Der Konzeptabgleich orientiert sich an den Ausarbeitungen von Kapitel 6.1, um zu zeigen, dass alle inhaltlichen Anforderungen inklusive der projektorganisationalen Wissensbasis umgesetzt sind. Die Erstellung und Speicherung von Anforderungen über E-Portfolios so-wie die dauerhafte Verfügbarkeit der Inhalte ist im Rahmen des Phasenkonzepts für das IT-PM erstellt. Durch Listen und Bibliotheken des SP2010 sind diese Anforderungen des Handlungsrahmens realisiert worden, wie die nachstehende Abbildung zeigt.
Abbildung 40: Anforderungslistenfunktion
Quelle: Originalscreenshot aus dem Webportal.
Im Vergleich mit dem Konzept (siehe Abbildung Portalkonzept Referenzanalyse im vo-rangegangen Kapitel) zeigt sich die Ähnlichkeit. Auch die Funktion zum Übertragen in die Spezifikationsphase ist beinhaltet, jedoch auf der Abbildung nicht zu sehen. Diese Funkti-on erscheint erst, wenn es Anforderungen gibt, die in die SpezifikatiFunkti-on aufgenommen wer-den könnten. Die Sekundär Navigation und der Inhaltsbereich sind realisiert. Ein Anwen-dungsbeispiel zur Erfassung und Speicherung einer Anforderung findet sich in Anhang 17.
112 Wie auch im Konzept beschrieben, ergibt sich die Sekundär Navigation aus der jeweils ausgewählten Phase der primären Navigation.
Abbildung 41: Feinspezifikation im Webportal
Quelle: Originalscreenshot aus dem Webportal.
Wie zu erkennen ist, wurde die konzeptionierte Grundstruktur (Metamodell) des Portals umgesetzt. Die Umsetzung der Testaufgaben ist im folgenden Screenshot zu sehen.
Abbildung 42: Testaufgabenfunktionen
Quelle: Originalscreenshot aus dem Webportal.
Die Umsetzung der Entwicklungsaufgaben ist in der nachstehenden Abbildung zu sehen.
Abbildung 43: Entwicklungsaufgabenfunktionen
Quelle: Originalscreenshot aus dem Webportal.
Die Realisierung zu den Rückmeldungen ist in der nächsten Abbildung zu sehen.
113 Abbildung 44: Funktion: Rückmeldung des Kunden
Quelle: Originalscreenshot aus dem Webportal.
Rückmeldungen und Freigaben (intern wie extern) sind im Sinne der Agilität in der pro-jektorganisationalen Wissensbasis als Kommunikation/Interaktion zu verstehen. Das Portal bietet darüber hinaus mit Benachrichtigungsfunktionen (Feeds/E-Mails) eine umfangreiche Kommunikationsplattform im Projekt. Alle Projektteilnehmer haben jederzeit von überall mit fast jedem Endgerät die Möglichkeit, sich über den Stand im Projekt zu informieren oder das entsprechende Wissen abzurufen.
Das Instrument zur Umsetzung der projektorganisationalen Wissensbasis ist das entwickel-te Portal. Im Portal können die Inhalentwickel-te in die Wissensbasis eingetragen, gespeichert und genutzt werden. Die Inhalte sind kategorisiert und relevant für die Zielgruppen. Zu diesen Kategorien gehören, z.B. die Phasen des Projektes oder die Benutzerrechte für Projektteil-nehmer. Mit Beginn des Projekts und der Dokumentation im Portal wird das implizite bzw.
explizite Wissen des Kunden zu dem impliziten Wissen des Consultants des IT-Dienstleisters , der dieses Wissen an andere Consultants verteilt, so dass dieses Wissen in kollektives und explizites Wissen überführt wird. Organisationales Lernen findet statt. Die-se Schritte erfolgen mit Hilfe des Portals. Der Gedanke des E-Portfolios wird durch die Anforderungen realisiert. Diese Wissensbasis wird durch die Kommunikation zwischen Consultants sowie dem Kunden (E-Mails, Kommentare, Rückmeldung) ständig abgeändert und aktualisiert, so dass an dieser Stelle das Nonaka-Modell wiederzuerkennen sind. Das Nonaka-Modell spielt bei den Wissensflüssen, die durch die KDML Methode erfasst wer-den, nochmal eine Rolle. Interessant ist auch zu wissen, inwiefern das von Probst et al.
