Stratégia értékelése Balanced Scorecard,
üzleti terv
Visszacsatolás, pl.
benchmarking Elvárások,
elırejelzések Teljesítményriportok
Kiigazítás
Költségvetés, intézkedések
2.1. A tervezésr ı l általában
„A tervezés szerves része minden tudatos emberi cselekvésnek. Tudatunkban felépítjük cselekvésünk elıképét, keressük a lehetséges lépések legjobb kombinációját. Ebben az értelemben a gazdálkodás, majd a gazdálkodó szervezetek elsı megjelenése ót jelen van a tervezési funkció is, kezdetben informális (azaz gondolati síkon megvalósuló), késıbb formális jelleggel.” (Kresalek, 2003. pp. 11.)
„A tervezési rendszer a vállalkozás fennmaradásának egyik nélkülözhetetlen feltétele, szükség van rá a jövı bizonytalanságának és kockázatának leküzdéséhez, ezen kívül érdemlegesen hozzájárul a termelési folyamatok koordinálásához. (…) A tervezés, a kijelölt célállapot elérése érdekében (…) a kívánt eredmény elérését szolgáló feladatok meghatározása” (Reke, 2007. pp.
132.)
Az élezıdı gazdasági versenyben a vállalatok mőködésében egyre fontosabb szerepet töltenek be a hatékony tervezési-, irányítási rendszerek. A tervezés magában foglalja a célok kitőzését és a célok megvalósításához vezetı út kialakítását. Ahogyan Körmendi és Tóth írja: „A tervezés a kitőzött célok eléréséhez szükséges feladatok meghatározását és a feladatok elvégzéséhez szükséges feltételrendszer biztosítását jelenti.” (Körmendi - Tóth, 2006., pp. 29.) A terv egy kidolgozott program vagy keret, amit arra használnak, hogy leírják, miként kívánja a szervezet céljait elérni, röviden jövıalakítást jelent. Teszi mindezt azért, hogy segítségével rövid távon a szervezet mőködési hatékonyságát, hosszú távon pedig fennmaradását és sikerét biztosíthassák.
„A tervezés olyan tudományosan meglapozott eljárást jelent, amelynek segítségével meghatározzák – és megszervezik – a vállalkozás legfontosabb feladatait.” (Kresalek, 2003. pp.
11.)
A fenti megfogalmazásokból is látszik, hogy a tervezésnek nagy jelentıséget tulajdonítanak, a vállalati tervezés jelentıségét senki sem vitatja. Mégis, a cégvezetık közül sokan nem szeretnek konkrétan, ”papírra” tervezni, nem tartják igazán fontosnak, hogy tervet készítsenek, pénzügyi terv leginkább csak a vezetı fejében létezik, ha létezik, ez különösen a kisvállalkozások esetében gyakori probléma. Ha esetleg meg is fordul a fejekben, hogy tervezni kellene, akkor is számos kritika éri mind stratégiai, mind operatív vonatkozásban24. A felelısök nem tartják be a megadott határidıket, a tervezési folyamatok bonyolultak, nehezen áttekinthetık, túl költség25- és idıigényesnek ítélik konkretizálását, nem alkalmaznak megfelelı módszereket, a stratégiai és az operatív tervezés nem integrált, nem átlátható a tervezési ráfordítások és eredmények viszonya
24 Igazolását lásd az IFUA és a saját felmérésemben is.
25 A PwC Consulting, Institute for International Research „A controlling a vállalati gyakorlatban” címő kutatása alapján a vállalatvezetık az összköltségnek a 10%-ára teszik a tervezéssel kapcsolatos költségeket. (Kocsis-Ötvös-Bereczki, 2002. www.mfor.hu/cikkek/9335.html pp. 3.)
stb. Egy bizonyos vállalatméret felett, gyorsan változó, bizonytalan környezetben már nem lehet csak fejben, azaz gondolati síkon, informálisan tervezni, minden vállalkozásnak, a KKV-oknak is szüksége van a formális tervezésre.
