IV.) Jellemző kockázatok
5. A projekttervek készítése
5.5. Pénzügyi terv
5.5.2. A pénzügyi terv készítése
A részletes pénzügyi terv alapja az ütemterv és az erőforrásterv. A pénzügyi terv teszi lehetővé a projekt pénzügyi optimalizálását.
Bármely projekt könnyen végrehajtható, ha adnak egy nagy zsák pénzt az elején, hogy ebből gazdálkodjunk. Az esetek többségében azonban ez nem így van. Ezért a projektet is úgy kell tervezni, hogy a szükséges költségeket előre ismerjük.
A pénzügyi terv készítése során az erőforrástervhez és ütemtervhez szorosan kapcsolódó pénzügyi ütemezést kell tervezni. Ennek első lépéseként az erőforrástervben meghatározott erőforrások egységárát kell meghatározni. Az erőforráslistát most ki kell egészíteni minden olyan lehetséges költségforrással is, amely esetleg valamely indokból nem került fel az erőforrások közé.
51. ábra Erőforrásköltség táblázat
Az egységárak meghatározása után az erőforrástervvel kiegészített projektütemtervet ki kell egészíteni a költségekkel. Ezáltal egy újabb látványos ütemtervet, listát kapunk arról, hogy mely tevékenységek, erőforrások vagy időszakok drágák, melyek kevésbé, és amennyiben maradt még mozgástér, átcsoportosítással esetleg tovább csökkenthető-e a projekt költsége. (Ez a pont szorosan összefügg a mérföldkövek ellenőrzésénél felsorolt iteratív játékkal.)
52. ábra Emberi erőforrások terhelése és költségei
Az egységárakon alapuló tervezés révén az összes költséget pontosan hozzá lehet rendelni az erőforrásokhoz, és ha az erőforrások pontosan lettek hozzárendelve a feladatokhoz, és a feladatok kezdete és vége pontosan lett meghatározva, akkor a projekt költségeinek egy igen pontos előzetes terve fog rendelkezésre állni. Az egységárakon alapuló tervezésnek ugyanakkor az egyetlen hátránya is egyben, hogy minden egyes erőforrást kénytelenek vagyunk azonosítani és egységárral ellátni.
Ha csak egyetlen egy erőforrásunk (költséghelyünk) kimarad, akkor az egész tervezés hibás lesz.A részletes pénzügyi terv összeállításának kiindulási alapja a projektalapító dokumentumhoz elkészített, „Az előzetes pénzügyi terv készítése” fejezetben bemutatott terv. A részletezés során szokott a legegyszerűbben és a legpontosabban megvalósulni a szükséges beruházások, eszközök, szellemi termékek tételes összeírása. Ez a tábla a „Beszerzési terv, beszerzések, költségmenedzsment” fejezetben leírt, a későbbiekben majd részletesen kidolgozandó beszerzési terv összesített elemeit (a beszerzendő eszközök nevét) és mennyiségét, értékét tartalmazza.
53. ábra Eszközbeszerzés részletező tervtábla
Mivel az ütemterv és az erőforrásterv elkészítésének eredményeképpen rendelkezésünkre áll a megvalósításhoz szükséges pontos létszám mértéke, lehetőségünk van a „projekt szakmai megvalósításával összefüggő személyjellegű költségek és járulékaik” értékének pontos kiszámítása is. A bérjellegű költségek tervezése során ne felejtsük el, hogy ilyen költségünk három különböző forrásból is keletkezhet:
saját munkavállalóink munkaköri kötelessége teljesítésének eredményeképpen a projekten végzett feladatok munkabére,
saját munkavállalóink munkaköri kötelességén túli feladatainak a munkabére,
külső, megbízásos szakemberek a projekten végzett feladatainak munkabére.
Vigyázzunk, hogy a projektjeink pénzügyi tervei minden esetben legyenek összhangban az intézmény éves üzleti terveivel!Sokszor szokott problémát okozni, hogy a saját munkavállalóink munkaköri kötelessége teljesítésének eredményeképpen a projekten végzett feladatok munkabére szerepel az adott
Eszközigény Q1 Q2 Q3 Q4 Összesen
Eszközbeszerzés I. 0
Eszközbeszerzés II. 0
év üzleti terveinek bértömegében, de a saját munkavállalóink munkaköri kötelességén túli feladatainak a munkabére, amiért a munkabéren túli juttatás illeti meg őket, és a külső, megbízásos szakembereknek a projekten végzett feladatokra jutó munkabére sok esetben nem szerepelt még az év eleji üzleti tervben. Ezért rendkívül fontos az előzetes pénzügyi terv készítése, hogy az üzleti terv készítésekor már fel lehessen készülni az esetleg év közben induló projektek költségeinek a hatásaira.
