IV.) Jellemző kockázatok
4.1.7. Az előzetes pénzügyi terv készítése
A projektet elindító döntés előkészítésének egyik legfontosabb eleme egy jól alátámasztott, előzetes pénzügyi terv, amely tartalmazza a legfontosabb kiadásokat és a projekt jelentősebb pénzügyi eredményeit. Ennek első lépése a várható költségek összefoglalása, amihez össze kell gyűjteni mindazokat a várható kiadásokat, amelyek a projekt megvalósítása során felmerülhetnek. Ezeket az adatokat már az ötlettanulmány kialakítása során elkezdtük összegyűjteni, itt most tovább kell pontosítani az értékeket.
27. ábra Előzetes költségvetés, összesítő lap
Az „eszközbeszerzés” és az „immateriális javak beszerzése” sorokban értelemszerűen a beruházás jellegű eszközöket kell szerepeltetni. A „mérnöki, szakértői díjak” sorban kell szerepeltetni az összes vállalkozó, alvállalkozó, tanácsadó számára tervezett díjakat, a
Pontszám Súlyfaktor Számított
a projekt céljai 2 80% 32%
a projekt fontossága 5 80% 80%
a követelmények 2 80% 32%
a jogszabályok ismerete 3 80% 48%
kapcsolat a projektszponzorral 4 100% 80%
a kezdési időpont 5 100% 100%
a határidők 3 100% 60%
a szerződések 1 100% 20%
a kockázatok 1 100% 20%
a pénzügyi feltételek realitása 4 100% 80%
a pénzügyi tartalékok mértéke 2 100% 40%
a beszerzési eljárások 5 100% 100%
az erőforrások rendelkezésre állása 3 100% 60%
az erőforrások képzettsége 5 100% 100%
az erőforrások motivációja 5 100% 100%
az erőforrások érdekeltsége 3 100% 60%
a projekt technológiai környezete 3 100% 60%
a változatáskezelés 1 100% 20%
az érintettekel való kapcsolat 5 50% 50%
az érintettek erőforrásai 1 50% 10%
az érintettek erőforrásainak képzettsége 1 50% 10%
a tanácsadók az érintettek oldalán 3 50% 30%
a tanácsadók a projekt oldalán 5 50% 50%
munkakörülmények, projekt infrastruktúra 4 50% 40%
a mi PM erőforrásaink 4 50% 40%
minőségbiztosítás 4 50% 40%
A projekt szakmai megvalósításával összefüggő személyjellegű költségek és járulékaik ("bérek") Képzés
Kommunikáció, nyilvánosság biztosítása
Projekt menedzsment költségek, közbeszerzés, minőségbiztosítás
Projektköltség összesen 0 0 0 0 0
ezer Forint (nettó) Feladat
„projekt szakmai megvalósításával összefüggő személyjellegű költségek és járulékaik”
között pedig meg kell adni a projekthez teljes vagy részmunkaidőben hozzárendelt minden munkavállaló költségeit.
A projektköltségvetés készítése során azokat a bérköltségeket is meg kell határozni, amelyeket a belsős munkatársaknak „amúgy is”kifizetnénk, mert a projekt költségkalkulációja csak ilyen módon lesz pontos. Fontos azonban, hogy csak a projektre nézve releváns idejét számoljuk bele. Ha valakinek megosztott munkája van a projekt és más, eredeti tevékenysége között, a projekthez számolt bérköltségeit is arányosítani kell. Azért is fontos minden belső munkavállaló pontos bérét a projektköltségek között szerepeltetni, mert a legtöbb esetben olyan eredményterméket hoznak létre, amelynek pénzügyi kezelése alapvetően tér el a folyamatos termelőmunka elszámolásától („aktiválni” kell).
A „képzés”, a „kommunikáció és a nyilvánosság biztosítása” sorokban ezeknek az igen fontos, egyetlen projekt számára sem elhanyagolható feladatoknak a költségeit kell szerepeltetni. Mind a képzések, mind a kommunikáció során a belső és külső képzéseket, belső és külső kommunikációt egyaránt tervezni kell.
A projektmenedzsment, minőségbiztosítás és beszerzés költségeinek tervezéséről igen sokszor elfeledkezünk, amely a projektek súlyos problémáihoz szokott vezetni.
