In diesem Kapitel werden die Wissensflüsse des Portals mit Hilfe von KMDL darge-stellt, um einen Schulungsplan abzuleiten und Schulungsmaterial zu erstellen. Die Pha-sen des Projektes werden anhand der Prozesssicht in nachstehender Abbildung darge-stellt. Die wissensintensiven Aktivitäten jeder Phase werden in der Aktivitätssicht mo-delliert. Diese sind: „Anforderung neu erstellen“, „Anforderung bearbeiten“, „Anforde-rung ablehnen“, „Anforde„Anforde-rung freigeben“ und „Anforde„Anforde-rung genehmigen“. Nicht alle Aktivitäten bzw. Elemente des entwickelten IT-Projektmanagement sind wissensinten-siv. Die Aktivitäten, die nicht oder weniger wissensintensiv sind, werden in der Kom-munikationssicht dargestellt. In diesem Fall handelt es sich um die Übertragung von Daten durch beispielsweise eine E-Mail-unterstützende Nachricht (Feed) zwischen dem Portal und dem Kunden. Der Prozess des IT-Projektmanagement ist in der folgenden Abbildung aus der Prozesssicht dargestellt.
Abbildung 46: Prozesssicht des entwickelten IT-PM
Quelle: Eigene Darstellung.
119 Die erste Phase des Projektportals umfasst die Referenzanalyse. Das Ziel dieser Phase ist die Anforderungen des Kunden durch einen Vergleich mit dem Prozessmodell (Referenz-modell) zu analysieren. In dieser Analyse erwirbt das interne Projektteam das Wissen über die Ziele, Prozesse und Vorgehensweisen des Kunden. Die nächste Grafik stellt den Ablauf der Referenzanalyse aus der Prozesssicht dar.
Abbildung 47: Referenzanalyse aus Prozesssicht
Quelle: Eigene Darstellung.
PL steht für den internen Projektleiter des IT-Dienstleisters. Zuerst erstellt und bearbeitet der Consultant eine Anforderung. Anschließend fordert der Consultant die Freigabe beim PL an, der die Anforderung ablehnt oder freigibt. Wird die Anforderung abgelehnt, kom-mentiert der PL eine Verbesserung, und eine Überarbeitung durch den Consultant findet statt. Bei einer Freigabe wird die Anforderung an den Kunden übertragen. Hierbei fordert der PL eine Genehmigung an. Der Kunde prüft die Anforderung. Wenn Optimierungspo-tentiale vorhanden sind, lehnt der Key-User die Anforderung ab. Diese wird vom Consul-tant überbearbeitet. Im Falle, dass keine Mängel existieren, muss der Key-User eine Ge-nehmigung beim Kunden-Projektleiter (Kunden-PL) anfordern. Lehnt der Kunden-PL die Anforderung ab, erfolgt eine erneute Bearbeitung durch den Consultant. Nachdem der Kunden-PL die Anforderung genehmigt hat, wird diese in die Feinspezifikation übergeben.
Eine Anforderung des Kunden kann entweder durch ein Lastenheft oder eine Kundenbe-fragung erstellt werden. Indem der Consultant den Anforderungskatalog liest, erhält er Informationen über die Anforderung im Unternehmen in Form von implizitem Wissen (Internalisierung). Im Fall der Kundenbefragung erlangt der Consultant Informationen über die Anforderungen des Kunden. Somit entsteht eine Sozialisation, also eine Übertragung von implizitem Wissen zwischen den Personen. In beiden Konversionstypen wird Wissen
Freigabe
120 über die Anforderung des Kunden erlangt. Dieser Inhalt kann gleich sein, jedoch wird wahrscheinlich mehr Wissen bzw. Erfahrungen im persönlichen Gespräch übertragen.308 Abbildung 48: Aktivitätssicht: Neue Anforderung erstellen
Quelle: Eigene Darstellung.
