Egyszerűbb eszköz a
JISC Digital MediaKépernyőfotó a JISC Digital Media méret-kalkulátoráról
Részlet a Scantips.org méretkalkulációs oldaláról
1.2.4 A digitalizálási folyamat erőforrás-igénye
Miután döntöttünk arról, mit szeretnénk digitalizálni, tisztában vagyunk a tárgyunk állapotával, a lehetséges kimenettel és a terjedelemmel, feltehetjük a legnehezebb kérdést: milyen erőforrás-igénnyel kell számolnunk? Természetes, hogy sok projekt a rendelkezésre álló erőforrások alapján dönt a digitalizálásról, és az eddigi előkészítő lépéseket visszafelé haladva fogja megtenni. Ez sem lehetetlen, bár az átfogó stratégia szempontjából kevésbé szerencsés út.
Mielőtt a költségeket felmérjük, fontos alaposan átgondolni, milyen erőforrásokat kell megteremtenünk, milyen részfolyamatokat kell finanszíroznunk a költségvetésből, illetve mi az, amivel már rendelkezünk.
A következőkre lesz/lehet szükségünk
házon belüli munkavégzésnél
o digitalizáló berendezés a képek elkészítéséhez,
o a digitalizáló berendezést vezérlő számítógép, illetve a konverziókat kezelő számítógép,
o a digitális bevitelt, illetve a képkonverziót és a beágyazott metaadatokat kezelő szoftver,
o biztonságos háttértároló a digitalizált állomány tárolására,
o a digitalizált állomány metaadatait és a hozzáférést segítő szoftveres architektúra, esetleg az azt működtető szerverrel,
o a digitalizálás kivitelezéséhez elegendő munkaóra,
o a digitalizálást és a digitális feldolgozást elvégző munkatársak képzése, o módszertani útmutató összeállítása (információgyűjtés, fordítás) és
rögzítése,
o a digitalizálásra alkalmas hely biztosítása,
kiszervezés esetén
o tender kiírása a feladatok elvégzésére,
o kapcsolattartás az alvállalkozóval, a kivitelezés, illetve az átadott anyag folyamatos ellenőrzése,
o házon kívül végzett munkánál logisztikai nyilvántartás és a szállítás/visszavétel lebonyolítása,
mindkét esetben o kollacionálás,
o a munka előrehaladtának nyilvántartása és dokumentálása, o minőségellenőrzés,
o a digitalizálás következtében keletkezett állományromlás helyreállítása, metaadatok hozzáadása,
o a digitális állomány kezelése, o promóció.
A digitalizálás per se financiális támogatása mind hazánkban, mind az Európai Unióban egyre csekélyebb. Ez nem azt jelenti, hogy a digitalizálás önmagában nem lenne kívánatos a döntéshozók szemében, hanem azt, hogy azt a könyvtári munkafolyamatok integráns részeként szeretnék látni. Külső forrásból támogatást szerezni valamivel könnyebb képzésre, eszközök beszerzésére, illetve alvállalkozókkal való együttműködés finanszírozására. Hazai viszonylatban egyelőre még a központi szakmai szerv által vezérelt, több intézményt bevonó, nagyobb léptékű projektek támogatottak, de nem tudhatjuk, hogy ez a tendencia meddig folytatódik. Az ilyen jellegű releváns projektek:
Városi lapok digitalizálása,
a készülő (MaNDA).
A digitalizálás költségtervezésére is léteznek professzionális eszközök. Erre szolgáló, de nagyon alapvető eszköz a szintén az IMPACT projekt keretében készült költség-kalkulátor:
(Ms EXCel, angol nyelven,
euróban számol).
Képernyőfotó az IMPACT költség-kalkulátoráról
Szakirodalom:
JISC Digital Media, 2010.
1.2.5 A digitalizálási folyamat módszertana
Nem létezik olyan dolog, hogy „digitalizálási szabvány”. E hiány oka könnyen belátható: a digitalizálás rendkívül sokarcú, számos, testre szabható lépésből álló folyamat. Egyetlen egységes szabályozás az összes lehetséges lépésre nézve túlméretezett, nehezen kezelhető és sokszor nem kellően releváns előíráshalmazt teremtene. A digitalizálás részfolyamataira nézve léteznek kész modellek (ezek többnyire formátum-, illetve metaadat-specifikációk), de ezek nagy része egyfajta hallgatólagos szabvány, a sikeres digitalizálás tapasztalatait továbbvivő mindennapi gyakorlat. A szabvány mint státusz nem túlértékelendő ebben a kontextusban: sok ajánlás vagy előírás azért nem, vagy csak lassan válik szabvánnyá, mert a technikai környezet olyan gyorsan fejlődik, hogy az ilyen témában írott igazán releváns tartalom állandó revízióra szorul. Az utóbbi pár évben nem frissített, „irányadó” dokumentumokat mindig kellő óvatossággal kell kezelni.
