G om ba S zabolcsod dr.
K ossuth L ajos Tudományegyetem Egyetem i és N em zeti K önyvtár
A debreceni U niversitas számítógépre alapozott integrált könyvtári rendszerének beszerzése és alkalm azása - am it a V ilágbank tám ogatásával tudtunk m egvalósítani - jelen tő s tapasztalatok m egszerzésére nyújtott szám unkra lehetőséget.
Előadásunkban a tapasztalatok általános érvényű összegzésére törekszünk, am iben kiváló szakem berek m unkái voltak segítségünkre, m int például M arlene C layton1 és elm élet és technológia adja meg. A könyvtár autom atizációjának alapját a szám ítógép képezi. E téren a m ai irányzat az, hogy kis m éretű, de nagy kapacitású szám ító kíván, m ert m inél nagyobb a rendszer, annál több nem kívánatos vonása lehet.
A m egvalósítás előtt e lő tan u lm án y o k at kell végezni, ami m agába foglalja a költségek és előnyök összehasonlítását, a problém ák definiálását.
A következő lépés a m űködési követelm ények m e g h atáro zása. A szállító ugyanis csak akkor tud m egfelelő berendezéseket és szoftvereket szállítani, ha tudja, hogy m it várunk el tőle. Szükséges számára háttérinform áció a szervezetről és a részeinek üzem beállítási sorrendje, hardver m érete, energiaigénye, a rendelkezésre
álló anyagi fedezet. A szállítónak tudnia kell a tender benyújtásának m ódját, form átum át, az esetleges m egszorításokat (hely és idő), a szerződés m egkívánt form áját, stb.
N e próbáljuk megszabni a szállítónak, hogy hogyan oldja m eg a problém át, csak a célkitűzést adjuk meg. N e ragaszkodjunk szigorúan egyetlen rendszerhez sem.
A feladatok kitűzésében ne szabjunk m eg irreális feltételeket.
A specális könyvtári szoftverek követelm ényeit az 1960-as években kezdték kifejleszteni. Ezen időszakban fontos szerepet kapott a kölcsönzés, pl. a kölcsönzők szám a, a kölcsönzés nyilvántartása, lejárt kölcsönzések sürgetése, stb.
M a m ár in te g rá lt könyvtári rendszerekről beszélünk. K ialakulásukat az adatfeldolgozási technológia nagyfokú fejlődése tette lehetővé. A kötegelt m ódról az online m űveletekre való áttérés, a távoli, m egosztott használatú központi gépekről a helyszíni m inikom puterekre való áttérés jellem ző. M íg a korábbi rendszerek m ozaik szem ek voltak, m ost az egyes m űveleteket egységben tudja kezelni a rendszer.
A technikai ellátó rendszernek része kell legyen a k atalogizálás, ad atb ev itel.
Ennek biztosítania kell, hogy a bevitt rekordok ne legyenek duplikátum ok, bizonyos specifikus m ezők, alm ezők szerepeljenek és ezek érvényesüljenek is, a rendszók feleljenek m eg valam ilyen egységes besorolást biztosító rendszernek (authority control), de ez kívánatra kikapcsolható legyen, rekord törlése esetén a hozzá
A kölcsönzési m odulnak szolgálnia kell a kikölcsönzést és visszaszolgáltatást, a hosszabbítást, a pénzügyi m űveleteket, az előjegyzést, a tudakozódást, a naprakész állapotba hozást.
A rendszernek tám ogatnia kell a k ö n y v tá rk ö z i kölcsönzést, a sz ám lázást és a p é n z ü g y i ellenőrzést, m ás autom atizált könyvtári rendszerekkel való kapcsolatot.
