A társas érintkezés alapvető illemszabályai

A jó megjelenés, és az illemtan általános szabályainak betartása rendkívül fontos a sikeres kommunikáció érdekében. Ha az első benyomás pozitív, az már fél siker. Az első benyomás megszerzésére soha nem kapunk másodszor lehetőséget. Az első benyomás meghatározó, döntő; ez határozza meg az egész későbbi kapcsolat jellegét. Az első benyomás megszerzésére 15-20 másodperc áll rendelkezésünkre. Ezt pszichológusok kísérletei bizonyítják. Ennyi idő alatt dől el ugyanis egy idegent meglátva, hogy milyen érzéseket alakít ki önmagában az illetőről, milyen benyomása lesz róla. Ugyanígy mi is ennyi idő alatt érezzük új partnerünket, üzletfelünket, kollégánkat szimpatikusnak vagy ellenkezőleg, antipatikusnak. Mivel az első benyomás nagyon fontos, döntő jelentőségű, ezért egyáltalán nem mindegy, milyen benyomást keltünk. Az előzőekben említettük, hogy a viselkedést mely tényezők határozzák meg. Ebből most a társadalmi, kulturális korlátokat tárgyaljuk részletesebben.

Társadalmi, kulturális korlátok az emberi viselkedést korlátozó tényezők, amelyek a társas érintkezésre vonatkoznak.

Törvény: akaratunktól függetlenül szankcionálnak adott viselkedéseket, akár erőszak árán is.

Erkölcs: társadalmilag meghatározott, általában szokásjogon alapuló tilalmak bizonyos viselkedésekre, valamint elvárt viselkedésminták bizonyos helyzetekben.

Általában bizonyos szűkebb pl. szakmai csoportokra etikai szabályok formájában írásban is megjelenik. Áthágása társadalmi kirekesztettséget jelenthet bizonyos környezetben.

Illem: mindenkitől elvárt viselkedésformák együttese, szokásokon alapszik, általában a társas érintkezés szabályrendszere, erősen kultúrafüggő. Az üzleti életben a társadalmi viselkedési szabályok különösen jelentősek az alábbi területeken:

- köszönés, bemutatkozás, névjegy, viselkedés nyilvános helyen, - utazás, gépkocsi-használat, ültetés,

- telefonhasználat,

- viselkedés hivatalos helyen,

- beszélgetés, tüsszentés, ásítás, köhögés, dohányzás,

- pontosság, megjelenés, öltözködés, ajándék, virág, borravaló, étkezések.

E szabályok betartása a vezetőre nézve kötelező érvényű, és egyben a minta értékű a beosztottak számára. (Sille, 1994, valamint Ottlik, 1994, 1995, 1996))

3.6.6.1. A pontosság

Egy régi mondás szerint a pontosság a királyok udvariassága. Bizonyára mindenki átélte már, milyen kellemetlen a várakozás. Idegeskedést, mérgelődést, dühöt, aggodalmat és szorongást okozhat. Aki várakozásra kényszerül a körülményektől függően a jókedvtől a pánikig minden hangulatot átélhet. Az elkésés bizonyos esetekben elkerülhetetlen (pl.: közlekedési dugók).

Ezért ha már indulás előtt sejtjük, hogy elkésünk, szóljunk oda telefonon, ha mód van rá, útközben is telefonálhatunk. Ha késünk minden esetben kérjünk elnézést attól, akit megvárakoztattunk. Az idő nagyon értékes, többet ér, mint a pénz! A pénzt lehet pótolni, az elveszett időt sohasem. Tárgyalásra, megbeszélésre pontosan kell érkezni. Fogadásra, étkezési meghívásra lehet a kitűzött időponttól eltérni.

