A kockázatkezelés folyamata és adminisztrációja

A kockázatkezelésnek minden projekt esetében a lehető legszigorúbban szabályozottnak és dokumentáltnak kell lennie.



A kockázatkezelés hiánya vagy szabályozatlansága nem lehet kockázat!

Egyetlen kockázat sem maradhat feltáratlan, egyetlen kockázat sem maradhat részletes elemzés nélkül, és minden kockázathoz rendelni kell felelőst, és ez elhárításához rendelt határidőt. A kockázatkezelés további fontos feladata a maradványkockázat meghatározása, vagyis a kockázatkelési intézkedések megtétele után fennmaradó (modult) bekövetkezési valószínűség és hatás rögzítése. A kockázat kezelése során az alábbiakat kell mérlegelni:

 Mi az azonosított kockázat?

 Mi az adott kockázat kiváltó oka?

 Mi a kockázat jellege, hatása a projekt megvalósítására:

– súlyos: a projekt határidőre történő megvalósítását veszélyezteti és/vagy a projekt megvalósítási költségeinek jelentős növekedésével jár;

– átlagos: valamely feladat határidőre történő megvalósítását veszélyezteti és/vagy a projekt megvalósítási költségeinek kismértékű növekedésével jár;

– alacsony: bármely egyéb esetben.

 bekövetkezési valószínűsége;

A valószínűség meghatározásánál nem árt az óvatosság. Pl. annak valószínűsége, hogy „A” esemény bekövetkezik, ha „B” esemény bekövetkezik, szinte soha nem azonos annak valószínűségével, hogy „B”

esemény bekövetkezik, ha „A” esemény bekövetkezik. Ezt azonban rendkívül hajlamosak vagyunk nem figyelembe venni.

 A kockázattal érintett feladat vagy feladatok.

 Hogyan lehet a kockázat valószínűségét csökkenteni? Milyen intézkedések szükségesek ahhoz, hogy a kockázat bekövetkezési valószínűsége egy elfogadható szintre csökkenjen?

 Hogyan lehet a kockázat bekövetkezése esetén annak hatását csökkenteni? Milyen intézkedésekkel lehet ezt elérni?

 Mekkora lesz a maradványkockázat?

 Mekkora a maradványkockázat bekövetkezési valószínűsége?

 Mi a maradványkockázat (módosult) hatása?

A kockázatkezelési intézkedések tipikusan öt kategóriába sorolhatóak:

 Elkerülés: Olyan ellenintézkedések foganatosítása, amelyek megszüntetik a bekövetkezés valószínűségét vagy projektre gyakorolt hatását. Jellemzően magas bekövetkezési valószínűségű, és magas hatással rendelkező kockázatok esetén alkalmazzuk.

 Valószínűség csökkentés: Olyan intézkedések végrehajtása, amelyek a projekt által elfogadható szintre csökkentik a kockázat bekövetkezési valószínűségét. Jellemzően magas bekövetkezési valószínűségű, de kisebb hatással rendelkező kockázatok esetén alkalmazzuk.

 Vészforgatókönyv: Olyan intézkedési terv készítése, amely bekövetkezés esetén alkalmazható, és csökkenti a kockázat hatását. Jellemzően alacsony bekövetkezési valószínűségű, de magas hatással rendelkező kockázatok esetén alkalmazzuk.

 Elfogadás: A projektvezetés döntése alapján a kockázat bekövetkezésének lehetőségét a projekt elfogadja. Jellemzően alacsony bekövetkezési valószínűségű és alacsony hatással rendelkező kockázatok esetén alkalmazzuk; valamint olyan esetekben, amikor az intézkedés költségei meghaladják a kockázat által okozható kár mértékét.

 Átruházás: A csökkentés egy speciális esete, amikor a kockázat hatásait egy másik félre hárítjuk, pl. szerződéses kötbér, biztosítás stb. segítségével.

Kockázatleíró sablon

 A kockázatleíró sablon célja, hogy minden kockázat folyamatosan nyilván legyen tartva. Legfontosabb adattartalma a következő:

Elkészítési dátum Projektvezető neve Kockázatot rögzítő személy Kockázat azonosításának dátuma

Kockázat rövid neve Azonosító

Kockázat leírása Szabad szöveges leírás

Kockázat jellemzői Kulcsszavak

A kockázat felmerülésének előzetes jelei Szabad szöveges leírás Kockázat oka, kiváltó oka (trigger) Lista vagy szabad szöveg

Tématerület Lista vagy szabad szöveg

Hatás leírása Szabad szöveges leírás

Hatás – jogi kritikus - normál v. 1-10

Hatás - költség kritikus - normál v. 1-10

Hatás - terjedelem kritikus - normál v. 1-10

Hatás - határidő kritikus - normál v. 1-10

Hatás - minőség kritikus - normál v. 1-10

Bekövetkezés valószínűsége kritikus - normál v. 1-10

Valószínűség indoklása Szabad szöveges leírás A kockázati kitettség eredménye Számított: hatás x valósz.

