SWOT

Az elemzési technikák közül kezdjük a SWOT-analízissel, amely a részletes helyzetelemzés egyfajta összefoglalásának is tekinthető. A módszer elnevezése valójában négy tényezőcsoport angol kifejezésének kezdőbetűiből képzett mozaikszó (Strengths – erősségek, Weaknesses – gyengeségek, Opportunities – lehetőségek, Threats – veszélyek). Milyen dimenziói vannak a SWOT-elemzésnek?

Külső környezet

Az értékelés kiterjedhet az általános gazdasági, politikai helyzetre, a demográfiai tendenciákra, a tudományos eredményekre, a technológiai fejlődésre és más környezeti aspektusokra. Fő kérdései: A külső környezetben tapasztalható tendenciák milyen LEHETŐSÉGEKet kínálnak a megvalósításhoz? Segítik-e azt? Milyen FENYEGETÉSEKet tartalmaznak, amik akadályozzák a megvalósítást?

Belső környezet

A belső környezet tekintetében milyen adottságokkal rendelkezik a projektet tervező szervezet? Milyen ERŐSSÉGEKre lehet építeni a projektet? Melyek azok a GYENGESÉGEK, amelyek gátolják a projekt sikerét?

Ezen belül lehet értékelni a szervezet pozícióját saját piaci szegmensén belül, a stratégiát és értékrendet, a szakemberek szakképzettségét és tapasztalatát, az eszközellátottságot, az infrastruktúrát, a szervezet jellemzőit, a vezetési stílust, más szervezetekkel és intézményekkel való kapcsolatait.

2.3.2.1. ábra Forrás: Pólya 2009.⁴¹

A tényezők négy csoportjában azokra kell figyelmet fordítani, amelyek a projekt kivitelezését valamilyen módon befolyásolják. Az elemzés végén az egyes tényezőcsoportok összevetése révén lehet meghatározni a különböző cselekvési alternatívákat, stratégiákat. Ezt a lépést gyakran nem végzik el, holott ez a módszer eredeti célja. E lépés nélkül a SWOT-elemzés formailag csupán a tényezők leltára, ahol a négy kategória szerint történik a projektet befolyásoló tényezők csoportosítása.

2.3.2.2. ábra Forrás: Csabina Z. 2002.⁴²

38Egy adott cél, projekt megvalósítására létrehozott, vállalatok közötti együttműködés.

39A módszer ismertetéséhez felhasznált forrás: Csabina Zoltán: Projekttervezés és pályázatok, NymE GI, Székesfehérvár, 2002, 8. old.;

Forrás: a Nyugat-magyarországi Egyetem Geoinformatikai Kar honlapja:

http://www.geo.info.hu/gisopen/cd_2002/dokumentum/doc_html/Csabina_Z.htm (Letöltve: 2011. 12. 11. 10:03)

40Portfólióelemzés: a vállalat, ill. stratégiai üzleti egységei tevékenységi struktúrájának értékelésére használt módszer. Bővebben: Project Management Institute: Projektportfólió-menedzsment, Akadémiai Kiadó, Budapest, 2011, 176 old.

41Pólya Árpád: SWOT-analízis, avagy a marketing helyzetelemzés megkoronázása, 2009, Forrás: az Agrostratégia honlapja:

http://agrostratega.blog.hu/2009/07/16/swot_analizis_avagy_a_marketing_helyzetelemzes_megkoronazasa (Letöltve: 2010.10.25.10:12)

Projekttervezési technikák és eszközök

A SWOT-elemzés önmagában is megállja a helyét, mert segíti végiggondolni a tervezett projektcélra ható külső és belső tényezőket, a pozitív és negatív hatásaikkal együtt. Célszerű az érintettekre vonatkozó stakeholder elemzéssel párhuzamosan alkalmazni. Ezzel tovább lehet mélyíteni az egyes szempontokat, célirányosan merülnek fel az olyan kérdések, mint hogy hogyan befolyásolhatjuk az egyes tényezőket, mit tehetünk, hogy elkerüljük azokat, milyen konkrét lépéseket kell végiggondolnunk a projekt kapcsán, ha túlságosan átbillen a mérleg a negatív oldalra (gyengeségek és veszélyek). Példaként egy idegenforgalmi területen tervezett szálloda beruházási projektjének SWOT-elemzését találjuk a 2.3.2.3. táblázatban.

2.3.2.3. ábra Forrás: Kisgyörgy és Nunkovics (2011)⁴³ alapján

A példa szerinti szálloda beruházási projektje egy 50 szobás, háromcsillagos szálloda felépítését tűzte ki célul a budai helységben. A helyszín kiválasztásánál fontos szempont volt a könnyű megközelíthetőség, a nyugodt, városi zajoktól mentes, belváros közeli környezet. A gazdasági válság kellős közepe talán nem éppen a legmegfelelőbb környezetet biztosítja egy ilyen nagy volumenű vállalkozás beindításához, de az idegenforgalomban uralkodó tendenciák és a gazdaságossági számítások is megerősíteni látszanak az ötletgazdák azon feltételezését, miszerint egy ilyen vállalkozásnak igenis helye van a magyar piacon, kínált szolgáltatásaira lesz kereslet az elkövetkezendő években. A válság hatására egyébként megfigyelhető egyfajta

„igénytelenedési tendencia” is. Az eddig magasabb kategóriájú szállodákat preferáló vendégek nagy hányada választja újabban az alacsonyabb kategóriájú szálláshelyeket.