3.6.6.2. A bemutatkozás

Ha hivatalos tárgyalásra, megbeszélésre megyünk, kopogás után, a szobába belépve, köszönünk, bemutatkozunk és megmondjuk, hogy kit keresünk. Az előzőekben már volt szó a kézfogásról. Most az ehhez tartozó egyéb szabályokat vesszük sorra. A bemutatással, bemutatkozással kapcsolatos illemszabályok nem egyértelműek. Egy régebbi illemkódexet idézve: „a bemutatás és az ismeretségek létrehozása két különböző dolog”, a társadalmi ranglétra függvénye, társas összejövetelek esetében nem kötelez, csak egyenrangúakat kell egymással megismertetni, a bemutatásnál különbséget kell tenni urak és hölgyek, fiatalok és idősek, valamint egyedülálló és férjes hölgyek, a társadalmi ranglétra nem azonos fokain elhelyezkedő hölgyek között. Ha bemutatkozunk az a vezeték és az utónévvel együtt történjen. Ha lehet, ne egyszerre mondjuk, mert így csak a sajátunkra figyelünk. Legyünk udvariasak és várjuk meg, amíg partnerünk kimondja a nevét. Férjes hölgyeknél célszerű az X.Y.-né mellé egy keresztnevet is mondani, hogy meg tudjuk őt szólítani.

A bemutatás mindig harmadik személy által történik. Itt a következő szabályok érvényesek.

Mindig a fiatalt mutassuk be az idősebbnek, a férfit a nőnek, az alacsonyabb beosztásút a magasabb rangúnak. Még nem ment ki a divatból a kézcsók. Itt a férfiaknak ügyelni kell arra, hogy ez csak egy jelképes dolog, nem szabad a szájat a kézhez érinteni. Az idősebbek előszeretettel használják a „baráti üdvözletem a feleségének kifejezést, ez csak egy barátságos formula minden mögöttes tartalom nélkül.

3.6.6.3. A köszönés

A köszönés általában az ismerősök közti kapcsolatfelvételt jelenti és régebben csak annak volt szokás köszönni, akit bemutattak. A köszönés azonban idegenek között is szolgálhatja a kapcsolat felvételét és ez által lehetőséget adhat az összeismerkedéshez. Általános szabályként alkalmazhatjuk, hogy az köszönjön először, aki előbb látja meg a másikat.

Mindig a napszaknak megfelelően, ebből nem lehet baj. Elköszönéskor viszont kimondottan udvariatlan ezt a formulát használni. Akkor a „viszontlátásra” a megfelelő.

3.6.6.4. A dohányzás

A viselkedési formáknak egyetlen más területét sem terheli az egyik részről annyi intolerancia, a másik részről pedig annyi tapintatlanság, mint a dohányzást. A nem dohányosok az egészségükért aggónak a dohányosok diszkriminációt emlegetnek. Egy azonban biztos, a dohányosok nagymértékben veszélyeztetik saját és a passzív dohányosok egészségét. Összejövetelen, társaságban a dohányosok mindig kérjenek engedélyt a rágyújtásra. Ha ez láthatólag zavarja a beszélgető társát, ne gyújtson rá! Az új törvény szerint a hivatalos helyeken, irodákban, közintézményekben, oktatási intézményekben ma már csak a kijelölt helyeken szabad rágyújtani. Étkezésnél kimondottan udvariatlanság a nemdohányzó

„orra alá” fújni a füstöt. Helyiségbe, irodába sose lépjünk be égő cigarettával! Hosszabb értekezletek esetén illik szünetet tartani a dohányosok kedvéért. Szerencsére azonban sok az olyan dohányos, aki másokra való tekintettel képes lemondani néhány órára a szenvedélyéről.

A hamutartó csak a hamu összegyűjtését szolgálja. Papírdarabkákat, gyümölcsmagot, rágógumit nem szabad beletenni.

3.6.6.5. Az öltözködés

Az öltözködésről és a divatról külön könyvet is lehetne írni, mint ahogy ezt számos divattal foglalkozó szakember meg is teszi. Az első és legfontosabb alapszabály, hogy ne öltözzünk jobban és rosszabbul, mint azt a társadalmi helyzetünk megköveteli, illetve ahogy anyagi helyzetünk megengedi. Szükség nélkül ne öltözzünk túl díszesen, vagy túl drágán. De legyünk mindig tiszták, ápoltak. Rosszul érezhetjük magunkat egy társaságban, ha túlságosan

„alul” vagy „felül” öltözzük a többieket. Sohase kövessük a szélsőséges divatot, (egyéniségünket ne ezzel hangsúlyozzuk) hanem egy szolid, mérsékelt, talán úgy is mondhatnánk: hagyományos öltözködés a legcélszerűbb és biztonságosabb. Hölgyeknek a kosztüm vagy a szoknya, blúz, blézer, hozzáillő harisnyával és cipővel. Férfiaknak pedig öltöny és nyakkendő. A vállalati szokásokat tartsuk be, adott esetben alkalmazkodjunk vendégünk szokásaihoz, kulturális elvárásaihoz.

