A kiegészítő tervek

Amint elkészültek az alapvető projekttervek, az ütemterv, az erőforrásterv, a pénzügyi terv, a minőségbiztosítási terv és meghatározásra került a dokumentációs rend, neki lehet állni a kevésbé látványos, de legalább annyira fontos kiegészítő tervek készítésének. Kiegészítő tervek, mert bármelyik elkezdéséhez szükséges, hogy az alapvető projektterveket már előzőleg elkészítsük. E kiegészítő tervek elkészültével a projekt tervezési fázisa befejeződik, ellenőrzése és elfogadása után kezdődhet majd a végrehajtás.

Az előző fejezetben tárgyalt, fő tervek elkészítése minden esetben a projektmenedzser felelőssége és a projektvezetés feladata. Azok elkészítése minden esetben kötelező, a legapróbb (bár mint beszéltük, azért racionális) részletekig. A projektcsapat bevonhat másokat támogatásért, de mindenképp képesnek kell lennie a terveket létrehozni, és tökéletesen érteni kell tartalmuk minden morzsáját.

A kiegészítő tervek fontossága csak árnyalatnyival kisebb, és létrehozásuk ugyanúgy elengedhetetlen. Azonban a projektek és célok komplexitásának növekedésével e tervek mérete és összetettsége nagyon különbözhet. A következőkben szeretnénk megmutatni, hogy e tervekre is szükség van, és szeretnénk segítséget nyújtani ahhoz, hogy miképpen lehet kisebb projektek és feladatok esetén elkészíteni azokat. Azonban a jó projektmenedzser fontos tulajdonsága, hogy tisztában van mások és saját képességeivel egyaránt. Így összetettebb (kockázatosabb, drágább vagy nagyobb nyilvánossággal, több érintettel rendelkező) projektek esetén ajánlott az adott területtel alaposan tisztában lévő tanácsadó bevonása is.



A kiegészítő tervezés során öt tervet kell létrehozni, a projekthez illő, racionális részletezettséggel:

 Kockázatkezelés terv: Célja a projekt kockázatainak részletes, tervezés szempontjából végső összegyűjtése. Segítségével a projekt végrehajtása során minden ismert kockázat esetén ismert lesz a cselekvési terv, a projekt meglepetésektől mentes még akkor is, ha nem a leginkább kívánt úton halad.

 Változáskezelés terv: Célja a projekt végrehajtása során előforduló változtatási szándékok kezelésének meghatározása. Segítségével mindenki számára elérhető lesz, hogy mely esetekben lehetséges, és mely esetekben nem lehetséges a változtatás, milyen módon kezdeményezhető változtatás, amikor ez lehetséges, és milyen lépéseken kell a változtatás során végigmenni, hogy a projekt továbbra is összefüggő és végrehajtható legyen.

 Beszerzési terv: Célja a projekt beszerzéseinek ütemezése és támogatása.

Segítségével a projekt költségvetésének hatékonysága növelhető. A beszerzési terv nélkülözhetetlen támogatást jelent a projektkontrolling és a vállalati pénzügy számára már egészen kicsiny projektek esetén is.

 Elfogadási terv: Célja a projekt leszállítandói számára az elfogadási kritériumok meghatározása. Segítségével a leszállítandók minőségellenőrzése, a mérföldkövek köré szerveződő feladatok lényegesen egyszerűsödnek. Összetettebb projektek esetén nélkülözhetetlen, de kisebb projektek esetén is célszerű külön elérhetővé tenni a feltételeket és részletezni a projektalapító dokumentumok megfelelő részeit.

 Kommunikációs terv: Célja a projekt külső és belső kommunikációjának megtervezése és szabályozása. Külső érintettek, nagyobb befolyású értintettek esetén súlyos károkhoz vezethet, ha nem megfelelően van elkészítve, de kisebb projekt esetén is segítséget jelent, ha tisztázott körülmények között szerveződnek a megbeszélések és értesítések.

Mindegyik terv esetén csupán azok tartalmát mutatjuk be, kellő segítséggel az önálló létrehozáshoz. Ezen tervek esetén ugyanis sokkal kevesebb az előre szabályozott vagy teljességgel elfogadott szabvány. A megadott tartalmaknak ugyanakkor valamilyen formában kötelező szerepelni a dokumentumokban.

6.1. A kiegészítő tervezés adatfolyamata

A kiegészítő tervek számára a már elkészült tervek közös alapot jelentenek.

 Forrásadatok, bemenetek:

 PAD,

 projektütemterv, projekt erőforrásterv, a projekt pénzügyi terve, minőségbiztosítási terv és dokumentációs rend,

 intézményi tudásvagyon,

 projektirányítási tudásvagyon.

 Eljárások, eszközök és módszerek:

 Tervezési eszközök, konzultációk

 Eredménytermékek, kimenetek:

 Teljes projektterv

6.2. Kockázatkezelési terv

A kockázatok elemzése már a projektötlet felmerülésének a pillanatában meg kellet, hogy kezdődjön. A projekt előértékelése során megállapítottuk azokat a jelentősebb

kockázatokat, amelyekkel foglalkoznunk kell (ld. „SWOT-elemzés, előzetes kockázat-felmérés”). A kockázatkezelési terv részletesen már felsorolja az összes előrelátható, a projekt során felmerülhető kockázati tényezőt. Egy alapos kockázatkezelési terv az alábbiakat tartalmazza:

 az összes előrelátható kockázat felsorolása;

 az egyes kockázatok bekövetkezési valószínűsége;

 a kockázat bekövetkezésének hatása a projektre;

 az egyes veszélyforrások összesített fontossága;

 azok az óvintézkedések, amelyek a bekövetkezési valószínűségeket csökkentik;

 azok a feltételes intézkedések, amelyek a bekövetkezés hatásait mérséklik;

 a felelősök és a határidők;

 a kockázatkezelés folyamata és annak felügyelete az egész projekt során.

6.2.1. A kockázatkezelés adatfolyamata Kockázatkezelési terv készítésének adatfolyamata:

 Forrásadatok, bemenetek:

 PAD,

 projekttervek,

 intézményi tudásvagyon,

 projektirányítási tudásvagyon.

 Eljárások, eszközök és módszerek:

 elemzés, konzultáció

 Eredménytermékek, kimenetek:

 kockázatkezelési terv

Kockázatkezelés (a kockázatkezelési terv megvalósításának) adatfolyamata:

 Forrásadatok, bemenetek:

 PAD,

 projekttervek,

 kockázatkezelési terv,

 előrehaladási jelentések,

 minőségbiztosítás jelentések,

 intézményi tudásvagyon,

 projektirányítási tudásvagyon.

 Eljárások, eszközök és módszerek:

 kockázatkezelési eljárás,

 elemzés, konzultáció.

 Eredménytermékek, kimenetek:

 kockázat-elhárítási lépések

6.2.2. A kockázatok kiváltó eseményei

A kockázatok részletes elemzésekor a kockázatokat kiváltó elemi eseményeket („triggereket”, kiváltó okokat) kell részletesen megvizsgálni,

mivel a kockázatok valószínűsége valójában a kockázatokat kiváltó események valószínűségének meghatározott függvénye.

Ez a függvény leggyakrabban az összes lehetséges kiváltó ok valószínűségének a maximuma, mert egy kockázat valószínűsége

a legtöbb esetben azonos a kiváltó események közül a legmagasabb valószínűségűnek a valószínűségével.

Leggyakoribb kockázatokat kiváltó események: