Mérföldkövek

Az ütemtervkészítés egyik legfontosabb feladata a projekt mérföldköveinek meghatározása.

Mérföldkő alatt a projekt egy meghatározó eseményét értjük. Egy mérföldkő lehet, egy tevékenység eredménye, egy résztermék elkészülte, de nem feltétlenül az.

Például, ha a terv egy autópark beszerzése, akkor a tervezési fázison belül lehet egy mérföldkő a vállalat arculatához illő szín kiválasztása, ahogy egy másik mérföldkő esetleg a márka vagy a lehetséges márkák meghatározása. A végrehajtási fázisban mérföldkő lehet a vezetőségi autók megérkezése, vagy a középkategóriások átadása. De lehet, hogy a célszerűbb más mérföldköveket választani. Tegyük fel, hogy olyan autóparkot vásároltunk, amely nagyobb, mint ami a vállalati parkolóban elfér, mivel feltéteztük, hogy nem itt fognak állni a járművek. Éppen ezért mondjuk, mérföldkőnek választhatjuk, amikor megérkezik az autók 25%-a, mert ezzel megtelt a parkoló. Ekkor a végrehajtás (leszállítás) során más jellegű feladatok is szükségesek lesznek. Például szoros összhangba kell kerülni a szállítókkal, mert csak annyi autót hozhatnak, amennyit már üzembe helyeztek, és elhagyta a parkolót, vagy épp fordítva, mire megérkeznek a szállítók, fel kell szabadítani a megfelelő mennyiségű helyet.

A lényeg, hogy mérföldkőnek a projekt vagy egy fázis meghatározó eseményét válasszuk, amely valamilyen szempontból tényleges határpontként viselkedhet.

39. ábra Projekt mérföldköveinek táblázata

A táblázat utolsó oszlopa csak biztos információk esetén meghatározandó. Ne feledjük, hogy éppen az ütemezést készítjük most elő. Vannak azonban olyan mérföldkövek, amelyeknek

Fázis Mérföldkő neve Dátum

PM megrendelés 2017. március 17.

Ház: tervezés, kialakítás és tesztelés megrendelés 2017. Május 02.

Gépezet: tervezés, kialakítás és tesztelés megrendelése 2017. Május 02.

Gépezet:, gyártási terv jóváhagyása 2017. augusztus 17.

Gépezet: tesztelési terv jóváhagyása 2017. szeptember 06.

Ház: gyártási terv jóváhagyása 2017. szeptember 22.

Ház: tesztelési terv jóváhagyása 2017. október 17.

Integrációs tesztelési terv jóváhagyása 2017. november 03.

Ház: funkcionális tesztelés (lezáró) 2017. december 28.

Gépezet: funkcionális tesztelés (lezáró) 2018. január 17.

Prototípus: funkcionális tesztelés (lezáró) 2018. március 23.

Próbaüzem lezárása 2018. július 20.

Záró konferencia 2018. augusztus 29.

Projektzáró értekezlet 2018. október 01.

Utóértékelés Projektértékelő értekezlet 2018. október 08.

Előkészítés

Tervezés

Megvalósítás

Zárás

rendkívül fontos, pl. egy szerződésben már rögzített határideje van. A számtalan ilyen lehetőség közül nem nehéz példákat találni. Egy szerződés megkötése a megfelelő naptári évben pénzügyileg sokat jelenthet. Az első fagy előtt befejezni egy építkezési folyamatot életbevágó lehet ahhoz, hogy ne menjen kárba az eddigi munka. Vegyük észre: az első példa, a szerződéskötés, határozott és egyértelmű időpont, megállapítása nyilvánvaló. A második példa, egy természeti jelenség, amelynek időpontja előre nem ismert. Éppen ezért a tervezésnél egyaránt fontos feltüntetni, hogy mi az, amihez tényleg kötjük (első fagy), és egy jól megalapozott dátum, amellyel tervezni lehet a továbbiakban. A kettő közül a megvalósítás során egyik sem csúszhat. Azonban a felelősségre vonás és a hiba következményei a két esetben mások lehetnek. Ha nem lesz kár a csúszásból a fagy elmaradása miatt, akkor figyelmeztetés, egyszerű megrovás elegendő lehet. Ellenkező esetben pedig tudni kell, hogy milyen módon lehet a kárt elszámolni.

