A célok szintjei és kiválasztásuk módszerei

Mindenkinek vannak céljai úgy a magánéletben, mint a munkahelyén, de a rendszerezettebb vagy jobban törekvő emberek le is írják ezeket a célokat. A tapasztalatok azt mutatják, hogy azok, akik

81 leírják céljaikat, hatékonyabbak, sikeresebbek céljaik elérésében. Tudni kell azonban, hogy céljaink nincsenek ránk írva, azokról akkor szerez tudomást a környezetünk, ha azt elmondjuk vagy kommunikáljuk valamilyen formában. Azonban céljaink még így sem nyilvánvalók mások, jellemzően a munkatársak számára. Különböző emberek különbözően interpretálják a célokat, amit jelentősen befolyásol képzettségük, értékrendjük, érdeklődési körük, pillanatnyi lelkiállapotunk stb. Lényeges tehát a projektmenedzsereknek megjegyezni, hogy a fejünkben lévő CÉL, EREDMÉNY, KIMENET halmaz nem feltétlenül jelenti ugyanazt a kollégák számára.

Tovább bonyolítja a helyzetet, hogy nemcsak egy-egy célról, eredményről kell egyeztetni, mivel a projektek jellemzően több célt tartalmaznak és sokszereplősek, sokszor több, illetve több típusú szervezet együttműködésében valósulnak meg. Éppen ezért kell egy olyan mechanizmus, ami tisztázza és logikailag rendszerezi a célokat.

A célok ki- és megválasztásánál fontos tudni, hogy a projektek megvalósítását egyetlen dolog motiválja: a kívánt cél(ok) elérése. Tipikus projektcélok lehetnek a következők:

 új tudás létrehozása;

 a profit növelése;

 a település, régió versenyképességének növelése;

 új vállalatirányítási rendszer bevezetése;

 stb.

Jelentéssel bíró és lényeges projektcélok megfogalmazása minden esetben a nyelv megfontolt használatával, jól kiválasztott szavak, igék alkalmazásával kezdődik. Különböző fogalmak, koncepciók más és más képzettársítással járnak, sőt magának a célnak, mint fogalomnak is számtalan interpretációja létezik. Az angol nyelvben például célnak tekintjük a következő fogalmakat: goal, purpose, aim, output, outcome, intention, result, expectation and vision. Az adott fogalmat használó személy számára egyértelmű lehet a cél megfogalmazása, de a kollégái számára, még ha hosszabb ideje együtt is dolgoznak, eltérő értelme lehet mondanivalójának. A helyzetet tovább bonyolítja, ha olyanoknak kívánjuk elmagyarázni céljainkat, akikkel korábban nem volt kapcsolatunk.

Az elmondottak értelmében célszerű tisztázni és logikusan rendszerezni a célokat. Különben úgy járhatunk, mint a menedzsment irodalomban többször hivatkozott tanmese résztvevői, a hat vak bölcs, akik ahányan próbálták elképzelni, mindenki mást gondolt az elefántról.

Vakok és az elefánt John G. Saxe verse

Hat hindosztáni férfiú buzgón tapogatott Egy elefántot, mert olyat még sose láthatott, Lévén, hogy szegény, mind a hat vak hindosztáni volt.

82

Az egyik tapogatja csak robosztus oldalát, És máris mondja, vágja rá a bölcs szentenciát:

„Akár a fal, éppoly lapos az elefánt! Nahát!”

Agyart érint a második, símát és hengerest, és egy kissé bökőset is, hűvöset és hegyest.

„Lándzsaszerű az elefánt”, állítja egyenest.

A harmadiknak a keze, ahogy nyúlkál haránt, Egy tekergő tömlőhöz ér; merészen beleránt.

„Értem!”, kiáltja fennen ő, „Kígyó az elefánt!”

A negyedik egy térd körül motoz. Keze mohó.

„Csodálatos formája van”, lelkendezik, „Hohó!

Fatörzsszerű az elefánt, ez már nyilvánvaló!”

Az ötödik véletlenül fület fog, melyhez ő vakon is jól ért. Válasza az itt következő:

„Az elefánt vékony, s lebeg, akár a legyező.”

A hatodik egy ideig a semmibe kapkodott, Aztán egy csápoló farkat a markába ragadott.

„Kötélforma az elefánt”, imígy nyilatkozott.

A hindosztáni, mind a hat bőszen vitatkozott;

Amit tapasztalt, ahhoz mind vadul ragaszkodott.

S lám, mindnek volt igaza is, s mind is csalatkozott.

TANULSÁG

Ha egyik teológus a másikkal disputál, Egyik sem érti, hogy amaz miről is prédikál.

