Kommunikáció (belső és külső kommunikáció)

A szervezet feladatköre kialakítani, bevezetni, fenntartani eljárásokat a környezeti politikájával és teljesítményével kapcsolatos, valamint a saját és az érdekelt felek szükségleteinek megfelelő egyéb információ belső és külső közlésére. Érdekelt felek például szomszédok, vevők, vállalkozók, beszállítók, mentők, beruházok, jogszabályalkotók.

Belső kommunikáció: a szervezeten belüli szintek és funkciók közötti kommunikáció döntő fontosságú a KIR eredményessége szempontjából. Fontos a problémamegoldáshoz, a tevékenységek koordinálásához, a tevékenységi tervek végrehajtásához és a KIR továbbfejlesztéséhez. Példák: feljegyzések megbeszélésekről, belső hírlevél, javaslatláda, honlapok, e-mail, értekezletek.

Külső kommunikáció: a külső érdekelt felekkel való kommunikáció a környezetközpontú irányítás fontos és eredményes eszköze lehet. Példák: nem hivatalos megbeszélés, szervezeti nyílt nap, sajtóközlemények, hirdetések, időszakos hírlevél, éves jelentések.

Gyakorlati példák:

A Kft-re jellemző kommunikáció

Az A Kft. a belső munkatársaival és a vállalat területén dolgozó más vállalkozásokkal egy bizottságot alapított azzal a céllal, hogy az együttműködő cégek között növelje a környezeti irányítás hatékonyságát az auditok, rendezvények és egyéb információcserék útján.

Az A Kft. Környezeti Jelentést készít, melyben ismerteti a vállalat jelenlegi helyzetét, az elért környezeti teljesítményeit, a további kitűzött céljait és környezeti programjait. A vállalat a KÖCET-INEM Hungária (Környezettudatos Vállalatirányítási Egyesület) tagja, ezért az általuk szervezett konferenciákon és a környezeti teljesítményértékelési projektekben az A Kft. rendszeresen részt vesz.

Az A Kft. munkatársai előadásokat tartanak olyan felsőoktatási intézményekben, ahol környezetmérnöki, biztonságtechnikai és műszaki menedzserképzés folyik, így a leendő mérnököknek életközeli képet festenek egy vállalat minőségirányítási-, környezetközpontú irányítású-, valamint munkaegészségügyi-, és biztonságtechnikai rendszerek működéséről- Környezeti témakörökben lehetőség van diplomadolgozatok elkészítésére is a vállalat keretein belül.

Az A Kft. minden, a környező területen történő környezetvédelmi programban részt vesz, továbbiakban felelősséget érez és vállal a jövő generáció környezettudatos neveléséért, ezért az általános iskolák diákjait is közelebb kívánják hozni a természethez és annak védelméhez.

A vállalat dolgozói úgynevezett kommunikációs lapokon adhatják le észrevételeiket, javaslataikat és panaszaikat, melyek javító jellegű intézkedéseket vonnak maguk után.

B Kft. Kommunikációja B vállalat belső kommunikációja:

Havi környezetvédelmi megbeszélés: A vállalatnál minden hónapban környezetvédelmi megbeszéléséket tartanak, amin részt vesz az igazgató, a környezetvédelmi megbízott és a munkahelyi vezetők. A megbeszélésen csak a környezetvédelmi problémákkal foglalkoznak. Itt értékelik az elvégzett környezetvédelemmel kapcsolatos teendőket, meghallgatják a felelősöket az általuk elvégzett feladatokról. Meghatározzák a

irányítási rendszer kiépítésére

feladatokat a következő havi ciklusra. Fontos a jogszabályi változások követése ezen a fórumon. A megbeszélésről feljegyzést készítenek.

B Net: A B Kft. vállalatai között fennálló kapcsolat. A rendszer biztosítja a folyamatos a világ 9 részén üzeme között. Biztosítja a felmerülő környezetvédelmi problémák gyors megoldását. Állandó az információcsere. A rendszerben az összes környezetvédelemmel kapcsolatos dokumentáció, intézkedés megtalálható.

B fórum: Havonta, nyomtatott formában megjelenő fórum. Állandó információt nyújt a dolgozók számára.

Folyamatosan közli a vállalat környezetvédelemmel kapcsolatos intézkedéseit és céljait. Összhangban van a B Net-tel.

Megbeszélések: A környezetvédelmi vezetők és a dolgozók között egyik legfontosabb kapcsolattartási forma a megbeszélés. Ezeken a felmerülő környezetvédelmi problémákat megbeszélik, és azok orvosolására megoldást keresnek. Ez egy fontos kapocs a vállalatvezetők és a dolgozók között.

