A projekt tervezés lépései

Miután meghatároztuk a projekt céljait, tervezett eredményeit, annak mérésére szolgáló indikátorokat definiáltunk, majd elemeztük a potenciális projektkockázatokat, ki kell jelölnünk azokat az akciókat és tevékenységeket, amelyekkel el tudjuk érni céljainkat. A projekt tervezés következő lényeges fázisa, a „hogyan jutunk oda?” kérdés tisztázása. A logikai keretmátrix segítséget nyújt a magas szintű projekt összefoglalás elkészítésében, de az nem tekinthető részletes akciótervnek, annak csak kiindulópontját képezi. Tömören azt is mondhatjuk, hogy segítségével hatékonyan lehet kommunikálni a projekt dizájnt, a projekttervet az érintettek felé.

Sok projekt esetében azonban az említett tevékenységek, illetve a logikai keretmátrix csak felesleges előkészítő munkának tűnik. A projektek megvalósítását előkészítő szakemberek egy része számára a valós munka a tevékenységek tervezésével kezdődik, illetve a tevékenységek kezdő és végpontjait, illetve azok egymáshoz való viszonyát bemutató, úgynevezett Gantt-diagrammal zárul. A hagyományos projektmenedzsment során alkalmazott hálótervezés előnye abban áll¹⁰, hogy alkalmazásával lehetővé válik minden munkafolyamatra, tevékenységelemre vonatkozó számszerűsíthető adatok, az idő-, a költség- és kapacitásigények elemzése. A módszer alkalmazása a nagy komplexitású projekteknél, sorozatgyártás esetében, általánosan az ipari termelésben és az építőiparban előnyös. Kisebb projektek esetében azonban alkalmazása nehézkes, de különböző számítógépes programok segítségével jelentősen gyorsítani lehet a tervezést.

A Gannt-diagram segítségével jól illusztrálható például egy beruházási projekt. A projekthez kapcsolódó tevékenységek a diagram soraiban helyezkednek el, amelyeknek a hossza arányos az adott tevékenység időtartamával. Elkészítésének első lépése a tevékenységek definiálása, majd azok logikai sorrendjének a meghatározása. Ezt követően kell megbecsülni a tevékenységek várható időtartamát, illetve a kezdetének időpontját. Fontos kérdés azonban, hogy mit tekintünk

10 Görög (2001) és (2003), valamint Tóth (2009) részletesen bemutatja a hálótervezést.

109 tevékenységnek és mit eredménynek? Ennél talán még fontosabb, hogy a projektben résztvevők pontosan értsék, mit és miért csinálnak? A tapasztalatok szerint ilyen esetekben szoktak problémák adódni és olyan kérdések felmerülni, hogy „Ja, nem ez volt a feladat?”.

Az Európai Bizottság által alkalmazott, korábban már hivatkozott projektciklus menedzsment útmutatója (PCM Guidelines, 2004) szintén a logikai keretmátrix elkészítését követően javasolja a tevékenységek tervezését, a közöttük való kapcsolatok, átfedések elemzését és kezelését az alábbi nyolc, egymástól jól elkülöníthető lépésben:

1. Főbb tevékenységek felsorolása;

2. A tevékenységek menedzselhető feladatokká való lebontása úgy, hogy minden feladatot hozzárendelünk egy-egy munkatárshoz, akinek ez egyben a rövid távú célja lesz;

3. A tevékenységek közötti sorrend és kapcsolatok tisztázása: Milyen sorrendben kell elvégezni a feladatokat? Az adott tevékenység független a többitől vagy valamelyik másikra épül? Sarkított példa: a tetőt addig nem elkezdeni, míg a falak fel nem épültek.

