A. Fogalomtár
2. A projekttervezés logikai keretei
2.1. A logikai keretmódszer fő lépései
Miért éppen ezt a módszert választottuk a projekttervezéshez? A logikai keretmódszer (a nemzetközi szakirodalom LogFrame23 kifejezéssel jelöli) az Európai Unióban általánosan alkalmazott projektmetodika, amelynek felépítése könnyen érthető és lépésről lépésre jól nyomon követhető. A logikai keretmódszert elsőként az amerikai USAID24 alakította ki a 60-as évek végén saját fejlesztési projektjeinek kidolgozására és menedzselésére. A módszert számos, fejlesztési támogatásokkal, segélyekkel foglalkozó szervezet is átvette (mint például a GGWG25 , ILO26 , UNIDO27 ). Általánosan alkalmazza az EU a projektek tervezésénél az ún.
„integrált projektciklus menedzsment” megközelítés részeként.
A logikai keretmódszerrel (LKM) végzett projekttervezést Huber (2011) alapján28 két fő szakaszra bontjuk: az elemző és a tervező szakaszra. A tervező szakasz további két, egymástól lényegesen eltérő tevékenységből áll: a
23Az angol Logical Frame (logikai keret) kifejezés rövidítése.
24Az Egyesült Államok Nemzetközi Fejlesztési Hivatala (USAID) egy független ügynökség, amely a gazdasági, fejlesztési és humanitárius segítségnyújtás folytat világszerte közel 100 országban. Céljai közé tartozik a gazdasági jólét és a felelősségteljes kormányzás javítása, a globális egészségügyi, élelmiszerbiztonsági, a környezeti fenntarthatóság és az oktatás segítése, valamint humanitárius segítségnyújtás a természeti és ember okozta katasztrófák esetében. Bővebben: http://www.usaid.gov
25Az ökoszisztéma fejlesztését célul kitűző zöld mozgalom szervezete a Green Growth Working Group (GGWG).
26Az ILO(International Labour Organization) az ENSZ nemzetközi szervezete. Céljai közé tartozik a tisztességes munkavégzés feltételeinek ösztönzése, szociális védelem fokozása, a környezetbarát munkahelyek támogatása.
27Az UNIDO (United Nations Industrial Development Organization) nemzetközi szervezet környezetbarát iparágak és környezetvédelmi szolgáltatások területén dolgozik közel 50 országban. Fő tevékenységei: tanácsadás, képzés, technikai segítségnyújtás és a technológia transzfer nyújtása.
28Huber Tamás: Projekttervezés és projektmenedzsment, egyetemi jegyzet, ELTE TTK, Budapest, 2011. 57 old.
Projekttervezési technikák és eszközök
koncepcionális tervezésből és a tevékenységtervezésből. A szakaszokon belül az egyes lépések és tartalmuk az alábbiak:
Elemző szakasz:
0. lépés – Az általános keretek meghatározása. Alapvető célunk a fennálló problémák megoldása valamely területen (legyen az szakterület, földrajzi terület vagy egy célcsoport) egy projekt segítségével. Az elemzés megkezdése előtt a tágabb értelmezési kereteket ki kell jelölnünk. Ez lehet egy bennünket érdeklő témakör a projektötlettel kapcsolatban vagy egy uniós pályázati kiírás, amely közel esik szakmai érdeklődésünkhöz.
1–3. lépés – A megvalósító szervezet elemzése: egy projektet megcélzó szervezet (vagy konzorcium) környezetének és helyzetének elemzése. Célja annak megállapítása, hogy milyen lehetőségei vannak projektek megvalósításához, és ehhez milyen képességekkel, adottságokkal rendelkezik.
1–3. lépés – Az érintettek elemzése: az elemzés kereteinek és tárgyának meghatározása után azon csoportok, szervezetek és személyek feltérképezése, akikre a tervezett projektünk várhatóan hatással lesz. A pozitív és negatív hatást egyaránt figyelembe kell vennünk.
