Elkötelezettség és motiváció

Meglehetősen közhelyként hangzik, hogy a személyes érdekeltség és elkötelezettség elengedhetetlen a projekt sikerében. Ugyanis az elkötelezettség hitet ad az embereknek, ösztönzi őket, hogy részesei kívánjanak lenni a projektnek, illetve annak az eredményeinek. A közös jövőkép megvalósításához, a megfogalmazott konkrét célok eléréséhez egybe kell kovácsolni, lelkesíteni és különösen motiválni kell a projektben dolgozókat. A motiváció azonban csak akkor működik, ha a projektmenedzser tisztában van az egyes projekttagok készségeivel és

128

tapasztalataival, személyes hozzáállásával (attitűdjével), egyéni körülményeivel és belső motivációjával.

Az elkötelezettség kialakítása során az alábbi lépések nyújtanak segítséget a projektmenedzsernek:

 a különböző érintettek érdekeinek azonosítása, a résztvevők a projekthez való hozzáállásának megismerése;

 világosan megfogalmazni, hogy melyik érintettek milyen érdekeit lehet, illetve nem lehet a projekt során kielégíteni;

 a lehetőségek, alternatívák feltárása, a gyors sikerek (quick wins) és ösztönzők azonosítása;

 megbizonyosodni arról, hogy a különböző projekttagok megfelelő tudással rendelkeznek az egyes projektfeladatok megvalósításához,

 az elért eredmények gyors és megfelelő jutalmazása, kommunikálása és dokumentálása;

 rendszeres visszajelzés a projekt résztvevőinek, mindenki bevonása;

 az érintettek körében történő változásokra történő reagálás;

 a tapasztalatok dokumentálása és alkalmazása a jövőbeni projektek során.

A 18. táblázat összegzi az elkötelezettség kialakításához és a motivációhoz kapcsolódó viselkedési mintákat, a megfelelő és a korrekcióra szoruló vezetés jellemzőit.

18. táblázat: Az elkötelezettség kialakításához kapcsolódó viselkedési minták Megfelelő viselkedés Javításra szoruló viselkedés Aktívan menedzseli és kitartóan dolgozik azon,

hogy az érintettek elfogadják a projekt céljait

Nem tesz meg mindent a projekt iránti elkötelezettség kialakulásához, nem látja az érintettek érdekeit

Üdvözli a javaslatokat, ösztönzi mások kezdeményezéseit

A projektfeladatokra korlátozza munkatársai figyelmét, nem ismeri fel/el javaslataikat

Pozitív és lelkes, mosolyog, szolgáltatás-orientált, nem veszíti el a projekt célok követését

Idegesíti az embereket, a problémákra és kockázatokra fókuszál, lelkes, de elveszíti a projekt célok követését

Üdvözli a kritikát, mint az elkötelezettség egyik formáját

Nem tud mit kezdeni a kritikával és nem képes azt a projekt előnyére fordítani

Aktívan menedzseli a motivációs szinteket Nem foglalkozik a csökkenő motivációval A projekttervet csapatmunkává teszi A projekttervet áthárítja a projekt teamre

Mindig opciókat, alternatívákat keres, ha Beszámol a problémákról, mielőtt azokra

129 problémák merülnek fel megoldásokat keresne, másokra vár döntéshozatal

előtt

Tudja, mikor és hogyan vonhat be másokat Egyedül dolgozik

A projekt érdekében kimutatja akaratát Könnyen feladja és gyorsan demotivált lesz

Forrás: IPMA, 2006, 91.

12.2.3. Nyitottság

A nyitottság az a képesség, hogy másokban azt a hatást tudjuk kelteni, hogy bárki bátran megfogalmazhatja véleményét — akár nyugtalanságát és aggodalmát is — ha azzal a projekt javát szolgálja. A nyitottság teszi lehetővé, hogy mások tudását és tapasztalatát hasznosítsuk.

Mivel a projektmenedzser különböző szakemberekkel, szervezetekkel dolgozik, a nyitottság egy nagyon fontos kompetencia, hiszen a projekt team tagjai egy-egy területen biztosan több és alaposabb tudással rendelkeznek, mint a projektmenedzser. A team tagok közötti kapcsolatok építésében fontos szerepe van a kölcsönös elfogadottságnak, a bizalomnak és a megbízhatóságnak. Lényeges, hogy a projektmenedzser a „nyitott ajtó” elvét követi-e, vagyis minden projekt tag számára elérhetővé teszi magát. Ha a „körbesétálás” elvét követi, akkor minden projekt tag számára elérhető, de ezt egyben láthatóvá is teszi az egész projekt csapat számára. Lényeges jellemvonása a projektmenedzsernek, hogy mennyi információt oszt meg a projekt csapattal, mennyi információt tart vissza. Normálisan a projektmenedzsernek a lehető legtöbb, nem bizalmas, vagy titkos információt célszerű megosztani a team tagjai között.

Mindemellett a projektmenedzsernek kerülni kell a diszkriminációt, be kell tartani az esélyegyenlőség elvét, ami sok pályázat kötelezően előír. Ez utóbbi azt jelenti, hogy nem különböztethetők meg, illetve nem érheti hátrányos megkülönböztetés a projekt tagjai nemi, faji, politikai vagy szexuális orientációjuk miatt.

Az nyitottság kialakítása során az alábbi lépések nyújtanak segítséget a projektmenedzsernek:

 a nyitottsággal kapcsolatos politika, hozzáállás kialakítása;

 kezd a napot informális, személyes beszélgetésekkel;

 köszönd meg az információt és nyilváníts véleményt a párbeszédek során;

 nyitott kérdéseket tegyél fel;

 találj ki lehetőségeket a nyitottság ösztönzésére;

 nyilvánosan dicsérd meg a pozitív eredményt elérő kollégákat;

 tanulj minden helyzetből és folyamatosan javítsd módszereidet.

130

A 19. táblázat összegzi a nyitottsághoz kapcsolódó viselkedési mintákat, a megfelelő és a korrekcióra szoruló vezetés jellemzőit.

19. táblázat: A nyitottsághoz kapcsolódó viselkedési minták

Megfelelő viselkedés Javításra szoruló viselkedés Rugalmas, könnyen alkalmazkodik a változáshoz,

mindig a projekt érdekében jár el

Merev, nem szereti a változásokat, elfelejti a projekt érdekét

Nyitott a faji, szexuális, vallási, kulturális és a korlátozott munkaképességből adódó különbözőségek iránt

Figyelmen kívül hagyja a faji, szexuális, vallási, kulturális és a korlátozott munkaképességből adódó különbözőségek iránt

Jól menedzseli az együttműködéseket Feladat-orientált, úgy menedzseli a teamet, mint egy gépet

Széleskörű tudása van, képes érthetően kommunikálni

Nem képes mások számára felfogható és érthető módon kommunikálni

Nyitott és pozitív hozzáállása van, realista és optimista

Pesszimista, becsukja a szemét a problémák előtt

Bizalmi légkört teremt Bizalmatlannak tűnik

Aktívan megközelít másokat és ő is könnyen megközelíthető

Mások kezdeményezésére vár, visszafogott és bizalmatlan

Forrás: IPMA, 2006, 99.

12.2.4. Kreativitás

A kreativitás azt a képességet jelenti, hogy originális gondolkodunk és cselekszünk. Nem feltétlenül a projektmenedzsernek kell a projekt team legkreatívabb tagjának lenni, sőt ez akár hátrányos is lehet, mindenesetre biztosítani kell a kreatív légkört, a kreatív gondolatok és javaslatok felszínre kerülését. A projekt menedzsernek képesnek kell lenni a projekt érdekében eldönteni, hogy a kreatív megközelítés megfelelő-e a megoldás keresésében. Ő dönt, hogy érdemes-e, szükséges-e brainstorming-ot (ötletrohamot) tartani vagy más módon kívánnak kreatív megoldást találni. Nagyon fontos, hogy a team tagjai más nézőpontból közelítsék meg a problémákat, kombinálják a különböző eszközöket, tudást, intuíciókat és korábbi tapasztalatokat.

Az kreatív légkör kialakításához az alábbi lépések nyújtanak segítséget a projektmenedzsernek:

 felismerni azokat a helyzeteket, ahol problémát kell megoldani, új kihívások vannak, új koncepcióra, kreatív megoldási alternatívákra van szükség;

 meghatározni azokat, akik érdemben hozzá tudnak járulni egy kreatív megoldás megtalálásához, legyenek azon a team tagjai, vagy külső szereplők;

131

 össze kell hozni, leültetni a kreatív megoldás lehetséges kitalálóit, elmagyarázni számukra a problémát, felkérni őket képzelőerejük használatára;

 a lehető legtöbb ötlet gyűjtése, lehetőleg vita nélkül;

 minden felmerült ötlet értékelése és rangsorolása;

 a legjobb ötletek megvalósíthatóság és a hatások, következmények felbecsülése, a megvalósítandó ötlet kiválasztása;

 a kiválasztott ötlet megvalósítása;

 a tapasztalatok dokumentálása és alkalmazása a jövőbeni projektek során.

A 20. táblázat összegzi a kreativitáshoz kapcsolódó viselkedési mintákat, a megfelelő és a korrekcióra szoruló vezetés jellemzőit.

20. táblázat: A kreativitáshoz kapcsolódó viselkedési minták

Megfelelő viselkedés Javításra szoruló viselkedés Kreatív, üdvözli a kihívásokat, nyitott az új

ötletekre

Ragaszkodik az ismert és igazolt megoldásokhoz, fél az ismeretlentől

Optimista, hogy a kreatív ötletek elvezetnek a megoldáshoz

Visszautasítja a kreatív ötleteket, mint nem megvalósítható javaslatokat, anélkül, hogy értékeli azokat

A különbségeket új megoldásokkal hidalja át Nem képes különböző koncepciók integrálására Új koncepciókat, eszközöket, módszereket

alkalmaz

Nem tudja elfogadni új koncepciók, módszerek alkalmazását a megoldáskeresésben

Ösztönzi az embereket, hogy jöjjenek elő új megoldási javaslatokkal, felismeri a lehetőségeket, szervezi a kreatív megoldás keresésének folyamatát

Mindig bizonyított eljárások után kutat, bizonytalan, nem támogatja a kreatív megoldás keresés folyamatát

Változásmenedzsment eszközöket használ Az eredeti céloktól eltérő megoldásokat nem támogat

Hallgat az érzéseire, a probléma megoldásban használja képzelőerejét, intuícióját

Csak azt fogadja el, ami modellezve van, elutasítja a megérzéseket és az intuíciót

Nem szokás megoldások után kutat a projekt érdekében, kreatív döntéseket hoz a kockázatok csökkentése érdekében

Kockázatkerülő, minden esetben elfogadja a status quo-t, még akkor is, ha a projekt változást igényelne

Forrás: IPMA, 2006, 102.

132

In document Regionális menedzsment (Pldal 127-132)