A logisztikai információs rendszer kialakítása a logisztikai menedzser feladata. Az információk gyűjtése előtt felvetődő kérdések: milyen adatokat kell összegyűjteni, hol vannak ezek forrásai, milyen gyakran fogjuk ezeket használni?
Milyen adatokat? Általában elmondható, hogy igen nagy az átfedés a marketing, a termelés, a pénzügyek és a logisztika információigénye között. Ugyanakkor a vezetés is olyan kiterjedt adathalmazra tarthat igényt, amit teljes egészében nem lenne praktikus listázható formában meg-tartani. Ezért megőrzés előtt szelektálni kell az adatokat a szerint, hogy azok az egész szervezet számára fontosak és az információs rendszerbe illenek, vagy csak perifériális információkat hordoznak.
Például az anyagmozgatási feladat megfogalmazásakor az első lépés a feladat tárgyának, a moz-gatandó terméknek a minőségi és mennyiségi jellemzése. A mozmoz-gatandó termék tulajdonságai és mennyisége behatárolják az alkalmazható anyagmozgatási módszereket.
Vannak olyan követelmények, amelyek a megoldandó feladat helyszínével kapcsolatosak. Egyes anyagmozgatási igényeket egyszeri tevékenységgel, másokat a tevékenységek ismétlésével lehet kielégíteni. Az ezzel kapcsolatos követelmények az anyagmozgatási intenzitásban és az anyag-mozgatás gyakoriságában jutnak kifejezésre. A feladat meghatározását sok esetben munkavé-delmi, környezetvédelmi stb. előírások, rendeletek is befolyásolják. A nagyon sokféle informá-ció közül a legfontosabbakat az alábbiakban foglaljuk össze.
A termelési folyamatokról beszerzendő adatok a következők:
a termelési terv fő mutatói (termékek jegyzéke, a termékekből ki bocsátott volumen [t/év], [db/év]),
a termelési technológiák leírása (a műveletek sorrendje, a termeléshez szükséges anyagok száma és mennyisége, az anyagmozgatási igények jelentkezésének volumene és időpontja, az alkalmazott gépek teljesítménye stb.),
a termelési folyamatok térbeli elhelyezkedése (az üzemek mérete, az üzemek és tároló-helyek távolságai, az úthálózat minősége stb.).
A helyszíni építészeti adottságokra vonatkozóan megállapítandó információk:
a termelőhelyek, feldolgozóüzemek, tárolók stb. telepítése és elrendezése,
a rendelkezésre álló épületek jellemzői (alapterület, belmagasság, pillérosztás, födém teher-bírás, padlóburkolat, kapuk és átjárók méretei, rakodók mérete és teherbírása, műszaki álla-pot, bővíthetőség stb.).
Milyen forrásokból? Azok a források, amelyekből adatokat gyűjthetünk, legalább annyira szer-teágazóak mint maguk az adatok. Ennek ellenére az adatok forrásai négy területre szűkíthetők:
(1) rendelések, számlák és egyéb üzemi nyilvántartások, (2) termelési tervek, belső feljegyzések, (3) külső források, (4) menedzsment. A legtöbb információ ezeken a helyeken könnyen elérhető.
Ezért a költséges kutatások előtt először ezeket kell megvizsgálni.
(1) A megrendelés- és számlanyilvántartó az elsődleges logisztikai információforrás, mert tar-talmazza a vásárlókra és a mennyiségekre vonatkozó alapvető adatokat. Tipikus adatok a meg-rendeléseket illetően: a vásárló telephelye (vagy lakhelye); a termék megnevezése; a termék mennyisége; a termék ára; a megrendelés dátuma. A számlák tartalmazhatják a szállítási időpon-tot, ami különösen hasznos lehet a tervezés és irányítás számára. A napi munka során használt egyéb bizonylatok is potenciális adatforrásként foghatók fel. Fuvarszámlák, menetlevelek, szám-lák csak néhány az információforrások közül, amelyekből megállapítható a szállítmány alakja, mérete, a szállítás módja.
(2) A termelési folyamatokra és a helyszíni építészeti adottságokra vonatkozó információk ki-gyűjthetők az üzemben rendelkezésre álló bizonylatokból, termelési tervekből és rajzokból. Az anyagmozgatás pillanatnyi helyzetét jellemző adatok egyik része (pl. az anyagmozgató gépek száma, műszaki paramétereik stb.) ugyancsak rendelkezésre áll.
Nagyon értékes információhoz juthatunk közvetlenül a vállalat belső dokumentumaiból. Költ-séginformáció, a szállítókról készített statisztika, személyzeti adatok stb. tartoznak ehhez az információforráshoz. A belső feljegyzések gyakran érintetlenek, kitűnő információforrások. Ál-talában ezek az adatok különböző helyeken találhatók, és nincsenek a logisztikai döntéshozatal számára megfelelően rendezve. Így például a raktárkészlet változása bármely termékre elérhető a vállalat belső adatinak felhasználásával. Ha azonban adatokat kell gyűjtenünk a pénzügyi, termelési (raktári helyek, anyagkezelési költségek), marketing (termék iránti kereslet), szállítás és a vásárlások (mennyiség-ár kapcsolat) oldaláról is, akkor több forrást is igénybe kell ven-nünk.