Über die im Portal bestehende Funktion „Anforderung erstellen“ wird eine zuerst leere Anforderung erstellt. Der Consultant füllt mit der Funktion „Eigenschaften bearbeiten“ die
„allgemeinen Informationen“ mit seinem Wissen aus. Dabei wird implizites Wissen expli-ziert (Externalisierung). Eine noch unvollendete Anforderung im expliziten Zustand exis-tiert. Durch die Eingabe „weiterer Informationen“ sowie „Aufwandsinformationen“ ent-steht eine Kombination. Das bestehende Wissen (allgemeine Informationen) der unvollen-deten Anforderung wird um neues explizites Wissen erweitert. Nachdem das geschehen ist, wird die vollständig erfasste Anforderung über die im Portal vorhandene Funktion „Spei-chern“ abgeschlossen. Die folgende Tabelle stellt dar, an welche Stelle welches Wissen eingesetzt bzw. erweitert wird. Auf dieses Wissen muss bei der Planung von Schulungen und der Erstellung von Schulungsmaterialien besonders viel Wert gelegt werden.
Tabelle 13: Wissen über „neue Anforderung erstellen“
Objekt Beschreibung
121
Die weiteren Wissensflüsse zu den noch ausstehenden Aktivitäten finden sich im Anhang 19. Die Dissertation liefert ein ausgewogenes Verhältnis in der Quantität und Qualität der Ergebnisse. Die Methode der bisherigen Ausführungen ist eindeutig geworden. In den nächsten Seiten sollen neue Inhalte vorgestellt und nicht die bestehenden in der Breite dar-gestellt werden. Die Erkenntnisse aus den Modellen sollen in dieser Arbeit zu weiteren Handlungsanweisungen führen. Zunächst soll noch die Kommunikationssicht der Refe-renzanalyse auf Basis der KDML Methode vorgestellt werden, damit alle Modelle einmal ausgeführt worden sind, und die Methode in seiner Gänze präsentiert ist.
Die Kommunikationssicht beschreibt, wie die Kommunikation innerhalb der Phase abläuft.
Abbildung 49: Kommunikationssicht: Referenzanalyse
Quelle: Eigene Darstellung.
Betätigt eine Person im Portal eine Funktion (z.B. Freigabe anfordern), kommuniziert sie automatisch über das Portal mit einer anderen Person. Durch die Veränderung oder Erwei-terung von Inhalten sendet das Portal eine Benachrichtigung per E-Mail. Die Kommunika-tion während der Referenzanalyse beginnt mit einem Kundengespräch. Dieses Gespräch findet zur gleichen Zeit am gleichen Ort statt und wird mit dem grünen Pfeil dargestellt.
Der Consultant befindet sich in der Schnittstelle zwischen dem Kunden und dem IT-Dienstleister. Bei dem Gespräch befindet er sich beim Kunden, ist bei seinen
Ausarbeitun-Intern
122 gen zu den Anforderungen in der Firma anzutreffen. Nachdem die Ausarbeitung im Portal eingepflegt und gespeichert ist, fordert er beim PL eine Freigabe an. Dies geschieht über das Portal und wird mit einem purpurnen Pfeil dargestellt. Somit kommunizieren diese beiden Personen zu einer unterschiedlichen Zeit, aber am gleichen Ort über das Portal.
Wenn der PL die Anforderung ablehnt, kommentiert er das im Portal. Nach einer Freigabe kann er die Genehmigung vom Kunden-PL oder Key-User anfordern. Auch diese Kommu-nikation findet über das Portal statt. Der Key-User lehnt entweder die Anforderung ab oder fordert, nachdem er sie freigegeben hat, bei seinem PL eine Genehmigung an. Bei einer Ablehnung kommentiert er die Anforderung im Portal, wobei eine Verbindung zum Con-sultant entsteht. Sollte der PL des Kunden die Anforderung ablehnen, hinterlässt auch er einen Kommentar im Portal, der wiederum den Consultant erreicht. Mit den bisherigen Ausarbeitungen auf Basis von KMDL sind die schulungsrelevanten Inhalte identifiziert worden, die im nächsten Kapitel detailliert vorgestellt werden.