0
A folyamatokat támogató Vállalatirányítási Rendszer (VIR) rövid bemutatása
Adminisztratív folyamatok vizsgálata esetén nem kerülhetjük el a folyamatot támogató informatikai rendszer lényegi elemeinek megismerését, a működés főbb paramétereinek vizsgálatát, hiszen a folyamat során információt dolgozunk fel, az információ értéknövelő transzformációját végezzük és ezeket az információkat adatbázisokban tároljuk és különböző felületeken tesszük elérhetővé a folyamat különböző szereplői számára.
A nyomda valamennyi adatát és folyamatát egy komplex Vállalatirányítási Rendszerben (továbbiakban: VIR) kezeli, ebben történik az ügyféltörzs kezelése, az ajánlati kalkulációk elkészítése, a beérkező megrendelések feldolgozása, a gyártási folyamatok előkészítése, a logisztikai folyamatok követése (raktárkezelés, szállítások kezelése) és szintén ebben a rendszerben történik meg a számla kiállítása is.
Státuszkövetés a Vállalat Irányítási Rendszerben
A jelenállapotra vonatkozó átfutási idő adatokat a VIR-ből nyertük ki. A VIR-ben a következő státuszokat különböztetjük meg a számlázási folyamat során:
Visszaérkeztetve státusz: a folyamat akkor kerül ebbe a státuszba, amikor a késztermék kiszállítását követően a Vevő által aláírt szállítólevelet (ami egyben a teljesítést igazoló dokumentum) a Gépkocsivezető visszajuttatja a Raktárba és ezt követően a Raktáros a VIR-ben rögzíti, hogy a szállítólevél visszaérkezett a nyomdába. Ez az első státusz, ezt követően a folyamat a Számlázásra vár státuszba kerül.
Számlázásra vár státusz: a folyamat akkor kerül ebbe a státuszba, amikor a számla kiállítását megelőző adminisztratív ellenőrzési feladatokkal a Kereskedő végzett, elkészítette a számlainformációs lapot, kinyomtatta a kalkulációs lapot és a szállítólevet, és átadásra előkészítette a számlainformációs lapot és a kalkulációs lapot a Pénzügyi ügyintéző számára és ezt berögzítette a VIR-be. Ebbe a státuszba a Visszaérkeztetve státuszból kerül a folyamat és ezt követően a Számlázható státuszba kerül.
Számlázható státusz: a folyamat akkor kerül ebbe a státuszba, amikor a Pénzügyi ügyintéző a Kereskedőtől átveszi a számla kiállításához szükséges összes dokumentumot és ezt a VIR-ben berögzíti. Ebbe a státuszba a Számlázásra vár státuszból kerül a folyamat és ezt követően vagy az Egyeztetésre vár státuszba vagy az Ellenőrzésre státuszba kerül.
Egyeztetésre vár státusz: a folyamat akkor kerül ebbe a státuszba, amikor a Pénzügyi folyamat és ezt követően szintén a Számlázható státuszba kerül.
0
Ellenőrzésre státusz: a folyamat akkor kerül ebbe a státuszba, amikor a Pénzügyi ügyintéző minden kontrolling tevékenységet elvégzett és elkészítette, kinyomtatta a számlát és ezt a VIR-ben beállítja. Ebbe a státuszba a Számlázható státuszból kerül a folyamat és ez az utolsó státusz.
A státuszok váltását a folyamatábrán piros színnel jelöltük.
0
A jelenállapot átfutási időre vonatkozó adatai
A folyamat főbb fázisai Átlagos átfutási idő
(naptári nap)
Szállítólevél visszaérkezése Visszaérkeztetve státusz 0,5
Visszaérkeztetve státusz Számlázásra vár státusz 5,07
Számlázásra vár státusz Számlázható státusz 1,01
Számlázható státusz Ellenőrzésre státusz (ha közben Egyeztetésre vár státuszba kerül)
5,91 (7,82)
Ellenőrzésre státusz postán való feladás 0,5
Összesen 12,99 (14,90)
Feladatok
1. szeminárium
Az alapprobléma meghatározása
K1. Milyen következményei lehetnek annak, ha az ügyvezető és a vevők közötti telefonbeszélgetésekben bemutatott eseteket hosszú távon nem kezeli a vállalat?
K2. Milyen fejlesztési projektet indítana Ön, hogy a fent bemutatott kellemetlen telefonbeszélgetésekkel az ügyvezetőnek a jövőben ne kelljen szembenéznie?
K3. Milyen mérőszámokat definiálna Ön a fejlesztési projekt kezdeti szakaszában, amelyeket meg kíván változtatni a projekt során?
