Az üzleti terv monitoringja, ellenőrzése és értékelése

A monitoring, az ellenőrzés és az értékelés természetesen más-más területeket vizsgálnak. A pontos definíciók meghatározása szerint:

­ A monitoring folyamatos adatgyűjtésen alapszik, amely alapján a menedzsment, a döntéshozók vizsgálhatják a tevékenység előrehaladását a kitűzött célok viszonylatában.

­ Az ellenőrzés a folyamatok, tevékenységek állandó felülvizsgálatát jelenti, célja a szabálytalanságok, csalások, visszaélések kiszűrése.

­ Az értékelés az üzleti terv végrehajtását követően az „üzleti program” hatásának vizsgálata komplex vizsgálata, a megoldani kívánt gazdasági szükséglet, és/vagy probléma viszonylatában.

A monitoring nem más, mint a meghatározott célok teljesülésének, megvalósulásának folyamatos nyomon követése. Ennek alapjául az előzetesen kitűzött célok számszerűsítése szolgál. A monitoring tevékenység kulcsa, hogy a korábban meghatározott mutatószámok aktuális értékeit az üzleti terv végrehajtói folyamatosan gyűjtsék és elemezzék, lehetőséget biztosítva ezáltal mind a menedzsment, mind a tulajdonosok számára, hogy rendszeresen egyértelmű jelzést kapjanak az üzleti terv végrehajtásáról, illetve annak egyes részei aktuális állásáról. Bár a monitoringot elsősorban a folyamatos adat- és információgyűjtést jellemzi, létezik a monitoringnak egy szélesebb körű értelmezése is. Ez tulajdonképpen magába foglalja a monitoring rendszer felállítását, tervezését, az indikátorok meghatározását, majd a végrehajtás fázisában az adatgyűjtést és elemzést, az ez alapján történő javaslattételt az esetleges beavatkozásra a program végrehajtásának folyamatába, és végül a folyamat zárásaként a döntéshozatalt, mint menedzsment-feladatot. A monitoring tehát a kitűzött célokhoz, lefektetett tervekhez, elképzelésekhez viszonyított megvalósulást vizsgálja. Ezeket a célokat, elképzeléseket a hatásmechanizmus több szintjén rögzítettük: eredmény- és outputindikátorokat egyaránt meghatároztunk a különböző szintű célok számszerűsítése során, az inputok tekintetében pedig az egyes elemek költségvetési terve szolgál alapul. A monitoring ezekből kiindulva, ezekhez viszonyítva vizsgálja az inputok felhasználásának, a tevékenységek végzésének, az outputok és eredmények megvalósulásának tényadatait; ez alapján pedig, ha a tervekhez, célokhoz képest eltérést tapasztal, ezzel lehetőséget biztosít a döntéshozók számára, hogy beavatkozzanak, módosítsák a végrehajtás menetét.

Az üzleti terv elkészültét követően megtörténik a döntés, majd az „üzembe helyezése”, vagyis végrehajtása. Amennyiben az elkészített üzleti tervünk dinamikusan készült el, a végrehajtás során célszerű a folyamatosan bejövő és regisztrált tényadatokat legalább havi szinten kicserélni a tervadatokkal és ebben az esetben, ahogy közeledünk a terv végrehajtásához, egyre pontosodik a tervünk. Az üzleti terv folyamatos nyomon követése szorosan összekapcsolódik a terv és a tényadatok összevetésével, a kritikus eltérések, és az ebből fakadó intézkedéscsomagok meghatározásával.

Az üzleti terv végrehajtása során az ellenőrzés elsődleges feladata a hatályos belső és külső

­ Szegregáció (szétválasztási): szükség van a kompetenciák, hatáskörök logikus szétválasztására. Nagy kockázatot jelent, ha egy személy felelős a teljes tranzakcióért.

Több ember bevonása, többszöri ellenőrzés csökkenti a véletlen hibák valószínűségét, a szándékos manipuláció lehetőségét. Szét kell választani a kezdeményezés, engedélyezés, végrehajtás, tárolás, számla rögzítés és kifizetés folyamatait. A felelősségi körök szétválasztása nagyobb méretű szervezet esetén nem jelent problémát, ugyanakkor ezt kisebb szervezetekben nehéz lehet kezelni.

­ Szervezet: szükség van szervezeti „térképre”, mely tartalmazza a felelősségek meghatározását, elosztását, és meghatározza egyértelműen a jelentési vonalakat és hatásköröket, feladatokat.

­ Felhatalmazás és jóváhagyás: az engedélyezés és jóváhagyás a legfontosabb ellenőrzési pontok egyike a szervezetben. Minden tranzakciót egy embernek kell engedélyeznie és jóváhagynia, a felelős személyét jól dokumentálva a visszakereshetőség érdekében.