vorgeschlagene Baustein-Modell im Portal zu erkennen ist. Die Wissensmanagementbau-steine erhalten durch Portalfunktionalitäten einen Kontext, wie die nachstehende Abbil-dung zeigt. In der AbbilAbbil-dung werden die für den jeweiligen Baustein relevanten Funktio-nen dargestellt. Das explizite und implizite Wissen ist im Portal vorhanden, muss aber transparent und auffindbar gemacht werden. Wenn beispielsweise ein Kunde einen erstell-ten Inhalt ansehen möchte, so kann er über eine Suchfunktion das Portal nach bereits er-zeugten Inhalten durchsuchen. Wenn der Kunde eine Frage hat, und die Antwort auf diese
114 Frage nicht als explizites Wissen im Portal zu Verfügung steht, muss der Kunde auf impli-zites Wissen von Consultants zurückgreifen.
Abbildung 45: Wissensmanagementbausteine nach Probst et al. im Portal
Quelle: Eigene Darstellung.
Insofern dieses Wissen wieder im Portal erfasst wird, findet eine Erweiterung der Wis-sensbasis statt. Zu jedem erstellten Element ist ein Verantwortlicher angegeben, mit dem Kontakt aufgenommen werden kann, so dass eine Zuordnung von Verantwortlichkeiten zur optimierten Wissensidentifikation führt. In diesem genannten Beispiel werden zugleich drei Bausteine des WMs reflektiert. Zuerst sucht der Kunde nach einem Inhalt (z.B. einer Anforderung), was die Wissensidentifikation wiederspiegelt. Um im Portal Wissen zu fin-den, können auch Webparts, die z.B. Daten aus einer Liste repräsentieren, verwendet wer-den. In diesem Fall kann sich der Kunden die Inhaltseigenschaften (z.B. Anforderungsei-genschaften) anzeigen lassen. Mit diesem Schritt findet ein Wissenserwerb statt. Wenn der Kunde eine Frage stellt und die Antwort per E-Mail oder über das Portal bekommt, werden bestehende Wissenslücken geschlossen, somit wird die Wissensentwicklung gewährleistet.
Die Anmerkungen beispielsweise können als Kommentare oder Rückmeldungen erfolgen.
So wird auch neues Wissen geschaffen. Um auch Anderen dieses gewonnene Wissen zur Verfügung zu stellen, muss es in die Listen eingepflegt werden. Damit werden Wissensver-teilung und -bewahrung unterstützt. Durch die Anforderungserfassung findet Wissensent-wicklung statt, wenn der Kundenmitarbeiter dem Consultant die Frage beispielsweise über die Zielsetzung der Anforderung beantwortet hat. Der Consultant bearbeitet die Eigen-schaften dieser Anforderung. Er trägt die Zielsetzung ein und speichert. Wenn die anderen Projektteilnehmer zum späteren Zeitpunkt die Zielsetzung dieser Anforderung ansehen
115 möchten, dann müssen sie nur die entsprechende Anforderung über Suchfunktionen finden.
Um Wissen zu verteilen, können die verschiedenen Dokumente hochgeladen oder die Kommunikationsfunktionen wie E-Mails, Kommentare oder Rückmeldungen verwendet werden. Die effiziente Nutzung des Portals und somit auch des Wissens ermöglicht eine gute Benutzerergonomie. Die leistungsfähige Benutzerfreundlichkeit wird bei dem entwi-ckelten Portal durch die Navigation, Taxonomie, Suchfunktionen und Rollenvergabe un-terstützt. Das Portal verfügt über funktionsorientierte Navigation mit kurzen Navigations-wegen. Der Mitarbeiter weiß ständig, an welcher Stelle er sich befindet. Die Navigation setzt sich aus zwei Teilen zusammen. Zum einen aus der primären Navigation, welche die Phasen des Projektes abbildet. Dort werden die entwickelten Phasen auf allen Seiten kon-sistent dargestellt. Zum anderen aus der sekundären Navigation auf der linken Seite. Diese ändert sich in Abhängigkeit von der ausgewählten Projektphase. Wenn eine entsprechende Phase in der oberen Hierarchie ausgewählt ist, werden in der sekundären Navigation die Funktionen angezeigt, die in dieser Phase verfügbar sind. Die Taxonomie bietet die Mög-lichkeit, die Inhalte anhand von Kategorien/Unterkategorien hierarchisch zu gliedern. Da-mit Mitarbeiter schnell an die gewünschte Information gelangen, werden im Portal Such-funktionen integriert. Da im Portal viele Informationen existieren, wird die Vergabe von Berechtigungen verwendet, um den Zugriff auf Informationen und Daten zu regulieren.