1–3. lépés – A problémák elemzése: a megvalósító szervezet lehetőségeinek körébe eső területen a problémák feltárása és az ok-okozati összefüggések meghatározása, az ún. problémafa felállítása.
Fenti lépések egymástól függő és egymásra ható tevékenységeket tartalmaznak, amelyek végrehajtási sorrendje tetszőleges. Kölcsönös függésük miatt általában több körben végzett elemzés után lehet elfogadható eredményt elérni. Nem véletlen, hogy a fenti lépések közül már ismerősnek tűnik néhány kifejezés, mint például a problémák és lehetőségek azonosításához szükséges projektkörnyezet (1.3. fejezet), valamint az érintettek körének (1.4. fejezet) elemzése.
4. lépés – Célok elemzése: konkrét problémák megszüntetését szolgáló célok és az elérésükhöz szükséges eszközök és hierarchiájuk meghatározása, célfa felállítása.
5. lépés – Stratégiák meghatározása: a célfa segítségével a lehetséges projektstratégia-alternatívák meghatározása.
6. lépés – A projekt konkrét stratégiájának kiválasztása: a lehetséges stratégiák közül kiválasztjuk azt a változatot, amely legjobban megfelel a projektszervezetünk képességeinek és lehetőségeinek.
Tervező szakasz:
A koncepcionális tervezés lépései:
7. lépés – A projekt intervenciós logikájának kialakítása: a logikai keretmátrix felállítása, a projekt összetevő elemeinek meghatározása és a mérhető célok megfogalmazása.
8. lépés – A feltételezések és kockázatok feltárása: a projekt beavatkozási hatókörén kívül eső, de a projekt sikeres megvalósítására hatással levő külső körülmények feltárása és elemzése.
9. lépés – A fenntarthatóság vizsgálata: ellenőrizzük, hogy a projekt kedvezményezettjei számára a projekteredmények továbbra is biztosítva lesznek, miután megszűnik vagy csökken a projekt pénzügyi támogatása.
10. lépés – A teljesítésindikátorok meghatározása: a projekt tevékenységeinek és céljainak teljesülését mérő és igazoló mutatók meghatározása.
11. lépés – Az indikátorokhoz szükséges információforrás biztosítása: annak meghatározása, hogy az indikátorok méréséhez vagy teljesülésének megállapításához szükséges információkat ki, honnan, hogyan és mikor szerzi be.
A tevékenységtervezés lépései:
12. lépés – Tevékenységek és ütemezésük: a célok eléréséhez szükséges tevékenységek megállapítása, sorrendjük, megvalósításuk időtartama és ütemezésük, egymással való kapcsolataik meghatározása, az egyes feladatok felelőseinek kijelölése.
Projekttervezési technikák és eszközök
13. lépés – Erőforrások tervezése: az egyes tevékenységek megvalósításához szükséges eszközök (emberi erőforrás, tárgyi eszköz, szolgáltatás, jogosultság) és ezek költségének meghatározása.
14. lépés – Minőségbiztosítás és kontrolling: az elkészült projektterv teljességének és konzisztenciájának átvizsgálása.
A fenti lépések ismerete segíti a projektcélok megvalósítását, ezért folyamatosan tájékoztatnunk kell a projektben közreműködőket. A projekt sikerességét egyértelműen befolyásolja a logikai kerettervezés során alkalmazott műhelymunka, ezért érdemes azt a projekt megvalósulásának színterén, lehetőleg valamennyi érintett (vagy képviselőjének) bevonásával, független szakértő (moderátor) vezetésével végeznünk. Néha meglepő megoldásokat is láthatunk, mint például a 2.2.1.1. képen, amely Afrikában készült egy kenyai szafariprogram logikai kereteinek (LogFrame) lépéseiről.