A projektek tervezésekor azonnal meg kell tervezni az üzemeltetési (fenntartási) költségeket is:
28. ábra Előzetes költségvetés, üzemeltetési költségek lap.
Az üzemeltetési költségeket a legegyszerűbb esetben kétfelé bontva lehet megadni. Az igénybevett szolgáltatások közé kell sorolni minden beszállítói, alvállalkozói költséget, a bérek és járulékok közé pedig minden, a saját munkatársainkra vonatkozó költséget. Az üzemeltetési költségeket legalább 3-4 évre előre érdemes megtervezni. Amennyiben a projekt fenntartásának jelentős az anyagigénye, akkor azt érdemes már külön sorban szerepeltetni.
Amint a projektet előkészítő csapat (amely sok esetben mindössze a leendő projektvezető és asszisztense…) meghatározta a projekthez szükséges pénzügyi erőforrások hozzávetőleges mértékét, össze kell állítani a minden döntéshozó pénzügyi szakember számára egyértelműen világos kimutatást. Leghasznosabb a „klasszikus”
mérleg/eredmény-X. év X+1. év X+2. év X+4. év Összesen ezer Forint
Üzemeltetési költségek (igénybevett szolgáltatások, nettó, évente) 0
Üzemeltetési költségek (bérek és járulékok, évente) 0
Üzemeltetési költség összesen 0 0 0 0 0
Feladat
ezer Forint
kimutatás formában annak megmutatása, hogy a projektnek milyen hatásuk lesz az intézmény pénzügyi mutatóira a megvalósítás ideje alatt, illetve az azt követő három-öt évben.
Ehhez igen fontos figyelembe venni, hogy a projektek megvalósításának minden esetben jelentős hatása van egy vállalkozás eredményére. Nagyobb projektek esetén meghatározó mértékű saját munka kerül aktiválásra, ami a megvalósítás éveiben az eredményt növeli. De soha nem szabad megfeledkezni arról, hogy a projekt zárását (aktiválását) követő években megkezdődik a projekt amortizációja, amely az eredményeket csökkenti.
Az előzetes pénzügyi terv készítése során legfontosabb azt figyelembe venni, hogy a projekt eredménytermékeinek megvalósítására fordított működési (OPEX) költségek a beruházási (CAPEX) költségekkel együtt, összeadva kerülnek aktiválásra, ha azok egyértelműen a projekt céljának megvalósítása érdekében merültek fel.A jól hasznosuló projekteknek ugyanakkor az árbevételre is komoly hatásuk van. Projektet nyilván csak akkor szabad indítani, ha ez jótékony, növelő hatással lesz a vállalkozás bevételeire, esetleg „csak” csökkenteni fogja a költségeket, de azt sem szabad elfelejteni, hogy egy sikeres projekt az intézmény hírnevének, „brand marketing” erejének növelése révén is hozzá tud járulni az eredményesség javulásához. Összességében a következő árbevétel- és eredménymódosító tényezőket érdemes figyelembe venni:
a beruházások (eszközök és immateriális javak) változása,
az aktivált saját munka értéke,
az árbevétel növelése a projekt eredményeképpen (termelékenység javulása),
a költségek csökkenése a projekt eredményeképpen (termelékenység javulása),
az árbevétel növelése a projekt eredményeképpen („brand marketing” javulása),
a projektek amortizációja.
A várható költségek és a várható eredmények felmérése eredményeképpen összeállítható a projekt mérlegre és eredmény-kimutatásra gyakorolt hatása.
29. ábra A projekt pénzügyi hatásának bemutatása, eredmény-kimutatás
30. ábra A projekt pénzügyi hatásának bemutatása, mérleg
A pénzügyi terv készítésének következő lépése a cash-flow terv elkészítése. Ez a terv lesz létfontosságú a pénzügyi szervezeti egységnek, amely ennek segítségével tudja beépíteni a
adatok eFt-ban 1. Projektév 2. Projektév 3. Projektév 1. Követő év 2. Követő év 3. Követő év 4. Követő év Értékes ítés nettó á rbevétel e
adatok eFt-ban 1. Projektév 2. Projektév 3. Projektév 1. Követő év 2. Követő év 3. Követő év 4. Követő év Imma terá l i s ja va k
adatok eFt-ban 1. Projektév 2. Projektév 3. Projektév 1. Követő év 2. Követő év 3. Követő év 4. Követő év Jegyzett tőke
Tőketartal ék Eredménytartal ék Lekötött tartal ék Mérl eg s zeri nti eredmény Sa já t tőke
projekt költségeit az intézmény cash-flow terveibe. A kiadások és várható bevételek mellett itt már azt is érdemes feltüntetni, hogy mikor veszünk igénybe külső finanszírozási eszközöket, hitelt, pályázati támogatást, alapítói hozzájárulást, illetve ezeket mikor és miképpen fizetjük vissza.
