9.1. Közös szabályok
A hatósági ügy definiálásával összefüggésben már kitértünk arra, hogy az Ákr. alkalmazá-sában a hatósági adatigazolás és nyilvántartás-vezetés beletartozik a hatósági ügy fogal-mába, tehát a törvény tárgyi hatálya ezekre is kiterjed. Az Ákr. külön fejezetben (V. fejezet) foglalja össze a hatósági bizonyítvánnyal, igazolvánnyal és nyilvántartással kapcsolatos eljárási szabályokat. A felsorolt ügyekben az Ákr. rendelkezéseit ezekkel az eltérésekkel kell alkalmazni. A korábbi „szabályanyag jelentős rövidítésen, ésszerűsítésen, valódi ál-talánosításon ment keresztül”.
Értelemszerű, hogy a törvény a hatóság által vezetett nem minden bizonyítvány vagy igazolvány kiállítására terjed ki, és nem minden nyilvántartás vezetésére vonatkozik. A ha-tósági jelző egyértelművé teszi, hogy csak azok az ügyek tartoznak a törvény hatálya alá, amelyekben a hatóság közhatalmi jogosítványokat és kötelezettségeket gyakorol. Nem ható-sági ügy például a hatóság működését segítő, szerven belüli eljárásban vezetett nyilvántartás vagy a hatóság előtti megjelenésről kiállított igazolás. A szóban forgó eljárások általában az ügyfél kérelmére indulnak, vannak azonban hivatalból indított eljárások is (például sze-mélyi igazolvány első alkalommal történő kiállítása, számos anyakönyvi bejegyzésfajta stb.).
Az Ákr. egyértelművé teszi, hogy a hatósági bizonyítvány, igazolvány, valamint a ha-tósági nyilvántartásba történő bejegyzés határozat. A hatóság ezekben az esetekben nem alakszerű határozatot hoz. Akkor viszont, amikor megtagadja a fentiek kiállítását, illetve a bejegyzést, alakszerű határozattal dönt. A jogorvoslati eljárásban előfordulhat új ügyfél bekapcsolódása. Az ügyek ugyanis közvetlenül érinthetik más személy vagy szervezet jogát, jogos érdekét (például földnyilvántartásba történő bejegyzés, anyakönyv alapján kiállított okirat stb.).
A hatósági bizonyítvány, hatósági igazolvány kiállítására, továbbá a hatósági nyilván-tartásba történő bejegyzés módjára jogszabály az Ákr. nyelvhasználatról szóló általános szabályaitól eltérő normákat is megállapíthat.
9.2. Hatósági bizonyítvány
A hatósági bizonyítvány az egyik leggyakrabban kiállított okirat. A hatóság
• jogszabályokban meghatározott esetekben,
• az ügyfél kérelmére, amely a felhasználási célt is magában foglalja,
adat igazolására állítja ki a hatósági bizonyítványt. Az ügyfélnek legalább valószínűsítenie kell a kiállítás szükségességét. Az Ákr. indokolása kiemeli, hogy hatósági bizonyítványnak
kell tekinteni minden dokumentumot, amelyet különös eljárási szabály nem nevesít ható-sági bizonyítványként, ha az Ákr.-ben meghatározott feltételeknek megfelel. A hatóságok szinte felsorolhatatlanul sokféle hatósági bizonyítványt állítnak ki. Ezért az általános tar-talmi követelmények meghatározása elvégezhetetlen jogalkotási feladat. Az is előfordul, hogy a különös szabályozás sem határozza meg pontosan a tartalmi kritériumokat. Az Ákr.
fogalomhasználata, eltérően a korábbi szabályozástól, következetes. Az adat igazolásáról és az adatigazolás megtagadásáról rendelkezik.
Minden jogszabály rendelkezhet hatósági bizonyítvány intézményesítéséről. A törvény indokolása külön kiemeli, hogy a hatósági bizonyítványból sem jog, sem kötelezettség nem származik, azonban jog vagy jogos érdek érvényesítéséhez az ügyfél felhasználhatja. Kiál-lítása során bizonyítási eljárás lefolytatható. Kijavításra és kiegészítésre (kicserélésre) is sor kerülhet. A fentiekből is következően a hatóság csak a rendelkezésére álló adatról állíthat ki igazolást. Az ügyfél nyilatkozata alapján tehát nem lehet kiállítani hatósági bizonyítványt.
Más kérdés, hogy ha jogszabály nem zárja ki, az ügyfél nyilatkozata pótolhatja a hiányzó bizonyítékot, amennyiben annak beszerzése nem lehetséges.