Alle diese Funktionen unterstützen, dass die Mitarbeiter ihre benötigten Informationen beim Durchsuchen des Portals schnell finden und umgehend das Wissen nutzen können.
Anhand eines Beispiels wurde verdeutlicht, dass die Bausteine nach Probst et al. durch das Portal abgebildet sind und einen Kontext erhalten. Da im Portal verschiedene Sichten (in-terne Sicht und Kundensicht) existieren, unterscheiden sich die Perspektiven auf das WM.
In der folgenden Tabelle werden die verfügbaren Funktionen für das WM aus unterschied-lichen Perspektiven dargestellt.
Tabelle 11: Wissensmanagementfunktionen aus interner Sicht und Kundensicht WM-Baustein WM mit Portal innerhalb des
kooperierenden Unternehmens
WM mit Portal aus Kun-densicht
Wissensidentifikation Suchfunktionen Suchfunktionen Wissenserwerb Suchfunktionen
Kun-116
Wissensnutzung Primäre Navigation
Sekundäre Navigation
Die Portalfunktionen sind für die Wissensidentifikation und den Wissenserwerb aller Pro-jektteilnehmer. Zu diesen Funktionen gehören Suchfunktionen und Webparts. Mit Such-funktionen wird die Recherche in der Wissensbasis gewährleistet. Die Webparts präsentie-ren die Inhalte aus den verschiedenen Listen. Um vorhandenes Wissen zu entwickeln, exis-tieren auch gleiche Funktionalitäten der Kommunikation wie E-Mails, Kommentare oder Rückmeldungen für alle Projektteilnehmer. Nur die durchführenden Personen und die Ebenen unterscheiden sich. Um Anforderungen/Spezifikationen an Kunden weitergeben zu können, sollen diese zuerst vom internen Projektleiter genehmigt werden. Wenn die An-forderungen/Spezifikationen abgelehnt wurden, schreibt der interne Projektleiter einen Kommentar, was geändert werden soll. Dieser Kommentar ist für den Consultant relevant, der diese Anforderung/Spezifikation erstellt hat. Dieser Mitarbeiter bekommt damit neues Wissen und ändert entsprechend den Anforderungen dieses Element, das in bearbeiteter Form jetzt auch für die Kunden-Mitarbeiter sowie Consultants zugänglich ist. Mit dem letzten Schritt erfolgt auch die Wissensverteilung. Der Kunden-Projektleiter hat die Mög-lichkeit, die vom internen Projektleiter freigegebenen Anforderungen/Spezifikationen zu genehmigen oder abzulehnen. Bei der Ablehnung schreibt der Kunde den Grund in einem
117 Kommentar. Anhand dieses Kommentars wird die Anforderung/Spezifikation entspre-chend den Kundenwünschen geändert und zur Verfügung gestellt. Zur Unterstützung die-ser Bausteine können außerdem E-Mails und Rückmeldungen verwendet werden. Für die Wissensverteilung können die internen Mitarbeiter neue Elemente erstellen, bearbeiten und erforderliche Dokumente (Trainingsunterlagen, Integrationstests, Massentests) hochladen.
Die effiziente Nutzung von Wissen wird durch die Rollenvergabe, Kategorisierung von Inhalten und Navigation des Portals unterstützt. Das Speichern bei der Erstellung oder Be-arbeitung von verschiedenen Elementen ermöglicht die Wissensbewahrung in einer ge-meinsamen Datenbank. Die Kommunikationsfunktionen ermöglichen die Wissensflüsse im Portal. Mit Hilfe von E-Mails, Kommentaren und Rückmeldungen werden notwendige Wissen zwischen den Kunden und dem IT-Dienstleister sowie nur zwischen internen Mit-arbeitern ausgetauscht. Dazu gehören die Freigabe und ein Genehmigungsverfahren.
Grundsätzlich ist festzuhalten, dass für jedes neue Projekt eine eigene Wissensbasis exis-tiert, auf die entsprechende Projektbeteiligte zugreifen können. Was der projektorganisati-onalen Wissensbasis noch fehlt, ist die Integration bzw. Anbindung von Geschäftspro-zessmanagement sowie Darstellung der Wissensflüsse. Auf beide Punkte wird in folgenden eingegangen.