A részletes pénzügyi terv mellékleteként érdemes egy összefoglaló táblázatot készíteni a bérjellegű költségek mértékéről és ütemezéséről.
54. ábra A projekt szakmai megvalósításával összefüggő személyjellegű költségek és járulékaik tervtábla
Erőforrás tevékenysége Q1 Q2 Q3 Q4 Összesen
portfólió menedzser 0,0
projekt menedzser 0,0
projekt asszisztens 0
beszerző 0,0
jogi szakértő 0,0
pénzügyi szakértő 0,0
minőségbiztosítás (heti 1 nap) 0,0
Projekt menedzsment költségek, közbeszerzés, projekt minőségbiztosítás,
stb. összesen (FTE / hó) 0 0 0 0 0
szakmunkatárs I. 0,0
szakmunkatárs II. 0,0
szakmunkatárs III. 0,0
informatikus I. 0,0
informatikus II. 0,0
informatikus III. 0,0
jogász I. 0,0
jogász II. 0,0
jogász III. 0,0
külső szakértő I. 0,0
külső szakértő II 0,0
adminisztráció, támogatás 0,0
A projekt szakmai megvalósításával összefüggő munkatársak, összesen
(FTE/hó) 0 0 0 0 0,0
Legvégül pedig részletesen át kell gondolni, hogy milyen feladatokra milyen alvállalkozókat, szakértőket, beszállítókat kell igénybe venni. Ez a tábla alkotja az összesítő táblázat
„mérnöki, szakértői díjak” sorának forrását.
55. ábra Mérnöki, szakértői díjakat részletező tábla.
Sok esetben az apróbb költségek, az állandó, rezsi jellegű kiadások tervezése komoly nehézségekbe ütközik. Nagyobb projekt vagy többprojektes portfólió esetén a tervezést és a felügyeletet a pénzügyi-számviteli rendszerrel összekapcsolva érdemes megvalósítani. Ez igen fontos annak érdekében, hogy a pénzügyi tervek adatait csak egyszer kelljen rögzíteni, és a tervek összevetése azonnal a pénzügyi-számviteli rendszerben rögzített tényekkel történhessen. Ezt a feladatot részletesebben a „Projektkontrolling” fejezetben elemezzük.
Az egyes erőforrások költségeinek megadása után már rendelkezésre áll a projekt fizetési ütemezése.
56. ábra Projektköltségek ütemterve
Tevékenység Q1 Q2 Q3 Q4 Összesen
Szakmai szakértői díjak
Nemzetközi szakértés 0
Matematikai szakértés 0
Közigazgatási jogi szakértés 0
Humánpolitikai és képzési szakértés 0
Szakmai szakértői díjak összesen 0 0 0 0 0
Technológai szakértői díjak
Adatvédelmi szakértés 0
Adatbázis tervezési szakértés 0
Architektúra tervezési szakértés 0
Technológai szakértői díjak összesen 0 0 0 0 0
Mérnöki, szakértői díjak összesen 0 0 0 0 0
A kifizetések göngyölt értékeinek meghatározása látványosan jelzi, hogy a projekt megvalósítása során milyen ütemezésben kell rendelkezésre állnia a finanszírozásra szánt összegeknek.
57. ábra Projektköltségek ütemterve, göngyölt értékek
A pénzügyi terv elkészültével kész a projekt erős, szilárd váza.Ennek lezárásakor már mindenki tudja, mi lesz a feladata, ezt milyen eszközzel és milyen alapanyagból hajtja végre, ehhez milyen költségei lehetnek, és mi a határideje.
A pénzügyi tervezés befejező feladata az előzetes pénzügyi terv készítése során elkészített több éves mérleg és eredmény-kimutatás tervek aktualizálása, végleges, pontos változatának elkészítése.