A projekt célcsoportjának elsősorban a rövid ideig tartózkodó, üzleti céllal érkező vagy átutazó vendégeket tekintik. Az épület kialakításánál, a nyújtandó szolgáltatások körének kiválasztásánál és az árak meghatározásánál is az ilyen típusú látogatók igényeit tartják szem előtt. A koncepció valószínűleg életképtelen lenne az egyedülálló technikai megoldások alkalmazása nélkül. A folyamatosan növekvő közüzemi díjak áremelő hatásának kiküszöbölése érdekében az energiatakarékosság és –hatékonyság volt a fő célpont. A szálloda energiaigényének nagy részét saját termelésből kívánja biztosítani, elsősorban a megújuló energiahordozók segítségével (szélkerék, geotermikus energia, napkollektorok, hőszivattyús fűtési rendszer). A tervezett saját víztisztító üzem pedig a víz- és csatornaköltségeket mérsékli. Az automatizált és energiatakarékos rendszerek egyszeri magasabb beruházási költséget jelentenek ugyan, ám a befektetett többletráfordítás megtérülése gyors és biztos. A kitűnő minőségű szigetelések és nyílászárók lehetővé teszik, hogy alacsony foglaltság esetén akár hermetikusan is le lehessen zárni bizonyos szállodai részeket, amellyel további költségek takaríthatóak meg. A projekt megvalósulását 2013 januárjában kívánják elindítani, és a befejezéséig 1,5 év áll

42Csabina Zoltán: Projekttervezés és pályázatok, NymE GI, Székesfehérvár, 2002, 8. old.; Forrás: a Nyugat-magyarországi Egyetem Geoinformatikai Kar honlapja: http://www.geo.info.hu/gisopen/cd_2002/dokumentum/doc_html/Csabina_Z.htm (Letöltve: 2011. 12. 11.

10:03)

43Kisgyörgy Gábor és Nunkovics Tibor: Panoráma Hotel projekt megvalósíthatósági tanulmánya, Projektmenedzsment kurzusfeladat, Oktató: Dr. Garaj Erika, Edutus Főiskola, Budapest, 2011. 17 old.

Projekttervezési technikák és eszközök

rendelkezésre. A beruházást az üzleti terv alapján 30%-ban önerőből, 30 %-ban vissza nem térítendő, pályázati úton nyert támogatásból és 40%-ban banki hitel felvételéből kívánják finanszírozni.

3.3. 7S

A McKinsey cég tanácsadói által kifejlesztett 7S-modell⁴⁴ egy remekül használható univerzális szervezetdiagnosztikai eszköz. Jól strukturált és könnyen áttekinthető rendszert kínál ahhoz, hogy egy projektet tervező szervezet áttekintse működését, képet alkosson önmagáról, megfogalmazza jövőképét. Jó alapot teremt ahhoz, hogy a jelen és a jövő összevetése alapján meghatározza változtatási törekvéseit a következő területen:

stratégia, struktúra, rendszerek, stílus, munkatársak, készségek, közös értékek. Elnevezését – a SWOT-analízishez hasonlóan – a vizsgált területek angol neveinek kezdőbetűiről kapta (Strategy, Stucture, Systems, Style, Staff, Skills, Shared values). A modell a projektet megvalósító szervezet jövőképének megfogalmazásához kínál konkrét segítséget. Felépítését a 2.3.3.1. ábra ismerteti.

2.3.3.1. ábra Forrás: Saját oktatási anyag

A modell tényezői két csoportra oszthatók, az ún. kemény tényezőkre (stratégia, struktúra, rendszerek) és az ún.

lágy tényezőkre (stílus, szakértelem, képességek, közös értékek).

A KEMÉNY TÉNYEZŐK könnyen meghatározható, számszerűsíthető módszerek, vezetői eszközök, ezért alapvetően fontosak a vállalatok számára. Mivel minden (projekt)szervezetben megtalálhatók, nem jelentenek versenyelőnyt. Ezek:

stratégia (Strategy)

A projektszervezet stratégiája annak jövőképét, küldetését, céljait és a célok eléréséhez szükséges stratégiai akciókat tartalmazza. A projektmenedzsmentben a projekttervezés része. Érdemes megnézni, hogy a hatékony stratégia jellemzői hogyan azonosíthatók az adott projektszervezet elképzeléseiben. A jó stratégia: jövőbe

44Robert h. Waterman, jr, Thomas J. Peters, Julien R. Phillips: Structure is Not Organization, Business Horizons, June 1980, Forrás: a Business Horizonts honlapja: http://www.tompeters.com/docs/Structure_Is_Not_Organization.pdf

Projekttervezési technikák és eszközök

tekintő, kreatív, rugalmas, aktív, akciókra épülő, változásorientált és tartós sikerre törekvő. A jövőkép segít kijelölni a projektszervezetet jellemző legfontosabb területeket. A stratégiai célok az általánosabb jövőképhez kapcsolódó konkrét mérföldkövek, amelyek elérését adott időtartam alatt tervezi megvalósítani a szervezet.

szervezeti struktúra (Structure)

A projektszervezetek formális felépítését értjük ezeken: az alá- és fölérendeltségi viszonyok, a szervezeti egységek, a hatáskörök, a munkamegosztás és annak szabályozása, a koordináció és annak szabályozása. A projektszervezetek többnyire lapos (kevés szintet tartalmazó) szervezetek, ahol a tagok többnyire mellérendelt viszonyban vannak egymással. Minél több eltérő feladatot ellátó munkatársból áll egy szervezet, annál strukturáltabbá válik a szervezeti felépítése. A projektek a hagyományos szervezeti kereteket áthidaló megoldások. A hagyományos és projektszervezetek jellemzőit az 1.1.7. fejezetben már megismertük.

rendszerek (Systems)

A folyamatok rendszerét és leírását jelenti. Folyamat: a szervezetekben megfogalmazott célkitűzések a hozzájuk vezető tevékenységekkel érhetők el. Az egymásra épülő, egymást támogató cselekvéssor folyamattá építhető.

Ilyenek például a minőségbiztosítási, informatikai, teljesítményértékelési és a kontrollingrendszerek mellett az ügyviteli, kommunikációs és koordinációs folyamatok hivatalos, ad hoc és nem hivatalos formái is. A projektfolyamatokban rendkívül fontos a fokozatosság. A projektet lépésről lépésre kell végrehajtani, mert egymásra épülnek a projekt fázisaiban végrehajtandó feladatok.

A LÁGY TÉNYEZŐK szerepe kiemelkedő a projektkultúra formálásában. Nehezen írhatók le és alig modellezhetők, mert elsősorban a projekttagok fejében léteznek. Számos esetben ezek kombinációja vezethet versenyelőnyhöz.

stílus (Style)

A projektvezetés olyan folyamat, amelynek során a vezető a projekt tagjainak magatartását valamilyen cél elérése érdekében befolyásolja. A munkatársak vezetése a projektmenedzsment egyik feladata, a projektben érintett emberekre összpontosít, motivációjuk és teljesítőképességük fenntartása és növelése céljából. A hatékony vezetési stílus alkalmas az egyén, a projektcsoport és a szervezet céljainak összehangolására, a célok megvalósítására. A vezetési stílust számos tényező befolyásolja: a vezető személyisége, a szervezet tagjainak elvárásai, céljai, szükségletei, a környezeti és szituációs tényezők.

munkatársak (Staff)

A projektszervezetben dolgozó emberek száma, szakértelme, összetétele, hozzáállása és motivációja az emberierőforrás-menedzsment eszközeivel fejleszthető. Kulcstevékenységek: emberi erőforrás tervezése, munkakörelemzés, munkaköri leírások és munkaköri követelmények meghatározása, munkakörtervezés, áttervezés, munkaerő-fejlesztés, képzés, teljesítményértékelés, bérezés és ösztönzés.

készségek (Skills)

Azokat az alapvető szervezeti tudásokat értjük e kifejezés alatt, amelyek az adott projektszervezetet megkülönböztetik a többi projektszervezettől. Tehát nem az egyes projekttagok képességeit jelenti, hanem a szervezeti szintű közös tudást, ami jellemzi a projektszervezetet. Például: gyorsan reagál, speciális piacismerettel rendelkezik, kiváló lobbizási gyakorlattal bír a projektszervezet.

közös értékek (Shared Values)

A közös értékek a projektszervezet értékrendjét jelzik. Mindegyik szervezeti tényezőt befolyásolja, és ez a terület változik a legnehezebben. A projekt minden tevékenységén nyomot hagy. A projektvezetés következetes kommunikációval és koordinációs módszerekkel tudja alakítani. Ide tartoznak például az életünket, a munkánkat meghatározó értékek, mint például az ember tisztelete, demokratizmus, minőség, segítőkész magatartás, nyíltság, csapatmunka, elismerés. Bármelyikről is van szó, egy projektszervezetben látszódik, hogy milyen értékrendet képviselnek a benne dolgozók, mert nap mint nap tanúbizonyságot tesznek róla.

2.3.3.3. Javaslat a téma multimédiás anyagára

Ábrainstalláció: A 2.3.3.a. ábra piros feliratai alatti magyarázatok rákattintással jelenjenek meg.

Projekttervezési technikák és eszközök