2.2.1.1. ábra Forrás: MAP International USA 2012.29
A projektmódszer erről szól: a környezethez igazodva és a lehetőségeket felismerve hogyan tudjuk a legtöbbet kihozni a helyzetből, akár többet is, mint eredetileg terveztük. (A szafari programigazgatója bizonyára álmában sem gondolta, hogy magyar hallgatók tanulmányozzák az általuk alkalmazott gyakorlatot. Ezt hívjuk benchmarkingnak30, de ez már egy másik történet… Kedvhozóként csak annyit, hogy a 4.4. fejezet esettanulmányában egy benchmarking tevékenységre épülő projektet ismerünk meg közelebbről.)
2.2. Problémaelemzés
A problémaelemzés a projektek tervezése során a potenciális érintetteket sújtó problémák és azok valós okainak, valamint következményeinek részletes feltárását szolgálja. A problémaelemzést a különböző forrásokból gyűjtött (mért, becsült) adatok és információk (primer és szekunder kutatások, interjúk, felmérések, jelentések és statisztikák, stratégiai tanulmányok) alapozzák meg. Súlyponti kérdések mélyebb elemzésére csoportmunka szervezhető, amelynek eredményéről a csoportok szóvivői számolnak be. A tényfeltárást és a valós problémák, fejlesztési igények meghatározást segíti a kapott válaszok ütköztetése és a fő következtetések összegzése. Az elemzési munka végeredménye egy struktúraábra, amely szemlélteti a feltárt problémák ok-okozati összefüggéseit és hierarchikus sorrendjét. Ez a struktúraábra a „problémafa” (Bővebben lásd 2.4.1. fejezetben).
A problémaelemzés lépései a következők:
• az elemzés tárgyának világos meghatározása;
• a fő problémák feltérképezése, majd az okok és az okozatok azonosítása;
• a probléma vizuális megjelenítése a problémafa felrajzolásával;
29http://www.flickr.com/photos/mapintl/5346284481/sizes/o/in/photostream/
30A benchmarking egy olyan szervezetfejlesztési folyamat, amely során egy szervezet (cég, vállalat, egyesület, iskola stb.) különböző funkcionális területeinek módszereit, folyamatait és eredményeit összevetik egy vagy több más szervezet hasonló jellemzőivel annak érdekében, hogy növelni lehessen a szervezeti hatékonyságot. A jó gyakorlatok (best practice) átvétele számos területen ismert. Bővebben:
Garaj (2011), Robert C. Camp (1998), Bodnár és Vida (2008).
Projekttervezési technikák és eszközök
• valamennyi ok-okozati összefüggés alapos, többször ismételt átgondolása, ellenőrzése és a struktúraábra finomítása, tökéletesítése.
A valós, jó minőségben elkészített problémaelemzés tehát effektív segítséget nyújt a projekt érdekeltjeinek, hogy világosan meghatározzák a projekt célját és elvárt eredményeit. Ebből rajzolódik ki a projekt logikai kerete.
A több lépésben elvégzett problémaelemzés eredményeként a projekt fő problémája megváltozhat. A problémák elemzése a tervezés egyik legfontosabb lépése, mivel ez az alapja a lehetséges projekt kialakításának – és ha az alap nem jó, akkor a felépítmény sem lehet jó. Az elemzés során megállapítjuk a körülhatárolt területen fennálló helyzet negatív aspektusait, azaz problémáit. Egyenként véve a problémákat közösen állapítjuk meg, hogy az illető probléma értelmezhető-e, releváns-e, és egyidejűleg megpróbáljuk a megtartott problémákat összetartozásuk szerint csoportokba osztani. A közös elhatározással megtartott problémák között ugyancsak közös bölcsességgel feltárjuk a hierarchikus ok-okozati összefüggéseket.