­ Fizikai: Fontos, hogy a szervezet fizikai eszközei „biztonságban” legyenek, csak a jogosultak férhessenek hozzájuk (pl. raktárhoz való hozzáférés, értékpapírok kezelése, elektronikus eszközök használatának jelszavakkal történő korlátozása, fontos dokumentumok őrzése).

­ Felügyelet: a szervezet minden szintjén végrehajtott összes intézkedést felügyelni kell, eljárási kézikönyvet kell alkalmazni. Tisztázni kell az ellenőrzési jogköröket, a felügyelet felelősségét.

­ Személyzet: biztosítani kell, hogy az alkalmazottak képesek legyenek elvégezni a rájuk osztott feladatokat. A belső ellenőrzés folyamata, minősége a személyzettől függ. Nagy jelentőséggel bírnak a megfelelő munkaerő kiválasztási eljárások, referenciák (ajánlószemélyek, önéletrajz, stb.) ellenőrzése, karrierfejlesztési lehetőségek, megfelelő kompenzáció, juttatások biztosítása. Kulcsfontosságú a munkaerő megbízhatósága, és ezt egészíti ki a testreszabott feladatleosztás.

­ Pénzügyi és számviteli: A rögzítési funkción belül az engedélyezettség, teljesség (minden adat feltüntetése), helyes rögzítés, pontos feldolgozás ellenőrzése. Példaként említhető minden dokumentum, feljegyzés számolási pontosságának ellenőrzése, végösszegek ellenőrzése, sorrendiség ellenőrzése (ellenőrzési listák –„check list”, megfelelő űrlap, amin kipipálható a dokumentumok teljessége – számla, bizonylat).

­ Vezetési: A vezetési ellenőrzés az átfogó, teljes képet vizsgálja, összehasonlítja a megvalósult adatokat a tervekkel, költségvetéssel, továbbá végrehajtja a belső audit felülvizsgálati eljárásait.

Az értékelésnek a fő feladata koncepciótervben lefektetett stratégiai célkitűzésekhez illeszkedő operatív célok végrehajtásának vizsgálata. Gyakran előfordul, hogy a gazdasági év pozitív eredménnyel zárult, az üzleti tervben meghatározottakat pontosan végrehajtották, azonban a fő célkitűzéseket nem sikerült maradéktalanul teljesíteni. Ebben az esetben alaposabb vizsgálatra van szükség, mert vagy a stratégiát nem határozták meg jól, vagy a környezet változásaihoz nem sikerült megfelelően alkalmazkodni, vagyis veszélybe került a gazdasági értelemben vett fenntarthatóság.

Ellenőrző kérdések:

1. Melyek a tervezés alapvető ismérvei?

2. Milyen időtávok jellemzik a tervezési rendszert?

3. Hogyan lehet elkülöníteni a stratégiai, a taktikai és az operatív terveket egymástól és azok hogyan függenek össze egymással?

4. Mit ért a következő kifejezések alatt a tervezés vonatkozásában: (1) „top-down”; (2)

„bottom-up”; (3) „ellenáramú tervezés”?

5. Mit kell tartalmaznia egy jól elkészített tervnek?

6. Melyek az üzleti tervezés alapvető ismérvei?

7. Milyen célok szerint készülhetnek üzleti tervek?

8. Mutassa be az üzleti terv célrendszerét!

9. Milyen célcsoportjai lehetnek az üzleti tervnek és mely részek hangsúlyosabb kidolgozása kapcsolódik az egyes célcsoportokhoz?

10. Melyek az üzleti tervben megválaszolandó kérdések a befogadó szervezet függvényében?

11. Milyen tartalmi és formai elvárásoknak kell megfelelnie a jó üzleti tervnek?

12. Mi az üzleti terv minimális adat-, információ- és erőforrásigénye?

13. Milyen főbb szakaszokból áll az üzleti terv elkészítése?

14. Milyen elvárásoknak kell megfelelnie egy jó üzleti ötletnek?

15. Mi a különbség az üzleti terv monitoringja, ellenőrzése és értékelése között?

Kompetenciát fejlesztő kérdések:

1. Határozza meg az üzleti terv definíciójának kulcsszavait, illetve ismérveit!

2. Milyen előnyei és hátrányai lehetnek annak, ha szakmai és ha pénzügyi befektetőket akarunk megnyerni az üzleti tervben bemutatott üzleti koncepciónkhoz?

3. Kérem, soroljon fel olyan célkitűzéseket, amelyek egy stratégiai tervben jelenhetnek meg!

4. Kérem, soroljon fel olyan célkitűzéseket, amelyek egy taktikai tervben jelenhetnek meg!

5. Kérem, soroljon fel olyan célkitűzéseket, amelyek egy operatív tervben jelenhetnek meg!

6. Kérem, soroljon fel olyan célkitűzéseket, amelyek egy üzleti tervben jelenhetnek meg!

7. Generáljon egy üzleti ötletet és végezze el ennek átfogó önellenőrzését!