Bizonytalanság

Jensen et al. (2006), támaszkodva korábbi szerzők munkáira (pl. Kreiner,1995), szükségesnek tartják a projektek vezetésében a bizonytalanságok figyelembe vételét, és megkülönböztetik a tevékenységek teljesítésével, valamint a teljesítésük környezetével összefüggő bizonytalanságokat. Perminova et al. (2008) a bizonytalanságot a projektek egyik legalapvetőbb sajátosságának tekinti, noha mintegy szembeállítja azt a kockázat

fogalmával. Így a szerzők felfogása szerint a kockázat a valamilyen szinten ismert bizonytalanság, míg a bizonytalanság a nem ismert, így valójában a nem várt esemény.

McLain (2009) ugyancsak a projektek egyik alapvető sajátosságának tekinti a bizonytalanságot, noha bizonytalanságként értelmezi a projekttevékenységek közötti kapcsolatok jellegét is, ami valójában az interdependencia egyik megnyilvánulási formája. Atkinson et al. (2006) a bizonytalanság megnyilvánulását a projektekben három vonatkozásban vizsgálta, úgymint:

 a projekt költségbecslésében megnyilvánuló bizonytalanság (pl. a projekteredmény pontatlansága, a tevékenységek újszerűsége, váratlan események stb. hatásaként),

 a projekt szereplői részéről megnyilvánuló bizonytalanság (pl. a projekteredményre vonatkozó elvárás, a projektszereplők képességei stb.

hatásaként),

 a projekt teljesítésében megnyilvánuló bizonytalanság (pl. a projekteredményre vonatkozó elvárás, a teljesítési folyamat újszerűsége, a megfelelő külső közreműködő kiválasztása stb. hatásaként).

A szerzők előbbi csoportosításra vonatkozó közelítésmódjából következően – értelem szerűen – jelentős tartalmi átfedések találhatóak az egyes csoportokra vonatkozó megnyilvánulási módok között, így sokkal inkább adnak támpontot a kockázati források feltárásához, mint az egyedi-projektvezetési eszközök megfelelő alkalmazásához.

Lényegében a projektekben megnyilvánuló bizonytalanság projektenként eltérő mértékére utal Crawford és Pollack (2004, 2007) projektcsoportosítása is, amikor a szerzők megkülönböztetnek úgynevezett kvantitatív (hard) és kvalitatív (soft) jellegű projekteket. A szerzők értelmezésében a projektek előbbi értelemben vett jellegét a következő tényezők határozzák meg:

 a projekteredmény megfogalmazásának mértéke,

 a projekteredmény jellege (fizikailag létező vagy absztrakt),

 a sikerkritériumok jellege (kvantitatív vagy kvalitatív),

 külső körülményeknek való kitettség mértéke,

 a projekteredmény és a teljesítés megoldási alternatíváinak száma,

 a projektben résztvevők szakértelme,

 az érintett érdekcsoportok elvárásának mérhetősége.

A projektvezetési szakirodalom többnyire Galbraith (1977, 2001) megfogalmazása alapján értelmezi a bizonytalanság fogalmát. Ennek a közelítésmódnak megfelelően a bizonytalanság a szükséges és a ténylegesen hozzáférhető információtartalom közötti különbségként kerül értelmezésre. A bizonytalanság mint az információ hiánya valamilyen formában és valamilyen mértékben minden tevékenységre jellemző. A projektek egyedi és ideiglenes jellegéből következően ugyanakkor a bizonytalanság a projektekben olyan módon nyilvánul meg, ahogyan más tevékenységekben nem, miközben a projektek ideiglenes és egyedi mivolta következtében maga a projekt is minden esetben egyedi és egyszeri. Ennek jobb megértése érdekében célszerű, ha teszünk egy összehasonlítást az ipari tömegtermelés és a projekt vonatkozásában az 5.1 táblázat alapján (Görög, 2003, 2007, 2013b).

6.1 táblázat

Az ipari tömegtermelés és a projekt közötti eltérések

Ipari tömegtermelés Projekt

A táblázatban feltárt különbségtétel alapján belátható, hogy az ipari tömegtermeléshez viszonyítva a projektfolyamatban jelentős számú és nemegyszer erős karakterrel megnyilvánuló bizonytalanságokat magukban rejtő körülmények a jellemzőek.

Különösen a külső projektek esetében vezet bizonytalanságok kialakulásához az a körülmény, miszerint a projekteredmény létrehozásának helyszíne projektről projektre változik. Mind a projekttulajdonosi szervezet, mind a projekt teljesítését végző projekt alapú külső közreműködők számára a helyszíni sajátosságok egy – adott esetben jelentős – része csak a teljesítés során válik ismertté és sokszor váratlan adottságként jelenik meg a számukra. Ugyanakkor az eltérő helyszíni sajátosságok a belső projektek kapcsán is megnyilvánulnak, többnyire az időről időre eltérő szervezeti környezet mint egyfajta teljesítési helyszín sajátosságai alapján.