2.3. A projekt célrendszere
Meghatározzuk a konkrét problémák megszüntetését szolgáló célokat, az elérésükhöz szükséges eszközöket és az eszközök-célok hierarchiáját, végül az elemzést egy célfa formájában prezentáljuk (lásd bővebben a 2.4.1.fejezetet.) A célok logikai keretbe rendezéséhez mindenekelőtt meg kell találni a projekt célját, majd az átfogó célkitűzéseit. A célok és a vertikális szintek helyes értelmezésében a következő fogalmi meghatározások segíthetnek:
• Átfogó célok: ezek fejezik ki a magasabb szintű, hosszabb távon elérendő gazdasági-társadalmi-környezeti elvárásokat, amelyeket a projektgazdának kötelező figyelembe venni, amelyekhez illeszkedni kell. A projekt egymagában nem képes az átfogó célok elérésére, csupán hozzájárulni azok megvalósításához.
• Projektcél: a projekt megvalósításával elérendő közvetlen cél – a projekt világos lehatárolása érdekében fontos, hogy a projekt egyetlen ilyen céllal rendelkezzen.
• Eredmények: a projekt outputjai, amiért a projektet végrehajtjuk. A projektcélnak megfelelően elvégzett tevékenységek a „termékei”.
• Tevékenységek: a projektcélnak és az átfogó céloknak megfelelő ütemben és adott költség mellett elvégzett teendők, amelyek révén az eredmények megszületnek.
Ha megvalósulnak az eredmények és a feltételezések igaznak bizonyulnak, akkor a projektcél teljesülni fog. A projekt logikai kereteit mutatja a 2.2.3.1. ábra.
Projekttervezési technikák és eszközök
2.2.3.1. ábra Forrás: Huber 2011.31
2.2.3.3. Javaslat a téma multimédiás anyagára
Ábrainstalláció: A 2.2.3.a. ábra dobozaira kattintva jelenjenek meg a mellette lévő magyarázatok.
2.4. Stratégia és az alternatívák elemzése
Az azonos típusú célok különböző csoportjait stratégiáknak nevezzük. Ebben a lépésben a lehetséges stratégiákat mérlegeljük az alapján, hogy melyik a leginkább célratörő és megvalósítható. A kiválasztásnál számos szempontot veszünk figyelembe:
• az érintettek prioritásai
• a stratégia relevanciája, fontossága
• a siker esélye
• a rendelkezésre álló pénzügyi források
• a projekt időtartama
• a megvalósító projektszervezet képességei és lehetőségei
2.5. A stratégia kiválasztása
Hogyan választjuk ki a stratégiát? Nézzünk egy gyakorlati példát.32 A lakásfelújítás33 egy olyan projekttéma, amivel nagy valószínűséggel találkozni fogunk. Tegyük fel, hogy a tetőteret külön lakrésszé kell alakítanunk, mert bővül a család, és hazaköltöznek a fiatalok. A családi házunk elosztása és a belső tetőtérbe vezető lépcsőrendszer miatt ez jelenleg nem megvalósítható, ezért szükség van a lépcső megszüntetésére, illetve egyes terek csökkentésére, míg másikak bővítésére. Milyen célokat fogalmazhatunk meg? Nézzük meg az ábrán!
31Huber Tamás: Projekttervezés és projektmenedzsment, egyetemi jegyzet, ELTE TTK, Budapest, 2011. 57 old.
32A projektből készült esettanulmány a 2.5.a.1. fejezetben található.
33Garaj Erika (szerk.) – Molnár Adrienn: Lakásfelújítási Projekt, Projektszemináriumi feladat, Edutus Főiskola, 2011. 14 old. Oktató: Dr.
Garaj Erika
Projekttervezési technikák és eszközök
2.2.5.1. ábra Forrás: Saját oktatási anyag
Alapállapot: Igény a családi ház átalakítására, felújítására, saját kezűleg és szakemberek segítségével. Az átalakításhoz szükséges pénzösszeg megléte.
Közbülső célok: A ház átalakítása, felújítása, a homlokzaton lévő nyílászárók cseréje, tetőtéri fürdőszoba és konyhafülke kialakítása, külön bejárati lehetőség kialakítása, a belső lépcsőrendszer megszüntetése.