Nem látott elefántot, így értetlenül bírál!

A fenti vershez hasonlóan a projekt teamek tagjai is ritkán definiálják azonosan céljaikat és azok megvalósításához szükséges tevékenységeiket. Ez a félreértés, félreértelmezés azután számos komolyabb probléma forrásává válhat, aminek az a következménye, hogy a projekt nem valósul meg határidőre, vagy ami még rosszabb, nem éri el a kívánt eredményt. Ezekre a nem kellően definiált, többértelmű célokat követő projektekre a vállalati gyakorlatban számtalan termék és szolgáltatás esetét lehet megemlíteni, amelyekre a piacnak nincs szüksége, vagy azokat a jelentős forrásból létrehozott informatikai rendszereket, amit senki vagy alig használnak.

A célok hierarchiájának, a jól definiált és egymásra épülő célok szintjeinek tisztázása nagyban segíti ezeknek az eseteknek az elkerülését. A céloknak az alábbi négy szintjét különböztethetjük meg (Schmidt, 2009):

83

 Átfogó cél: magas szintű, átfogó kép, vízió, globális stratégiai- vagy programcél, aminek megvalósulásához hozzájárul a projekt;

 Projekt cél: hatás vagy magatartásbeli változás, amit a projekt eredmények elérésétől várunk;

 Eredmény: specifikus eredmény, amelyet a projekt feladatok végrehajtása során el kell érni;

 Tevékenységek: azok a feladatok és aktivitások, amelyek az eredmények eléréséhez szükségesek.

A célok mindegyik szintje egy-egy jól elkülöníthető koncepciót, stratégiai hipotézist takar, mindegyik célnak egyedi és precíz jelentése van. Nemcsak véletlenszerűen kerültek egymás alá-fölé, hanem olyanok, mint a létra fokai, segítségükkel fegyelmezetten el lehet készíteni a projekt dizájnját. Összefoglalóan azt lehet mondani a célok szintjeivel kapcsolatban, hogy a projekt team menedzseli a tevékenységeket, amelyek által létrejönnek az eredmények annak érdekében, hogy a projekt célt elérjük, amelyek hozzájárulnak az átfogó célhoz.

A projekt team ellenőrzése alatt elsősorban a projekt tevékenységek állnak, amelyek minősége, színvonala jelentősen befolyásolja az eredményeket. Fontos különbséget tenni az eredmények és a projekt célok között. Az eredmények olyan projekt kimenetek, amelyeket a projekt team felügyeletével, illetve részvételével hajtanak végre, és ők is felelősek azok teljesítéséért. A projekt célok nem állnak közvetlenül a projekt team kontrollja alatt. Az átfogó célok pedig általános, globális, magas szintű célok, amelyeket a projekten kívüli tényezők is befolyásolnak.

17. ábra: Az ázsiai cigánymolylepke invázió elleni harc cél-fája

Forrás: Schmidt, 2009, 36.

84

A jó projekt terv egyértelműen meghatározza a projekt célt és az átfogó célt, amiből csak egy-egy kerül meghatározásra, szemben a számtalan projekt eredménnyel, amelyek tovább bonthatók még nagyobb számú projekt feladatra. A célok hierarchikus felépítését vizuálisan is lehet ábrázolni, amit célfának nevezünk. A megfelelően összeállított cél-fa lentről felfelé való olvasásakor a MIÉRT? kérdést válaszolja meg, míg a felülről lefelé való olvasás során a HOGYAN?-ra kell választ kapnunk. A célfában a nyilak felefelé mutatnak és tartalmazzák a projekt kulcselemeit, azok között kapcsolatokat. A 16. ábrán látható ázsiai cigánymolylepke invázió elleni küzdelmet célul kitűző projekt célfájában szereplő „A molylepkék kiirtása Washington államból” céllal kapcsolatban az a kérdés tehető fel, hogy „Miért csinálják?”. Erre a kérdésre az a válasz, hogy

„Megmentsük az erdőket és megőrizzük az életminőséget Kanada Észak-nyugati részén”.

„Hogyan csináljuk?” „A felderített molylepkék kiirtásával” és az „Új molylepkék megjelenésének megakadályozásával”.

Összegzésképpen megállapítható, hogy a célfa inkább csak projekt illusztrációnak tekinthető, hiszen nem tartalmaz minden lényeges részletet, feltételezést és a számszerű eredmények sem olvashatók le róla. Ezek a projektjellemzők a logikai keretmátrixban jeleníthetők meg, amelynek részleteit a következő fejezetben mutatjuk be.

85