Besorolása Alacsony, normál, magas

Kockázatkezelési javaslatok Szabad szöveges leírás Kezelési javaslat típusa Elfogadás, elkerülés, megosztás,

visszatartás, módosítás Kezelési javaslat rövid leírása Szabad szöveges leírás Kezelésért felelős személy

Kockázatkezelés részletes bemutatása Szabad szöveges leírás Kezelés várható átfutási ideje

Maradványkockázat hatása – jogi kritikus - normál v. 1-10 Maradványkockázat hatása – költség kritikus - normál v. 1-10 Maradványkockázat hatása - terjedelem kritikus - normál v. 1-10 Maradványkockázat hatása - határidő kritikus - normál v. 1-10 Maradványkockázat hatása - minőség kritikus - normál v. 1-10 Maradványkockázat valószínűsége kritikus - normál v. 1-10 Kezelt kockázati kitettség (maradványkockázat) Számított: hatás x valósz.

Aktuális státusz

Feladatok megnevezései lista

Feladatok határideje lista

Feladatok felelősei lista

Megjegyzés Jóváhagyó Kockázati lista

A kockázati lista az egyes kockázatok adataiból képzett táblázat.



A kockázati listát folyamatosan frissíteni kell! A kockázatkezelés egyik alapvető információja, hogy egy adott időszakban milyen kockázatok kerültek fel a listára, és melyek kerültek ki onnan.

Kockázati térkép

A kockázati térkép a kockázatok bekövetkezési valószínűségének és hatásának grafikus megjelenítésére szolgál. Rendkívül áttekinthetően képes bemutatni az egyes kockázatok helyét a bekövetkezés valószínűségének és a kockázat hatásának a függvényében.

60. ábra Kockázati térkép



A kockázati térképet is folyamatosan frissíteni kell! A kockázati térkép nem helyettesíti, de jól kiegészíti a megfelelő kockázatkezelés eljárásokat.

Azt sem szabad elfelejteni, hogy a kockázatok bekövetkezésének valószínűsége és hatás mértéke, jellege csak részben független egymástól. Könnyen előfordulhat, hogy egy kockázat kezelésekor a bekövetkezési valószínűség csökkentésére irányuló erőfeszítésünk eredményeképpen növekedni fog a kockázatnak a projektre gyakorolt hatása, vagy fordítva:

ha csökkenjük egy kockázatnak a projektre gyakorolt hatását, akkor növekedni fog a bekövetkezés valószínűsége.

Jellemzően komplexen kell vizsgálni az „átruházást”-t, mint kockázatkezelési megoldást. A projektvezetés számára előnyös lehet a kockázat átruházása valamely beszállítóra, alvállalkozóra, azonban ezzel sok esetben azonnal meg is növeljük az adott kockázat bekövetkezési valószínűségét, hiszen a beszállító, alvállalkozó nem biztos, hogy képes lesz elhárítani a kockázatot.

61. ábra Kockázatok kezelése, maradványokockázatok

Rendszeres kockázatkezelési jelentések

A rendszeres (periodikus) kockázatkezelési jelentés tartalma ugyancsak igen hasonlatos a rendszeres előrehaladási jelentések tartalmához, azzal az eltéréssel, hogy a kockázatok kezelésének előrehaladását rögzíti. A rendszeres kockázatkezelési jelentések legfontosabb részei:

 A jelentés dátuma és időpontja, a jelentésben vizsgált időszak, a jelentés készítője;

 Az időszak alatt azonosított kockázatok, azok hatása a projektre, az elhárítás módja, felelőse és határideje;

 Az időszak alatt elhárított kockázatok;

 Az időszak alatt módosult állapotú kockázatok, azok hatása a projektre, az elhárítás módja, felelőse és határideje;

 A vizsgálathoz felhasznált információforrások;

 Vezetői beavatkozás szükségessége;

 Feladatok, határidők, felelősök.

In document 1 Dr. Révész György - Révész Péter: A projektek előkészítésének és felügyeletének képeskönyve (Pldal 190-195)