A létrehozandó projekteredmény – még ha az sok esetben standardnak nevezhető részekből tevődik is össze – egészében véve valamilyen mértékben mégis egyedinek tekinthető, ami ugyanakkor összefüggésben lehet az előbb említett helyszíni sajátosságokkal is. Mindez befolyásolhatja egyrészt a létrehozandó projekteredmény behatárolásának pontosságát, valamint a teljesítési folyamat tervezésének megbízhatóságát. Ez a körülmény ugyancsak egyaránt jellemző lehet mind a belső, mind pedig a külső projektek esetében.

Természetesen csak a külső projektek kapcsán vezethet jelentős mértékű bizonytalansághoz mindkét elsődleges szereplő számára az a körülmény, ami szerint az adásvételi aktus (a szerződés) megelőzi a projekteredmény fizikai létrehozását. Részben az említett bizonytalansági körülményekkel összefüggésben a külső közreműködő nem minden esetben tudja kellő bizonyossággal azt, hogy képes-e teljesíteni a projekttulajdonos projekteredménnyel kapcsolatos (némelykor ki sem nyilvánított) elvárásait, vagy egyáltalán képes-e teljesíteni a projektfeladatot az adott pénzügyi és időbeli keretek között. Ugyanúgy a projekttulajdonos is bizonytalan lehet a tekintetben, hogy aminek megvételére már jogi értelemben is elkötelezte magát – esetleg bizonyos

mértékben már ki is fizette azt – ténylegesen is meg fogja-e kapni a megállapodott kereteken belül.

Az előbbiekben áttekintett meghatározó különbségeken alapuló bizonytalansági körülmények természetesen még számos, itt nem említett további bizonytalansági tényező formájában is megnyilvánulhatnak egy-egy adott projekt kapcsán. A lehetséges konkrét bizonytalansági tényezők számbavétele fontos ugyan a kockázatelemzés során, itt azonban célszerűbbnek látszik a projektfolyamatban meghatározó szerepet játszó bizonytalanságokat egy olyan általános szinten összefoglalni, ami támpontul szolgálhat egy adott projekt bizonytalansági szintjének az értékeléséhez is. Így – felhasználva részben az előzőekben hivatkozott szerzők megállapításait is – az alábbi, úgynevezett projekt-specifikus bizonytalansági tényezők különböztethetők meg (Görög, 2003, 2007):

 a létrehozandó projekteredmény operatív működési folyamatai (funkcionális képességei) újszerűségének mértéke,

 a létrehozandó projekteredmény tartalmi és terjedelmi behatárolása mértékének részletezettsége és pontossága,

 az elvárt projekteredményt létrehozó tevékenységfolyamat (munkafolyamat) újszerűségének mértéke,

 a projektteljesítés helyszínére vonatkozó információk hozzáférhetősége és megbízhatósága,

 a projektfolyamat jogszabályi környezete stabilitásának (változékonyságának) mértéke,

 a projektteljesítés időszakában várható infláció jellege.

Az egyes projekt-specifikus bizonytalansági tényezők tartalma nem igényel bővebb magyarázatot, ugyanakkor néhány megjegyzés indokoltnak látszik. Ezek egyike az újszerűség kérdéskörét érinti, ami egyaránt vonatkozik a létrehozandó projekteredmény operatív működési folyamataira (funkcionális képességeire) és az elvárt projekteredményt létrehozó tevékenységfolyamatra (munkafolyamatra). Értelem szerűen, egyik esetben sem az abszolút értelemben vett újszerűséget, hanem a projekteredmény technikai tartalma szerint azonos csoportba tartozó projektekhez való viszonyítás szerinti relatív újszerűséget kell tekintetbe venni. A másik megjegyzés az infláció kérdéskörét érinti, és annak hangsúlyozására irányul, hogy ebben az esetben nem az infláció mértéke, hanem a stabilitásának mértéke, másképpen fogalmazva, a változékonyágának mértéke és jellege a meghatározó.

Ezek a bizonytalansági tényezők a különféle projektek esetében természetesen eltérő mértékben nyilvánulhatnak meg, miközben közöttük kölcsönös kapcsolat is érvényre juthat. Így például egy adott bizonytalansági tényező (pl. a létrehozandó projekteredmény operatív működési folyamatai újszerűségének mértéke) erősítheti vagy gyengítheti egy másik bizonytalansági tényező hatását (pl. a létrehozandó projekteredmény tartalmi és terjedelmi behatárolása mértékének részletezettségét és pontosságát).