Központi cél: A lakás problémamentes felújítása meghatározott idő alatt, költséghatékonyan, a meglévő pénzeszközök felhasználásával.
Végső cél: Egy új, az alsó szinttől elkülönített lakrész kialakítsa, mely mindkét szinten élő család igényeit kielégíti.
Két projektváltozatot (alternatívát) fogalmazunk meg.
Első változat: A nyílászárók cseréje fenyőablakból, konyhafülke kialakítása az előtér összenyitásával. A fürdőszobába sarokkád beépítése. Fenyő hajópadló lerakása az összes helyiségbe, kivétel a konyhafülke és a fürdőszoba. A kültéri lépcső és bejárat kialakítása szintén faanyagból. A belső terek kifestése önerőből, a kültéri festés és szigetelés egyelőre nem szükséges.
Második változat: A nyílászárokat műanyagból készült ajtókra, illetve ablakokra cseréljük. A konyhafülkét egy húsz négyzetméteres helyiségből alakítjuk ki. A fürdőszobába zuhanyzótálcát építünk be. Laminált padló kerül az összes helyiségbe. A kültéri lépcső és a bejárati ajtó fából készül. A belső terek kifestése, a külső falfelület szigetelése és festése.
A két változat eltérései: az első változatban a természetes anyagok hangsúlyossága miatt valószínűleg magasabb lesz az anyagköltség, míg a második változatban ennek elhagyása jelentősen alacsonyabb költséget jelentene. A fürdőszoba felszereltsége is drágább az első változatnál. Ellenben az első változatban a kültéri festés elvetésével nagy összeget meg tudunk spórolni.
Ha mindkét esetben maximum 4000000 Ft-ból gazdálkodhatunk, mi alapján mérlegelünk? Nézzük meg a stratégiaválasztás szempontjait a gyakorlatban. Az első változatnál egyeztetünk az iparosokkal, hogy ki mikorra tudja vállalni és mennyi időt vesz igénybe a rájuk eső munka. A felújításra, változtatásra szánt idő az előzetes számítások alapján 3–4 hét. Összköltség: 3500000 Ft. A második változatnál a felújításra, változtatásra szánt idő, ez esetben is az előzetes számítások alapján 3–4 hét, csak eltérő lépésekben és más szakemberekkel. Az összköltség némileg magasabb 3600000 Ft.
A két változat közül az elsőt választjuk. Miért? Az első változatban természetes anyagból készül a belső padlóburkolás, ami drágább, de értékállóbb. A külső festés és szigetelés elnapolásával jelentős költséget tudunk megspórolni, ez jelenleg nem szükséges beavatkozás. Így az itt megspórolt költséget más fejlesztésekre tudjuk fordítani. Emellett az első változat 100000 Ft-tal kevesebb költséggel jár.
2.6. Logikai keretmátrix és indikátorok
Egyre több projektben kérik a tervezett tevékenység logikai keretmátrixban (LKM) történő ábrázolását. Az LKM egy módszertan, strukturált, ok-okozati kapcsolatokat áttekintő tervezési folyamat, a mátrix pedig egy sorvezető prezentációs eszköz.
Projekttervezési technikák és eszközök
2.2.6.1. ábra Forrás: Saját oktatási anyag
Érdemes a projekttervezést az LKM módszerrel kezdeni, így ellenőrizhetjük ötletünk belső logikáját és külső illeszkedéseit. A mátrix segítségével áttekinthető formában rögzíthető:
• a kiinduló helyzet
• a célok és megoldási lehetőségek,
• a szükséges ráfordítások (inputok)
• a mérhető eredmények
• a feltételek és kockázatok (akció-reakció terv, idő és erőforrás betervezése)
• az objektív és igazolható mutatók (eredmény és menedzsment)
• a külső tényezők: kockázatok, feltételek és lehetőségek azonosítása
• magas színvonalú projektterv
A mátrix sorai a projekt általános és közvetlen céljait, valamint az elvégzendő fő tevékenységeket tartalmazzák.
