dokumentum, ezért tartalmi és for-mai követelményeit pontosan be kell tartani. A jegyzőkönyv iránti elvárásokat l. a szöveggyűjteményből.

12.1.4. A szakmai önéletrajz

A szakmai önéletrajz adott időpontban, meghatározott céllal rögzíti a legfonto-sabb – adatszerű – információkat egy személyről. A cél többnyire a munkavállalás vagy a munkakör-változtatás. Akár külső, akár szervezeti egységen belüli belső információ alapján készülnek a pályázatok, azok általában tartalmazzák a szakmai életrajz mellett szükséges okiratok vagy egyéb írásos anyagok felsorolását (pl. vég-zettséget dokumentáló bizonyítvány eredetiben, fénykép, publikációs jegyzék stb.).

Ezek alapján dől el, hogy hívják-e az illetőt személyes beszélgetésre, esetleg teszt vagy kérdőív kitöltésére.

Az alkalmazás, kinevezés, megbízás, felkérés, előléptetés – mint a munkavi-szony létesítésének leggyakoribb formái – a döntés előkészítésében így kitüntetett helye van a szakmai életrajznak. A megírás előtt tehát szükséges végiggondolni, hogy mely adatokra van szükség és melyekre nincs, fontos, hogy a személyes bemu-tatkozást jól készítse elő. A szakmai életrajz adatait és sorrendjét l. szöveggyűjte-ményben.

12.1.5. A kérvény

Az írásbeli kommunikációnak viszonylag nagy területére terjed a levelezéssel történő információcsere, kapcsolatfelvétel. A magánlevelezést leszámítva is jelentős területet fog át a nyilvános vagy hivatalos kommunikációban, hiszen meghatározott funkciójú hivatalos levelek, pl. a vállalati (munkahelyi) belső levelek, a kereskedel-mi levelek, a reklámlevelek, a terméktájékoztatók stb.

A kérvény az egyéni érdekkel összefüggő, de hivatalos levél, amelyben olyasmit kérek a magam (ritkább esetben hozzám közel álló rokon, barát) részére, ami a ki-alakult gyakorlat, rend, elfogadott normák vagy éppen jogszabályok szerint nem illetne meg, nem „járna”.

A speciális cél körültekintő s a célt ugyancsak speciális formai elemekkel szolgá-ló stílust, rövid, lényegre törő szerkesztést kíván. A kérvény iránti elvárásokat l.

szöveggyűjteményben.

Összefoglalás

Az írás a tér- és időbeli különbségeket hidalja át, gondolataink kifejezésében nagyfokú pontosságra, következetességre késztet, a gondolatok maradandó közlésé-re szolgál.

Hátránya, hogy az írásbeli közlés elveszti mélységét azáltal, hogy a gondolata-inkkal kiváltott reakciókról is csak bizonyos időeltolással értesülünk. Így az alkotó véleményváltoztatásra, -alakításra, esetleg a megegyezésre való lehetőségünk korlá-tozott.

Az előbbiekben áttekintettük az írásbeli kommunikációs formák magánéleti és a hivatalos írásbeli formákat. Fontosabb írásműveink közül részletesen szóltunk a munkaterv, a jelentés, a jegyzőkönyv, a szakmai önéletrajz és a kérvény általános ismérveiről. Kiemeltük az egyes formák lényegi tulajdonságát és ismérveit.

A szöveggyűjteményből tanulmányozhatja a közéleti írásművek általános és spe-ciális ismérveit.

Feladatok:

1. Szóljon a közéleti írásművek általános ismérveiről!

2. Szóljon a magánlevelek, a közéleti levelek és a hivatalos levek ismérveiről!

3. Ismertesse a hivatalos levelek készítésének formai szempontjait!

4. Mutassa be a közéleti levelek fajtáinak egyszerűbb változatait (ügyiratok és levelek, nyugta, ellennyugta, elismervény, kötelezvény, meghatalmazás)!

5. Elemezze a magánszemélyek kapcsolatát jogi személyekkel (a kérvény, be-jelentés, fellebbezés, önéletrajz, pályázat, kísérőlevél ismérvei)!

6. Ismertesse a jogi személyek magánszemélyekhez intézett változatait: leve-lek, iratok tájékoztató jellegű iratok, a munkavállalással kapcsolatos ügy-iratok ismérvei.

7. Szóljon a belső levelezési formákról!

8. Beszéljen a kereskedelmi (üzleti) levelezés változatairól: ajánlat, megrende-lés, a megrendelés visszaigazolása, a teljesítés, a teljesítés zavarai!

9. Az ügyiratkezelés ismérvei: a küldemények kezelése, nyilvántartásba vétel, irattározás, az iratok selejtezése. Melyek az írás lényegi jellemzői?

10. Ismertesse a levélírás szabályait!

11. Mire szolgálnak a feljegyzések, jegyzőkönyvek, emlékeztetők, és mik elké-szítésük legfontosabb szabályai?

13. A VISELKEDÉSFORMÁK KOMMUNIKATÍV