A digitalizálás módszertanában nem a szabvány az első forrás – bár a szabványosság önmagában fontos követelmény –, hanem a működő és egységes gyakorlat. Bármilyen léptékű projektről is legyen szó, fontos, hogy a végrehajtó elkötelezze magát egy működő
út mellett, és dokumentálja azt. Ez lehetséges egy már meglévő iránymutató ajánlás adoptálásával, vagy pedig a „házon belüli” gyakorlat rögzítésével, amennyiben ez utóbbi tekintettel van az általánosan elterjedt megoldásokra.
A működő módszertan legfontosabb feltétele a dokumentálás. Ha az eltervezett munkafolyamat paramétereit minden fontosabb ponton rögzítjük, az egyrészt növeli a munkavégzés tudatosságát, másrészt mobillá teszi a folyamatot, és garantálja, hogy a kivitelezés körülményeinek megváltozásával (például személyi változásokkal) is megmaradnak a keletkezett anyag formai tulajdonságai.
A sikeresen rögzített módszertan legfontosabb tulajdonságai: érthető, naprakész, hozzáférhető és következetes. Egy ilyen útmutató a legegyszerűbb eszközökkel is előállítható: állandóan elérhető szövegfájlban, prezentációs diákon, a kalibrációt és egyéb részleteket rögzítő képernyőfotók formájában.
Ld. még: 4.2.1
Milyen paramétereket célszerű rögzíteni a módszertani dokumentumban?
a bevitelhez használt eszközök (szoftver és hardver) pontos megjelölését,
az eszközök szükséges tisztításának és karbantartásának rendjét,
a képbevitelt jellemző fényviszonyokat, fotózás esetén a lámpák elrendezését, nagyméretű anyagok esetén a felfüggesztő ernyő pozícióját,
a bevitel képi tulajdonságaira vonatkozó beállítási értékeket (felbontás, színmélység, redundancia, szűrők alkalmazása stb.),
a készítendő képek technikai formátumát (fájlformátum, tömörítési mód, csomagoló-formátum),
a fájlelnevezés rendjét,
a beágyazandó metaadatok listáját és formátumát,
a háttértárolóra való mentés ütemezését és módját,
az elkészült képek optimalizálására használt eszközök (szoftver és hardver) pontos megjelölését,
a képoptimalizálási folyamatok részletes leírását,
az optimalizált képek technikai formátumát (fájlformátum, tömörítési mód, kabinetformátum),
a hozzáadandó metaadatok forrását, illetve a leírás módját és alkalmazott sémáját
a folyamat azon pontjait, amelyek után minőségellenőrzést kell végezni, az ellenőrzés módjának és szempontjainak meghatározásával,
az elkészült anyagokhoz való hozzáférési jogok szabályozásának módját, illetve a tulajdon-megjelölés eszközeit (vízjelek, jelszavak stb.),
a munkafolyamat egyes szegmenseiért felelős, illetve azokkal kapcsolatban döntéshozatalra jogosultak listáját a szervezeti struktúrán belül.
A belső szabályozások minden esetben szükségesek, mivel nem létezik két teljesen egyforma munkakörnyezet. Ügyelni kell azonban arra, hogy a módszertani előírások ne szigetelődjenek el az általánosan bevett gyakorlattól. Ennek a gyakorlatnak a felderítése nem egyszerű feladat, mivel számos kutatási projektről tudunk, amelynek célja az egységes és optimális digitalizálási módszertan kidolgozása és terjesztése. Ezek az eredményei azonban csak a probléma egyes, néha átfedő szegmenseit fedik le. A másik probléma a nyelvi korlát: a nemzetközi ajánlásoknak kis része érhető el magyar nyelven, és azok is gyakran jelentősen elmaradnak az eredeti dokumentumok kurrens változatától, a frissítésre pedig ritkán kerül sor. Ez utóbbi probléma magukat a nemzetközi forrásokat is érinti, mivel sok kutatási projekt zárt időkeretben működik,
mások pedig különböző okból félbemaradnak, így nem kerül sor a kidolgozott útmutatók aktualizálására.
Az alább következő lista olyan forrásokat tartalmaz, amelyek széles körben elfogadott, illetve – legalábbis részben – mindmáig használható segédeszközök a megfelelő módszertan kialakításához.
Europe, MInisterial NEtwoRk for Valorising Activities in