31. ábra Cash-flow terv
Az előzetes pénzügyi tervhez csatolni kell a főbb pénzügyi mutatók értékeinek alakulását is.
Ezek többségét a mérleg- és eredmény-kimutatás tervek adatainak felhasználásával lehet kiszámolni. Javasolható az alábbi mutatók megadása:
Eredményességi mutatók:
Eszközarányos árbevétel = értékesítés nettó árbevétele / eszközök összesen Tőkearányos árbevétel = értékesítés nettó árbevétele / saját tőke
Tőkearányos eredmény = mérleg szerinti eredmény / források összesen
Likviditási mutatók:
Likviditási mutató = forgóeszközök / rövid lejáratú kötelezettségek
Likviditási gyorsráta = (forgóeszközök – készletek) / rövid lejáratú kötelezettségek
Tőkestruktúra mutatók:
Eladósodottság = kötelezettségek / források összesen Idegen - saját tőke arány = kötelezettségek / saját tőke
adatok eFt-ban 1. Szokásos tevékenységből származó pénzeszköz változás (Működési
cash flow)
Adózás előtti eredmény (+/-) Elszámolt terv szerinti amortizáció (+) Befektetett eszközök értékesítésének eredménye (-/+) Egyéb rövid lejáratú kötelezettségek változása (+/-) Passzív időbeli elhatárolások változása (+/-) Vevőkövetelés változása (-/+)
Forgóeszközök (vevők és pénzeszközök nélkül) változása (-/+) Aktív időbeli elhatárolások változása (-/+)
Pénzügyi műveletekből származó pénzeszköz-változás (Finanszírozási cash flow)
Hitel és kölcsön felvétel (+)
Hosszú lejáratra nyújtott kölcsönök és elhelyezett bankbetétek törlesztése, megszűntetése, beváltása (+)
Véglegesen kapott pénzeszköz (+) Hitel és kölcsön törlesztése, visszafizetése (-)
Hosszú lejáratra nyújtott kölcsönök és elhelyezett bankbetétek (-) Alapítókkal szembeni, illetve egyéb hosszú lejáratú kötelezettségek változása (+/-)
Pénzeszközök változása
Jelentősebb, öt-tíz projektből álló portfólióval rendelkező intézmények, vállalkozások esetén a pénzügyi tervet a teljes portfólióra kell elkészíteni, de ekkor a különböző kockázatú alternatívák mellett azt is be kell mutatni, hogy az összesített hatásokból (költségekből, eredményből) az egyes projektek miképpen veszik ki a részüket, és hogyan járulnak hozzá a mutatószámok alakulásához. Ekkor már különösen nagy jelentősége lesz az időbeliség bemutatásának, hiszen a projektek a legtöbb esetben nemcsak szakmailag, de pénzügyileg is szorosan egymásra épülnek, az egyik projekt pénzügyi eredményei (árbevétel-növelő hatása, az amortizációra tett hatása) igen jelentősen befolyásolhatja egy következő projekt mutatószámait.
Sok projektből álló portfólió esetén a portfóliómenedzsmentnek igen fontos feladat az egyes projektek csúszásának megakadályozása, mert a csúszások nemcsak szakmailag, de pénzügyileg is igen súlyos károkat okozhatnak.Ne feledjük azonban el: egy vállalkozás olyan apró eseményét is, mint egy kávéfőző vásárlása, fel lehet fogni projektként. Öt-tíz projektből álló projektportfolióval egy sikeresen növekvő kisvállalkozás szinte biztosan rendelkezik, hiszen növekedésével egyszerre minden területen folyamatosan megújítja magát. Jó projektszemlélettel vezetett vállalkozásoknál nem a méret számít, és a cash-flow terv nem a milliárdok miatt lesz lényeges!