(3) Sok információt tartalmazhatnak különböző közlönyök, statisztikai kiadványok is. Szállítók és versenytársak gyakran bocsátanak ki értékes információt a hírnevük javítása érdekében. Vál-lalatok gyakran fognak össze a kutatások támogatására, információcserére, hiszen ez közös ér-dekük. Szaklapok, kereskedelmi magazinok közlik e kutatások, felmérések eredményeit. Ez csak néhány szervezeten kívüli forrás, amit adatgyűjtéshez használhatunk.
(4) Menedzsment tagjai gyakran értékes információforrásként szolgálhatnak. A jövőbeni eladá-sok trendje, a versenyképesség megőrzése érdekében követett stratégia, a beszerzendő anyagok elérhetősége csak néhány példa az így megszerezhető információk sorából. A döntő információk nem a vállalati adathalmazban, számítógépes listákon, könyvtárakban találhatók. Azokat az em-beri agyakból kell előszedni. A vállalati vezetés, a belső konzultánsok, specialisták közel van-nak az információforrásokhoz, így később maguk is azokká válhatvan-nak.
Bizonyos adatok csak megfigyelésekkel, elemzésekkel állapíthatók meg. A megfigyeléseket igénylő alapinformációk feltárásának módja lehet teljes adatfelvételen alapuló, vagy
reprezenta-tív vizsgálat.
A teljes adatfelvételen alapuló vizsgálat egy meghatározott időtartam alatt az összes műveletek, mozgatások megfigyelését jelenti. Csak akkor célszerű alkalmazni, ha nagyon pontos adatokra van szükség, és nem igényel túl nagy ráfordítást.
A reprezentatív (statisztikai mintavételes) vizsgálat lehetővé teszi az adatfelvételi munkaráfordí-tás csökkentését. Az információk pontossága a mintaelemek számának megválaszmunkaráfordí-tásával tetsző-legesen beállítható. A vizsgálat elméleti kérdései a korábbi tanulmányokból ismertek, ezért ezekkel nem foglalkozunk, csupán néhány példát említünk az alkalmazási lehetőségek szemlél-tetésére.
A reprezentatív mintavételes megfigyelést célszerű használni az anyagmozgató gépek idő és teherbírás szerinti kihasználtságának a meghatározására, a betakarító gépek anyagmozgatás mi-atti várakozási idejének az elemzésére, a kiszolgálási folyamatok paramétereinek (érkezési ráta, kiszolgálási ráta, forgalomintenzitás stb.) meghatározására.
A reprezentatív módszer az üzemi nyilvántartásban szereplő adatok feldolgozásakor is használ-ható. Előfordulhat, hogy az információhalmaz nagysága a teljes feldolgozást nem teszi lehetővé.
Mely adatokat szükséges számítógépen tárolni, manuálisan lejegyezni, és melyek azok, amelyekre nincs szükségünk? A számítógépek tárolókapacitásának folyamatos növekedésével ezek a kérdések egyre fontosabbá válnak, mivel természetes az a tendencia, hogy lényegtelen adatokat is tárolni akarjuk, csak azért, mert van elegendő tárolókapacitásunk. Az információ tartalmát és fontosságát a következő szempontok alapján ítélhetjük meg: (1) az információ mennyire lényeges a döntéshozatalhoz; (2) milyen gyorsan kell visszakeresni az információt, és (3) milyen gyakran kell azt előhívni.
Az információkkal és adatokkal szemben támasztott igényeket a meghozandó döntések határoz-zák meg. Mivel a logisztikai döntések gyakoriságukat illetően eltérőek. Általában igény, hogy a gyakori döntések adatai gyorsan elérhetők legyenek, ami elsősorban a tárolás és a keresés mód-jától, valamint a rendezettség fokától függ. A gyors adatelérésnek azonban ára van, minél hozzá-férhetőbb az információ, annál költségesebb a tárolás.
A kulcsadatokat legkönnyebben a logisztikai rendszer felépítése és a feladatok fontossága alap-ján azonosíthatjuk. Egy adott esetben az időre, a helyre, a körülményekre vonatkozó adatokat a menedzsernek vagy az elemzőnek kell rangsorolnia. A legfontosabb adatokat számítógépen tá-rolhatjuk. A kevésbé fontos adatokat mikrofilmen vagy kartonokon rögzíthetjük. A többi adatot egyszerűen összegyűjthetjük az eredeti forrásokból, amikor szükségünk van rájuk. Az adatok rangsorolásának egyfajta módja a következő lehet.
Kereslet-előrejelzés, készletszabályozás, fuvarszámla-elkészítés, szállítási idők megtervezése, költségelemzés stb. elkészítése csak néhány azok közül, amelyek gyakoriak és könnyen elérhető információkat igényelnek. Ilyen információra naponta többször is szükség lehet.
Az olyan tevékenységek mint a raktárlétesítés és -telepítés, anyagmozgató gép szükséglet felmé-rése stb. legfeljebb évente egyszer esedékesek. Az ezekhez szükséges információt a vállalati dokumentumok, feljegyzések tartalmazzák.
Végül a ritka tervezési és ellenőrzési tevékenységek, mint pl. saját raktár építése vagy a saját szállítóeszközök felülvizsgálata, rendszerint nem igényelnek rendezett és karbantartott informá-ciókat, mivel a szükséges adatok elsődleges forrásokból generálhatók.
Az információtárolás során követhetjük ezt a háromszintes rendezést, vagy ABC-analízissel rangsoroljuk az adatokat, ha arra egyáltalán szükség van. Az ABC-analízis segítséget nyújthat a tárolókapacitás megtervezéséhez is [24].