Minden sorban meg kell adni az elérendő célokat mérő indikátorokat (lehetőleg számszerűsített mutatók formájában), és azt, hogy ezeket a mutatókat kinek, milyen gyakorisággal és milyen források alapján kell ellenőriznie, továbbá a végrehajtást befolyásoló külső tényezőket (feltételeket) és az esetleges kockázatokat. A logikai keretmátrix ábrája emellett tartalmazza a projekt összköltségét, a kezdés és a befejezés tervezett időpontját.
Hogyan készíthető el a mátrix?34
A táblázatot a jobb alsó sarokban kezdjük el kitölteni. A „haladási irányt” a nyilak mutatják. Az alsó sor első mezőjébe írjuk le a tervezett tevékenységeket. A további mezőkben igazoljuk, hogy a tervezett munka mérhető eredményekkel fog járni. Az utolsó oszlopban felbecsüljük, hogy minek kell ahhoz teljesülnie, hogy a projekt hosszú távon eredményes legyen, illetve milyen körülmények kényszeríthetnek bennünket a tevékenységek módosítására. A projekt tehát akkor sikeres, ha a tevékenység mérhető eredményre vezet, az eredmények a célkitűzés irányába hatnak, és a célkitűzés az ideális célállapot irányába hat.
A mutatók oszlopához: az OVI35 (Objectively Verifiable Indicators) egy mutató, ami akkor igazolható, ha különböző szakértők ugyanazt a mutatót tartják mérvadónak. Az indikátorok meghatározzák a projekt kialakítását is, hozzájárulnak a projekt fenntarthatóságába vetett bizalomhoz. Minél kevesebb, de jól megválasztott mutatót válasszunk. Megfelelő indikátorok például: mennyiség (hány?), minőség (milyen?), célcsoport (kik?), idő (mikor, meddig?), hely (hol?). A jó mutatók önmagukban is értelmezhetők.
34Perneczky László (szerk.): Zöld szempontok – a környezetkímélő és a fenntartható fejlődést szolgáló fejlesztésekhez, Tanácsadók a Fenntartható Fejlődésért Egyesület, Budapest, 2006. 40 old.; Forrás: a Tanácsadók a Fenntartható Fejlődésért honlapja:
http://www.tff.hu/images/tff_dokumentumtar/mtvsz_zold_szempontok_vegleges.pdf (Letöltve: 2012. 01. 02. 18:22)
35OVI: Objektív, igazolható mutatók (Objectively Verifiable Indicators)
Projekttervezési technikák és eszközök
Az ellenőrzés forrásai és eszközei oszlophoz: ebben fejtjük ki, hogy milyen formában lesznek a mutatók elérhetők (például leíró jelentés, pénzügyi beszámoló, statisztika, értékelés). Honnan, milyen forrásból származnak a mutatók? Milyen gyakorisággal történik a mérés? Ha nem sikerül értelmes mutatókat találni a tevékenységekhez, akkor a projekt sem igazán igazolható.
Feltételek és kockázatok oszlophoz: az alulról felfelé tartó logika igaz az utolsó, feltételek és kockázatok oszlopra is; akkor haladunk a cél felé, ha a feltételek rendelkezésre állnak és a kockázatokat képesek vagyunk elhárítani. A módszer egy gyakorlati alkalmazását látjuk a 2.2.6.2. táblázatban egy környezetbarát irodaház építésével kapcsolatban.36
2.2.6.2. ábra Forrás: Garaj – Bálint – Nagy 2011.37
2.7. A leckéhez kapcsolódó további kiegészítő információk
A második lecke a projekttervezés logikai keretmódszerének vizsgálatát tűzi ki célul. A projekt célrendszeréből levezetve tárgyalja a stratégiaválasztás szempontjait, és ismerteti meg a hallgatókkal a logikai keretmátrix és indikátorainak szerepét. A lecke elsajátításának becsült ideje 2,00 óra.