G A Z D A S Á G I S Z S M M | L A K Ö N Y V T Á R B A N .
Az Országos Műszaki Könyvtár az elmúlt másfél év folyamán mintegy 200 vállalati szakkönyvtárost részesített szakmai kép
zésben. A fontosabb üzemek és intézmények szakkönyvtárosai - elsősorban a függetlenített könyvtárosok - tehát ma már r e n delkeznek azokkal a szakmai i s m e r e t e k k e l , amelyeknek g y a k o r l a t i alkalmazása b i z t o s i t h a t j a könyvtáraik fejlődését.
Egy könyvtár fejlődésének azonban a n y a g i f e l t é t e l e i i s vannak. A szakkönyvtárosok a szaktudásuk m e l l e t t kevősbbé i s m e r i k az anyagi feltételek megteremtése, biztosítása és az anyagi eszközök felhasználása terén meglévő f e l a d a t a i k a t . A szakkönyvtárosok i s - mint általában minden szakterület dolgozói - elsajátítanak bizonyos általános isme
r e t e k e t ! tudják a z t , hogy s z a k f e l a d a t a i k teljesítéséhez pénz
ügyi finanszírozás szükséges, i s m e r i k "pénzügyi keretüket", azonban nem m i n d i g tudnak az a d o t t lehetőségekkel kellőképpen élni, vagy nem i s g o l d o l n a k a r r a , hogy saját maguk i s tehetnek v a l a m i t az anyagi feltételek megjavítása érdekében. Ezért kí
vánatos, hogy az általános ismereteken túlmenően f o g l a l k o z z a nak e kérdésekkel. Egy-két gazdasági a l a p i s m e r e t megszerzése nagymértékben elősegítheti a szakmai munka ellátását, a válla
l a t i szákkönyvtárak további fejlődését.
Ugy véljük nem l e s z érdektelen, ha e rövid c i k k keretében f o g l a l k o z u n k a szakkönyvtárosok szakmai munkájának gazdasági összefüggéseivel, illetőleg egy-két o l y a n szempont általánosí
tásával, melyeknek helyes- g y a k o r l a t i alkalmazásával az eredmé
nyeket f o k o z n i l e h e t . A c i k k tárgya u j módszertani téma i s l e h e t , mert - bár o l y a n területre v o n a t k o z i k , amit mindenki t u d , vagy t u d n i a szükséges - a kialakult,jó g y a k o r l a t o k általánosí
tásához, u j könyvtárak létesítésének szervezéséhez, könyvtári és pénzügyi normák kialakításához, s t b , hozzászólásaikkal ma
guk a szakkönyvtárosok adhatnak legtöbbet.
Elképzelhetetlen, hogy a szakkönyvtáros ne t u d j o n egyet- máet a fŐkönyvelős, vagy pénzügyi osztály munkájáról és ne
tudná, hogy m i t tesznek e szervek annak érdekében, hogy a könyvtár ellátását és fejlődését biztosítsák. De fordítva i s , elképzelhetetlen ma már o l y a n gazdasági vezető, vagy főkönyve
lő, a k i az intézmény, vállalat munkaprofilját ne ismerné any- n y i r a , hogy ne tudná - egyszerűen k i f e j e z v e - mi k e l l & könyv
tárnak. Minél helyesebb és szorosabb a k a p c s o l a t a pénzügyi osztály - amely finanszíroz - és a könyvtár - amely s z a k f e l a d a t o t teljesít - között, annál b i z t o s i t o t t a b b a munka zavar
talansága és a könyvtár fejlődése.
A könyvtáros - ha nincsenek gazdasági a l a p i s m e r e t e i - nem t u d alkalmazkodni a pénzügyi adottságokhoz: vagy túlzott igényt támaszt, amely nem teljesíthető, vagy ellenkezőleg, e l f o g a d mindent, de nem t u d j a , hogy miért. P l d . egyes üzemek vezetősé
g e i sajnos még ma sem ismerték f e l a műszaki i r o d a l o m jelentő
ségát a vállalat tervteljesitése, a termelŐB növelése, a t e r - - melékenység emelkedése, az önköltség csökkentése szempontjából
4e ennek a szemléletnek megfelelően dotálják a szakkönyvtárat!
a könyvtáros p e d i g - a gazdasági összefüggések és lehetőségek ismeretének hiányában - b e l e n y u g s z i k .