9.3. Hatósági igazolvány
A hatósági igazolvány a benne szereplő adatok és/vagy jogok rendszeres igazolására szolgál. A rendszeresség a hatósági igazolvány érvényességének időtartama alatt a szük-ségeshez képest többszöri felhasználást jelent. Ezzel szemben a hatósági bizonyítvány felhasználására általában rövid időtartamon belül kerül sor, felhasználása nagyon gyakran csak egy alkalomra korlátozódik. További különbség közöttük az is, hogy a hatósági bi-zonyítvány csak adatot tartalmaz, a hatósági igazolvány a benne foglalt adatok mellett az ügyfél jogainak az igazolására is szolgál. A hatósági igazolvány intézményesítéséről is minden jogszabályban lehet rendelkezni. A jogszabályoknak azonban pontosan meg kell határozniuk az igazolvány adattartalmát.
Bár evidencia, mégis megemlítjük, hogy hatósági igazolványt csak hatóság állíthat ki.
Küllemre a hatósági igazolványra hasonlító igazolványt számos munkáltató, civil szervezet, sportegyesület stb. rendszeresít. Ezek a dokumentumok azonban hatósági igazolványként nem használhatók.
A hatósági igazolványban előforduló elírások, pontatlanságok kijavítására, illetve tartalmi elem pótlására hivatalból, illetve az ügyfél kérelmére egyaránt lehetőség van.
Technikailag a legjobb megoldás a kicserélés. Az ügyfél jogorvoslattal megtámadhatja a hatósági igazolvány kiadásának megtagadásáról szóló határozatot, továbbá az igazolvány adattartalmát.
9.4. Hatósági nyilvántartás
A hatósági nyilvántartás „jogszabályokban meghatározott esetben és adattartalommal” ter-mészetes személyek, szervezetek (függetlenül attól, hogy jogi személyiséggel rendelkeznek vagy sem), továbbá dolgok adatait (például ingatlan, gépkocsi) tartalmazza. A hatóságok tevékenységi körüktől függően számos, munkájuk végzéséhez szükséges nyilvántartást
126 Hatósági jogalkalmazás a közigazgatásban
vezetnek. Ezeknek azonban csak egy része közhiteles hatósági nyilvántartás. Bár a nem hatósági jellegű nyilvántartások vezetésére is vonatkoznak jogszabályi előírások (például adatvédelmi szabályok), ezeket a hatóság nem közhatalmi jogkörében eljárva vezeti.
Csak az minősül hatósági nyilvántartásnak, amely nyilvántartás közhiteles, azaz a ha-tóság által vezetett. A közhitelességre az ágazati szabályozás általában utal, de a haha-tósági minőség nem ennek függvénye. A hatóság akkor vezet naprakész, jogszabályban megha-tározott tartalmú hatósági nyilvántartást, ha
• a bejegyzés (módosítás vagy törlés) az ügyfél jogait és kötelezettségeit keletkezteti, módosítja vagy megváltoztatja,
• a nyilvántartás vezetésének célja a benne foglalt adatok közhitelű igazolása.
A hatósági nyilvántartás adattartalmának meghatározása nem eljárásjogi kérdés. Sokféle szempontot, követelményt kell figyelembe venni ennek meghatározásakor (például az in-formációs önrendelkezési jogról és az inin-formációszabadságról szóló szabályozást).
A hatósági nyilvántartás lehet konstitutív (az ügyfélnek jogot keletkeztet, megszüntet vagy módosít), és lehet deklaratív (a benne foglalt adatok közhiteles igazolására). A hatósági nyilvántartások egyik kulcsproblémája a hozzáférhetőség és a felhasználhatóság lehetővé tétele, illetve korlátozása. Megkülönböztetünk nyitott, részben nyitott és zárt nyilvántartá-sokat. Nyitottnak minősül például az ingatlan-nyilvántartás, amelyhez bárki az érintettség igazolása nélkül hozzáférhet. Részben nyitott a gépjárművekről vezetett nyilvántartás, amelynek adataihoz meghatározott szervek juthatnak hozzá (például rendőrség, biztosító-társaságok). Végül léteznek közérdekből vagy személyiségvédelmi okból zárttá minősített hatósági nyilvántartások is (például egészségügy, családi jogállás körében).
Az Ákr. szerint a hatósági nyilvántartás közhitelessége alapján az ellenkező bizonyí-tásig vélelmezni kell
• annak jóhiszeműségét, aki a hatósági nyilvántartásban szereplő adatokban bízva szerez jogot,
• hogy a hatósági nyilvántartásba bejegyzett adat fennáll,
• hogy hatósági nyilvántartásból törölt adat nem áll fenn.
A nyilvántartásokból vett adatokból csak olyan feldolgozás készülhet, amelyből a nyilván-tartottak beazonosítására nincs lehetőség. A hatósági nyilvántartásba történő hivatalbóli, mérlegelés nélküli bejegyzés esetén a határozat formájára és tartalmára, valamint a kéz-besítésére vonatkozó rendelkezéseket nem kell alkalmazni. A bejegyzés a döntés napján véglegessé válik.