A tervekkel, a tervezéssel kapcsolatos problémák egyik elsı oka, ha nem határozzák meg pontosan a terv elemeit, követelményeit. Tekintsük át ezeket az elemeket Hanyecz szerkezeti felosztásában. Ha tervet állítunk össze, akkor a környezet változásaihoz alkalmazkodni képes, rugalmas tervet kell elıállítani. „(…) A tervszerő vállalati gazdálkodást a vállalati tervezési funkció alapozza meg.” (Hanyecz, 2006a. pp. 2.) Ezek a funkciók: a vállalat fejlesztése, céljainak meghatározása, irányításának megalapozása, a bizonytalanság csökkentése, a vállalati folyamatok ellenırzése, koordinációja. Az általános célokon túl konkrét célokat kell meghatározni például: költségtakarékosság, K+F fejlesztések növelése, tartalékok képzése, optimális termelési, értékesítési terv kidolgozása, BSC bevezetése, stb.
A tervezési rendszer elemei: a tervezés alanyai (a tervezık) és a tervezés eszközei, amelyek a bemeneti elemeket (inputok: premisszák26, elvárások, stratégiai célok és akciók) kimeneti elemekké (outputok: üzleti terv, sarokszámok, elfogadott akciók) alakítják.
A tervezés tárgya maga a vállalati mőködés speciális döntési problémái. A döntési probléma megoldása a tervezési rendszer mőködésének egyik fı funkciója, feladata. A tervezés tárgyát sokféle típusú, nagyságrendő, bonyolultságú döntések halmaza képezi. A vállalat mőködésére alapozva rendszereznünk kell ezeket. Például: piaci, kereskedelmi, termelési, szolgáltatási, fejlesztéssel és pénzügyekkel kapcsolatos döntési problémák.
A tervezés információ bázisán a tervezéshez rendelkezésre álló információk összességét értjük.
A tervezés sajátossága, hogy olyan információkat is felhasznál, amelyek nincsenek dokumentálva, hanem a tervezık fejében vannak, ezért a tervezési rendszer eredményessége szempontjából kiemelt jelentısége van az informatikai támogatással mőködı tervezési adatbázisnak is.
Ezek alapján a tervezési folyamat elemei:
- célmeghatározás,
- helyzet és problémaelemzés,
- prognózisok, tervváltozatok, alternatívák meghatározása (implementálás), - erıforrások biztosítása,
- értékelés, - döntés.
26 Gazdálkodás keretfeltételei, melyek a vállalat befolyásolási körén kívül esnek, de a tervezésre hatásuk van.
A vállalati terveket különbözı szempontok alapján rendszerezhetjük. Beszélhetünk a teljes körőség szempontjából komplex, az egész tevékenységrendszert átfogó tervekrıl és résztervekrıl, például: termelési terv, értékesítési terv, beruházási terv, pénzügyi terv stb. A tervek tagolását gyakran az általuk átfogott idıhorizont alapján adjuk meg. Az idıhorizont alapján általában hosszú-, közép- és rövidtávú terveket különböztetünk meg. Más jellegő tagolás szerint stratégiai, taktikai/üzleti és operatív tervekrıl beszélünk. A stratégiai, taktikai és operatív jelleg összefüggésben van a terv által átfogott idıhorizonttal, de ezekben a kategóriákban az is kifejezıdik, hogy a tervezés milyen széles területeket fog át, továbbá, hogy mennyiben feladata célok és mennyiben eszközök, intézkedések meghatározása. A vállalkozások tervezése során
„mit?” és „hogyan?” kérdésekre kell választ adni elsısorban.
A tervezési rendszer struktúrájának kialakításakor a tervezési feladatokat meg kell osztani a tervezık, a tervezésben résztvevı különbözı szervek között, vagyis meg kell határozni, hogy kinek, mikor, hol milyen tervezési feladatot kell elvégeznie. Ez a munkamegosztás hatással van a tervezési folyamatok kialakítására, jelentıs mértékben hat a tervezési rendszer felépítésére, mőködésére, melynek koordinálásában a controller kulcsszerepet játszik. Lényeges pont, hogy jelöljük ki a felelısöket. Felelısök nélkül „nem lesz gazdája a feladatnak”, hiba vagy hiány esetén nem tudjuk, kihez forduljunk. A lényeg nem a hibáztatható felelısök kijelölésén van, hanem nevezzük ki azokat a személyeket, akik tesznek/tehetnek az adott részterv megvalósulásért, irányításáért.