A mérföldkövek listája átlagos projekt esetén még áttekinthető szokott lenni, mert értelmesen nem lehet túl sok mérföldkő, vagyis túl sok, a projekt menetét meghatározó esemény. A következő ábrán egy projekt és alprojektjeinek a főbb mérföldkövei láthatóak:

40. ábra Projekt mérföldkövek grafikusan (Gantt diagram)

5.3.6. Tevékenységek

Miután elkészültünk a mérföldkövekkel, elkezdődik a mélytervezés. Ennek az elnevezésnek az indoka, hogy ettől a szinttől kezdve túl sok pontból áll az ütemterv ahhoz, hogy egyetlen (legtöbbször szinte kezelhetetlenül óriási) listán látható legyen. Tevékenységből már nagyon sok is lehet egy-egy mérföldkő eléréséhez. Tevékenység alatt megvalósítási eljárások egy olyan összetartozó, homogén halmazát értjük, amely a projekt egy önálló darabkájának elkészültéhez szükséges. Tevékenység például egy terv, mondjuk a pénzügyi terv elkészítése. Tevékenység egy számítógépes program – vagy méretétől függően egy programrészlet – megalkotása. Tevékenység egy építkezési munkaegység, mondjuk egy ház alapozása. A tevékenység tehát már kézzel fogható körülhatárolt egységei a projektnek, de még részekre, feladatokra bontható.

5.3.7. Feladatok

A feladatok a projekt eredménytermékeinek a megvalósítását célzó, összetartozó munkaegységek halmaza. Ezek meghatározása a projekt tervezésének az egyik legkritikusabb része. A végrehajtás során az itt meghatározott feladatokat kell majd a meghatározott erőforrásoknak a részletesen meghatározott sorrendben végrehajtani. Az ellenőrzés során néha van lehetőség, hogy az adott feladat eredménytermékét teszteljük, néha azonban az egyetlen mód a sikeres megvalósítás ellenőrzésére, ha azt megvizsgáljuk, hogy a kitűzött feladatok megvalósultak-e. (Ez esetben egy feladat teljesítése már részszámla kiállítására is lehetőséget nyújthat!)

Például egy ház alapozásánál utólag nem lehet megvizsgálni, hogy elég mély lett-e az alap.

Azt közvetlenül az ásás után kell megvizsgálni. Vagyis ebben az esetben lényeges, hogy a feladatok között ne csak az alap kiásása, de az ellenőrzés is szerepeljen. Egy informatikai rendszer kialakításakor van lehetőség tesztelésre, azonban minden lehetséges esetet előállítani néha túlzottan nehézkes vagy beláthatatlanul sok idő. Ezért lényeges, hogy a feladatok meghatározásakor a létrehozandó programrészlet feladata megfelelően meg legyen határozva a programozó számára, és a feladatok között a tesztesetek megalkotása és elfogadása is szerepeljen. Ha pedig a biztonság kiemelten fontos, akkor a programrészlet kódját is vizsgálják meg, és ne (csak) annak működését!

A feladatok meghatározásakor tehát munkaegységeket definiálunk, elemi szinten tervezzük meg a projekt minden részletét. Gyakorlatilag ez a projekt előzetes, fejben történő lefuttatását kell jelentse. A különbség, hogy például egy autóváz meghegesztése tervezéskor ez nem kerül annyi időbe, mint a megvalósításkor, de időt kell szakítani, körültekintően megállapítani, hogy a hegesztés során mire kell feltétlenül figyelni.

Hangsúlyozva még egyszer: a végrehajtás szóljon a végrehajtásról, a tervezés a tervezésről.

Nem maradhat olyan pont, amelyet a végrehajtás során kell kitalálni, nem állhat elő olyan pillanat, hogy a szakemberek ne tudják, mi az éppen aktuális feladatuk vagy a következő lépésük.

A következő ábrán egy feladatokra lebontott projektrészlet látható:

41. ábra Projektütemterv-részlet feladatokkal

A teljes projekt az összes feladat megjelenítése esetén már vizuálisan igen nehezen követhető lenne, de erre nincs is szükség. Ne felejtsük viszont el, hogy minden egyes feladatokhoz fontos további adatok is tartoznak: függőségeik, ütemezésük és erőforrásaik (ez utóbbiak tervezését a „Az emberi erőforrások tervezése” fejezetben vizsgáljuk meg). Az így teljes ütemtervből már igazán sok és hasznos információ szűrhető le.

42. ábra Projektütemterv részlet feladatokkal és erőforrásokkal

Az ütemtervkészítés végén érdemes átalakítani a Gantt diagramot hálódiagram formára.

43. ábra Hálódiagram

A hálódiagram-megjelenítési mód esetén kevesebb információhoz jutunk az egyes feladatok ütemezéséről, erőforrásairól és az esetleg még hozzájuk rögzített paraméterekről, de sokkal többet látunk az egyes feladatok kapcsolatáról. Itt szokott kiderülni, hogy melyek azok a feladatok, amelyeknek a függőségeit elfelejtettük rögzíteni.

