A munkaerő-terv

A munkaerő-terv feladata, a szükséges nagyságú és összetételű munkaerőlétszám, és egyes esetekben – speciális tervezési módszerek felhasználásával – a munkaidő tervezése.

Elkészítése az alábbi lépéseket foglalja magában:

a) a munkaerő-szükséglet számítása;

b) a munkaerő-fedezet megállapítása;

c) a munkaerő-mérleg (szükséglet és fedezet összevetése) elkészítése;

d) hiányzó fedezet esetén a szükséges feladatok kidolgozása a hiány megszűntetésére.

A terv megalapozása – rövidebb és hosszabb távon egyaránt – külső- és belső információkon nyugvó elemző munkát igényel. A külső információk forrásai lehetnek: nemzetgazdasági programok, érdekképviseleti szervezetektől, munkaügyi központoktól, önkormányzatoktól kapott információk, kapcsolódó jogszabályok stb. A belső, vállalatra vonatkozó információkat a különböző vállalati nyilvántartásokból, statisztikai jelentésekből, munkaköri leírásokból, különböző szabályzatokból (kollektív szerződés, munkaügyi szabályzatok stb.) nyerhetünk.

a) A munkaerő-szükséglet tervezése

A munkaerő létszám tervezése elsődlegesen a vállalat alkalmazásában álló munkavállalókra terjed ki. A létszám tervezését – általános szabályként értelmezhető – mindig a vállalat igényeinek megfelelően, a kapcsolódó csoportképző ismérvek szerint képzett létszámcsoportokra, előre meghatározott szerkezetben célszerű elkészíteni. A leggyakrabban előforduló csoportképző ismérvek és ezek alapján kialakított csoportok Kresalek (2003) alapján az alábbiakban foglalhatók össze:

 A munkakör szerint végzett tevékenység alapján a tevékenységi főcsoportok szerint:

o fizikai jellegű tevékenységet végzők;

o szellemi tevékenységet végzők.

 A vállalat tevékenysége szerinti csoportosítás alapján:

o főtevékenységet és

o másodlagos tevékenységet végzők.

 A munkaerő számbavétel történhet a szervezeti egységekhez való tartozás alapján.

 Főbb munkakörök, munkaköri csoportok szerinti számbavétel is lehetséges.

 Szakképzettség szerinti összetétel alapján.

 A vállalatnál eltöltött idő és a munkavállalók életkora alapján.

 A munkaidő hossza szerinti csoportosítás a szükséglet és a fedezet számításánál, illetve a munkaerő-mérleg elkészítésénél fontos.

 A munkavállalók nemek szerint csoportosítására is szükség lehet bizonyos elemzési munkáknál, statisztikai felméréseknél.

Az előzőekben felsorolt szempontok nem tekinthetők teljes körűnek. A Foglalkozások Egységes Osztályozási Rendszere (FEOR-08) teljes felsorolását tartalmazza a tárgyalt ismeretanyagnak. A gyakorlati tervezés során jelentkező feladatok megoldásánál fontos szempontként kell kezelni a kapcsolódó jogi előírásokat is, amelyek a különböző létszám-kategóriák egységes értelmezése miatt is szükségesek.

Munkajogi-állományi létszám: A vállalatnál egy adott időpontban, vagy egy adott időszak átlagában, munkaviszonyban álló munkavállalók összessége.

Statisztikai állományi létszám: A munkajogi állományi létszám, csökkentve a munkából meghatározott okból távollévők számával, és növelve az ebbe a létszámba nem tartozó, de meghatározott feltételekkel a munkáltatónál folyamatosan munkát végző munkavállalók számával. A munkaerő-tervezés gyakorlati megvalósítása során alapvetően ezt a létszámot kell meghatározni, és a munkaerő-fedezet számszerűsítésénél is ezt a kategóriát kell alapul venni.

Dolgozói létszám: A munkanapokon a vállalatnál ténylegesen megjelenő munkavállalók összessége. Ez a létszám kategória nehezen tervezhető, mivel sok tényezőtől függ.

állományi létszám aránya a munkaerő-felhasználási mutató értékét adja. Az elmondottaknak megfelelően tehát:

100

 Átlagos statisztik ai állományi létszám (fő) (fő) rendelkezésre álló információk és ezekkel szoros összefüggésben, a kapcsolódó számítások eredményeként számszerűsített, munkaerő-ráfordítások mennyisége határozza meg. A szükséges munkaerő létszáma meghatározásának általános jellegű összefüggése az alábbi:

kapacitása

A számláló és a nevező konkrét tartalmát – azaz a szükséglet és kapacitás számbavételének mértékegységét – az előzőekben felsorolt tényezők határozzák meg. A tervezés lehet:

 normaóra-szükséglet alapján történő tervezés;

 kiszolgálási normák alapján történő tervezés;

 nyílt területen, szabadban történő munkavégzés munkaerő-szükségletének meghatározása;

 a folyamatosan, megszakítás nélkül végzendő munkafeladatok létszámszükségletének tervezése.