4. A tevékenység kezdeti időpontjának, időtartamának és befejezési időpontjának a meghatározása;

5. A főbb tevékenységek (tevékenység blokkok) időbeli ütemezése

6. Mérföldkövek meghatározása, vagyis azoknak a kulcs tevékenységeknek a definiálása, amely a projekt előrehaladását jól jelzi és motiválja a projekt team tagjait;

7. A tevékenységekhez szükséges szakértelem meghatározása;

8. A tevékenységek felosztása a team tagjai között.

Miután a tevékenységek tisztázásra kerültek, a következő lépés az erőforrások tervezése és hozzárendelése az egyes feladatokhoz. Az fenti lista utolsó eleme valójában már ez irányba mutat, hiszen a tevékenységeket a team tagjai között felosztja. Ezen kívül azonban fontos az eredményes végrehajtáshoz szükséges további erőforrásokról, mint például költségek, anyagok, eszközök, gépek, stb. is rendelkezni. Az emberi erőforrás tervezését is a lehető legprecízebben kell elvégezni, lehetőleg a név megjelölésével, de ebben a fázisban elegendő a szükséges szakértelem és a becsült munka időtartamának megjelölése. Természetesen az erőforrások tervezését és hozzárendelését minden egyes tevékenységek esetében el kell végezni, majd összesíteni. Valójában az így adódó erőforrás becslés mutatja meg a projekt költségigényét.

110

15. táblázat: Lineáris felelősségi tábla

Tevékenységek Felelősök Felelősség típusa

Feladat 1 Név 1 Név 2 … Név x F – a tevékenység kivitelezésének felelőse R – résztvevő

T – konzultálni kell vele I – informálni kell J – jóváhagyó Feladat 2

Feladat 3

… Feladat n

Forrás: Schmidt, 2009 alapján a szerző szerkesztette

A projekt megvalósítása során gyakran előfordul, hogy hiányoznak a felelősök, vagy akiknek éppen felelősnek kellene érezni magukat, nem így tesznek. Körültekintő tervezéssel az ilyen

„félreértéseket” el lehet kerülni. Schmidt (2009) javaslata alapján a lineáris felelősségi táblázat lehet a megoldás, amely táblázatban az összes projekt tevékenység, illetve a projekt megvalósításában részt vevő munkatárs neve megjelenik. Ebben még nincs semmi különleges, de a táblázat kiegészül még egy további oszloppal, ami az adott tevékenységben résztvevők felelősségének típusát adja meg. Nagyon lényeges, hogy minden tevékenységnek egy, azaz egy felelőse legyen, különben nem érzi magát igazán senki sem felelősnek. Ezen kívül részt lehet venni a projektben egyszerű résztvevőként, olyan szakértőként, akivel konzultálni kell, vagy éppen tudomására kell hozni valamilyen információt. A táblázatban a feladat jóváhagyójának a neve is megjelenik, nem kell tehát a munkafázisok végén találgatni, hogy ki is lesz majd a munka átvevője, leigazolója.

Az alábbi egyszerű lépések segítséget nyújtanak a felelősségi táblázat elkészítéséhez:

 a tevékenység, feladat eredményének, a hozzá fűződő érdekek tisztázása;

 minden projekt tevékenység beírása a táblázat első oszlopába függőlegesen;

 minden kulcsfontosságú projektrésztvevő beírása a táblázatba (vízszintesen);

 minden egyes tevékenység elemzése, megvitatása és a megfelelő projektszerepek meghatározása (a felelősség típusának egy-egy betűvel való megjelölése). Fontos: minden tevékenységhez csak egy felelős tartozhat.

Ha tovább szeretnénk finomítani vagy részletezni a projekt felelősségi körök meghatározását, elkülöníthetjük a táblázatban a szervezeten belüli, illetve a külső résztvevőket. Sok esetben

111 ugyanis nem csak a szervezet, hanem a partnerein, beszállítóin is nagyban múlik az adott munkafázis eredményes befejezése. Ismét aláhúzzuk, hogy a táblázatot folyamatosan aktualizálni kell, ugyanis a projekt időtartama alatt biztosan lesznek a felelősségi körökben változások, különösen, ha egy nagyobb intézményről, vállalatról van szó, vagy éppen nagyszámú projekt résztvevővel dolgozunk.