Faliújság: Hagyományos módszerrel a dolgozók és látogatók tudomására hozzák a vállalat környezetvédelmi politikáját és célját.

E-mail: A vezetőség kapcsolattartásának fontos része.

B vállalat külső kommunikációja:

Hatóságok: A hatóságokkal az igazgató és az általa megbízott személy tartja a kapcsolatot. Ezen kapcsolattartás nagyon fontos a vállalat érdekében.

Érdekelt felek: Csak az igazgató vagy az általa megbízott személy tartja a kapcsolatot különböző formákban:

éves jelentés, újságcikkek, honlap.

Dokumentáció

A dokumentáció biztosítja, hogy a szervezet megértette a KIR-t és a rendszer eredményesen működik. Célja, hogy ellássa az alkalmazottakat és szükség szerint az érdekelt feleket a szükséges információval. A dokumentáció legyen elég részletes ahhoz, hogy a környezetközpontú irányítási rendszer leírja és bemutassa, hogy az egyes részei hogyan működnek együtt, továbbá adjon útbaigazítást arra nézve, hogy hol lehet részletesebb információt kapni a KIR konkrét részleteinek működéséről. Nem szükséges, hogy önálló kézikönyvként jelenjen meg. A dokumentáció terjedelme függ a szervezet méretétől, típusától, tevékenységeitől, termékeitől, szolgáltatásaitól, a folyamatok bonyolultságától és kölcsönhatásaitól, a személyzet felkészültségétől. Dokumentumok: nyilatkozat politikáról, célokról, előirányzatokról, tájékoztatás jelentős környezeti tényezőkről, eljárások, tájékoztató folyamatokról, szervezeti felépítés, külső és belső szabványok, feljegyzések.

irányítási rendszer kiépítésére

• formanyomtatványok és a dokumentumok számozása

• formanyomtatványok és dokumentumok

• feljegyzések

• felülvizsgálatok nyilvántartása

• A dokumentumok kezelése az A Kft-nál

A dokumentumok kezelésének nem az a lényege, hogy minél nagyobb rendszerben legyenek tárolva, hanem a KIR-ben írtaknak minden szempontból való megfelelés, a folyamatos fejlesztett környezeti irányítás és teljesítés, illetve az ezekről készült minden dokumentum megőrzése tartós formában. Ez a megőrzés elektronikus módon történik, minden illetékes személy számára könnyen elérhető.

A B Kft. dokumentációja

A B Kft. környezetmenedzsment rendszerének dokumentálásához az eljárás utasítás mátrixokat, eljárás utasításokat (VA), munkautasításokat (AA), ellenőrző listákat (CH), mellékleteket (AN) kell alkalmazni.

A dokumentumokat három szintre kell besorolni:

• szint: Környezetmenedzsment Kézkönyv

• szint: Eljárás utasításook (U-VA) és U-VA mátrixok

• szint: Munkautasítások (U-AA), formanyomtatványok (U-FO) A dokumentumok létrehozása, módosítása jóváhagyása a 3. szinten:

Ezen típusú dokumentumoknak a külalakja szabadon választható. Lehetőség szerint az ajánlott megjelenési formát javasolnak használni a jobb hozzárendelhetőség, a számozás áttekinthetősége és a fölérendelt dokumentumhoz való kapcsolódás miatt. A dokumentumokat a létrehozójuk nevével vagy rövidítésével, a kiadási dátummal és megfelelő számmal kell megjelölni. Amíg az eredeti érvényben van, a Balda Net megfelelő helyén megtalálható.

Számozási rendszer:

A dokumentumok, formanyomtatványok, ellenőrző listák, stb. számozási rendszere hasonló az alábbi számozáshoz, amit központilag konszern környezeti osztályán határoznak meg: eltávolítása, vagy a nem kívánt használat egyéb módon megakadályozása.

Környezetvédelmi dokumentum készítése egy egyetemen

A Jelentős hatások táblázatának módosulása esetén az EBK csoportvezető felülvizsgálja a KIR dokumentációját abból a szempontból, hogy korrekcióra szorul-e. Amennyiben a létező környezetvédelmi dokumentumok nem tartalmaznak az új hatás kezelésére megfelelő módszereket, intézkedik új eljárás kidolgozásáról, illetve a régiek módosításáról. Ezt a feladatot az a szakterület kapja meg amelyik legjobban ismeri azt a folyamatot, ahol az új környezeti hatás keletkezik.

Mellékletek:

irányítási rendszer kiépítésére

• 1. sz. melléklet: Változási értesítő

• 2. sz. melléklet: A telephelyet körülvevő környezet érzékenysége (B1-es) táblázat

• 3. sz. melléklet: Hatásértékelő (C1-es) lap

• 4. sz. melléklet: Jelentős hatások táblázata