Tudjuk, hogy a szocializmusban a gazdasági élet irányító törvénye a t e r v . A költségvetés - az állam pénzügyi t e r v e - • szerves és szoros kapcsolatban áll a népgazdasági t e r v v e l , an
nak mutatószámai alapján készül. A p é n z ü g y i t e r v nemcsak összegeiben, hanem szerkezetét t e k i n t v e i s , általában évről-évre változik. Egy intézmény, vállalat költségvetése, pénzügyi t e r v e felöleli egész pénzügyi tevékenységét, nemosak azt a részt, amely a tényleges termelést szolgálja, hanem szo
ros összefüggésben áll minden egyéb t e r v v e l , h i s z e n a munkának pénzügyi alátámasztásét biztosítja. Az intézménynek, vállalat
nak számot k e l l adnia a t e r v teljesítéséhez rendelkezésre bo
csátott eszközökkel /a pénzzel/ f o l y t a t o t t gazdálkodásról és tevékenységről. Ez a számadás m u t a t j a meg tervünk teljesítését, túlteljesítését. A számvitel tükrében mérhető l e az évről-évre mutatkozó fejlődés, erősödés, összefoglalva: a számvitel a tervgazdaságot, a megalapozott gazdálkodást szolgálja.
Ezek a népgazdasági Összefüggések, de nézzük meg a szak
mai munka gazdasági összefüggéseit vállalaton, intézményen be
lül i s . Mondottuk, hogy az állam pénzügyi t e r v e szoros kapcso
l a t b a n áll a népgazdasági t e r v v e l , i g y tehát a vállalat pénz
ügyi t e r v e , az intézmény költségvetése i s szoros kapcsolatban áll a munkatervvel; t a r t a l m a z z a mindazt, ami a termeléshez, vagy működéshez szükséges: az összes f e l a d a t o k költségkihatá
s a i t . Magában f o g l a l j a a létszámot, béralapot, beszerzéseket, anyagot, szolgáltatásokat, szállítást, s t b . és azok f o r i n t
•igényeit. Az év folyamán kerül s o r a kiadások teljesítésére, az anyagi- eszközök tervszerű, folyamatos felhasználására. Az anyagi eszközök tervszerű felhasználása a z t j e l e n t i , hogy ál
talában csak előirányzott kiadások teljesíthetők; az egész évi előirányzat természetesen nem áll egyszerre rendelkezésre; az igényeknek összhangban k e l l lenniök az ütemezésekkel. Ezért időben k e l l f e l v e t n i azokat az igényeket, melyeknek kielégíté
se szükséges a f e l a d a t o k , t e r v e k végrehajtásához; csak i g y biztositható, hogy azokat a vállalat, intézmény tervütemezésé
be beépiti ÓB a pénzt b i z t o s l t j a .
A szakkönyvtárosok szakmai munkájának gazdasági összefüg
géseiből értelemszerűen adódik, hogy a jó szakkönyvtárosnak ugyancsak t e r v s z e r ű e n k e l l d o l g o z n i a , i s m e r n i e
8 I
—
\
k e l l a könyvtár fejlődésének irányát, kitűzött céljait. Előre k e l l t e r v e z n i e , hogy az öeszes szükségletek számbavételével azok fedezetére a pénzt biztosíttatni t u d j a . F e j l e t t e b b könyv
tárak önálló munkaterve része l e h e t az intézményi, vállalati munkatervnek, de k i s e b b könyvtáraknál i s feltétlenül ajánlatos legalább azoknak a f e l a d a t o k n a k megtervezése, amelyeknek költ
ségkihatásai vannak. A nagyobb vállalati szakkönyvtárak - na
gyon helyesen - elkéazitett munkatervüket a vállalat vezetősé
gével jóváhagyatják és kölcsönösen meghatározzák a könyvtár további fejlesztésének és működésének feltételeit. A vezetés sok h e l y e n szívügyének t e k i n t i a könyvtárat / p l . Szervesvegy
i p a r i Kutató Intézet/, ami nagymértékben megkönnyíti a pénz
ügyi osztály és a szakkönyvtár együttműködését, A győri W i l - helm Pieek Tagon éa Gépgyárnál a vállalati szakkönyvtár munka
feltételei szerepelnek a dolgozók és a vállalatvezetőség kö