A z O PA C (O nline Public Access Catalogue) könnyen használható kell legyen m ég a tapasztalatlan használó szám ára is gazdag súgó rendszerrel. Az OPA C-ban hozzáférhető legyen a teljes adatbázis, vagy annak válogatott részei, lehessen keresni m indenféle index alapján, rendelkezésre kell álljanak az állom ányra vonatkozó m ennyiségi adatok, biztosítania kell a m odulok közötti kapcsolatot, lehetőséget kell adjon a keresési adatok kim entésére, kinyom tatására, javítására. A kölcsönzők szám ára biztosítsa a saját rekordjaikba való betekintést és közvetlen előjegyzési lehetőséget, a keresések szűkítését (nyelv, kiadási év, stb.), a csonkított keresési m ódot, a Boole-i operátorok használhatóságát, böngészési lehetőséget. A z online nyilvános katalógusok napjainkra polgárjogot nyertek azáltal, hogy a használók fontos segítő eszközei a rendelkezésre álló inform ációk m egtalálásában. A cédulakatalógusok lassan a m últ eszközeivé válnak. Az OPAC segítségével a könyvtárosoknak nem kell többé lineárisan, fiókról-fiókra berakni a kata
lóguscédulákat. A felhasználók egyszerűen begépelik a szerzőt, a cím et vagy azt a tárgyat, am it keresnek. A Bool-i keresési technikák és a csonkítás segít a keresés szélesítésében vagy szűkítésében és egy keresésre több találat esik kevesebb idő alatt, m int az valaha is korábban lehetséges volt.
E g y új rendszer bevezetésekor a korábbi k a ta ló g u sre n d sz e re k átgondolása kívánatos. E gységes fo rm á tu m kialakítása szükséges a MARC alapján, m inthogy je len leg nincs nem zetközileg elfogadott katalogizálási és adatbeviteli gyakorlat.
F igyelm et kell szentelni a könyvkereskedelem által használt bibliográfiai for
m átum oknak is.
A tá rg y sz a v a z á s két lépéses m űveletében első annak eldöntése, hogy a és elosztásának eszköze. Alacsony költséggel nagym ennyiségű inform ációt tud tárolni és nagyon finom keresési lehetőségeket biztosít. Ez különösen olyan országokban értékes, ahol a táviközlési rendszerek megbízhatatlanok. A rendszer úgy van m egszerkesztve, hogy a képzetlen felhasználó is használni tudja a gazdag világra (Internet, P SS, Tym net és Telenet). A LA N korlátozott földrajzi környezetben kapcsolja össze az adatközlő készülékeket. Ilyen hálózattal kapcsoljuk össze például egy intézm ény különböző helyén m űködő részlegeit. Tisztázni kell, hogy választott rendszerünk bekapcsolható-e hálózatba és m ilyen protokol segítségével, össze
kapcsolható-e különböző rendszerekkel (OSI).
A könyvtár m űködtetési rendszerének k iv álasztása különböző lépésekben történik, m int például a szakirodalom tanulm ányozása, az általános útm utatók (inform áció szállitókról, berendezésekről, szolgáltatásokról) állandó felhasználása, inform áció szolgáltató szervek igénybevétele, kiállításokon, konferenciákon való részvétel, szóbeli közlések, kollegákkal való megbeszélések.
A szállítókat a já n la tté te lre szükséges felszólítani közölve velük az ajánlat beérkezésének határidejét, form átum át, példány szám át és a szem ély nevét, akihez az ajánlatot küldeni kell. Lehetőséget kell biztosítani arra, hogy az ajánlattal kapcsolatban kérdéseket tehessünk fel.
A beérkezett a já n la to k a t el kell b írá ln i, a felajánlott tulajdonságokat össze kell hasonlítani a m egszabott feltételekkel. Célszerű m eghívni a szállítót a javaslat részletes m egtárgyalására és részt venni a felkínált rendszerek bem utatásán. Fel kell m érni a be nem m utatott ajánlatokat is és konzultálni kell m ás felhasználókkal.
D öntés előtt fel kell m érni a rendszer költségeit. Tisztázandó, hogy a h a rd v e r operációs rendszer szabvány szerinti-e, a rendszer átesett-e próbákon és ellen
őrzéseken, a forráskód (m aga a program ) hozzáférhető-e, ha a cég m egszűnik, téves m űködés esetén m ilyen biztonsági és mentési eszközök állnak rendelkezésre, m ilyen m egjelenési lehetőségek vannak, nyomtatás, stb. A rendszer együtt tud-e fejlődni a könyvtárral, bővíthető-e? Kom patibilis-e az új a m ár korábban beállított
rend-szerekkel, a m ár kész adatok átvihetők-e, az adatok konvertálása jár-e külön költséggel, használhatók-e a m eglévő bárkódok a konvertálás során.