Fontosnak tartom kiemelni, hogy a jó tervezés: rendszerszemlélető tervezés, azaz a döntési feladatok nem önmagukban, egymástól elszigetelten léteznek, hanem éppen ellenkezıleg, a döntéshalmaz elemei között összefüggések, kapcsolatok vannak, ily módon a tervdöntések rendszerérıl beszélhetünk. Ahogy már említettem, fontos az információáramlás is, ez a gyakorlatban azt jelenti, hogy az egyes tervezık és tervezı szervek között valamint a tervezı szervek és a végrehajtók, illetve a tervezés és az irányítás más alrendszerei között információ áramlik, tehát beszélhetünk információt adó és információt felvevı részekrıl. A tervezés meghatározó jelentıségő mozzanata az információk átalakítása, az a tevékenység, melynek során a meglévı információk felhasználásával új információkat állítunk elı.27
27 Nagyobb vállalatoknál tervezési kézikönyvet is állítanak össze, mely a vállalatnál kialakított tervezési rendszer dokumentációja, a tervezés folyamatát írja le. Tartalmazza a tervezéssel kapcsolatos felelısöket, határidıket, a tervezés lépéseit és a terv tartalmát. A kézikönyv azt segíti elı, hogy a tervezési folyamat résztvevıi figyelmüket inkább a terv tartalmi kérdéseire irányíthatják. A tervezési rendszer valamennyi alapelemére kitér, elsısorban az éves tervvel kapcsolatos kérdésekre ad teljes körő eligazítást. Tartalma bemutatja a tervezés célját, hasznát a vállalat számára. Felvázolja a vállalat tervezési rendszerének építı elemeit, leírja a stratégiai és középtávú tervezése menetét, feladatait, felelıseit. Részletesen tartalmazza az éves tervezés folyamatát, az egyes résztervek közötti összefüggéseket, leírja a tervezés számítógépes hátterét.
A tervek teljesítésének vizsgálata részben egy mutatószámrendszer kidolgozására épül, melynek kialakításában kulcsszerepe van a controllingnak. A mutatók alakulását a tevékenységekre jellemzı idıszakonként (hetente, havonta, negyedévenként) nyomon kell követni. A gazdasági elemzés rendszerként való funkcionálásának feltétele, hogy az elemzı munka kiterjedjen valamennyi fontosabb termelési, gazdálkodási és irányítói tevékenységre, továbbá, hogy az elemzés során megfelelı rendszeresség, ismétlıdés érvényesüljön.
2.2. A tervezés jelent ı sége
28„Van aki vár, míg változnak az idık, más felméri a helyzetét és cselekszik.” (Dante)
- Koordinációs hatás: Az egész szervezet számára célokat jelöl ki, majd az egész szervezet valamennyi részének mozgását összefogja a célok megvalósítása érdekében.
- Felkészíti a szervezetet a változásra: A tervezés során minden szervezeti egység rákényszerül arra, hogy a saját részét átgondolja, és arra felkészüljön.
- Projektek, hitelkérelmek elkészítéséhez nélkülözhetetlen.
- Megfogalmazza a teljesítmény elvárásokat: A célok kijelölése és a kiválasztott cselekvési változat lehetıséget nyújt a személyes teljesítmény célok meghatározására.
- Menedzsment fejlesztése: A tervezés révén növekszik a menedzserek azon képessége, hogy kezelni tudja az absztrakt gondolatokat, a bizonytalanságot, és tudjon szisztematikusan gondolkodni a jelenrıl és jövırıl.
- Alapot ad a controllinghoz. (Annak része, így lehet controlling rendszerben gondolkozni.)
A tervezési tevékenységnek van egy logikai sorrendje. Be kell győjteni az információkat, adatokat, elemezni kell céljainkat, lehetıségeinket, a bevételek és ráfordítások összevetésével meghatározódik az eredményterv, illetve valós akciók formájára is le kell „fordítani a tervet, Ebben a logikai sorrendben meg lehet határozni, hogy melyik lépéshez, milyen feladatok tartoznak. Francsicsnál ez a következıképpen néz ki:
28 Gyökér: Menedzsment oktatási segédanyag, 2005. pp. 24.
Forrás: Francsovics, 2005., pp. 25.