3.6.6.6. Étkezések, ebéd- és vacsorameghívások

Az étterembe általában a férfi lép be először. Nem jelent rossz modort, ha megengedjük, hogy a hölgyről a kabátot a pincér segítse le, illetve távozáskor fel. Az ételt a pincértől mindig a vendéglátó fél rendeli meg, akkor is, ha az illető hölgy. A számlát is mindig a megrendelő, vendéglátó rendezi, ha lehet, intézze diszkréten. A borravaló mértéke az európai országokban általában 10% körül van. Ha a kiszolgálás az átlagosnál is figyelmesebb a borravaló összege emelkedhet. Az a szokás, hogy az egy asztalnál ülők csak akkor kezdenek enni, amikor mindenki megkapta a részét. Hideg ételek esetében ez nem okoz problémát. De ha a meleg ételek felszolgálásánál előre látható, hogy a kiszolgálás elhúzódása miatt az ételek kihűlnek, helyes, ha a még várakozók felkérik a többieket, hogy lássanak hozzá az evéshez. Hogy melyik fogáshoz melyik evőeszköz tartozik, a legegyszerűbb alapelvet kövessük, az étkezést kezdjük a legkülső evőeszközzel és minden további fogáshoz használjuk a soron következőt.

Az egyszer már használt evőeszköznek nem szabad az asztalterítővel érintkezniük, mert foltot okozhatnak. Étkezés közben a kést és a villát csak akkor tesszük le a tányérra, ha inni szeretnénk. Ha nem vagyunk biztosak abban, hogy melyik italhoz melyik poharat kell használni, bízzuk a pincérre. A nyeles poharakat a nyelüknél kell megfogni. Ha a pohárnak nincs nyele az alsó harmadánál, de legfeljebb a fele magasságában fogjuk meg. Étkezés után, ha papírszalvétát kaptunk, azt használat után tegyük összegyűrve a tányérra, ha viszont asztalkendőnk volt, lazán összehajtogatva tegyük le balról a tányér mellé.

3.6.6.7. Az ajándékozás

Homérosz így fogalmazott: „Az ajándék kedves, ha kevés is...”. Ma ezt úgy mondanánk, hogy nem az ajándék értéke a fontos, hanem a szándék, amellyel adják. Az ajándékhoz gondolat, türelem és idő szükséges. Ez utóbbiból ebben a rohanó világban elég kevés van. Sokan úgy gondolják, pénzzel lehet pótolni. Pedig az ajándékozás lényege a figyelmesség, odafigyelni a másik igényére, kívánságára. Az ajándékokról az árcédulát távolítsuk el és a blokkot se hagyjuk a csomagban. Ajándékot továbbajándékozni illetlenség, ha mégis kiderül, nagyon kellemetlen lehet. A virág az egyetlen ajándék, amelyet mindig és minden körülmények között illik adni és illik elfogadni. A virágot úgy illik átnyújtani, hogy előtte levesszük róla a papírt. Ha celofánban, vagy átlátszó műanyag dobozban van, ezzel együtt adjuk át. A kapott virágot a megajándékozott tegye azonnal vízbe. Tíz szál alatt páratlan számú szálból álló csokor a mutatós, tíz felett lehet páros is. A virágot mindig bal kézzel nyújtjuk át. Cserepes virágot csakis személyesen illik átadni. A terített asztal kellemes dísze a jól megválasztott virág. (Dunckel, 1994)

4. A szervezeti hírnév, reputáció hatáskapcsolatai, a PR tevékenység