zött kötött kollektív szerződésben. I t t az Üzemi Bizottság vállalta többek között a z t i a , hogy aktivahálőzatán keresztül propagálja a könyvtárat és ezúton hozzájárul az olvasók számá
nak emeléséhez. >
Gyakran előfordul, hogy a könyvtárakban a kiadások nem havonta egyenletesen /arányosan/ merülnek f e l . A beszerzéseket, a szakmai felszerelések /állványok,' bútorzat/ vételárát a könyvtárra fordítandó összegekből e s e t l e g egyidőben k e l l na
gyobb Összegben eszközölni. A könyvvásárlás változó ütemezés
ben történhet^ a folyóiratok r e n d s z e r i n t éves, vagy féléves elŐfizetésüek, a könyvtárak látogatottsága i s befolyásolhatja a költségek ütemezését, e s e t l e g az őszi és téli időszak f o r galmasabb, m i n t a nyári. Ennek megfelelően a l a k u l a d o l o g i k i adások /fűtés, világítás, s t b . / ü t e m e z é s e i s . Az anyagfelhasználás i s változó l e h e t . p l d . ajándékba k a p o t t , v a g y r e s t a n c i a m i a t t f e l nem. d o l g o z o t t könyvek egyszerre történő feldolgozása nagyobb anyagigényt vonhat maga után. Nagyobb . könyvtár nem folyamatosan kötteti könyveit, hanem egyidőben ad
át könyveket köttetésre, s t b . A következő g y a k o r l a t i példát megvizsgálva lemérhetik a tennivalók, melyeket a szakkönyvtá
ros munkájának gazdasági vonatkozásában nem mulaszthat e l . A vezetőség elhatározza, hogy a könyvtár részére helységet j u t t a t és annak legszükségesebb berendezéseire /bútorzat, állvá
nyok/, további könyv- és folyóiratbeszerzéaekre pénzt bocsát rendelkezésre. A könyvtáros f e l a d a t a i elsősorban elkészíti munkájának tervét. F e l v e s z i a k a p c s o l a t o t a főkönyvelőséggel, pénzügyi osztállyal ős f e l a d a t a i n a k költségkihatásait megbe
széli. Felméri a berendezéssel k a p c s o l a t o s állvány és b u t o r - szükségletet, a szakmai szempontok figyelembevételével. Megad
j a azoknak pontos méreteit és megjelöli a kivitelezéshez szük
séges kívánságait. Speciális bútordaraboknál műszaki leírások / e s e t l e g r a j z o k / készítésével biztosítja azok pontos, kigyártá- sát. J e l z i , hogy a berendezés üzerabehelyezése m i l y e n időpont-
ban szükséges. Igényli a működéshez, feldolgozó munkákhoz szükséges anyagokat, összeállítja a könyvbeszerzésekre, folyó
iratelőfizetésekre vonatkozó megrendeléseket, a pénzügyi osz
tállyal előzetesen f e l j e g y e z t e t i azok ütemezéseit ős kiadásait.
A könyvtárosoknak i s ismerniök kéli a kötelezettségválla
lás gazdasági fogalmát. Kötelezettségvállalás a l a t t o l y a n e l - kötelezést, rendelkezést, vagy intézkedést értünk, mely költ
ségkihatással b i r / p l . megrendelések kiadása/. A kötelezett
ségvállalás j o g a a pénzügyi osztályé, amely a k e r e t e k és ha
táridő betartása érdekében állandóan figyelemmfel kiséri azokat.
Nem egy dolgozó tájékozatlanságból i s k i a d h a t o l y a n intézke- r dést, i r a t o t , megrendelőlevelet, mely a későbbiek folyamán /számla kifizetésekor/ - miután költségkihatása van - a gazda
sági ügyintézésben z a v a r t okozhat. Tudnunk k e l l u g y a n i s , hogy a gazdálkodás tulajdonképpen nem átutalással, utalványozással történik, mert az osak t e c h n i k a i végrehajtás; a gazdálkodás elsősorban a kötelezettségvállalással f o l y i k . Tehát a f e d e z e t szempontjából előzetesen k e l l megszerezni a pénzügyi t e r v vég
rehajtását állandóan figyelemmel" kisérő pénzügyi osztály ál
lásfoglalását. Ehhez a pénzügyi osztálynak megvannak az eszkö
z e i , a d a t a i , mert h i s z e n a könyvelés éppen e z t a célt i s s z o l gálja.