Jelenállapot felrajzolás és elemzés
F1. A folyamatlépéseket részletesen leíró táblázat alapján rajzolja fel a számlázási folyamat keresztfunkcionális folyamatábráját!
F2. Milyen fő paraméterekkel (mérőszámokkal) jellemezné a folyamatot, ha a folyamat komplexitását szeretné szemléltetni?
F3. Elemezze a folyamatábrát az alábbi szempontok szerint:
a. A 7 fő veszteségtípus közül melyek azok a veszteségek, amelyek leginkább előfordulnak a számlázási folyamatban?
b. Hol vannak a folyamatban olyan lépések, ahol hosszabb időre megállítjuk az információ feldolgozását? Milyen hatással van ez az átfutási időre?
c. Hol vannak a folyamatban olyan lépések, ahol nagyobb kötegekben történik az információ feldolgozása? Milyen hatással van ez az átfutási időre?
0
d. Hol vannak a folyamatban olyan lépések, ahol felesleges adminisztráció történik?
e. Hol vannak a folyamatban olyan pontok, ahol felesleges átadás-átvétel történik a szereplők között?
f. Vannak-e a folyamatban olyan szereplők, akik nem végeznek értékteremtő tevékenységet?
g. Hol vannak a folyamatban olyan lépések, ahol a fennáll a hibás adatbevitel lehetősége?
h. Hol vannak a folyamatban olyan lépések, ahol a manuális adatfeldolgozást valamilyen eszközzel vagy fejlesztéssel automatizálni lehetne?
2. szeminárium
Jövőállapot tervezés
Az előző szeminárium alkalmával részletesen megismertük és felrajzoltuk a folyamat jelenállapotát, valamint elemeztük a veszteségek szempontjából. A mai szeminárium célja az lesz, hogy kisebb csoportokban fejlesztési javaslatokat fogalmazzunk meg a veszteségek kiküszöbölésére és a folyamat jövőbeni működésére vonatkozóan.
A fejlesztési folyamatot két különböző irányból fogjuk megközelíteni:
A csoport egyik felébe tartozó hallgatók a folyamat valamely résztvevőjének szerepébe helyezve önmagukat, kizárólag a saját folyamatlépéseikre vonatkozóan fogalmazzanak meg fejlesztési javaslatokat! A csoporton belül a szerepek felosztása az oktató instrukciója alapján történik!
A csoport másik felébe tartozó hallgatók a folyamat különböző fázisait keresztfunkcionálisan vizsgálva fogalmazzanak meg fejlesztési javaslatokat az adott fázis lépéseire vonatkozóan! A csoporton belül a fázisok felosztása az oktató instrukciója alapján történik!
A folyamat résztvevői szerint felosztott csoport feladatai:
F4. Fogalmazzanak meg fejlesztési javaslatokat a folyamat adott résztvevőjének folyamatlépéseire vonatkozóan!
F5. Tervezzék meg a fejlesztett folyamatban a folyamat adott résztvevőjének jövőbeni folyamatlépéseit!
F6. Miután kisebb csoportokban minden résztvevő külön-külön megtervezte a jövőállapot folyamatban a saját szerepét, az összes folyamatrésztvevő bevonásával közösen tervezzék meg a jövőállapot folyamatot és ismertessék a másik csoport számára!
F7. Adjanak becslést arra vonatkozóan, hogy a javasolt fejlesztések bevezetésével milyen mértékben csökkenthető a teljes átfutási idő!
0
A folyamat fázisai szerint felosztott csoport feladatai:
F8. Fogalmazzanak meg fejlesztési javaslatokat a folyamat adott fázisának folyamatlépéseire vonatkozóan! Tervezzék meg az adott fázis pontos bemenetét és kimenetét!
F9. Tervezzék meg a fejlesztett folyamatban a folyamat adott fázisának jövőbeni folyamatlépéseit!
F10. Miután kisebb csoportokban minden fázis jövőállapotát külön-külön megtervezték, a csoport valamennyi tagjának bevonásával közösen tervezzék meg a jövőállapot folyamatot és ismertessék a másik csoport számára!
F11. Adjanak becslést arra vonatkozóan, hogy a javasolt fejlesztések bevezetésével milyen mértékben csökkenthető a teljes átfutási idő!
Miután a két csoport ismertette saját fejlesztési koncepcióját, a teljes csoport vizsgálja meg az alábbi kérdéseket:
K4. Hasonlítsák össze a két különböző fejlesztési irányvonalból származó eredményeket! Melyik volt az eredményesebb?
K5. Vajon melyik fejlesztési irány a hatékonyabb ilyen esetekben? Miért?
Melléklet
A számlázási folyamat jelenállapotának folyamatlépéseit részletesen leíró táblázat – Szamlazas_jelenallapot_folyamatlepesek.pdf