N em közöm bös a szállító közönségszolgálata, az sem, hogy m ekkora törzskarának létszám a és ezek közül hánynak van könyvtári tapasztalata, van-e segítségnyújtó szolgálata. H a a hardver különböző elemei különböző cégektől szárm aznak, van-e köztük kellő együttműködés. Felderítendő a vállalati háttér, a cég anyagi szilárdsága, könyvtárak iránti elkötelezettsége, hány helyen m űködik beállított rendszere, vannak-e felhasználó csoportok.
A rendszer kellően legyen d o k u m e n tá lv a és a dokum entum ok m egfelelő szín
vonalúak legyenek.
A döntést m egelőzően legalább két tártsaságtól kéijünk ajánlatot. A kiválasztott céggel kötött szerződést kom olyan kell venni. A szállító szerződése úgy pszichológiai reakciókat. A m egvalósítás sikere a közrem űködők együttm űködésén és elkötelezettségén m úlik. A m egvalósítási tervnek tartalmaznia kell az igazgatási funkciókat, a rendszer kipróbálását, a szem élyzet kiképzését, a rendszerre való átállást. A rendszer m egvalósításának fontos kellékei a m enetrend, valam int a rendelés és a szállítás között eltelt idő. Bárm ilyen lépésben bekövetkezett késedelem az egész tervet felborítja.
A z á tá llá s különbözőképpen történhet, ezért e kérdésben is dönteni kell:
azonnali átállás, az új rendszer párhuzam osan fut a megelőzővel, fokozatos átállás.
N agyon fontos a fogadó hely felkészítése, hogy azok, akik a rendszert testtartási körülm ények között dolgozzanak. Környezeti és pszichológiai feltételeik teljesüljenek (tanácsos például a rendszeres szemvizsgálat, stb.). tükröződés és a bántó csillogás ellen. Ne legyen m agas zajszint.
E l kell oszlatni a szem élyzet idegenkedését, zavarodottságát, aggodalm át, ellenállását, esetleg félelmét. Félhetnek például a m egbecsülés csökkenésétől, az
véghezvitelét követően érdem es ellenőrizni a képzés hatékonyságát. A képzés két fő részből áll: alapvető áttekintésből és speciális készségek kialakításából. Jó, ha a képzésben résztvevők aktívak, gyakorlatilag is végrehajtják, am it tanulnak és kérdéseket tehetnek fel.
A d o k u m e n tá c ió v a l kapcsolatos követelm ény, hogy naprakész, töm ör, átfogó, világos és olvasható stílusban m egírt legyen, kerülje a szakzsargont, m ely csak a beavatottak szám ára érthető, ahol szükséges rajzokkal is illusztrálható. Szerkezete olyan legyen, hogy az inform áció könnyen megtalálható legyen benne.
A szállítóval a m egvalósítás után is állandó kapcsolatot érdem es fenntartani.
Figyelem m el kell kisém i a szoftver újabb változatait és gondoskodni kell az adatvédelm i törvény betartásáról.
A szám ítógépre alapozott könyvtári rendszerek alkalm azásának egyik legfontosabb része a d a tb á z is létrehozása, a legfontosabb file-ok m egszerkesztése, a régi adatok konvertálása ill. átírása. Az adatbázis létrehozásánál figyelm et kell fordítani m inden egyes rekord tartalmára, az adatbeviteli norm ák és form átum ok betartására, a költségekre, a m unka időzítésére és sorrendi beosztására, a m unka m enetének hatékonyságára. M íg a fejlett országokban a bibliográfiai rekordok szállítójának kiválasztását m érlegelik a könyvtári adatbázis létrehozása ill.
fejlesztésének m egtervezése alkalmával, addig nálunk szakmai és társadalmi szem pontok a könyvtárban történő rekordkészítés m ellett szólnak, m elynek részletes kifejtésére je le n m unkánkban nem vállalkozhatunk.
Je g y zetek
[1] M A RLEN E CLA Y TO N , CHRIS BATT: M anaging library automation, 2. ed.
London, 1992. 2181.
[2] LU CY A. TED D : An introduction to computer-based library system s, 3. ed.
Chichester, N ew Y ork, etc. 1993. 3161.
[3] B EV E R LY K. D U V A L, LIN D A MAIN: A utom ated library systems. A librarian's guide and teaching m anual, W estport-London, 1992. 273 1.
[4] T he sm aller academ ic library. A m anagem ent handbook Ed. by Gerard B.
M cCabe. N ew York, W estport etc. 1988. 380 1.
■