A szakkÖnyvtároB sok t e k i n t e t b e n l e h e t segítségére a gaz
dasági vezetésnek és szintúgy a pénzügyi osztály a könyvtár
nak. S z i n t e nincs kapcsolatukban o l y a n ügy, amit nem kollektív munkával, közösen k e l l e n e megoldani. P l , ha a f e l v e t e t t igé
nyek és szükségletek szakmai indokoltsága nem kézenfekvő, nem l e h e t kizárólag a pénzügyi osztály f e l a d a t a annak eldöntése.
Elsősorban a szakkönyvtáros az, a k i a felmerült igényt alapos szakmai indokolással vitathatatlanná t e h e t i .
A társadalmi t u l a j d o n elsőszámú Őre hivatalból a gazdasá
g i vezető, főkönyvelő és a vagyonkezelés feladatát közegeinek közreműködésével látja e l . Vajon vitás l e h e t - e azonban, hogy a könyvtáros még abban az esetben i s , ha k i B könyvtárról van szó, a könyvtári állomány kezeléséért, a kulturális köztulaj
don megvédéséért szintúgy fefelős, A könyv- és folyóiratleltá
rozás könyvtári s z a k f e l a d a t , azonban gazdasági szempontból1 ugy k e l l t e k i n t e n i , mint a gazdasági kezelésnek a n a l i t i k u s n y i l vántartását. A könyv- és folyóiratbeszerzésekre fordított f o rintösszegek kiadásai a pénzügyi osztályon j e l e n t k e z n e k és . f
egyezőségét a könyvtári állományleltárak értékadataival min
denképpen biztosítani k e l l . fce vezessen azonban ez odáig, hogy az összegek felhasználásáról f e l e s l e g e s , párhuzamos nyilván
tartások 'vezetésével az adminisztrációt növeljük. Ez a h i b a gyakran előfordul. A z e g y e z ő s é g m e g á l l a n i t á s a a g y a k o r l a t b a n többféleképpen történik. A köve
telményeknek mindenben megfelelő és követendő eljárás, ha a könyvtár a számláknak megfelelő értékadatokat feltüntető l e l - 10
tárkönyvek alapján rendszeresen /havonta/ Összesített feladást küld a pénzügyi osztálynak. Ez t a r t a l m a z z a az a d o t t időszakban b e s z e r z e t t müveket darabszám és érték s z e r i n t a szerzeményezés módja s z e r i n t i csoportosításban, /vétel, ajándék, c s e r e / , Év végén a h a v i feladások összesítőjének egyeznie k e l l a könyve
lés a d a t a i v a l . Ennek hiányában némely h e l y e n a pénzügyi osz
tály - helytelenül - f e l e s l e g e s kimutatásokat kér be a könyv
tártól / p l . leltármásolatok/. Több h e l y e n a könyvtáros külön nyilvántartásban könyvelésszerüen v e z e t i a pénzügyi keretére vonatkozó kiadásait, ez f e l e s l e g e s munkatöbbletet okoz. Elő
f o r d u l , hogy a könyvtáros számlamásolatokat gyűjt és azokat tőtelszerüen e g y e z t e t i a könyvelési a d a t o k k a l , / p l . a MÍVAG- ban/. Ha az egyezőség a feladások alapján fennáll, e r r e szük
ség n i n c s , ha eltérés m u t a t k o z i k , akkor a tételes egyeztetést a 'leltárkönyv alapján k e l l elvégezni.
Egy könyvtár nyilvántartásainak vezetéséhez, s t a t i s z t i káihoz, katalógusaihoz, a könyv- és folyóiratkötéshez, propa
gandához, s t b . eléggé f o n t o a anyagokat / k a r t o n , p a p i r s t b . / használ f e l , ezen a területen i s , tehát f o k o z o t t a b b lehetőség van a takarékosságra. A takarékosság lehetőségeivel és módsze
r e i v e l külön c i k k f o g f o g l a l k o z n i , miután a takarékosságot a szakkönyvtárosok mindennapi munkájában állandóan érvényesíteni k e l l .