A létszám tervezésének meghatározó eleme a munkaerő kapacitásának számszerűsítése, azaz a munkaidő tervezése. A munkaidő az a névleges időtartam, amelyet a munkavállaló munkahelyén, munkavégzés céljából eltölt. Hosszát a Munka Törvénykönyve határozza meg, és ezt – az adott munkakörre – a munkarend szerinti kötelező munkaidőnek nevezzük. Ahogy ez már ismert a kötelező munkaidő hossza napi 8 óra. Ezt a munkanap törvényes hosszának is nevezzük. A munkaidő reális tervezésénél több tényezőt is figyelembe kell venni. A kapcsolódó tervezési feladat folyamata az alábbi:

Naptári napok száma – Heti pihenőnapok – Munkaszüneti napok

= Munkarend szerinti munkanapok

(Törvényes munkanapok; Teljesíthető munkanapok száma)

A jelenlegi törvényi előírások szerint a munkavállalót kettő pihenőnap illeti meg hetenként, és nem kell munkát végeznie a már hivatkozott törvényben meghatározott munkaszüneti napokon sem. A munkarend szerinti munkanapok a teljesíthető napok számát adják. Ezt azonban csökkenteni kell az egész napos távollétek miatti kiesésekkel: rendes évi szabadság, betegszabadság, táppénzes napok száma, engedélyezett fizetés nélküli szabadság. Ezeknek a korrekciós tételeknek a figyelembevételével kapjuk a teljesítendő munkanapok számát, lásd a következő összefüggést:

Teljesíthető napok – Egész napos távollétek

= Teljesítendő munkanapok száma

Ha munkaórában történik a tervezés – általában ez a gyakorlat –, akkor az egyes munkaerő-kategóriák munkanapjait szorozni kell a munkanap törvényes hosszának időtartamával. Ennek megfelelően adódik az alábbi összefüggés: munkavállaló munkavégzés céljából megjelenik a munkahelyen, de a törvényes munkaidőt – valamilyen oknál fogva – nem tölti le. A teljesíthető órák számát tehát csökkenteni kell ezen órák számával, hogy megkapjuk a teljesítendő órák számát. Az elmondottaknak megfelelően adódik, hogy: munkaerő-létszámra vonatkozóan – a termelési tervben szereplő tevékenységek munkaóra-szükségletét.

A munkaidő-tervezésénél fontos támpontot adhatnak az előző időszak adatbázisán alapuló elemzések. A munkaidőmérlegből leggyakrabban képzett mutatószámok a következők:

 munkaerő-felhasználási mutató;

 munkaidő-kihasználási mutató;

 munkaidőalap-kihasználási mutató.

Az egyes mutatószámok meghatározása a következő összefüggések alapján lehetséges:

100

A munkanap átlagos hosszát az alábbi összefüggés adja:

(nap)

A fentiekben ismertetett mutatószámok alapján adódik, hogy:

Munkaidőalap-kihasználási mutató (%) =

Munkaerő-felhasználási mutató (%) × Munkaidőalap-kihasználási mutató (%)

A fentiekben közölt összefüggések alapján az egyes létszámadatok az alábbiak szerint

Ha a tevékenység normázható, akkor az alábbi összefüggés adja a létszámot:

(nó/fő)

Nem normázható tevékenység esetén az alkalmazott technológia szükséges létszámát kell alapul venni a létszámszükséglet tervezésnél, az alábbiak szerint:

(%)

A létszámszükséglet meghatározása mellett a terv fontos részét képezi a munkaerő-fedezet megtervezése is, amely arra keresi a választ, hogy a vállalat honnan és hogyan lesz képes biztosítani a szükséges munkaerőt. A tervezés tehát a munkaerő kínálat felmérésére és annak előrejelzésére irányul, és vizsgálat tárgyává teszi a belső- és a vállalat környezetében jelentkező munkaerő-kínálatot egyaránt. A belső munkaerő-kínálat elemzése az úgynevezett emberi erőforrás leltár elkészítését jelenti. A belső helyzet felmérése a vállalatnál meglévő nyilvántartások alapján történik. Lehetőséget ad arra, hogy feltárjuk a vállalaton belüli munkaerő-mozgás alakulását, például dolgozók áthelyezése szervezeti egységek, munkahelyek vagy munkakörök között, előléptetések alakulása, visszaminősítések. A külső munkaerő-kínálat felmérése a vállalat környezetének, a potenciális munkaerő-piacnak a felmérését és elemzését jelenti. Az elemzés eredményei alapján állítható össze a munkaerő-fedezeti terv, amely tartalmazza az időszak tervezhető létszámát a szükséges bontásban, például állomány- és munkaköri csoportonként, szervezeti egységenként. A részletezettségét illetően irányadó a munkaerő-szükségleti terv, ennek részletezettségét kell követni a tervezés folyamán.

c) A munkaerő-mérleg (szükséglet és fedezet összevetése) készítése

Ez a tervrész arra ad választ, hogy a szükséglet és fedezet egyensúlyban van-e egymással. A munkaerő-terv csak akkor tekinthető késznek, ha az egyensúly fennáll. Ennek biztosítása azonban csak különböző, többszöri módosítások (iteráció) eredményeként következik be, tehát az első próbálkozás (összevetés) általában nem mutat egyezőséget a szükséglet és fedezet között. Az eltérések sokfélék lehetnek. Adódhatnak munkakörök szervezeti egységek szintjén, de jelentkezhet létszámfelesleg vagy létszámhiány a vállalat szintjén is. Feladatként

jelentkezik az eltérések megszüntetése, olyan megoldások keresése, amelyek eredményeként az egyensúly biztosítható lesz. A megoldás színterei lehetnek vállalaton belüliek és kívüliek egyaránt. A vállalaton belüli eltérések megszüntetésére megoldást adhat a munkavállalók átképzése, túlórák bevezetése, műszakszám növelése, a termelékenység fokozása stb. azon esetekben, ha létszámhiányról van szó. Fölösleges kapacitás (létszámfölösleg) esetén az előzőek ellentéte lehet megoldás a vállalatvezetés számára. Ha a vállalaton belüli megoldások nem elégségesek, akkor a munkaerő-piacra kilépve, új munkaerő felvételével szükséges a hiányzó kapacitást biztosítani.