A könyvtár állományának-növekedésével egyre inkább f e l m e rül a szükségeseége annak, hogy a könyvtárosnak vizsgálnia "kell a szerzeményezésnek, a feldolgozásnak, az olvasóforgalomnak, a könyvforgalomnak összesített, vagy egy időszakban kigyűjtött,, számait: a teljesítés tényszámait. Ezekre az a d a t o k r a támasz
kodva és egyéb szakmai szempontok figyelembevételével a l a k i t hatók k i az elkövetkező időszakokra vonatkozó tervszámok. Ezek azok a mutatók, melyekkel a költségeket i e szoros összhangba l e h e t h o z n i . Nagyobb könyvtáraknál ezeket az u.n. m é r ő s z á m o k a t a pénzügyi osztályok i s felhasználják a f e l adatok költségkihatásainak kiszámításához és biztosításához, sőt egyes esetekben a mérőszámokat kiegészitő és részletező s t a t i s z t i k a a d a t a i t i s felhasználhatják. P l . könyvtárra j e l lemző mérőszám az állományban lévő kötetek száma, az ujabban b e s z e r z e t t kötetek Bzáma s t b . Ha meg a k a r j u k állapítani egy meghatározott időszakban b e s z e r z e t t - gyűjtőkörünknek megfele
lő - külföldi műszaki könyvek egységárát, csak a pontosan v e z e t e t t statisztikákban szereplő t a p a s z t a l a t i adatok l e h e t n e k segítségünkre. Pontosnak t a r t j u k , hogy a szakkönyvtárosok f o g l a l k o z z a n a k t a p a s z t a l a t i normák kialakításával. Az Országos Műszaki Könyvtárban például az 1954.évben /első 8 hónap tény
számai alapján/ a b e s z e r z e t t magyar műszaki könyvek átlagára 45.- F t . , az orosznyelvü műszaki könyveké 16.- F t . , a Német Demokratikus Köztársaság műszaki könyveké 25.- F t . , 1955* év
ben a nem tervállambeli műszaki könyvek átlagára" 100.- F t .
v o l t , " A jól kialakított normák továbbfejleszthetŐk és ez f e l sőbb gazdasági vonatkozásaiban i s jelentős. A t a p a s z t a l a t az, hogy a könyvtárak területén általánosan alkalmazható normák ma még nincsenek. Különösen vállalati szakkönyvtárakban - t e r mészetesen gyűjtőkörük különbözősége m i a t t i s - a legegysze
rűbb költségmegállapitások különoöaő módon történnek /pl.köny
vek egységárának előirányzása/. A szakkönyvtárak területén e l sősorban azoknak a normáknak kialakítására van szükség, melyek általánosíthatók.
•A szakkönyvtárosok a Műszaki Könyvtárosok Tájékoztatójá
ban hozzászólásaikkal kiegészíthetik és birálat tárgyává tehe
t i k a szakmai f e l a d a t a i k a t segitó c i k k e k e t . Szakmai i s m e r e t e i k birtokában e z t e d d i g i s megtették. Most o l y a n kérdéseket ve
tettünk f e l , melyekkel a szakkönyvtárosok e z i d e i g keveset,vagy egyáltalán nem f o g l a l k o z t a k . Az Országos Műszaki Könyvtár mód
s z e r t a n i c s o p o r t j a gyűjti az adatokat a szakkönyvtárosok mun
kájának ezekben a vonatkozásaiban i s .
Kérjük a szakkönyvtárosokat, hogy f o g l a l k o z z a n a k ezekkel a kérdés-ekkel i s . Hozzászólásaikkal és t a p a s z t a l a t a i k átadá
sával segítsék a jól kialakított g y a k o r l a t o k általánosítását, h i s z e n a könyvtárak ős pénzügyi szervek jó együttműködésének megteremtése elősegíti könyvtáraink fejlődését.
Karádi Lajos
~ x - x - x -
M tí S Z A K I F 0-R D I T l S O K K É S 2 I T É S S H E K E L V I É S G Y A K O R L A T I K É R D É S E I .
Örömmel teszünk.eleget Hevesi Endre elvtárs, az Egyesült Izzó Műszaki Információs Osztálya vezetőjének,a Műszaki Könyv
tárosok Tájékoztatója 3.száméban megjelent felhívásénak,amely
ben a z t kéri, hogy az Országos Műszaki Könyvtár ismertesse a párhuzamos forditások elkerülésére vonatkozó r e n d e l e t e t , i l l . annak előnyeit. Ezt az a l k a l m a t felhasználjuk a r r a , hogy -a rendelkezésre álló t e r j e d e l e m által megszabott lehetőségeken belül- a műszaki forditások egész problematikájával f o g l a l k o z
zunk*
12
